Kansallinen metatietovaranto Melindan tilannekatsaus Minna Olkinuora-Tauru Tiedonhallinnan ohjausryhmä 10.4.2017

Kansallinen metatietovaranto Tilannekatsaus Hankkeen tilanne Vuosi 2017 painopisteet Mukaantulot Aurora-kirjastojen käyttöönotot Koha-kirjastojen käyttöönotot Ajankohtaista Melindan vaatimusmäärittely Seurantaraportti 03/2017: Hankkeen kokonaistilanne Liite 1: E-aineistot Melindassa Kalvo 3 Kalvo 4-5 Kalvo 6 Kalvot 7-8 Kalvo 9 Kalvo10-11 Kalvot 12-15 Kalvot 16-26

Kansallinen metatietovaranto Vuosi 2017 Painopisteet (v. 0.1) Kuvailutiedon tuotantoympäristön laajentaminen Yhteistyö kirjastojen ja ulkoisten toimijoiden kanssa metatiedon tuotantoprosessin eri vaiheissa, ennakko- ja hankintatiedot Tavoitetilan määrittely, teknisen ratkaisun ja rajapintojen suunnittelu Yleisten kirjastojen mukaantulot, eri liittymismallien hyödyntäminen Melindan integrointi Koha-järjestelmän kanssa Erikoiskirjastojen liittymisen valmistelu ja edellytykset, hinnoittelumalli Melindan teknisen alustan uusiminen Uuden järjestelmän vaatimusmäärittely, kilpailutus ja hankinta Melindan integroituminen muihin palveluihin ja järjestelmiin, määrittely Melindan toimintamallin ja laadun kehittäminen, tulevaisuuden tarpeet

Kansallinen metatietovaranto Melinda Erilaiset mukaantulon mallit ”Kevyt” ”Pikku räätäli” ”Iso räätäli” (perinteinen) Liittymismalli Mukaan uusilla aineistoilla; paikalliskannan aineistoa ei siirretä liittymisen yhteydessä Melindaan Mukaan rajatulla aineistolla; paikalliskannasta siirretään vain osakohteetonta aineistoa tai helposti rajattavia kokoelmia liittymisen yhteydessä Melindaan Mukaan laajalla aineistolla; paikalliskannasta siirretään myös osakohteellista aineistoa (koko kanta) liittymisen yhteydessä Melindaan Optio: Suositeltavin Mallista toiseen siirtyminen myöhemmin

Kansallinen metatietovaranto Melindaan mukaantulo Yleiset kirjastot Aurora ”putki” Piki, Anders, Vaski, Kuopio Perinteisen mallin mukaan kimppa kerrallaan Koha ”putki” Perinteistä mallia kevyempi malli, mukaan uusilla aineistoilla Koha-kirjastot liittyvät Melindaan yhdessä käyttöönotossa Koha/Täti luettelointiympäristö integroidaan Melindaan Muut yleiset kirjastot - tilanne auki Erikoiskirjastot Erilaiset mukaantulon mallit, hinnoittelumallia työstetään Esiselvitys (2017): kuinka paljon kiinnostusta tulla mukaan järjestelmien kartoitus (tutut järjestelmät helposti mukaan)

Kansallinen metatietovaranto Aurora-kirjastojen käyttöönotot Piki ja Anders tuotannossa Replikoinnin säätöä paikallisjärjestelmän päässä Vaski-kirjastojen käyttöönotto loppusuoralla Vaskin aineistoa siirretty Melindan tuotantokantaan yli 2 milj. tietuetta Osakohteettomia noin 520 000, joista uusia 225 000 Aineistonsiirtoa vuoden lopulla ja alkuvuonna hidastanut palvelinympäristön kapasiteettiongelma korjaantunut Vaskissa keskitetty luettelointityötä Luetteloinnin aloitus Melindaan toukokuussa (arvio) Kuopion liittymispäätös 17.3. Mukaantulon valmistelut alkavat kevään aikana

Kansallinen metatietovaranto Koha-kirjastojen käyttöönotot Koha-Melinda kokouksia pidetty alkuvuonna 12.1. ja 23.3. Seuraava on toukokuussa. Yhteisymmärrys toimintamallista Kohan Täti-luettelointiympäristö integroidaan Melindaan Koha-Melinda integraation aikataulu Suunnittelua tehty 2016. Tekninen toteutus alkaa 2017. Aloitusajankohta riippuvainen Koha-kirjastojen muista töistä (Koha-järjestelmän versiopäivitys, Täti, Finna-rajapinnat)

