Ohjausryhmän kokous / päivitykset punaisellla

Esitys aiheesta: "Ohjausryhmän kokous / päivitykset punaisellla"— Esityksen transkriptio:

1 Tutkimushallinnon tietovirrat ja tutkimustietovaranto VIESTINTÄSUUNNITELMA
Ohjausryhmän kokous / päivitykset punaisellla Leena Jukka ja Minna Ala-Mantila

2 Taustaa Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on asettanut tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimustietovarannon johto- ja ohjausryhmät vuosille Tavoitteena on koota yhteen julkaisuja, tutkimusaineistoja, tutkimusinfrastruktuureita, tutkijoita, hankkeita/projekteja ja tutkimusryhmiä koskevia metatietoja. Tutkimusta kuvaavia tietoja käytetään tutkimustyössä sekä siihen liittyvissä hallinnossa, kuten rahoitushauissa ja raportoinnissa, tiedonhauissa, julkaisutoiminnassa ja tilastoinnissa. Opetus-ja kulttuuriministeriö on antanut CSC - Tieteen tietotekniikan keskukselle toimeksiannon toteuttaa valtakunnallinen tutkimustietovaranto

3 Viestinnän lähtökohdat
Viestinnän lähtökohtana ovat hyödyt tutkijoille, tutkimusorganisaatioille ja rahoittajille sekä tietojen perusteella päätöksiä tekeville tahoille. Viestinnän tavoitteena on lisätä tutkimustietovarannon tunnettuutta Suomessa tutkijoiden, tutkimusorganisaatioiden ja rahoittajien keskuudessa mm.: Ylläpitämällä hanketta tukevan ja sen etenemisestä avoimesti tiedottavan wiki-sivuston esittelemällä hanketta aktiivisesti eri sidosryhmien tapaamisissa koordinoimalla tapahtumia Tutkimustietovarannon kotisivu/blogi ja Twitter Tutkimusorganisaatiot ja rahoittajat vastaavat tutkimustietovarannon edistämisestä omissa organisaatioissaan.

4 Viestinnän haasteet Selkeiden ja konkreettisten hyötyjen tunnistaminen eri toimijoille, sillä tarpeet kovin erilaiset. Tutkijoiden, julkaisujen, aineistojen, hankkeiden tms. tiedot tulevat useista lähdejärjestelmistä. Yliopistoilla ja muilla organisaatioilla on erilaisia käytäntöjä tietojen keräämiseen. Miten motivoida eri järjestelmät toimimaan yhteen? Tutkimusvarannon hyödyntämisessä siirretään henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn sääntely-ympäristö on muutoksessa , ja tämä heijastuu viestintään. Tutkimustietovarannon kansalliseen toteuttamiseen on suhtauduttu varauksella, sillä tiede ja sen rahoittajat toimivat kansainvälisellä kentällä.

5 Viestinnän tavoitteet
Tutkimustietovaranto-hankkeen tunnettuuden lisääminen tutkijoiden, korkeakoulujen ja tutkimusrahoittajien keskuudessa Tutkimustietovarannon hyötyjen tunnistaminen ja edistäminen tietovirtojen sujuvuus ja manuaalisen työn väheneminen tutkimustuotosten ja rahoituspanoksen parempi näkyvyys Tutkimustietovarannon käyttöönoton edistäminen Kansallisen tason yhteistyön edistäminen

