Nuorisovaihto Hakuprosessi koulutusmateriaali 1400 1380 1430 1390 1410 1420 Estonia www.ryefinland.com
Hakuprosessi (vuosi, kesä, leiri) 1. Rotary nuorisovaihto-ohjelmaan haluava OPPILAS ottaa yhteyttä paikalliseen klubiin ja tiedustelee onko mahdollista että klubi lähettäisi hänet Rotary vaihto-oppilaaksi 2. OPPILAS tekee itsestään, perheestään, harrastuksistaan vapaamuotoisen hakemuksen (A4), jossa tuo esille motivaationsa lähtöön 3. KLUBI tai isoilla paikkakunnilla useat klubit kutsuvat kaikki hakijat haastatteluun 4. Haastattelun perusteella KLUBI/KLUBIT tekevät oppilasvalintansa. Oppilaan tulee tietää mihin on sitoutumassa 5. Oppilasvalinnan jälkeen KLUBI täyttää sitoumuslomakkeen joka lähetetään piirin nuorisovaihdon PJ:lle (30.11. mennessä) www.ryefinland.com
Hakuprosessi (vuosi) 6. Klubin COUNSELOR luo OB oppilaan asiakashallintaohjelmaan ja lähettää oppilaalle linkin ja tarvittavat tiedot lopullisen hakemuksen täyttämiseksi ohjelman kautta 7. OPPILAS täyttää tietonsa asiakashallintaohjelmaan annetun ohjeen mukaan ja saa lopuksi täytetyn hakemuksen PDF tiedostona 8. OPPILAS käy lääkärissä ja hammaslääkärissä tarkastuksessa jonka tuloksen hammas/lääkäri kirjaa hakulomakkeisiin (4kpl) 9. Kun hakemuksen (4 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa kussakin) klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnä ollessa. Hakemus toimitetaan täydellisenä klubin COUNSELORILLE www.ryefinland.com
Hakuprosessi (kesä, leiri) 6. OPPILAS lataa ja täyttää PDF hakemuksen annetun ohjeen mukaan (4kpl). Counselorin tulee varmistaa että kaikki tarvittavat Rotary kontaktitiedot on oppilaan käytettävissä 7. Klubin COUNSELOR luo ja kirjaa OB oppilaan tiedot asiakashallintaohjelmaan 8. Klubin COUNSELOR luo oppilaan perheestä HOST perheen asiakashallintaohjelmaan (Student Family) 9. Kun hakemuksen (4 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnä ollessa joka todistaa allekirjoitukset. Hakemus toimitetaan täydellisenä klubin COUNSELORILLE www.ryefinland.com
Hakuprosessi (vuosi) 10. Klubin COUNSELOR tarkistaa hakemuksen sekä tiedot asiakashallintajärjestelmässä 11. Klubin COUNSELOR luo asiakashallintaohjelmaan kaikki 3-4 tulevan oppilaan (IB) perhettä jotka klubin sitoumuksessa on mainittu 12. Klubin COUNSELOR hakee hakemukseen puuttuvat allekirjoitukset klubin presidentiltä kaikkiin neljään kappaleeseen. Ja lähettää hakemuksen (3 kopiota + PDF) piirin PJ:lle (31.12. mennessä) 13. OB oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle hän tarkistaa OB oppilaan tiedot sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa www.ryefinland.com
Hakuprosessi (kesä, leiri) 10. Klubin COUNSELOR hakee hakemukseen puuttuvat allekirjoitukset klubin presidentiltä kaikkiin neljään kappaleeseen. Ja lähettää hakemuksen (3 kopiota + PDF) piirin PJ:lle (31.12. mennessä) 11. OB oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle hän tarkistaa OB oppilaan tiedot sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa 12. Siirtyy kohtaan 14 www.ryefinland.com
Hakuprosessi (vuosi, kesä, leiri) 14. OB hakemukset siirtyvät KIRJEENVAIHTAJALLE joka päivittää kohdemaan josta oppilaspaikkaa haetaan ensisijaisesti 15. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja lähettää/vastaanottaa hakemukset, sekä on yhteydessä oppilaaseen tilanteen kehittymisestä ja paikan vahvistumisesta 16. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan OPPILAAN perustiedot 17. Kirjeenvaihtaja lähettää IB hakemuksen klubiin. Klubin saatua IB oppilaan paperit, COUNSELOR täydentää Guarantee Formin (3 kpl) ja hakee koulun hyväksynnän sekä klubin presidentin allekirjoitukset ja toimitaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle www.ryefinland.com
Hakuprosessi (vuosi, kesä, leiri) 18. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB oppilaan tarvittavat GF kopiot lähettävälle kirjeenvaihtajalle => viisumi 19. KIRJEENVAIHTAJA vastaanottaa OB oppilaan GF:n ja toimittaa ne OPPILAALLE viisumi hakemusta varten 20. OPPILAS ja KIRJEENVAIHTAJA tapaavat Lahden valtakunnallisessa koulutustapahtumassa jossa valmistellaan tulevaa (vuosi, kesä) www.ryefinland.com
HUOMIOTAVAA Rotary nuorisovaihto-ohjelma ei ole matkatoimisto. Oppilaalta kysytään neljää ( 2 ei engl.kielinen) maavaihtoehtoa johon hän on valmis lähtemään. Paikkaa ei voida vahvistaa ennen kuin vastaanottavapuoli sen tekee (GF). Klubi ei voi, eikä saa luvata paikkaa kohdemaassa! Lähtevän vuosivaihto-oppilaan perhettä ei voida velvoittaa olemaan host perheenä. Heiltä voidaan mahdollisuutta toimia isäntäperheenä hakuvaiheessa tiedustella Oppilas sitoutuu Rotary nuorisovaihto-ohjelmassa osallistumaan Rotarien järjestämään koulutukseen. Pakollisia ovat piirien koulutukset ja valtakunnallinen tapahtuma Lahdessa Oppilas sitoutuu pyydettäessä esiintymään ja kertomaan itsestään ja kokemuksistaan ennen ja jälkeen vaihdon sponsoroivan klubin kokouksissa www.ryefinland.com
HUOMIOTAVAA Vuosivaihto-oppilas sitoutuu raportoimaan kolmen kuukauden välein oloistaan ja kokemuksistaan Kesä ja leirivaihto-oppilas sitoutuu raportoimaan vaihdon jälkeen Vuosivaihto-oppilas sitoutuu osallistumaan vaihtovuoden aikana host piirin ja host klubin järjestämiin Rotary tilaisuuksiin Rotary nuorisovaihto-ohjelmaan osallistuvat klubit sitoutuvat Toimimaan RI:n määrittelemän sertifioinnin asettamien vaatimusten mukaan Nimeämään 3 hengen NVA tiimin, josta löytyy counselor, kummi ja turva-asiamies. Molemmat sukupuolet tulee olla edustettuna Klubin NVA tiimistä yhden henkiolön tulee osallistua piirin järjestämään koulutukseen per Rotary vuosi Kaikkien Rotary nuorisovaihtotoimintaa osallistuvien aikuisten tulee toimittaa kopio sitoumuslomakkeesta piirin nuorisovaihdon PJ:lle www.ryefinland.com