Nuorisotalotyön kehittämishanke 2009-2010 Nuorisotyön auditointimalli 24.2.2011

Mitä on auditointi? Auditointi on arviointia -Arviointi on suhdekäsite, se perustuu tavoitteiden toteutumisen arviointiin ja / tai sovittujen kriteerien tarkasteluun  kriteerit ja tasokuvaukset ohjaavat auditointia  arviointi peilataan kriteereihin ja perustellaan kriteerien kautta Arviointitiedon saamista oman työn kehittämisen avuksi, ei ulkoapäin tulevaa valvontaa tai tarkastustoimenpiteitä. Tehdään mahdollisuuksien mukaan ”yli kuntarajojen” yhteistyönä. -> yksi tapa jakaa hyviä käytäntöjä ja oppia muiden työstä 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

Auditointi kriteerien avulla Auditoinnin kohteena on vain sovittu toimintamuoto: avoimet nuorten illat (tavoitteelliset pienryhmät tai leiritoiminta) Auditointipari tekee arviota ainoastaan havaintojensa perusteella, kriteeristöön tukeutuen. Arvioidaan TOIMINTAA ja TEKOJA ei tavoitteita ei työntekijän persoonallisia kykyjä tai taipumuksia Arvioinnin tasot 4 tasoa erinomainen (4), hyvä (3), tyydyttävä (2), heikko/puutteellinen (1) Kaikki kriteerit arvioidaan. yksilövaiheessa voi käyttää välitasoja ”ei voi arvioida” saraketta ei käytetä… Kriteerien ja tasojen logiikka tasokuvaukset luonnehdintoja ko. tasolle pääsemisen edellytyksistä alemmalla tasolla mainittu hyvä toiminta tai käytäntö sisältyy korkeamman tason kuvaukseen, vaikka sitä ei enää erikseen mainita (eli jos taso 2 ei toteudu, vaikka taso 4 toteutuisi, ei voida merkitä tasoksi nelosta!) erinomaisella tasolla teot koko työyhteisölle tai työparille yhteisiä –erinomaisesti toimiva yksittäinen työntekijä ei voi yksin saavuttaa erinomaista tasoa 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

Auditointiprosessi avoimet nuorten illat –toiminnan auditointi Valmistautuminen auditointiin - Yhteys auditoitavaan toimipaikkaan –sovitaan auditointiparin kanssa kumpi hoitaa -tarkan auditointiajankohdan sopiminen -palautepalaverin ajankohdan sopiminen -Materiaaliin tutustuminen -esim. nuorisotilan kotisivuihin tutustuminen -Kriteerien ja tasokuvausten kertaus -Työnjako auditointiparin /-tiimin välillä -kriteerien havainnointi / jakaminen 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

2. Auditointitilanne Kesto n. 2 tuntia, avoimen nuorten illan aikana Menetelmät -havainnointi -nuorten kanssa keskustelu -ohjaajien kanssa keskustelu Kysymyksiä niistä kriteereistä, joista ei saa riittävästi tietoa havainnoimalla. -kysymyksiä voi tehdä ohjaajille/nuorille auditoinnin aikana -tarvittaessa ajan varaaminen kysymysten tekemiselle auditoinnin jälkeen Auditoinnin aikana työparin kanssa kannattaa jakaa tietoa omista havainnoista ja keskusteluista nuorten ja ohjaajien kanssa -> mistä tarvitaan lisää tietoa Itsenäisen arvioinnin tekeminen kriteeristöön tai auditointilomakkeeseen. 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

3. Ohjeet auditoitavalle työyhteisölle Auditointia varten ei järjestetä erityistä ohjelmaa. Aikaa kannattaa varata auditointien yhteyteen myös auditoijien kysymyksille. Illan aikana: Auditoijat havainnoivat illan toimintaa. Jututtavat nuoria. Kysyvät työntekijöiltä niistä kriteereistä, joita ei voida auditoida ainoastaan havainnoimalla. Tilan työntekijät arvioivat itse sen, tiedotetaanko nuorille auditoinnista ennakolta vai vasta illan aikana. Yleensä auditoinnin päätteeksi järjestetään loppukeskustelu  työyhteisön tulee arvioida ketkä siihen osallistuvat ja miten keskustelu saadaan käytyä niin, että se häiritsee toimintaa mahdollisimman vähän.

4. Arviointi ja auditointiraportti Täytetään heti auditoinnin jälkeen Ensin yksilötyönä arviointi illasta kriteeristön ja tasokuvausten avulla – auditointitilanteen aikana tehdyn arvioinnin täydentäminen ja tarkeminen - tässä vaiheessa voi käyttää ”puolikkaita” (lopullisessa auditointiraportissa vain kokonaisia numeroita) Yhteisen arvioinnin tekeminen työparin kanssa - kaikkien kriteerien arvioiminen -> ei voi arvioida saraketta käytetään, mikäli havainnot ja keskustelut eivät ole antaneet riittävästi tietoa ko. kriteeristä -> maininta lisätietoja sarakkeeseen - kootaan huomiot vahvuuksista ja kehittämiskohteista ja valitaan niistä muutama yhteiseen arviointiin 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

Auditointiraportti Raporttiin sopiva määrä vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Raportin on tarkoitus hyödyntää Työyhteisöä / työparia / ohjaajaa kehittämään työtään Organisaatiota kehittämään auditoitua toimintamuotoa Kuvailevaa tekstiä ja kokonaisia lauseita -> jotta nekin henkilöt, jotka eivät ole paikalla auditointitilanteessa, saavat käsityksen illan arvioinnista Arviointi pitää pystyä perustelemaan -> miksi juuri nämä asiat on valittu vahvuuksiksi ja kehittämiskohteiksi 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

