W w w. h a m k. f i Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän Sinikka Luokkanen Valmisteluryhmän pj 14.9.2011.

Esitys aiheesta: "W w w. h a m k. f i Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän Sinikka Luokkanen Valmisteluryhmän pj 14.9.2011."— Esityksen transkriptio:

1 w w w. h a m k. f i Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän Sinikka Luokkanen Valmisteluryhmän pj 14.9.2011

2 w w w. h a m k. f i Lyhyt historia (1/2) 15.2.2011 pidettiin Linnea2 (Voyager-kirjastojen yhteiset työryhmät) työryhmien workshop, jossa osallistuneet asiantuntijat toivoivat konsortion käynnistävät uuden kirjastojärjestelmän valinnan valmistelut mahdollisimman pian. Maaliskuussa ad hoc työryhmällä Tommi Jauhianen (Kansalliskirjasto), Mirja Iivonen (SYN), Vuokko Palonen (Linnea2) ja Sinikka Luokkanen (AMKIT) työstettiin AMKIT- ja Linnea2-konsortioille esitys, että ne perustaisivat valmisteluryhmän viemään asiaa eteenpäin ja että valmisteluun kutsuttaisiin mukaan myös YKN ja Erikoiskirjastojen neuvosto Huhtikuussa AMKIT- ja Linnea2 konsortioiden vuosikokouksissa molemmat konsortiot hyväksyivät esityksen ja nimesivät edustajansa valmisteluryhmään. Sen jälkeen kutsuttiin Erikoiskirjastoista ja YKN:sta edustajia. Valmisteluryhmän toimiaika määriteltiin elokuun 2012 loppuun.

3 w w w. h a m k. f i Lyhyt historia (2/2) Kesäkuussa (15.6.) pidettiin valmisteluryhmän ensimmäinen kokous. Ensimmäinen yhteiskokous valmisteluryhmän ja nimeävien sektoreiden/konsortioiden johtoryhmien/työvaliokuntien kanssa pidettiin 17.6., mutta Erikoiskirjastoista ja YKN:stä ei ollut osallistujia (”työtapaturmia” matkan varrella, kun asiaa on valmisteltu monella taholla, mutta kukaan ei ole ollut ”päävastuullinen”) Valmisteluryhmän kokouksessa 9.9 käytiin läpi valmisteluryhmän tehtäväkenttään kuuluvat asiat, päätettiin, että työ tehdään 1.9. voimaantulleen tietohallintolain kokonaisarkkitehtuuriajattelua soveltaen sekä laajasti kirjastokentän asiantuntijoita osallistaen. Nyt (14.9.11) ollaan pyytämässä asiantuntijoita valmistelun työryhmiin.

4 w w w. h a m k. f i Toimeksianto Toimeksiantoa on työstetty ad hoc työryhmästä saakka, mutta ”lopullista muotoa” sillä ei ole vieläkään. –Valmisteluryhmän tavoitteena on määritellä kaikille kirjastosektoreille soveltuva järjestelmäkokonaisuus. –Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun lähtökohtana ovat kirjastojen ja niiden asiakkaiden tarpeet. –Järjestelmäkokonaisuuden toteuttamisessa huomioidaan kokonaisuuden yleinen kustannustehokkuus ja tarvittavien uusien järjestelmien yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa. Suunnittelussa otetaan huomioon tietohallintolaki ja siinä esitetty kokonaisarkkitehtuuri. –Valmisteluryhmä tuottaa projektisuunnitelman 31.8.2012 mennessä. Sen pohjalta päätetään erikseen hankinta- ja käyttöönottoprojektien käynnistämisestä.

5 w w w. h a m k. f i Työn tekemisestä (1/2) Kokonaisarkkitehtuuri: –4 arkkitehtuurinäkökulmaa: toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurit –3 tasoa: käsitteellinen, looginen ja fyysinen taso

6 w w w. h a m k. f i Työn tekemisestä (2/2) 9.9. kokousessa sovittu työryhmä pohjaisesta työskentelystä: 1.Aineiston kuvailu 2.Aineiston käyttö, lainaus ja kaukopalvelu 3.Monografiahankinta 4.Kausijulkaisujen ja tietokantojen hankinta 5.Hallinnolliset järjestelmät ja rajapinnat muihin järjestelmiin 6.Arkkitehtuurien koosto ja työryhmien 1-5 työn koordinointi 7.Strategisen tahtotilan määrittäminen ja riskianalyysi 8.Kustannus/hyöty analyysi/laskelma 9.Hallintomalli, juridiset kysymykset ja rahoitusratkaisu 10.Tilastointi – Vaikuttavuuden arviointiryhmän tehtäväksi Työryhmiä 1-7 ollaan parhaillaan kokoamassa. Työryhmät 8 ja 9 nimetään/kutsutaan hiukan myöhemmin. Työryhmän 1-6 tekevät kaikki työtä kokonaisarkkitehtuurimallin mukaisesti omalta aihealueeltaan sekä kaikkien arkkitehtuurinäkökulmien että tasojen osalta. Ryhmä 6 koordinoi kokonaisuutta (ryhmässä 6 ovat kaikki ryhmien 1-5 vastuuhenkilöt/vetäjät mukana)

7 w w w. h a m k. f i Tavoitteesta / tuloksista (1/2) Projektisuunnitelma, jonka pohjalta halukkaat organisaatiot voivat tehdä jatkotyöskentelyn osalta päätöksi. Tehdä yhdessä pohjaa, jota kaikki voivat hyödyntää kirjastojensa järjestelmä- hankinnoissa. Toki tavoitellaan, että löytyisi vaihtoehtoja tehdä myös hankintoja yhdessä eli uusi/erilaisia järjestelmäkonsortioita, mutta niistä tehdään päätökset vasta tämän valmistelutyön pohjalta eikä tämän valmistelun aikana eikä mitkään konsortiomallit ole tämän työskentelyn reunaehtoina.

8 w w w. h a m k. f i Tavoitteesta / tuloksista (2/2) Jakaa osaamista Suomen kirjastokentän asiantuntijoiden kesken yli sektorirajojen ja oppi toisilta. Tunnistaa omassa työskentelyssä tehottomat tavat ja työt joita valtakunnassa ihan turhaan tehdään moneen kertaan. Me kaikki tarvittaneen jo ihan lähitulevaisuudessa virikkeitä kuin tehdä työmme tehokkaammin vähemmällä väellä.

9 w w w. h a m k. f i Kysymyksiä / kommentteja? Nyt tai myöhemmin sinikka.luokkanen@hamk.fi