Kansallinen metatietovaranto Melinda-Koha rajapinnat

Kansallinen metatietovaranto Ajankohtaista Melinda-päivä 5.4. Melinda-kirjastojen kuvailijoille 230 osallistujaa (46 paikanpäällä, 184 etäyhteydellä) Tiedon ja hyvien käytäntöjen jako, verkostoituminen, kehitysideat E-aineistokartoitus Kysely Melinda-kirjastoille (10-29.3., 42 kirjastoa vastasi) Katso tarkemmin kalvot 16-26 Kevään kehitystehtäviä Auktoriteettitietueiden ja bib-tietueiden linkkaus Metadata luovutetuista e-vapaakappaleista Melindaan (autom.)

Kansallinen metatietovaranto Melindan vaatimusmäärittely Melindan teknisen alustan uusiminen (Alephin korvaaminen) Nivoutuu osaksi kirjastojen taustajärjestelmän uusimista Vaatimusmäärittelyt kevään aikana Melindan vaatimusmäärittely käynnissä Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset Metatiedon tuotanto Kirjastojen aineistojen (ml. Osakohteet) kuvailu Kansallisbibliografian kuvailu Auktoriteettien valvonta ja tuotanto Asiasanat, henkilö- ja yhteisönimet Metatiedon välitys ja vastaanotto eri toimijoiden kanssa

Kansallinen metatietovaranto Melindan vaatimusmäärittely Metatiedon massakäsittely Konversiot Aineistojen siirrot Aineistojen massakorjaukset Tietokantahuolto, tuplien käsittely Tietokannan admin-välineet Käyttäjätunnusten hallinta Yhteydet muihin järjestelmiin Rajapinnat Integroitumissuunitelma Melindan näyttöluettelo (nykyisen OPACin korvaaminen) Tilastot Tarveanalyysi Eri kirjastosektoreiden tarpeet

Seurantaraportti 03/2017: Hankkeen kokonaistilanne

Metatietovaranto Melinda Työpakettien tilanne 03-2017 Vihreä = Ok Punainen = Ei ok Keltainen = Rajatapaus, selvitettävää/tarkennettavaa, lähes ok Harmaa = Suunnitelma puuttuu/kesken Tukityöpaketit Resurssit Sisältö Aikataulu Huom (Seuraava sivu) TP 1 Projektin hallinnointi Ok TP 2 Resurssienhallinta 2) TP 2.1 Resurssienhallinta (tekniikka) 2.1) TP 2.2 Resurssienhallinta (sisältö) 2.2) TP 4 Koulutukset ja viestintä Ok, 4) TP 5 Sisällölliset prosessit ja laatu TP 6 Tekniset prosessit ja yhteiset osat 6) TP 8 Massamuutokset ja konversiot Ok, 8) TP 10.1 Aurora-kirjastojen käyttöönotot 10.1) TP 13 Auktoriteettitietokanta Asterin kehitys 13)

Huomautukset (edell. sivulta) 2), 2.1), 2.2) Resurssivajaus on ollut huomattava kahden edellisen vuoden aikana. Poistuneiden resurssien tilalle ei ole saatu uusia rekrytointikiellon vuoksi. Muut pakolliset työt ja odottamattomat poissaolot vieneet aikaa hanketöiltä. Korvaavat tavat puuttuvan työpanoksen hankkimiseksi. Resurssitilanteen odotetaan paranevan vuoden 2017 aikana rekrytointikiellon poistumisen ja uusien rekrytointien johdosta. Rekrytoinnit edenneet maltillisesti (1 uusi työntekijä aloittanut maaliskuussa). 4) Niukat resurssit. Työtä jouduttu jakamaan. 6) Työpaketti uudelleensuunniteltu ja -priorisoitu. 8) RDA-konversion jälkisiivous on vielä työllistänyt. 10.1) Pilottikirjastojen replikoinnin viimeistely on vienyt odotettua enemmän aikaa pääasiassa paikallisjärjestelmässä havaittujen ongelmakohtien vuoksi. Vaski-kirjastojen aineistojen tuotantoon siirto loppusuoralla (yli 2 milj. tietuetta siirretty). Tuotantoon siirtoa alkuvuonna hidastanut palvelinympäristön kapasiteettiongelma on korjaantunut. 13) Niukat resurssit, osaamisvajetta. Riippuvainen TP6 edistymisestä. Työpaketti uudelleensuunnittelu.

