Klubin johtaminen ja hallinto DGE Leila Risteli ja DGN Paavo Enroth PETS 20.3.2010 Syötekeskus Tähän muistiinpanoja esittäjää varten.

Rotaryklubin johtaminen jäsenten luottamus -> tiedänkö, osaanko riittävästi - miten otan haasteen vastaan toiminta perustuu rotaryn arvoihin palvelu ystävyys, toveruus monipuolisuus lahjomattomuus, rehellisyys aktiivinen johtajuus (oikeus tehdä asioita uudella tavalla) miten ja milloin johtaminen on palkitsevaa?

Tehokkaan klubin tuntomerkit Tehokkaat klubit Tukevat Rotary- säätiötä Kasvattavat johto- henkilöitä rotarya palvelemaan Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään Toimeen- panevat onnistuneita projekteja Klubijohtosuunnitelma Neljä palveluväylää

tieto kulkee ja lisääntyy klubissa Miksi suunnittelua tieto kulkee ja lisääntyy klubissa hyvin suunniteltu on puoliksi tehty... klubijohtosuunnitelma: pitkän tähtäyksen suunnitelma (strategia): missä olemme ... vuoden kuluttua missä olemme nyt millä askelilla nykytilasta haluamaamme tulevaisuuteen kuvaus kunkin viranhaltijan ja komitean tehtävistä

but everybody thought that somebody would do it, so nobody did it.” Miksi tarvitaan yhteinen ymmärrys kunkin vastuulla olevista tehtävistä? ”Anybody could have done it, but everybody thought that somebody would do it, so nobody did it.”

Strategiasta suunnitelmaan visio: minkälainen klubi olemme kolmen vuoden kuluttua tilannearvio: missä olemme nyt 3-vuotistavoitteet osa-alueittain edellisistä johdetut vuositavoitteet toimenpiteiden suunnittelu, toteutus, seuranta ja arviointi tehokas tavoite: yhteinen mitattava haasteellinen saavutettavissa tarkasti aikataulutettu

Strategiasta suunnitelmaan Strategic planning guide graphic here?

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu RI:n materiaalit (www.rotary.org) RI:n presidentin kunniamaininta

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu

Mitä välineitä ja apua suunnitteluun? Strategiasuunnittelun opas (SR:n jäsensivuilta): pitkään tähtäyksen suunnitteluun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (SR:n jäsensivuilta): klubin tilanteen analysointi- ja vuositavoitteiden asettamistyökalu

Toimijat klubissa presidentti past president tuleva presidentti sihteeri(t) klubimestari(t) rahastonhoitaja komiteat

Uudet pysyvät klubikomiteat Klubin hallitus Klubin hallinto Suhdetoiminta Jäsenyys Palveluprojektit* Rotarysäätiö Nuorisovaihtotiimi *Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan

Piirin tukikomiteat ym ja vastaavat klubikomiteat Klubin hallitus Klubin hallitus Klubin hallinto Suhdetoiminta Jäsenyys Palveluprojektit Rotarysäätiö Apulaiskuvernöörit Suhdetoiminta Jäsenyyskomitea Piirin ohjelmien komiteat Rotarysäätiö- komitea Piirin tukikomiteat ja AG:t

Miten klubi voi hyödyntää piirin ja SR:n apua? olemalla aktiivisesti yhteydessä tukikomiteoiden puheenjohtajiin, AG:ihin, palveluväylien neuvonantajiin ja kuvernööriin esittämällä kysymyksiä, toivomuksia, ideoita käyttämällä hyväkseen piirin koulutusta jäsenkehitys johtaminen nuorisovaihto Rotarysäätiö käyttämällä Suomen Rotaryn uudistettua opaskirjasarjaa käytännön ohjeita rotarymatrikkelin alussa olevasta tietopaketista

Kevään 2010 aikana tehtävää raportti PETS:stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi 2010-2011: työnjako presidentti - sihteeri hallituksen jäsenien tehtävät klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa – kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty 15 15

Presidentin tehtävät johtaa klubia ja vastaa sen toiminnan asianmukaisuudesta, haasteellisuudesta ja tehokkuudesta huolehtii klubitoiminnan suunnittelusta ja varmistaa sen, että tavoitteet saavutetaan delegoi tehtäviä ja varmistaa niiden asianmukaisen toteutuksen innostaa jäseniä, antaa haastavia tehtäviä motivoi ja antaa tunnustusta edustaa klubia ulospäin

Käytännössä presidentti johtaa klubikokoukset ja hallituksen kokoukset osallistuu aktiivisesti piirin toimintaan (koulutustilaisuudet, piirikonferenssi) ja kannustaa muita osallistumaan toimii yhteistyössä klubin ja piirin johdon kanssa varmistaa klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuuden varmistaa sen, että klubi noudattaa RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita varmistaa sen, että klubin jokaisella komitealla on tavoitteet ja että ne saavutetaan leader vai manager?

