Projektijohtaminen Aalto-yliopisto Syksy 2015 Juhani Kauhanen copyright Juhani Kauhanen 2015

Esityksen tavoite  Antaa konkreettinen kuva hyvästä ja tehokkaasta kehittämisprojekti- työskentelystä  Antaa työvälineitä ja ideoita menestykselliseen projektityöskentelyyn  Auttaa kehittämistyössä onnistumisessa copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin luonne  Kertaluonteista työtä  Tietyssä ajassa  Tietyllä organisaatiolla  Tietyn tuloksen aikaansaamiseksi copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektiorganisaatio  Rakennetaan tätä tehtävää silmällä pitäen  Organisaatio puretaan kun tehtävä on suoritettu  Ikään kuin oma ”tulosyksikkö” organisaation sisällä  Projektipäällikkö on tulosyksikön ”vetäjä” copyright Juhani Kauhanen 2015

Tavoitteena tietty tulos  Tavoitteellisuus  Toiminta keskittyy tuloksen aikaansaamiseen  Lopputulos määrittää suuressa määrin projektin onnistuneisuuden copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin tyypilliset piirteet  Tavoitteet  Elinkaari  Itsenäinen kokonaisuus (resurssit)  Ryhmätyöskentely  Vaiheistus  Ainutkertaisuus copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin tyypilliset piirteet (jatkuu)  Muutokset  Seurannaisperiaate  Sisäinen tai ulkoinen tilaaja  Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät ja kumppanit  Riski ja epävarmuus copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektityyppejä Aikaperusteiset  ”Normaalit” projektit  Pikaprojektit  Katastrofiprojektit Luonneperusteiset  Uudisprojektit  Ylläpitoprojektit copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektien kohteita (esimerkkejä)  Tutkimus- ja kehitystoiminta  Johtamisjärjestelmän kehittäminen  Organisaatiorakenteen muuttaminen  Tietojärjestelmien kehittäminen  Investoinnit  Toiminnan kehittäminen (ml. laatu)  Henkilöstön kehittäminen  Henkilöstöjohtamisen prosessien kehittäminen  Tuotannon ja tilojen järjestelyt  Markkinointiponnistukset copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektien tavallisimmat ongelmat  Johtamis- ja organisointiongelmat (33%)  Epätäsmälliset tavoitteet (21%)  Projektihallinnan ongelmat (15%)  Henkilöstöongelmat (11%)  Muut (tekniikka, toimittajat jne) (20%) Lähde: Gunnar Selin copyright Juhani Kauhanen 2015

Lopputuloksen määrittämisongelma  Mitä käyttäjä tarvitsee  Mitä käyttäjä haluaa  Mitä hän kertoo haluavansa  Miten häntä tulkitaan  Mitä hänelle toimitetaan Huom! Tasojen väliset kuilut minimoitava copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin tulostavoitteet  Lopputuloksen laatu (toimivuus, käyttäjäystävällisyys, vaikuttavuus, muunneltavuus)  Aikataulu  Kustannukset (tuotot)  Imago copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin vaiheistus  Projekti-idea, visio, tarve, ongelma  Esiselvitys  Projektin perustaminen  Kick-off-tilaisuus  Projektin suunnittelu  Toteutus  Testaus  Hyväksyminen  Ylläpidosta sopiminen  Projektiorganisaation purkaminen  Projektin päättäminen  Arviointi  Projektihenkilöstön palkitseminen copyright Juhani Kauhanen 2015

Esiselvitys  Toiminnalliset tavoitteet  Keskeiset ongelma-alueet  Tavoiteaikataulu  Kustannusarvio + rahoitus  Onnistumisedellytykset (riskit)  Lopputuotos  Projektiehdotus copyright Juhani Kauhanen 2015

Onnistuneen kehitysprojektin edellytykset Tahto Kyky Mahdollisuus Kurinalaisuus copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin johtaminen  Projektin perustaminen  Kick-off-tilaisuus  Projektin suunnittelu  Riskien arviointi  Työmäärien arviointi  Projektin ohjaus (johtaminen)  Raportointi ja tiedottaminen (sis. + ulk.) copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin johtaminen (jatkuu)  Edistymisen seuranta  Muutosten hallinta  Laadun varmistaminen  Arviointi ja hyväksyminen  Projektin päättäminen  Projektihenkilöstön palkitseminen copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin perustaminen  Aihealueen rajaus  Projektin tehtävät  Haluttu lopputulos  Hyväksymiskriteerit  Vastuut  Resurssitarpeet (henkilöstö + raha)  Toimintaympäristö  Ohjaus ja muutostenhallinta copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin suunnittelu  Suunnitellaan miten lopputulos saavutetaan; tuloksena projektisuunnitelma  Projektin suunnittelu on eri asia kuin lopputuloksen sisällön suunnittelu copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektisuunnitelma  Määrittely Johdanto ja tausta Projektin tulostavoitteet Rajaus ja liittymät  Organisaatio Asettaja Johto-/ohjausryhmä Projektipäällikkö Projektiryhmä  Toteutussuunnitelma Vaiheistus Aikataulu  Talousarvio + rahoitussuunnitelma  Tiedotussuunnitelma  Laadunvarmistus  Arvioinnin suoritustapa ja arvioinnin suorittaja copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin organisointi  Asettaja  Johtoryhmä (5 - 7 henkilöä)  Projektipäällikkö  Projektiryhmä copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin asettajan tehtävät  Esiselvityksen pohjalta päättää projektin käynnistäminen  Nimetä johtoryhmä  Antaa riittävät resurssit projektille  Tukea projektia sen työskentelyn aikana copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin johtoryhmän tehtävät  Edustaa projektin asettajaa  Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja taloudelliset tavoitteet  Nimetä projektipäällikkö  Hyväksyä projektisuunnitelma  Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit  Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset  Hyväksyä projektin tulos  Päättää projektin lopettamisesta  Arvioida projektin onnistumista  Palkita projektihenkilöstö copyright Juhani Kauhanen 2015

