Tilahallintajärjestelmä Mikä? Miksi? Miten? Janne Koskenniemi, pääsihteeri

• Tilahallintajärjestelmällä… – hallinnoidaan tilojen varaamista, laskutusta ja avainten kiertoa – pystytään seuraamaan varaustilannetta reaaliaikaisesti ja tekemään muutoksia varauksiin helposti – Automatisoidaan varauksiin liittyvää hallintotyötä, laskutusta ja kulunvalvontaa – Mahdollistaa kommentoinnin ja palautteen tiloista Mikä on tilahallintajärjestelmä?

• Uusi järjestelmä… – on ollut suunnitteilla vuodesta 2008 • Siirretty aina eteenpäin koska A) raha B) aika C) kiinnostus – mahdollistaa siirtymisen pois nykyisestä google drivehärdellistä – mahdollistaa tehokkaamman ajankäytön • Hallintopäällikölle • Palvelupisteen työntekijöille • Varaajille – mahdollistaa helpomman laskutuksen – mahdollistaa paremman avainhallinnon (tulevaisuudessa) – parantaa ylipäätään yhtä AYY:n suosituimmista palveluista Miksi tarvitaan uusi?

• Tilojen kehittämiseen ja suunnitteluun ei ole aikaisemmin käytetty aikaa niin paljon kuin on tarvis, koska aika menee käytännön pyörittämiseen – Tilavastuu siirretty nyt hallintopäällikölle • Palvelupiste on kiinni joko puhelimessa tai sähköpostissa suurimman osan ajasta – Tulevaisuudessa palveluiden asema lisääntyy kun opiskelijamassa siirtyy Otaniemeen • Laskutuksen osalta osa asioista hoidetaan nyt ns. käsipelillä, joka vie aikaa. • Vähentää plussatunteja • Tarkoitus – karsia jo nyt olevia ”ylimääräisiä töitä” ja nykyaikaistaa palvelua – Lisätä kehittämistyöhön tulevaa aikaa – Vapauttaa hallintopäällikön resursseja… hallintoon. Mitä tehokkaampi ajankäyttö tarkoittaa?

• Vaatimusmäärittely tehty alkuvuodesta 2013 – Jaettu mailitse • Kilpailutukset tehty kevät-kesä 2013 – Lähtökohtana se, että saadaan koko tuote, johon voidaan tehdä jatkokehitystä muualla, ei vain palvelua – Halvin tarjous euroa • Hinnan ollessa liian suuri lähdettiin pohtimaan muuta vaihtoehtoa – Tehdään itse Mitä asian eteen on tehty?

• Saadaan koodi itselle • Emme ole sidottuja ylläpitopalveluiden ostoon nyt tai tulevaisuudessa • Päivitykset voidaan tehdä nyt ja tulevaisuudessa omin voimin • Uusien osien lisääminen järjestelmään voidaan tehdä omin voimin – Sähköiset lukot vuonna 2015 avaavat kehittämiskohteen – Kehittämiseen arvioitu aika nyt noin 1-2 kuukautta Miksi tehdään itse?

• Tällä hetkellä IT-sektorilla on 2 henkilöä + siviivipalvelushenkilö haussa • Nostetaan IT-asiantuntijan tuntimäärää 6 tunnilla nykyisestä 24 tunnista per viikko 30 tuntiin per viikko • Palkataan nykyinen IT-tukihenkilö tekemään ensisijaisesti järjestelmää ja OTO:na tukea 30 tunnilla per viikko – Mikäli löydämme siviilipalvelushenkilön homma nopeutuu • Tällä kombinaatiolla saamme järjestelmätyölle aikaa 25 tuntia per viikko – 25h/viikko = noin 4 henkilötyökuukautta keväälle Miten tehdään itse?

• Koodaus ja dokumentointi • Testaus • Vuoden 2014 aikana 4 henkilötyökuukaudella saadaan – varausten tekeminen – varausten hallinnointi – laskutus • Lisäksi saamme järjestelmän, johon voimme vuoden 2015 aikana päivittää itse toimimaan integraation sähkölukkojen kanssa Mitä tällä 25 tunnilla saadaan?

• Haetaan varausta eurolle koska – Ei oleteta liikoja – Kehitystyössä otetaan huomioon se, että järjestelmässä liikkuu jonkin verran henkilötietoja eli testataan, testataan, testataan. Mitä se maksaa?

• Annetaan varaus – Hommat käyntiin tammikuussa 2014 – Välicheck maaliskuussa – Välicheck kesäkuussa – Kysellään joka tapauksessa loppu vuosi muita mahdollisuuksia • Yksi potentiaalinen nyt keskusteluissa • Hintaraja edelleen kuitenkin varauksen mukainen – Tehdään itse osa ja lopun kehittää ulkopuolinen • Etsitään vielä jostain muualta – Pyyntö mennyt kahteen suositeltuun paikkaan marraskuun alussa • Ostetaan ulkoa – Kallis – Päivittäminen ja integraatiot maksaa Vaihtoehtoja?

• Varataanko vuodelle € tilahallintajärjestelmän kehittämiseen? – Kyllä / ei • Jos kyllä – Loppu vuosi 2013 kartoitetaan vielä kaikki vaihtoehdot – Vuoden 2014 alusta lähdetään tekemään järjestelmää itse edellä mainitulla tavalla Eli mistä edustajisto päättää