Lupakäytännöt tietojen luovutukseen VIRTA-julkaisutietopalvelusta Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmän kokous 15.12.2016 Hanna-Mari Puuska

Taustaa VIRTA-julkaisutietopalvelussa tutkimusorganisaatiot säilyttävät kopiota osasta oman tutkimustietojärjestelmänsä tai julkaisurekisterinsä tietosisältöä Tavoitteena on, että VIRTA-julkaisutietopalvelun sisältämiä julkaisutietoja voidaan hyödyntää erilaisissa tutkijoille suunnatuissa palveluissa ja prosesseissa. Tiedon tuottajan näkökulmasta VIRTA-julkaisutietopalvelu on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy tietojärjestelmistä toisiin. Palvelu mahdollistaa tutkijalle omien julkaisujen tietojen poimimisen VIRTA-julkaisutietopalvelusta suoraan esimerkiksi tutkimusrahoittajien palveluihin, julkaisuarkistoihin, tutkimusaineistopalveluihin yms., jolloin tutkijan ei tarvitse syöttää niitä käsin. Korkeakoulut ja muut tutkimusorganisaatiot voivat saada VIRTA-julkaisutietopalvelusta ajantasaista vertailutietoa omasta ja muiden organisaatioiden julkaisutoiminnasta.

Henkilötiedot VIRTA-julkaisutietopalvelussa Tekijä(t) Lista kaikista julkaisun tekemiseen osallistuneista henkilöistä siten kuin ne on mainittu alkuperäisessä julkaisussa. Voi sisältää myös sellaisten tekijöiden nimiä, jotka eivät ole palvelussuhteessa tietoja toimittavassa organisaatiossa, esim. mikäli julkaisu on tehty yhteistyössä toisen organisaation kanssa. Omat tekijät ja näiden affiliaatiot: Raportoivaan organisaatioon kuuluvien tekijöiden etu- ja sukunimet ja yksikkötiedot (esim. ”Turun yliopisto, Lääketieteellinen biokemia ja genetiikka”). Tekijöiden affiliaatiot löytyvät myös alkuperäisistä julkaisutiedoista (tekijän ilmoittamana), mutta VIRTA- julkaisutietopalveluun ilmoitettavissa tiedoissa ne eivät välttämättä samoja, vaan voivat tulla esim. henkilörekisteristä. ORCID-tunniste Tekijätiedot voivat sisältää yksilöivän ORCID-tunnisteen, esim. http://orcid.org/0000-0001-5532-9274, mikäli tutkija on sellaisen luonut ja liittänyt julkaisuihinsa kotiorganisaation järjestelmässä.

VIRTA-julkaisutietopalvelun tietojen hyödyntäminen VIRTA-julkaisutietopalvelun tiedot ovat konekielisesti luettavissa ulkoiseen järjestelmään kahden lukurajapinnan kautta: REST ja OAI-PMH. Rajapintoihin on toistaiseksi annettu pääsy erikseen pyydettäessä Tutkimuskäyttöön (TY / RUSE) Tietoja tuottaville organisaatioille (TTY, Aalto – hyödyntävät etupäässä omia tietojaan) Lisäksi rajapintaan on annettu pääsy Suomen Akatemialle tietojen hyödyntämiseksi rahoitusraportointipilotissa Julkaisufoorumille julkaisukanavien arviointiin (ei siirretä henkilötietoja) Kansalliskirjastolle tietojen julkaisemiseksi JUULIssa.

Huomioita tiedonluovutuksesta Korkeakoulujen henkilörekistereihin sovelletaan julkisuuslakia ”Viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. ” (4. luku, 16 §) Julkisuuslaissa ei kuitenkaan mainita tietojen luovuttamista teknisen käyttöyhteyden kautta Verotietojen käytöstä on kuitenkin KHO:n päätös: Vaikka tiedot julkisia, niitä ei päätöksen mukaan voi avata teknisen käyttöyhteyden kautta. EU.n tietosuoja-asetuksen vaikutukset?

Tiedonluovutusluvat Pyydetään tutkimusorganisaatioilta luvat tietojen luovuttamiseksi nykyiseen ja mahdollisiin uusiin käyttötarkoituksiin VIRTA- julkaisutietopalvelusta Tiedonluovutuslupapyynnöt organisaatioille tammikuussa 2o17 Suomen Akatemia käyttää tietoja 1.4.2017 alkavassa hankeraportoinnissa Jos organisaatio ei anna lupaa, tietojen hakumahdollisuus rajapinnasta tämän organisaation tietoihin voidaan rajata pois

Julkaisutiedot rahoittajilta VIRTA-julkaisutietopalveluun? Tutkija voi poimia hankeraportoinnissa julkaisunsa VIRTA- julkaisutietopalvelusta ja hankenumero palautuu julkaisulle VIRTAan Mikäli julkaisua ei löydy, esimerkiksi Akatemian palvelussa tutkijan tulee syöttää julkaisunsa käsin Akatemian ehdotus - käsin syötetyt julkaisutiedot Akatemiasta jatkokäyttöön Palveluna tutkijalle – jos organisaatio voi ottaa tiedot käyttöön, niitä ei tarvitse syöttää uudelleen Toteutusvaihtoehtona tietojen palautus VIRTAan, jolloin ne ovat sieltä korkeakoulujen ja muiden tutkimusorganisaatioiden käytettävissä Tällöin Akatemia rekisterinpitäjänä vastaa tietojen luovuttamisesta Miten tietoja hyödynnetään? Palauteprosessi tutkimusorganisaatioille?