Johtoryhmän perustamisen periaatteet  Edustus keskeisistä sidosryhmistä, myös ylimmästä johdosta, yhteensä 5 – 7 jäsentä  Johtoryhmän tehtävät ja toiminnan periaatteet tulee määritellä käynnistysvaiheessa  Selvitetään muiden läheisten projektien olemassaolo ja kytkentä projektiin copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektipäällikön tehtävät  Johtaa projektisuunnitelman laatimista  Käynnistää projektiryhmän työskentely ja johtaa ryhmää  Valmistella johtoryhmän kokoukset  Ohjata ja valvoa projektiryhmän työskentelyä  Varmistaa projektiryhmän osaaminen  Antaa tarvittavat työvälineet  Huolehtia projektin dokumentoinnista  Johtaa loppuraportin laadintaa  Päättää projekti copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektiryhmän jäsenen tehtävät  Projektiryhmän jäseneltä edellytetään oman vastuualueen ammatillista hallintaa ja yhteistyökykyä  Jäsenen tehtävät: Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen Suorittaa projektipäällikön antamat tehtävät laadukkaasti Raportoida työn edistymisestä projektipäällikölle Dokumentoida työn tulokset Osallistua loppuraportin laadintaan Noudattaa annettuja menettelyohjeita copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektiryhmän perustamisen periaatteet  Projektiryhmään valitaan henkilöä, jotka edustavat projektin eri osa-alueita ja/tai henkilöstöryhmiä  Ryhmän jäsenten on oltava motivoituneita, yhteistyöhaluisia ja –kykyisiä  Jäsenten roolit on määriteltävä selkeästi copyright Juhani Kauhanen 2015

Kehittämisprojektien käynnistämisen haasteet Johdon tuen saaminen ja pitäminen Johtoryhmään valittavat henkilöt Projektiryhmään valittavat henkilöt Työmäärien arviointi Taloudelliset resurssit copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin riskien arviointi  Aiempien projektien kokemukset (loppuraportit)  Projektin riskien ja uhkien kartoitus ja läpikäynti johdon ja projekti- ryhmän kanssa  Riskianalyysi  Varasuunnitelmien laatiminen copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin kokouskäytännöt  Projektiryhmälle valitaan sihteeri  Kokousrytmi sovittu etukäteen  Kokouskutsussa ilmoitetaan aloitus- ja päätösajankohta  Päätös- vai keskustelupöytäkirja  Pöytäkirja toimitetaan välittömästi kokouksen jälkeen  Joka kokouksessa käydään läpi ed. kokouksen pöytäkirja  Kokouksissa toimitaan kurinalaisesti copyright Juhani Kauhanen 2015

Avainhenkilöiden sitouttamisen keinoja  Henkilökohtaiset keskustelut projektin tavoitteista heidän näkökulmastaan  Arvioidaan projektin vaikutus heidän vastuualueeseen  Pyydetään konkreettisia ehdotuksia projektin toteuttamiseksi  Sovitaan tiedottamistavat ja -kanavat copyright Juhani Kauhanen 2015

Kuinka johto osoittaa tukensa?  Osallistuu aktiivisesti kokouksiin ja tilaisuuksiin  Ottaa kantaa asioihin ja puhuu projektin tavoitteiden puolesta  Ilmaisee selkeästi projektin merkityksen organisaatiolle  Kuuntelee muiden näkemyksiä  Osoittaa projektille resursseja  Osoittaa aktiivisesti kiinnostusta projektin etenemiseen  Antaa palautetta copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin loppuraportti  Projektin yleiskuvaus  Projektin tavoitteet  Projektin onnistuminen  Projektiorganisaation toiminta  Lopputulos  Ylläpitovastuu  Arviointi copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin päättäminen  Loppuraportti  Onnistumisen arviointi  Projektihenkilöstön palkitseminen  Projektin päättymisestä tiedottaminen sidosryhmille  Päätöstilaisuus copyright Juhani Kauhanen 2015

Kehitysprojektin kriittiset menestystekijät  Muutostarpeen tiedostaminen ja hyväksyminen  Ymmärretyt ja hyväksytyt tavoitteet  Johdon tuki  Henkilöstön sitoutuminen projektiin  Projektin seuranta ja palautteen antaminen  Nopeat ja näkyvät tulokset copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin onnistumisen arviointi  Arvioinnin sisältö Asetettujen tavoitteiden saavutta- minen Vaikutukset muihin suoritusmitta- reihin Aikataulussa ja budjetissa pysyminen Eri henkilöstöryhmien kokema tyytyväisyys Vaikutukset imagoon copyright Juhani Kauhanen 2015

Projektin onnistumisen arviointimenetelmät Alku- ja loppuanalyysi Tulosten kriittinen vertailu tavoitteisiin Kyselyt ja haastattelut (sidosryhmät) Itsearviointi (workshop, seminaari, palautetilaisuudet) Ulkopuolisen suorittama auditointi copyright Juhani Kauhanen 2015

Lähteet  Kauhanen, Juhani: Henkilöstövoimavarojen johtaminen. SanomaPro, 11. uudistettu painos Nyk. Talentum.  Kauhanen, Juhani: Esimies palkitsijana. Kauppakamari  Kettunen, Sami: Onnistu projektissa. WSOY 2003  Lööw, Monica: Onnistunut projekti. Tietosanoma  Ruuska, Kai: Pidä projekti hallinnassa. 7. painos  Pelin, Risto: Projektihallinnan käsikirja 7.uud.painos copyright Juhani Kauhanen 2015