Ohjausryhmän kokous 11.9.2017 Leena Jukka Tutkimushallinnon tietovirrat ja tutkimustietovaranto VIESTINTÄSUUNNITELMA Ohjausryhmän kokous 11.9.2017 Leena Jukka

Taustaa Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on asettanut 10.3.2017 tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmät vuosille 2017-2020. Tavoitteena on koota yhteen julkaisuja, tutkimusaineistoja, tutkimusinfrastruktuureita, tutkijoita, hankkeita/projekteja ja tutkimusryhmiä koskevia metatietoja. Tutkimusta kuvaavia tietoja käytetään tutkimustyössä sekä siihen liittyvissä hallinnossa, kuten rahoitushauissa ja raportoinnissa, tiedonhauissa, julkaisutoiminnassa ja tilastoinnissa. Opetus-ja kulttuuriministeriö on antanut CSC - Tieteen tietotekniikan keskukselle toimeksiannon toteuttaa valtakunnallinen tutkimustietovaranto

Viestinnän lähtökohdat Viestinnän lähtökohtana ovat hyödyt tutkijoille, tutkimusorganisaatioille ja rahoittajille sekä tietojen perusteella päätöksiä tekeville tahoille. Viestinnän tavoitteena on lisätä tutkimustietovarannon tunnettuutta Suomessa tutkijoiden, tutkimusorganisaatioiden ja rahoittajien keskuudessa mm.: toteuttamalla hanketta tukevan ja sen etenemisestä avoimesti tiedottavan wiki-sivuston esittelemällä hanketta aktiivisesti eri sidosryhmien tapaamisissa koordinoimalla tapahtumia. Tutkimusorganisaatiot ja rahoittajat vastaavat tutkimustietovarannon edistämisestä omissa organisaatioissaan.

Viestinnän haasteet Selkeiden ja konkreettisten hyötyjen tunnistaminen eri toimijoille, sillä tarpeet kovin erilaiset. Tutkijoiden, julkaisujen, aineistojen, hankkeiden tms. tiedot tulevat useista lähdejärjestelmistä. Yliopistoilla ja muilla organisaatioilla on erilaisia käytäntöjä tietojen keräämiseen. Miten motivoida eri järjestelmät toimimaan yhteen? Tutkimusvarannon hyödyntämisessä siirretään henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn sääntely-ympäristö on muutoksessa , ja tämä heijastuu viestintään. Tutkimustietovarannon kansalliseen toteuttamiseen on suhtauduttu varauksella, sillä tiede ja sen rahoittajat toimivat kansainvälisellä kentällä.

Viestinnän tavoitteet Tutkimustietovaranto-hankkeen tunnettuuden lisääminen tutkijoiden, korkeakoulujen ja tutkimusrahoittajien keskuudessa Tutkimustietovarannon hyötyjen tunnistaminen ja edistäminen tietovirtojen sujuvuus ja manuaalisen työn väheneminen tutkimustuotosten ja rahoituspanoksen parempi näkyvyys Tutkimustietovarannon käyttöönoton edistäminen Kansallisen tason yhteistyön edistäminen

Viestinnän kohderyhmät Tutkimuslaitokset Tutkijat Tutkimusra-hoittajat Korkeakoulut Tutkimushallinto (TUHA)

MARKKINOINTIMATERIAALIT Viestinnän kanavia TAPAHTUMAT MARKKINOINTIMATERIAALIT TIEDOTTEET JUTUT Printeissä (esim. Acatiimi, Yliopisto-lehti, Tieteessä tapahtuu) Verkkojulkaisuissa (@CSC-verkkolehdessä, muut organisaatiot) SOME Wiki-sivut Kokousmateriaalit Aktiivinen päivitys ladattavat materiaalit tietoa tapahtumista kieli: su +en Kansallisten johtoryhmien kokoukset Muut sisäiset ja ulkoiset kokoukset Osallistuminen kansainvälisiin konferensseihin Kansallisten seminaarien järjestäminen CSC:n tapaamiset korkeakouluissa VERKKOSIVUT Yliopistotiedottajat-lista Verkostojen sp-listat (AAPA, FUCIO, TUHA, ARENE, UNIFI) blogien ja artikkelien jakaminen tapahtumatiedottaminen tutkijoiden omat verkostot Esitteet PowerPoint-esitykset Posterit Videot