Ei-aktiiviset työpaketit Odottaa toteutuksen alkamista: TP10.2 Koha-kirjastojen käyttöönotot ja rajapinnat Odottaa päätöksiä: TP15 Violan kuvailutuotannon siirto Melindaan TP 16 Erikoiskirjastojen käyttöönotot ja rajapinnat Varautuminen tulevaan, suunnitteluvaiheessa: TP 14 Melindan yhteydet ulkoisiin metatiedon tuottajiin Liittyy kuvailun ekosysteemin kehittämiseen TP 17 Teknisen alustan uusiminen Melindan vaatimusmäärittely nivoutuu osaksi laajempaa kirjastojen taustajärjestelmän uusimista

Liite 1: E-aineistot Melindassa

*) Melindassa olevien e-aineistojen asiasanapilvi / Tuomo Virolainen

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Kirjastojen näkökulman kartoitus Yksi e-lomake per kirjasto Kirjaston kootut vastaukset ja kommentit Vastauksia saatiin 42 kpl Erittäin hyvä vastausprosentti Laadukkaat sanalliset vastaukset Kiitokset kaikille vastanneille!

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Kirjastojen näkökulman kartoitus Miksi kysely tehtiin? E-aineistoihin liittyvät kysymykset jatkuvasti esillä Parempi ymmärrys kirjastojen e-aineistojen käsittely- ja kuvailuprosessista Selvennys mitä kuvaillaan Melindaan/mitä ei, syyt Kirjastojen tulevaisuuden tarpeet Melindan kehittäminen Uudenlaisia toimintamalleja, työkaluja tms. E-aineistot keskeinen kysymys keskitetyn metatietovarannon tulevaisuuden kannalta

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Alustavia tuloksia Aineistolaji Ei ole kokoelmissa On kokoelmissa, kuvaillaan Melindaan ei kuvailla Melindaan Ostetut e-kirjat 5 % 38 % 58 % Ostetut e-lehdet 15 % 13 % 73 % Ostetut e-äänitteet ja –nuotit 77 % 8 % Vapaasti verkossa olevat e-kirjat 24 % 49 % 27 % Vapaasti verkossa olevat e-lehdet 46 % 32 % 22 % Vapaasti verkossa olevat e-äänitteet 93 % 3 %

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Alustavia tuloksia Aineistolaji Ei ole kokoelmissa On kokoelmissa, kuvaillaan Melindaan ei kuvailla Melindaan Lisensioidut paketit 18 % 5 % 78 % Tietokannat 10 % 3 % 88 % Digitoidut julkaisut 70 % 15 % Organisaation omat e-opinnäytteet 35 % 25 % 40 % Organisaation muut omat e-julkaisut 58 % E-vapaakappalekirjat 93 % E-vapaakappalelehdet 92 % E-vapaakappaleäänitteet ja –nuotit Muuta, mitä? 95 % 0 %

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Muut kysymykset Lisensoitujen pakettien käsittelyprosessi pääpiirteittäin (hankinta, kuvailu, käyttö, poisto) Muiden e-aineistojen käsittelyprosessi pääpiirteittäin (hankinta, kuvailu, käyttö, poisto) Olisiko hyödyllistä että kirjastojen e-aineistot olisi kuvailtu nykyistä laajemmin Melindaan? (kyllä/ei). Perustelut edelliseen. Olisiko mielestäsi hyödyllistä, jos lisensoitujen e-aineistojen bibliografiset tietueet olisivat Melindassa? (kyllä/ei). Mitä ongelmia/hyötyjä siinä näet? Muita huomioita, toiveita tai muita ajatuksia? Kuinka arvioitte e-aineistojen ja perinteisten aineistojen suhteen omassa kirjastossanne kehittyvän? E-aineistojen osuus kokoelmista nyt (arvio). Prosentti. E-aineistojen osuus kokoelmista 5 vuoden kuluttua (arvio). Prosentti.