6 Viestinnän kohderyhmät
Tutkimuslaitokset Tutkijat Tutkimusra-hoittajat Korkeakoulut Tutkimushallinto (TUHA)

7 MARKKINOINTIMATERIAALIT
Viestinnän kanavia Wiki-sivut (kattavasti tietoa) Blogi ja Twitter (lyhyitä tietoiskuja, näkyvyys) Kokousmateriaalit Aktiivinen päivitys (wiki, blogi, twitter) ladattavat materiaalit tietoa tapahtumista kieli: su +en TAPAHTUMAT MARKKINOINTIMATERIAALIT TIEDOTTEET JUTUT Printeissä (esim. Acatiimi, Yliopisto-lehti, Tieteessä tapahtuu) Verkkojulkaisuissa muut organisaatiot) TTV:n omassa blogissa SOME Kansallisten johtoryhmien kokoukset Muut sisäiset ja ulkoiset kokoukset Osallistuminen kansainvälisiin konferensseihin Kansallisten seminaarien järjestäminen CSC:n tapaamiset korkeakouluissa VERKKOSIVUT Yliopistotiedottajat-lista Verkostojen sp-listat (AAPA, FUCIO, TUHA, ARENE, UNIFI) Twitter ja oma blogi Q1-18, aktiivinen päivitys ja linkitys blogien ja artikkelien jakaminen tapahtumatiedottaminen tutkijoiden omat verkostot Esitteet PowerPoint-esitykset Posterit Videot Käyttötapauskuvauksia (ohjausryhmälle vs yleiseen jakoon)

8 Alustava aikataulu ja toimenpiteet 2017-2018
Q1-Q2 Q3-Q4 Wiki-sivusto Palveluosoite: 1.3. X Artikkeli, blogikirjoitus (Esim. CSC, Tieteessä tapahtuu, Akatemia) 21.3. (Sarana) (CSC) (Tieteessä tapahtuu) OKM:n tiedote, CSC:n tiedote (yliopistotiedottajat-lista) 10.4. Kysely tieteen rahoittajille hanketietovarantoa varten 28.4. Kutsuttiin kaikki rahoittajat työstämään hanketietovarantoa työryhmässä 8.6. Tutkimustietovaranto-hankkeen esittelyä kansainvälisissä kokouksissa kevät Seminaari 30.10. Tutkimustietovaranto-hankkeen esittelyä verkostoissa ja instituutioissa jatkuva päivitys 22.1. x Tutkimustietovarannon oma blogi (uusi kirjoitus joka toinen viikko) Helmikuu 2018

9 Tärkeimmät viestit kohderyhmittäin – TUTKIJAT
Hallinnollinen työ kevenee, koska tiedot tutkijasta, julkaisuista, tutkimusaineistoista, infrastuktuureista ja rahoitetuista hankkeista syötetään lähdejärjestelmiinn vain kerran, mutta niitä voidaan käyttää useassa eri yhteydessä. Esimerkkinä nyt käytössä oleva julkaisutietojen kerääminen Virrasta Suomen Akatemian raportointia varten. Mahdollisuus poimia Virrasta tietoja laajemmin rahoituksen hakemiseen ja raportointiin. Mahdollisuus linkittää raportointiin mukaan julkaisut, tutkimusaineistot, infrastruktuurit. Kokonaisuuksien yhdistäminen pysyvien tunnisteiden avulla. Verkostohyötyjä: mitä useampi toimija mukana, sitä tehokkaampaa. Tutkijat

10 Tärkeimmät viestit kohderyhmittäin – KORKEAKOULUT JA TUTKIMUSHALLINTO
Hallinnollinen työ kevenee, koska tiedot tutkijasta, julkaisuista, tutkimusaineistoista, infrastuktuureista ja rahoitetuista hankkeista syötetään lähdejärjestelmiin vain kerran, mutta niitä voidaan käyttää useassa eri yhteydessä. Keskitetty kanava raportoinnille ja tilastoinnille, vertailtavuus esim. eri tutkimusorganisaatioiden ja tieteenalojen välillä. Näkyvyyden lisääntyminen. Korkeakoulut Tutkimushallinto Kirjastot Korkeakoulujohto Tietohallinto Käyttäjähallinto

11 Tärkeimmät viestit kohderyhmittäin – TIETEEN RAHOITTAJAT
Tutkimusrahoittajat Hallinnollinen työ kevenee, koska tiedot tutkijasta, julkaisuista, tutkimusaineistoista, infrastuktuureista ja rahoitetuista hankkeista syötetään lähdejärjestelmiin vain kerran, mutta niitä voidaan käyttää useassa eri yhteydessä. Lisää näkyvyyttä tutkimusrahoittajien toiminnalle ja rahoitetulle tutkimukselle. Rahoitettujen hankkeiden tutkimustuloksien seuraaminen, vaikuttavuuden arviointi.