Auditointiraportti: kehittämiskohteet Kehittämiskohteet valitaan suoraan kriteereistä Kehittämiskohteita kuvatessa voi käyttää toisaalta – toisaalta –ilmausta, esim. ”Osallisuustoimintaan on luotu rakenne, mutta siihen liittyvä toiminta on vielä vahvasti ohjaajavetoista. Kehittämisalueena näemmekin olemassa olevien rakenteiden paremman hyödyntämisen. Ohjaajien työotteesta välittyi kiinnostus nuorten kuuntelemiseen, joten lähtökohdat osallisuustoiminnan kehittämiselle ovat erinomaiset” Vältä ilmaisuja ”tulee”, ”pitää olla”, ”täytyy” yms. Käskymuotoja, sillä auditoija ei ole konsultti ”Ohjaajien tulee kiinnittää enemmän huomiota nuorten osallistamiseen.” (= kehotus tai ohje) -> ”Nuorten osallistaminen rajoittui kahvilan pitämiseen” (= havainto ja kuvaus) Älä arkaile esittää rakentavaa palautetta, olennaista on se, miten asia ilmaistaan 3.4.2017 Lahden kaupunki Sivistystoimiala Nuorisopalvelut

Auditointiraportti: vahvuudet Vahvuutena voidaan mainita usean kriteerin näkökulmia sisältävä ajatus tai toimintatapa, käytäntö, idea tms., joka ei ole suoraan kriteereistä, esim. ”Tilat ovat todella siistit ja hyvät ja niitä käytetään tehokkaasti. Yhteisössä on lämmin, hyvä henki ja keskinäinen vuorovaikutus toimii.” Vahvuuksissa voi kuvata havaittua ilmapiiriä, esim. ”Tunnelma talolla oli illan aikana leppoisa ja turvallinen.” Vahvuudet löytyvät yleensä luontevasti kriteereistä, jotka on arvioitu erinomaisiksi tai hyviksi Vahvuudeksi voidaan nostaa myös kriteeri, joka kokonaisuutena ei vielä ole erinomaisella tai hyvällä tasolla, esim. ”Vaikka yhteistyö verkostoissa ei vielä tunnukkaan toimivan erityisen hyvin, maininnan ansaitsee ohjaajien aktiivinen ote verkostojen aktivoimiseksi.”

5. Palautteen saaminen Auditoinnin palaute annetaan palautekeskustelussa Palautekeskustelun ajankohta kannattaa sopia samalla kun sovitaan auditointiajankohtaa. Tavoite on, että myös lähiesimies on paikalla. Työyhteisö ja esimies saavat alustavan auditointiraportin ennen palautekeskustelua. Työyhteisön ja esimiehen on hyvä tutustua raporttiin ja auditointikriteereihin ennen palautekeskustelua. Auditointipari toimittaa lopullisen raportin palautekeskustelun jälkeen työyhteisölle ja esimiehelle. Palautteen tarkoitus on että auditointipari tuo sen kautta havaintonsa työyhteisön käyttöön. Palautteen hyödyntämisestä ja mahdollisesta kehittämistyöstä vastaa työyhteisö yhdessä esimiehen kanssa.

6. Palautekeskustelu Palautekeskustelu järjestetään pikaisesti auditoinnin jälkeen Kesto n. 1h Palautekeskustelu pidetään rauhallisessa paikassa esim. auditoidussa tilassa, silloin kun tila ei ole auki muille. Palautekeskusteluun kutsutaan aina koko työyhteisö ja esimies. Palautekeskustelun puheenjohtajana toimii aina auditoija ja auditointipari vastaa ajankäytön seurannasta ja tarvittavista muistiinpanoista keskustelun aikana. Palautekeskustelussa kerrotaan molempien auditoijien yhteisiä näkemyksiä asioista. Nostetaan esiin vahvuudet ja kehittämisalueet. Annetut tasomääritykset on pystyttävä perustelemaan - kirjaa auditoinnin aikana perusteluja muistiin.

Myös työyhteisö voi esittää omia kommenttejaan ja näkemyksiään palautekeskustelun aikana. HUOM! Auditointi perustuu yhden illan kahden tunnin toiminnan havaintoihin! Palaute kohdistuu työyhteisön yhteiseen tekemiseen.

Auditoijan rooli Tarkastelee asioita ammatillisesti Muistaa oman roolinsa ja pysyttelee tarkkailijana Muistaa arvioinnin luottamuksellisuuden Auditointitilanteessa herkistyy kuulemaan, näkemään, havainnoimaan sekä kysyy tarvittaessa Osaa ja haluaa toimia vuorovaikutteisesti On utelias, kiinnostunut ja avoin kollegojen työtä kohtaan Ei vertaile auditoitavaa toimintaa omaan toimipaikkaan – on avoin uusille asioille ja näkökulmille ”Kriittinen ystävä” -ei ohjeista, neuvo ja määritä kehittämiskohteita -on asiallinen ja oikeudenmukainen -osaa antaa rakentavaa, kannustavaa ja rehellistä palautetta -haluaa oppia itsekin Powerpoint –esitys ja koulutus: Hanna Merivirta ja Johanna Kalliomaa