Alustava aikataulu ja toimenpiteet 2017-2018 Q1-Q2 Q3-Q4 Wiki-sivusto www.csc.fi/tutkimustietovaranto Palveluosoite: tutkimustietovaranto@postit.csc.fi 1.3. X Artikkeli, blogikirjoitus (Esim. CSC, Tieteessä tapahtuu, Akatemia) 21.3. (Sarana) (CSC) (Tieteessä tapahtuu) OKM:n tiedote, CSC:n tiedote (yliopistotiedottajat-lista) 10.4. Kysely tieteen rahoittajille hanketietovarantoa varten 28.4. Kutsuttiin kaikki rahoittajat työstämään hanketietovarantoa työryhmässä 8.6. Tutkimustietovaranto-hankkeen esittelyä kansainvälisissä kokouksissa kevät Seminaari 30.10. Tutkimustietovaranto-hankkeen esittelyä verkostoissa ja instituutioissa

Tärkeimmät viestit kohderyhmittäin – TUTKIJAT Hallinnollinen työ kevenee, koska tiedot tutkijasta, julkaisuista, tutkimusaineistoista, infrastuktuureista ja rahoitetuista hankkeista syötetään lähdejärjestelmiinn vain kerran, mutta niitä voidaan käyttää useassa eri yhteydessä. Esimerkkinä nyt käytössä oleva julkaisutietojen kerääminen Virrasta Suomen Akatemian raportointia varten. Mahdollisuus napsia Virrasta tietoja laajemmin rahoituksen hakemiseen ja raportointiin. Mahdollisuus linkittää raportointiin mukaan julkaisut, tutkimusaineistot, infrastruktuurit. Verkostohyötyjä: mitä useampi toimija mukana, sitä tehokkaampaa. Tutkijat

Tärkeimmät viestit kohderyhmittäin – KORKEAKOULUT JA TUTKIMUSHALLINTO Hallinnollinen työ kevenee, koska tiedot tutkijasta, julkaisuista, tutkimusaineistoista, infrastuktuureista ja rahoitetuista hankkeista syötetään lähdejärjestelmiin vain kerran, mutta niitä voidaan käyttää useassa eri yhteydessä. Korkeakoulut Tutkimushallinto Kirjastot Korkeakoulujohto Tietohallinto Käyttäjähallinto

Tärkeimmät viestit kohderyhmittäin – TIETEEN RAHOITTAJAT Tutkimusrahoittajat Hallinnollinen työ kevenee, koska tiedot tutkijasta, julkaisuista, tutkimusaineistoista, infrastuktuureista ja rahoitetuista hankkeista syötetään lähdejärjestelmiin vain kerran, mutta niitä voidaan käyttää useassa eri yhteydessä. Lisää näkyvyyttä tutkimusrahoittajien toiminnalla ja rahoitetulle tutkimukselle

Toimenpiteet kohderyhmittäin TAVOITE SISÄLTÖ/VIESTIT KANAVAT AIKATAULU Tutkijat Tutkimustietovarannon tunnettuuden lisääminen Käytön laajeneminen tutkijoiden keskuudessa Hyötyjen tunnistaminen ja edistäminen Tietovirtojen sujuvuus ja toistuvasti suoritetun, manuaalisen työn väheneminen Tutkimustuotosten parempi näkyvyys Hakemusten ja raportoinnin helpottuminen Verkkosivut Tiedote yliopistotiedottajat- sähköpostilistalle Tohtorikoulut? Viestintäkampanja aina lähdejärjestelmän valmistuttua Verkkosivujen jatkuva päivitys