12 Toimenpiteet kohderyhmittäin
TAVOITE SISÄLTÖ/VIESTIT KANAVAT AIKATAULU Tutkijat Tutkimustietovarannon tunnettavuuden lisääminen Käytön laajeneminen tutkijoiden keskuudessa Hyötyjen tunnistaminen ja edistäminen Tietovirtojen sujuvuus ja toistuvasti suoritetun, manuaalisen työn väheneminen Tutkimustuotosten parempi näkyvyys Hakemusten ja raportoinnin helpottuminen Verkkosivut Tiedote yliopistotiedottajat- sähköpostilistalle Tohtorikoulut? Verkkosivujen jatkuva päivitys Viestintäkampanja aina lähdejärjestelmän valmistuttua

13 Toimenpiteet kohderyhmittäin
TAVOITE SISÄLTÖ/VIESTIT KANAVA AIKATAULU Korkeakoulut Tutkimustietovarannon tunnettuuden lisääminen Kansallisen tason yhteistyön edistäminen Saatavat hyödyt (tietojen siirron helpottuminen) Näkyvyyden lisääntyminen, vertailtavuus TUHA-verkosto FUCIO/AAPA UNIFI ATT-jatko Verkkosivujen jatkuva päivitys Jatkuva yhteistyö verkostojen kanssa

14 Toimenpiteet kohderyhmittäin
TAVOITE SISÄLTÖ/VIESTIT KANAVA AIKATAULU Tutkimusrahoittajat Hallinnollisen työn keveneminen Näkyvyyden lisääminen Hyötynä rahoituksen haku- ja raportointiprosessien helpottuminen Näkyvyyden lisääntyminen Verkkosivut Mukana hanketietovarannon kehittämisessä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan kautta Verkkosivujen jatkuva päivitys rahoittajat mukana hanketietovarannon kehittämisessä, Q1-Q pilotointi, Q3-Q valmis

15 Viestinnän SWOT VAHVUUDET HEIKKOUDET MAHDOLLISUUDET UHAT
OKM:n hanke ja laajapohjaiset ohjausryhmät Täsmällinen rajaus kansalliseksi hankkeeksi CSC:n viestinnän tuki HEIKKOUDET Viestit eivät ole tarpeeksi selkeitä Viestit eivät tavoita kaikkia kohderyhmiä, sillä viestit ja valitut kanavat eivät toimi MAHDOLLISUUDET Selkeä käyttötapaus, jossa hyödyt konkretisoituvat on Suomen Akatemian raportointiprosessi. Sen käyttäminen viestinnässä Kukaan ei halua lisää hallinnollista työtä –asenteen hyödyntäminen viestinnässä Kansainvälisesti edistyksellinen tietovaranto UHAT Kansallisen tietosuojasääntelyn keskeneräisyys vaikuttaa viestintään henkilötietojen siirtämisestä Tutkimustietovarannon käytön edistämiseen ei sitouduta CSC:n roolia koordinaattorina ei hyväksytä – ”CSC ajaa omia etujaan”

16 Viestinnän onnistumisen edellytyksiä
Viestintä aiheuttaa kustannuksia ja turhat viestit ärsyttävät vastaanottajaa, joten viestinnän tärkeimmät kohderyhmät on tunnistettava ja rajattava, kenelle pitää viestiä missäkin vaiheessa eli aikataulutus on tärkeä, tunnistettava, mitä eri kohderyhmät haluavat tietää, mikä on heille tärkeää, mikä on yleisin tai suositelluin kanava tämän kohderyhmän tavoittamiseen ja mikä on tehokkain tapa saada viesti eteenpäin.

17 Viestinnän onnistumisen mittaamisesta
Palaute viestinnän onnistumisesta on tärkeää ja sitä kannattaa kerätä säännöllisesti matkan varrella. Saamme tietoa mm.: tapaamisten avulla: ohjaus- ja muut hankkeeseen kuuluvat ryhmät, verkostotapaamiset tekemällä kohdennettuja haastatteluja verkkosivujen kävijämäärästä ja analytiikasta (sis. sosiaalisen median) käyttäjäpalautteesta esim. verkkosivujen kautta