PROJEKTIN RESURSSIEN HALLINTA

Resurssisuunnittelun merkitys Aikataulun laadinta ja resurssisuunnittelu ovat vuorovaikutteinen suunnitteluprosessi Yleisin syy aikataulujen pettämiseen on se, ettei resurssilaskentaa ole suoritettu riittävän tarkasti eikä tarvittavaa resurssimäärää ole käytettävissä Ylitöitä Jatkuva kiire Myöhästelyä Epätasainen kuormitus, ylityöt ja hukka-aika aiheuttavat projektille lisäkustannuksia Moniprojektihallinta tekee resurssiohjauksesta erityisen vaativan ja merkittävän osan projektien ohjausta

Resurssisuunnittelun tavoitteita Aikataulussa arvioitujen resurssien saatavuuden varmistaminen (oikea määrä, oikeaan aikaan) ja siten aikataulun toteuminen Avainresurssien käytön optimointi ja kuormitus tulisi saada tasaiseksi ja jatkuvaksi Resurssikustannusten vähentäminen (optimointi)

Resurssisuunnittelu ja ajoitus SAMAT TEHTÄVÄT SAMA AJOITUS TOIMINTAVERKKO TYÖSUUNNITELMAT TALOUDELLISESTI EDULLINEN AJOITUS

Mieti, mitkä tekijät vähentävät vuosittaista työaikaa?

Resurssisuunnittelu Projekteissa on otettava huomioon resurssien todellinen tehokas kapasiteetti Vuosittaista työaikaa pienentävät monet tekijät ja päivittäistä tehokasta aikaa monet rutiinit ja ajanryöstäjät Esim. vuosityöaika rakennusprojektissa Vuodessa 260 arkipäivää Vuosilomat 30 pv Arkipyhät 6 pv Pekkas-päivät 10 pv Pakkaspäivät 15 pv Jäljelle jää 199 päivää

Resurssien pääluokat HENKILÖ A) OMAT B) ULKOPUOLISET MATERIAALIT KONEET JA LAITTEET RAHA MUUT RESURSSIT

Resurssilajit Resurssiluokan sisällä erotellaan ns. resurssilajit Sähkösuunnittelija LVI-suunnittelija Ohjelmoija Työnjohtaja Rakennusmies Kaivinkone+kuljettaja CAD-työasema

Resurssisuunnittelun kaksi vaihetta Resurssilaskenta Resurssitasaus

Resurssilaskenta Hyvän perustan projektin resurssilaskennalle antaa toimintaverkkoaikataulu Toimintaverkossa on kuvattuna: Tehtävät Kunkin tehtävän työmäärä (kesto) Tarvittavat resurssit per tehtävä Tehtävien suoritusjärjestys (riippuvuudet)

KESTO = TYÖMÄÄRÄ : RESURSSIMÄÄRÄ Resurssilaskenta Kesto Tehollinen kesto ( esim. kaavasta laskettu) Kalenterikesto (aika taulussa näkyvä janan pituus) KESTO = TYÖMÄÄRÄ : RESURSSIMÄÄRÄ

Mieti, mitä muuta työkuormitusta henkilöllä tyypillisesti on kuin varsinainen projektityö.

Resurssilaskenta Erikseen resurssilaskennassa on otettava huomioon kaikki muu työkuormitus Muut projektit Projektihallinto Pysyvät linjatehtävät Esimiestehtävät Ennustettavissa olevat kiiretyöt jotka tulevat projektiresursseille ( esim. ns. ”tulipalot”) Nämä voidaan ajoittaa kuten projektin tehtävät tai sitten ottaa huomioon keskimääräisenä prosenttina (esim. käytettävyys 70%)

Resurssien tasaus Aikataulut laaditaan aluksi siten, että tehtävät aloitetaan heti, kun edeltävät tehtävät ovat valmiit Tällöin yksi tehtäväketju ns. kriittinen polku määrää projektin aikaisimman mahdollisen päättymisajankohdan Kaikilla muilla tehtävillä on pelivaraa Toimintaverkon pelivaroja voidaan käyttää resurssintasaukseen

Resurssien tasaus

Resurssien tasaus

Henkilötason kuormitussuunnittelu Kullekin yksilölle voidaan arvioida, paljonko kokonaisajasta on käytettävissä projektille: Suunnittelussa otettava huomioon mm: Aikaisemmista projekteista tuleva jatkokuormitus/ ylläpito Hallinnolliset tehtävät Erilaiset työryhmät ja kokoukset Myynnin tuki, uudet tarjoukset Opastustehtävät, perehdyttäminen Käytettävissä on vain 100%

Millaisia aikavarkaita on työpäivän mittaan?

Ajanryöstäjät Puhelimen aiheuttamat keskeytykset Sähköpostitulva Vierailijoiden aiheuttamat keskeytykset Kokousten tehottomuus Tietokoneohjelmien opetteluun ja niiden muokkaamiseen menevä aika 100% onkin vain 60%

Projektiaikataulun ja resurssien yhteys projektien aikataulu suunnitellaan tyypillisesti siten, että keskitytään ensiksi tehtävien loogisiin yhteyksiin ja oletetaan rajattomat resurssit varsinainen resurssitarpeiden arviointi alkaa usein vasta projektiaikataulun alustavan suunnittelun jälkeen resurssitarpeita ovat: ihmiset  erityisosaamistarpeet tilat laitteistot raha materiaali

Resurssitarpeiden määrittely kullekin työpaketille määritellään resurssitarpeet: ihmiset, tilat, materiaalit jne. projektiaikataulun ja työpakettien avulla arvioidaan resurssien kulutus kaikkina ajankohtina oletettuja resurssien kulutusta verrataan käytettävissä oleviin resursseihin

Työn ositus ja aikataulutus VI – resurssitarpeiden laskeminen Tehtävä Aiheen valinta Tausta- tutkimus Aineist. valinta Menet. valinta Kysym. asetus Aineiston keruu Aineist. käsitt. Tulosten tulkinta Resurssit Aineiston analyysi Yhteen- veto Aika 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Resurssitarpeiden hallinta perimmäisenä päämääränä resurssien tasainen mutta tehokas kulutus ei tyhjäkäyntiä eikä suuria heilahteluja tai piikkejä tehtävän alkamisen liikuttelu pelivaran puitteissa tehtävän venyttäminen ja resurssitarpeen ohentaminen pelivaran puitteissa tehtävän pilkkominen pienemmiksi osiksi korvaavien, ylimääräisten resurssien osoittaminen uusista tehtäväkenttää tuntemattomista työntekijöistä voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä, sillä he tarvitsevat muilta koulutusta

Työn ositus ja aikataulutus VI – resurssitarpeiden tasaaminen Tehtävä Aiheen valinta Taustatutkimus Venyttäminen Aineiston valinta Menetelm. valinta Kysym. asetus Aineiston keruu Aineist. käsitt. Tulosten tulkinta Resurssit Aineiston analyysi Yhteen- veto Aika 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Työn ositus ja aikataulutus VII – resurssitarpeiden tasaaminen Tehtävä Aiheen valinta Taustatutkimus Aineiston valinta Menetelm. valinta Siirtäminen Kysym. asetus Aineiston keruu Aineist. käsitt. Tulost. tulkinta Resurssit Aineiston analyysi Yhteen- veto Aika 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Työn ositus ja aikataulutus VIII – resurssitarpeiden tasaaminen Tehtävä Kysym. asetus Aineiston keruu I Aineiston keruu II K I K II Aineisto käsittely Aineist anal. I Aineist anal. II Tulosten tulkinta Yhteen- veto Pilkkominen Resurssit Aika 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19