Rotarysäätiö Mitä Future Vision Plan merkitsee klubeissa? Klubin yhteistyösopimus (MOU) Tähän muistiinpanoja Syysseminaari Apurahojen hallinnointia koskeva seminaari Forssa 06.10.2012 Pentti Aspila

Mikä on klubin yhteistyösopimus? (MOU)? Sopimus, joka koskee klubeja, jotka saavat erilaisia apurahoja joko Rotarysäätiöltä tai rotarypiiriltä. Edellytetään kaikilta niiltä klubeilta, jotka toteuttavat Rotarysäätiön tai piirin hankkeita. Allekirjoittamalla klubin yhteistyösopimuksen klubi vahvistaa, että se hyväksyy täyttävänsä kaikki Rotarysäätiön edellytykset koskien apurahojen hallinnointia. Mitä tämä merkitsee meidän klubillemme?

Kvalifiointi, mitä se on? Kvalifioinnin tarkoituksena on varmistaa, että klubilla on kapasiteettia hoitaa projekteja ja hallita niitä. Oikeat koulutetut henkilöt, jotka hoitavat projektin Tarkoituksenmukainen taloudellinen valvonta Tarkoituksenmukainen järjestelmä kirjanpitoa ja toiminnantarkastusta varten Tarkoituksenmukainen järjestelmä kaikkien dokumenttien ARKISTOIMISEEN Kyky raportoida esille tulleista epäkohdista

Kvalifioinnin ehdot? Valitaan yksi klubijäsen huolehtimaan klubin kvalifioinnista Vähintään yksi tai mieluummin kaksi klubijäsentä tulee osallistua piirin järjestämään koulutustilaisuuteen Klubin tulee laatia suunnitelma asiakirjojen säilyttämi- selle ja asiakirjojen siirtämiselle henkilöltä toiselle, ilman keskeytystä ketjussa Klubin tulee huolehti että mitään eturistiriitoja ei esiinny tai voi syntyä Piiri voi asettaa muita ehtoja, jos se on välttämätöntä ja kohtuullista

Taloudellinen valvonta Täysin erillinen pankkitili pitää avata apurahan vastaanottamista varten sekä kustannusten tai avustusten maksamista varten. Tiliote otetaan kuukausittain (pankkitilin täsmäyttäminen). Tilin tule olla matalakorkoinen tai koroton. Apurahaa ei saa käyttää spekulatiivisiin investoin- teihin tai sijoituksiin (osakkeet, rahastot, obligaatiot, talletustodistukset).

Tilitys ja tilintarkastus Klubilla tulee olla kirjanpito apurahaa varten, joka käsittää kassakirjanpidon sekä tilit erilaisten kustannusten ja tulojen erottamiseen. Edelleen kaikkien tositteiden täytyy olla numeroituna ja arkistoituna. Jos on menossa useita projekteja pitää pääkirja olla niin perustettu, että projekti voidaan pitää erillään.

Tilitys ja tilintarkastus Erillinen toiminnantarkastaja tulee tarkistaa apurahatilit niiden sääntöjen mukaan, jotka Rotarysäätiö on määrännyt tai määrää piiri- apurahalle tai globaalille apurahalle yleisessä ohjeessaan Tilityksen tulee sisältää luettelon saaduista varoista ja koroista sekä kaikki tiedot, jotka viittaavat projektiin sekä saldotiedon pankista. Erillinen toiminnantarkastaja tulee vahvistaa, että tilitys vastaa kirjanpitomateriaalia.

Asiakirjat ja arkistointi Kaikki materiaali tulee säilyttää vähintään viisi vuotta ellei paikallinen laki tai verosäännökset edellytä pidempää aikaa Kvalifiointiasiakirjat tulee arkistoida Apurahahakemukset tulee arkistoida Kaikki kirjeenvaihto sekä sähköisessä että kirjallisessa muodossa tulee säilyttää ja olla käytettävissä klubin jäsenille tai Säätiölle tai piirille tilintarkastusta varten

Onko tämä vaikeaa? Rotarysäätiön toiminta uudistetaan vastaamaan yleistä hyvää hankekäytäntöä Edellyttää aiempaa pitkäjänteisempää suunnittelua Vaatii, että klubissa on henkilö, joka paneutuu asiaan On hieman työläämpi kun aiemmat DSG-apurahat Piiriltä saa apua hankkeiden valmistelussa Lisää vuoropuhelua klubien ja piirin välillä

Lisätietoa piiristä: Piirin rotarysäätiökomitean pj. 2013-16 Pentti Aspila pentti.aspila@mtt.fi Jos tulee kysyttävää ota yhteyttä!