Toimenpiteet kohderyhmittäin TAVOITE SISÄLTÖ/VIESTIT KANAVA AIKATAULU Korkeakoulut Tutkimustietovarannon tunnettuuden lisääminen Kansallisen tason yhteistyön edistäminen Saatavat hyödyt (tietojen siirron helpottuminen) TUHA-verkosto FUCIO/AAPA UNIFI ATT-jatko Verkkosivujen jatkuva päivitys Jatkuva yhteistyö verkostojen kanssa

Toimenpiteet kohderyhmittäin TAVOITE SISÄLTÖ/VIESTIT KANAVA AIKATAULU Tutkimusrahoittajat Hallinnollisen työn keveneminen Näkyvyyden lisääminen Hyötynä rahoituksen haku- ja raportointiprosessien helpottuminen Näkyvyyden lisääntyminen Verkkosivut Mukana hanketietovarannon kehittämisessä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan kautta Verkkosivujen jatkuva päivitys 2017-2018 rahoittajat mukana hanketietovaran-non kehittämisessä

Sisäinen viestintä CSC:ssä eli tekijöiden sitouttaminen Sisäisen viestinnän tavoitteet yleisen tietoisuuden lisääminen CSC:n sisällä yhteistyön edistäminen ja oikeiden ihmisten ”kohtaamisen” varmistaminen sisäisten prosessien vahvistaminen välineitä ulkoiseen viestintään Sisäisen viestinnän pääasialliset kanavat Flow-ryhmä Säännölliset kokoukset joka toinen viikko Sisäinen Eduuni-workspace BOF

Viestinnän SWOT VAHVUUDET HEIKKOUDET MAHDOLLISUUDET UHAT OKM:n hanke ja laajapohjaiset ohjausryhmät Täsmällinen rajaus kansalliseksi hankkeeksi CSC:n viestinnän tuki HEIKKOUDET Viestit eivät ole tarpeeksi selkeitä Viestit eivät tavoita kaikkia kohderyhmiä, sillä viestit ja valitut kanavat eivät toimi MAHDOLLISUUDET Selkeä käyttötapaus, jossa hyödyt konkretisoituvat on Suomen Akatemian raportointiprosessi. Sen käyttäminen viestinnässä Kukaan ei halua lisää hallinnollista työtä –asenteen hyödyntäminen viestinnässä UHAT Kansallisen tietosuojasääntelyn keskeneräisyys vaikuttaa viestintään henkilötietojen siirtämisestä Tutkimustietovarannon käytön edistämiseen ei sitouduta CSC:n roolia koordinaattorina ei hyväksytä – ”CSC ajaa omia etujaan”

Viestinnän onnistumisen edellytyksiä Viestintä aiheuttaa kustannuksia ja turhat viestit ärsyttävät vastaanottajaa, joten viestinnän tärkeimmät kohderyhmät on tunnistettava ja rajattava, kenelle pitää viestiä missäkin vaiheessa eli aikataulutus on tärkeä, tunnistettava, mitä eri kohderyhmät haluavat tietää, mikä on heille tärkeää, mikä on yleisin tai suositelluin kanava tämän kohderyhmän tavoittamiseen ja mikä on tehokkain tapa saada viesti eteenpäin.

Viestinnän onnistumisen mittaamisesta Palaute viestinnän onnistumisesta on tärkeää ja sitä kannattaa kerätä säännöllisesti matkan varrella. Saamme tietoa mm.: tapaamisten avulla: ohjaus- ja muut hankkeeseen kuuluvat ryhmät, verkostotapaamiset tekemällä kohdennettuja haastatteluja verkkosivujen kävijämäärästä ja analytiikasta (sis. sosiaalisen median) käyttäjäpalautteesta esim. verkkosivujen kautta