Klubisihteerin tehtävät kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. pöytäkirjojen laatiminen klubin kirjeenvaihto ja arkisto klubin posti tulee 1. sihteerille viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa kuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa, sovelletaan harkiten oman klubin tarpeiden mukaan klubin viikkoseloste toimitetaan DG:lle, DGE:lle ja AG:lle 18 18

Sihteerin tehtävät RI:n ja SR:n suuntaan jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin tietojärjestelmissä muutokset kannattaa päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin ja sihteerin tiedot 31.12. mennessä puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista 19 19

Tärkeät päivämäärät: suunnittelu klubin Rotarysäätiö-lahjoitustavoite DGE:lle (PETS) klubin jäsenkehitystavoite DGE:lle (PETS) Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille toimitetaan AG:lle niin, että hän voi toimittaa sen DGE:lle 30.6.2010 mennessä

Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Vaihtokokous xx.6.2010/2011 Muutostiedot yhdistysrekisteriin 1.7.2010 Toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee Kesä PETS Heinä RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut Touko Elo Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset kokouspaikka ja – aikamuutokset Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Huhti Nv-seminaari Valmistautuminen seuraavaan vuoteen Vuosikokous Syys Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Maalis Loka Helmi SR:lle ja piirille maksuerä I Marras Tammi Joulu Nv-haku ja valinta * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajantasalle RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita -maksut Koulutusseminaarit Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat) Vaalikokous 21 Nv-hakemukset tehty 21

Tärkeät päivämäärät: jäsenasiat ja maksut jatkuva jäsentietojen päivitys RI:lle Member Accessin kautta RI:n SAR-raportit (Semi-annual report) palautetaan 31.7.2010 ja 31.1.2011 mennessä jäsentietojen jatkuva päivitys SR:lle jäsentietojärjestelmän kautta (www.rotary.fi/rekisteri/) SR:lle piirin jäsenmaksut (sis. SR:n jäsenmaksut) 15.10.2010 ja 15.3.2011 mennessä tulevan rotaryvuoden toimihenkilötiedot SR:lle ja RI:lle heti vaalikokouksen jälkeen, ennen 31.12.2010 matrikkelitiedot SR:lle tammikuussa 2011

Klubin talous talousarvio laaditaan keväällä 2010 yhdessä toiminnan suunnittelun kanssa varmistetaan maksuvalmius! klubitoiminnan tuotot & kulut pidetään erillään palvelutoiminnan tuotoista & kuluista 23 23

Maksettavat jäsenmaksut Suomen Rotary ry:n jäsenmaksu ja piirin per capita –maksu peritään yhdessä 2 erässä, lasku tulee sihteerin osoitteella -> rahastonhoitajalle maksua varten lasku perustuu SR:n jäsenrekisterin tietoihin Suomen Rotaryn jäsenmaksu on 2010-2011 entisellään, 27 € / jäsen piirin per capita –maksu päätetään piirineuvottelussa, esitys = 55 € (28 € + SR:n jäsenmaksu 27 €) lokakuun maksun yhteydessä peritään 2 € + 4 € erillishankkeisiin Rotary Internationalin per capita –maksu on 2 x 24,50 US$ (peritään 2 erässä) lasku perustuu SAR-tietoihin 24 24

Mille tilille maksut suoritetaan? tilitiedot löytyvät rotarymatrikkelin alusta pidä erillään – 3 eri tiliä! Suomen Rotary Rotary International: jäsenmaksut ja mahdolliset lehtitilaukset (The Rotarian) Rotarysäätiö: lahjoitukset eri rahastoihin, merkittävä selvästi tarkoitettu rahasto (myös PolioPlus) 25 25

Klubin yhteys Rotary Internationaliin ja Rotarysäätiöön sähköinen asiointi Member Accessin kautta; jäsentiedot oltava ajan tasalla 31.5. ja 30.11., jotta SAR-lasku oikein maksut hyvissä ajoin ennen deadlinea SAR-raportti ja maksutietolomake lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin RI:n Zürichin toimistoon Club and District Support (CDS) Elisabeth Forslund Peter Schnell Rotarysäätiöön liittyvät asiat hoitaa Zürichissä Vanessa Court-Payen PHF ym. tunnustukset

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys? ei automaattisesti, vaatii rekisteröitymisen yhdistysrekisteriin (www.prh.fi) vain ry on oikeushenkilö SR:n jäsensivuilla Suomalaisen rotaryklubin sääntömalli, joka soveltuu rekisteröintiin periaatteessa näihin vain pakolliset asiat virallisia sääntöjä täydentävät RI:n määrittämät Rotaryklubin säännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto ry:n hallituksen jäsenissä tapahtuneet muutokset ilmoitettava yhdistysrekisteriin

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys? piirissämme 30/41 rekisteröitynyttä klubia miksi kannattaa rekisteröityä? tavoite: kaikki piirin klubit ovat rekisteröityneitä yhdistyksiä rotaryvuoden loppuun mennessä