SUOMEN YLIOPISTOKIRJASTOJEN NEUVOSTON KAUKOPALVELUSUOSITUKSET OSANA TIETOAINEISTOJEN YHTEISKÄYTÖN EDISTÄMISTÄ 1 Valtakunnalliset kaukopalvelupäivät Päivi Kytömäki Ylikirjastonhoitaja Oulun yliopiston kirjasto

2 LINNEA2-KONSORTION LINJAUKSET • Vireille Linnea2-yleiskokouksessa: työryhmä suunnittelemaan kaukopalvelun yhteisiä kokoelmapoliittisia linjauksia työstävää seminaaria ( ) • Taustalla yhteisen kaukopalveluohjelmiston hankinta, mutta suositukset päätettiin tehdä riippumatta hankinnasta • Linnea2-konsortio päätti uusista kaukopalvelusuosituksista yleiskokouksessaan, lisäksi • suositeltiin yhtenäisiä hinnoitteluperiaatteita, joiden valmistelu siirrettiin Suomen yliopistokirjastojen neuvostolle • Clearing-laskutuksen käyttöönottomahdollisuuksia tutkitaan erikseen, kun ensin on seurattu UB:n (yhteislainauksen) etenemistä. • Linnea2 yleiskokous, Asialistan kohta 9, • Suosituksista oli keskusteltu AMKIT – johtoryhmässä: amk- kirjastoilla omistuspohjansa kirjavuuden vuoksi hinnoitteluperusteiden säädöspohja on erikseen selvitettävä. • Päätös: • Esitetään kaikille kirjastosektoreille, että ne toimivat aktiivisesti kaukopalvelusuositusten toteuttamiseksi Linnea2 -konsortiossa sovittujen periaatteiden mukaisesti ja yhteistyössä muiden sektoreiden kanssa. Lähetään suositukset kaikille sektoreille yhdessä tämän päätöspykälän kanssa.

3 LISÄSELVITYKSET SIIRTYIVÄT SYN:ILLE • SYN asetti työryhmän (Päivi Kytömäki, Arja Juntunen ja Ari Muhonen) valmistelemaan esitystä OKM:lle maksupalveluasetuksen muuttamisesta niiltä osin, kuin se koskee kirjastojen kaukopalvelusta perimiä maksuja • Taustalla hyvin kirjava maksuperustelain ja –asetuksen tulkinta kirjastossa uuden yliopistolain aikana • kokouksessa ehdotus käsiteltiin ja toimitettiin ministeriöön tapaamispyynnön kera • Tapaaminen OKM:ssä , ylikirjastonhoitajat Mirja Iivonen ja Päivi Kytömäki sekä OKM:n edustajat johtaja Annu Jylhä-Pyykönen, hallitusneuvos Eerikki Nurmi ja ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari

4 OKM:N TULKINTA MAKSUPERUSTELAKIIN JA YHTENÄISEEN HINNASTOON • Valtion maksuperustelain (150/1992) 6 §:n 1 momentissa omakustannusarvo määritellään seuraavasti: ”Julkisoikeudellisesta suoritteesta valtiolle perittävän maksun suuruuden tulee vastata suoritteen tuottamisesta valtiolle aiheutuvien kokonaiskustannusten määrää.” • Hallitusneuvos Eerikki Nurmen tulkinta ja vastaus huomioitaviin kustannuksiin: • Maksuperusteasetusta ei tarvitse muuttaa. • Ns. vuoden 1992 ohje ( ) on hengeltään yhä relevantti; lähtökohtana on edelleen kohtuuhintainen kaukopalvelumaksutaso niin, että kirjastojen yhteistyön ja työnjaon perinne säilyy. Kaikille yliopistokirjastoille samansuuruiseen kaukopalvelumaksuun voidaan mennä, jos kulut ovat aidosti lähes samansuuruiset ja käytäntö osoittaa, että yliopistot eivät pysty laskemaan säädettyjen ja ohessa selvennettyjen suorituserien omakustannusarvoa. • Määritettäessä kirjastojen kaukopalvelumaksuja yliopiston ei tule laskea mukaan kaikkia kustannuksia (koko omakustannushintaa kuten esim. yleiskustannuksia, henkilösivu-, tila- tai overheadkuluja), vaan suoritteen lähettämisestä ja tuottamisesta kertyvät välittömät kustannukset (esim. kirjan hakeminen, kirjekuori, postimerkki).

