Omakanta ja Potilastiedon arkisto - tietoa terveydenhuollon henkilöstölle OPER

Potilastiedon arkisto ja Omakannan toimintaperiaatteet Omakannalla ei ole omaa tietovarastoa. Se näyttää Potilastiedon arkistoon tallennettuja tietoja. Tietojen näyttäminen Omakannassa perustuu palvelutapahtumaan Terveydenhuollossa muodostetaan palvelutapahtuma(-asiakirja), johon hoitoasiakirjat liitetään Potilastietojärjestelmä arkistoi palvelutapahtuma(-asiakirja)n jo ennen kuin se sisältää hoitotietoja, jolloin Omakannassa näkyy tyhjä palvelutapahtuma Omakanta näyttää vain kansallisesta koodistosta löytyviä näkymiä ja otsikoita Jos terveydenhuollossa käytetään omia paikallisia näkymiä ja otsikoita, ne tulee mäpätä kansalliseen näkymään/otsikkoon. Omakanta ei näytä paikallisia näkymiä/otsikoita ja niiden alle kirjattuja tietoja. Tyhjistä palvelutapahtumista tarkemmin tietoa kahdella dialla myöhemmin. Omakannan terveystiedot sivulla näytetään vain ne kansalliset näkymät, joiden tyyppi on koodistopalvelussa merkitty olevan kertomustekstiä. Tarkistus tehdään koodistopalvelun tietojen perusteella. Tämän takia terveydenhuollon omia paikallisia näkymiä ei voida näyttää. Määrittelyjen mukaan on käytettävä ainakin yhtä kansallista näkymää, kun potilasasiakirja arkistoidaan.

Mitä potilas näkee omakannasta?

Terveystiedot-sivu 1/2 Terveystiedot-sivulla näkyy Potilaan uusimmat käynnit ja hoitojaksot (eli palvelutapahtumat) aikajärjestyksessä allekkain. Tulevaisuuteen sijoittuvat palvelutapahtumat näytetään erillisen linkin takana Kun käynnin tai hoitojakson tiedot avaa, näytetään terveydenhuollon kirjaamat tekstit aikajärjestyksessä. Merkinnät näytetään näyttömuodossa eli sellaisena kuin potilastietojärjestelmä on ne Kantaan arkistoinut. Käyntien ja hoitojaksojen terveystietoja näytetään eri tavoin Avohoitokäynneiltä Omakanta näyttää pääsääntöisesti kaiken arkistoidun potilaskertomustyyppisen tiedon. Hoitojaksoilta Omakanta näyttää vain yhteenvetotasoiset tiedot eli YHT-lisänäkymälle viedyt tiedot. Potilastietojärjestelmä vie automaattisesti YHT-lisänäkymälle väliarvio- ja loppuarvio-otsikoiden alle kirjatut tiedot, mutta sinne voidaan viedä myös käsin tietoja

Terveystiedot-sivu 2/2 Käynnin/hoitojakson tiedoissa Terveystiedot-sivulla EI näytetä Potilaan riskitietoja  näytetään omassa Riskitiedot-osiossa Potilaan lab- ja rtg-tutkimuksia  näytetään omassa Tutkimukset-osiossa. Käynnin/hoitojakson tiedoissa on linkki käynnin/hoitojakson tutkimuksiin LÄÄ-näkymälle (lääkitys) kirjattuja tietoja ERAS-näkymälle (erillinen asiakirja) kirjattuja tietoja HOKE-näkymälle (hoitokertomus-päivittäiskirjaukset) kirjattuja tietoja Viivästettyjen asiakirjojen tietoja VLÄÄ-näkymä (voimassa oleva lääkitys) tallennetaan arkistoon ja näytetään Omakannassa käynnin/hoitojakson tiedoissa, kun voimassa oleva lääkitys on tarkastettu /(hyväksytty/arkistoitu) HOKE-näkymää ei arkistoida tässä vaiheessa eikä sille ole vielä vaiheistusasetuksen mukaista aikataulua. Se on silti mukana tässä, koska ihmiset eivät osaa aina ajatella ristiin arkistoitavaa tietosisältöä ja sitä mitä näkyy Omakannassa.