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Alustavia tuloksia Olisiko hyödyllistä että kirjastojen e-aineistot olisi kuvailtu nykyistä laajemmin Melindaan? Kyllä: 27 / 42, pääasiassa amk- ja yleiset kirjastot Ei: 15 / 42, pääasiassa yliopistokirjastot Olisiko mielestäsi hyödyllistä, jos lisensoitujen e-aineistojen bibliografiset tietueet olisivat Melindassa? Kyllä: 26 / 42, pääasiassa amk- ja yleiset kirjastot Ei: 16 / 42, pääasiassa yliopistokirjastot Melindasta nähdään hyötyä kirjastojen päällekkäisen työn vähentämisessä. Käyttöoikeudet puolestaan aiheuttavat haastetta.

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Poimintoja palautteesta "Joissain tapauksissa voisi olla hyötyä, jos jotkin FinElibin kautta tilatut e-kirjapaketit luetteloitaisiin keskitetysti Melindaan. Tällöin jokaisen aineistoa tilaavan kirjaston ei tarvitsisi hoitaa kokoelman päivitystyötä itse. Esim. Proquestin Academic Complete, joka on sisällöltään samanlainen kaikille tilaaville kirjastoille." "Yksittäisten tietueiden kohdalla olisi, mutta pakettien kohdalla ei ainakaan nykyisellä toiminnallisuudella" "Kuvailut hyödynnettävissä koko kirjastokentällä." "Helpottaisi aineistojen käyttöön saattamista, varsinkin kotimaisten. Helpottaisi esim. e-lehtien löytyvyyttä" "Mielestäni nykytaso on riittävä” "Vaihtelevista lisenssiehdoista sekä saatavuudesta ja käytettävyydestä johtuen e-aineistojen löytyminen Melindan kautta ollaan koettu etenkin asiakasnäkökulmasta enemmän arkikäytäntöjä sekä toimintaa hankaloittavaksi kuin helpottavaksi tekijäksi." "Yhteistietokannan pitää olla mahdollisimman kattava. Olisiko mahdollista saada Finelib-aineistojen metatiedot suoraan Melindaan, josta kirjastot voisivat poimia tarvitsemansa omaan tietokantaan." "Kaikkien kotimaisten e-aineistojen pitäisi olla luetteloituina Melindaan, jotta vältetään tuplatyötä. Kansainvälisten aineistojen osalta siirrytään varmaan jatkossa käyttämään kansainvälisiä tietämyskantoja entistä enemmän." "helpottaisi kuvailijoiden työtä, jos voisi poimia tietueita omaan tietokantaan, mutta mahdolliset ongelmat poistojen kanssa" "Riippuu, onko aineisto pakettina vai yksittäisenä nimekkeenä. Yksittäisen kirjaston omien tietojen siirtyminen ongelmallista."

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Yleisiä havaintoja E-aineistojen määrän kokoelmissa oletetaan kasvavan 5 vuoden kuluessa, etupäässä kuitenkin maltillisesti (max 10 %) Painetun aineiston määrä pienenee, mutta säilyy Vanhan aineiston poistamiseen voi olla niukasti resursseja E-aineistojen määrä vaihtelee paljon kirjastosektoreittain, jopa kirjastoittain sektorien sisällä Vastaukset kiinni nykytilanteessa Julkaisuarkistojen, Arton ja Melindan suhde. Melinda ja Finna. Aina ei eroteta sitä, että Melinda on metatietovaranto. Ei aineistojensäilytyspaikka eikä hakuindeksi.

E-aineistokysely Melinda-kirjastoille Seuraavat askeleet Vastauksien tarkempi analyysi, erityisesti sanalliset Mahdollisesti kysytään joiltakin kirjastoilta lisätietoa Raportti. Tulokset hyödyntävät muitakin kiinnostuneita: Finna, FinELib, kirjastojärjestelmähanke Kehittämistoimet ja linjaukset/päätökset Nopeat Pidemmän aikavälin

Metiva-wiki on nyt Melinda-asiakaswiki Kiitos! Metiva-wiki on nyt Melinda-asiakaswiki https://www.kiwi.fi/display/Melinda Palveluposti melinda-posti@helsinki.fi