5 YHTEISEN HINNASTON VALMISTELU SYN:SSÄ • SYN:in kokous • OKM:n lainsäätäjän tulkinnan jälkeen todettiin, että meillä on juridinen mahdollisuus siirtyä yhteiseen hinnastoon lähettävän kaukopalvelun osalta (kirjastojenväliset lainat) sekä clearing- systeemin käyttöönotosta näiden lainojen laskutuksessa (oltava yliopistojen suostumus). Sovittiin, että lokakuun kokoukseen valmistellaan ehdotus yhteiseksi hinnastoksi • Päivi Kytömäen johtama työryhmälle (Päivi Kytömäki, Eila Tapio, Arja Juntunen, Ari Muhonen, Teija Jokiharju-Keso) asian valmistelu. • Neuvosto päätyi suosittelemaan, että kaikilla yo-kirjastoilla on UB-sopimus vuoden lopussa Varastokirjaston kanssa.

6 KAUKOPALVELUHINNOISTA SOPIMINEN • SYN:in kokous • Otanta hinnoittelun perustana: • Työryhmä oli toteuttanut kaikille yliopistokirjastoille suunnatun otannan lähettävään kaukopalveluun kuluvasta ajasta. • Tavoitteena oli määritellä kaikille yhtenäinen suositushinta. • Otannan tulosten pohjalta SYN teki suositukset kirjastojen välisistä maksuista, silloin kun kirjastot ovat valtion, kuntien ja valtionapulaitosten kirjastoja. • SYN:n kokous : • Päätös yhteisiksi lähettävän kaukopalvelun käytännöiksi

7 SYN:IN KAUKOPALVELUSUOSITUKSET • Lainattava aineisto (Linnea2-kirjastojen yhteiset kaukolainakäytännöt) • Perus(kirja)kokoelmia kaukolainataan, muun aineiston osalta kukin kirjasto tekee omat päätöksensä (esim. lehdet, kurssikirjat). • Kaukolainojen laina-ajat (Linnea2-kirjastojen yhteiset kaukolainakäytännöt) • Peruskokoelmien laina-aika on 28 vrk. Muille aineistoille laina-aikasuositus on 14 vrk, jos niitä kaukolainataan. • Uusimiskertojen määrä (Linnea2-kirjastojen yhteiset kaukolainakäytännöt) • Uusimiskertojen maksimimäärä on normaalisti 10 kertaa. Nämä 10 kertaa voivat olla myös automaattisia uusimisia, mutta 10 kerran jälkeen kaukolainan välittänyt kirjasto pyytää palauttamaan lainan tai esimerkiksi käyttämään lainatun teoksen noutokirjastossa uusittavana, jos teokseen ei ole varauksia.

8 SYN:IN KAUKOPALVELUSUOSITUKSET • Laskutus (Linnea2-kirjastojen yhteiset kaukolainakäytännöt) • Kausilaskutus otetaan käyttöön kirjastojen välillä. • Laskutustiheydeksi suositellaan esityksen mukaisesti puolta vuotta, tai minimissään neljännesvuotta. • Jos jokin kirjasto haluaa suurista volyymeista johtuen laskuttaa useammin, tämäkin on mahdollista. • Hinnasto (SYN:n suositus) • Suositukset koskevat kirjastojen välisiä maksuja, silloin kun kirjastot ovat valtion, kuntien ja valtionapulaitosten kirjastoja • Kirjalaina 9 € • Artikkelijäljenne 6 € riippumatta sivumäärästä. • Lisäksi SYN suosittaa, että artikkelikopiot lähetetään kirjastojen välillä aina (kun se on mahdollista) pdf-muodossa, jolloin vältytään postimaksuilta ja artikkelien sivumääräkään ei aiheuta lisäkuluja. • Hintoja tarkistetaan tarvittaessa, kuitenkin vähintään kolmen vuoden välein.

9 SYN:IN KAUKOPALVELUSUOSITUKSET • Yhtenäiset kaukopalvelua koskevat käytännöt (SYN:n suositus) • Tilaus otetaan käsittelyyn viimeistään seuraavana työpäivänä tilauksen saapumisesta. • Tilaus toimitetaan/postitetaan viimeistään toisena työpäivänä tilauksen saapumisesta. • Tilaus toimitetaan 2. luokan postissa, kiireisissä tapauksissa käytetään 1. luokan postia. • Artikkelit toimitetaan pdf-versioina ja alkuperäisen tasoisina (esim. värillisyys ja koko) aina silloin kun se on mahdollista. • Suositukset pyritään ottamaan käyttöön alkaen. • Clearing-systeemin käyttöönotto: Mahdollinen yliopistojen sopimuksella