Jatkossa näytölle tulee myös linkit käynnin/hoitojakson aikana Yksittäisen käynnin tai hoitojakson tiedot näkyvät kansalaiselle sen mukaan, miten ammattilainen on kirjannut tiedot hoitotilanteessa. Jatkossa näytölle tulee myös linkit käynnin/hoitojakson aikana Kirjoitettuihin todistuksiin ja lähetteisiin Näkymä Kirjaaja Kirjaustoimipiste Ajankohta Hoitotyön vaiheet, otsikot, luokitukset, kirjauksen sisällöt

Suun terveydenhuollon tietojen näyttäminen Potilas voi valita Suun terveydenhuollot –sivulta listauksesta joko Kokonaishammastarkastukset – Hammastarkastuksen (HAMK-näkymä) tiedot näytetään omalla sivullaan. Muut käynnit ja hoitojaksot – Käynnit, joissa on SUU-näkymälle kirjattuja tietoja. Sivulta on linkki hammastarkastuksen tietoihin.

Tutkimusten näyttäminen, laboratorio ja kuvantaminen Tutkimukset sidotaan palvelutapahtumaan terveydenhuollossa ja ne arkistoituvat palvelutapahtumakohtaisesti Omakanta näyttää tutkimukset omassa Tutkimukset osiossaan palvelutapahtumakohtaisesti Tutkimus saattaa siis löytyä eri päivämäärän alta kuin itse tutkimus on tehty eli käynnin tai hoitojakson päivämäärältä johon tutkimus liittyy Jos kyseessä on laboratorion kestolähete, kaikki vastaukset löytyvät saman palvelutapahtuman alta, joka on useimmiten lähetteen teon ajalta oleva käynti/hoitojakso

Myös tutkimukset näytetään palvelutapahtumaan sidottuna Myös tutkimukset näytetään palvelutapahtumaan sidottuna. Tutkimusten etusivulta valitaan sen käynti/hoitojakso, johon liitettyjä tutkimuksia halutaan tarkastella

Diagnoosit -sivu Diagnoosit sivu koostaa kaikki potilaalle rakenteisesti kirjatut diagnoosit listaksi Diagnoosin valitsemalla näkee siihen liittyvät käynnit ja hoitojaksot

Kriittiset riskitiedot -sivu Omakanta näyttää vain potilaalle kirjatut Kriittiset riskitiedot – Hoidossa huomioitavia riskitietoja ei näytetä Kriittiset riskitiedot näytetään allekkain palvelutapahtuman ajankohdan mukaan

Potilaan informointi Omakannassa näkyvistä tiedoista Kerro potilaalle, milloin käyntien tiedot ovat nähtävissä Omakannasta ja mitä tietoja potilas voi käynneistä nähdä Organisaation omat käytännöt vaikuttavat tietojen näkymiseen (arkistoinnin ajankohta ja viivästäminen) Koko henkilökunta perehdytetään potilaan ohjaamiseen! Kts. Laajempi materiaali Kanta-palvelujen käsikirjasta  Kansalliset toimintamallit ja ohjeet  Potilastiedon arkiston toimintamallit ja ohjeet 2  Omakanta ammattilaisen näkökulmasta

Virhetilanteiden selvittely 1/2 Potilaan tulee olla ensisijaisesti yhteydessä terveydenhuoltoon, jos hänen tietojaan ei näy oikein Omakannassa. Organisaatiossa tulee olla sovittuna toimintamalli, miten potilaan yhteydenoton perusteella toimitaan Henkilökunnan tulee tietä, keneen ottaa organisaation sisällä yhteyttä, jos herää epäilys virheestä tietojen arkistoinnissa tai tietojen näkymisessä Omakannassa Huolehdi, että myös esim. puhelinkeskus osaa ohjata potilasta ottamaan oikeaan tahoon yhteyttä Kuvaa toimintamalliin rooli Kuka organisaatiossa ottaa potilaan Omakantaan liittyvät kysymykset selvittelyyn? Esim. pääkäyttäjä tai arkistonhoitaja Onko potilas suoraan itse yhteydessä tähän henkilöön vai hoitavan yksikön kautta? Missä tilanteissa otetaan yhteyttä potilastietojärjestelmä-toimittajaan?

Virhetilanteiden selvittely 2/2 Jos tiedon pitäisi näkyä, terveydenhuolto selvittää tilannetta ensin yhteistyössä tietojärjestelmä-toimittajan kanssa (kts. tarkempi tarkastuslista Omakannan palvelukuvauksesta) Selvitetään ovatko asiakirjat arkistoituneet oikein esim. arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla Tarkistetaan, että käytössä on kansalliset näkymät/otsikot tai että mäppäys kansallisiin näkymiin on tehty oikein. Jos kyse on tutkimuksesta, tarkista milloin lähete on tehty onko se sidottu oikeaan palvelutapahtumaan onko tulos viivästetty Jos selvityksen jälkeen epäillään Omakannan virhettä, terveydenhuollosta otetaan yhteys Kelan tekniseen tukeen tekninentuki@kela.fi