Kokemuksia sometyökaluista verkkopalvelun kehittämisessä – Case toimeksi.fi Saara Pajunpää, VVV-projekti, Pohjois-Pohjanmaan sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry

Määrittelyvaihe Tarvitaan yhteinen paikka mihin kerätä paljon erilaisia dokumentteja Suunnittelukokouksia järjestetään tiheästi Tarvitaan väline mihin kerätä yhteiseen käyttöön löydettyjä materiaaleja Tarvitaan väline sisäiseen viestintään Osallistujat Espoosta, Oulusta ja Rovaniemeltä Uusia ihmisiä tulee mukaan koko ajan Minimaaliset resurssit Uusien työvälineiden käyttöönotto vaatii aikaa ja ohjausta Eletään sähköpostiaikakautta Mahdollisuus tavata noin 2kk välein, vaikka kokouksia tarvitaan useammin

Sähköposti sisäiseen tiedonkulkuun Skype kuvayhteydellä kokouksiin DropBox muistioille sekä yhteisten suunnitelmien tuottamiseen MindMeister sivustorakenteen kuvaamiseen ja yhdessä työstämiseen Lisäksi käytössä kaikki perustoimisto-ohjelmistot Kokousajoista sopimiseen

Toteustus ja pilotointivaihe Dokumenttien määrä kasvaa Tulevat ylläpitäjät tarvitsevat dokumentteja Tarvitaan yhteisiä välineitä ylläpitäjien nopeaan ohjeistamiseen Tarvitaan nopeita kanavia yhteydenpitoon ja päätöksen tekoon Tarvitaan välineitä käyttäjien antaman palautteen keräämiseen Sivuston 1. versio pitää saada valmiiksi Palavereita tiheästi erilaisilla kokoonpanoilla Kaikki mukana olevat tuntevat toisensa, uusiakin tulee mukaan Sisältöjen toteutus kulkee eri osa-alueilla ja maantieteellisillä alueilla eri aikataulussa Toteutus ja pilotointi kulkevat limittäin Ylläpitäjien mukaan tulo vaihtelee alueittain Valmius uusien työkalujen käyttöönottoon on kasvanut

Sähköposti sisäiseen tiedonkulkuun kokousten välillä Skype kuvayhteydellä kokouksiin DropBox muistioille sekä yhteisten suunnitelmien tuottamiseen Google Sivustolle tulevat lomakkeet testikäyttöön Hangout kokouksiin kun työskenneltiin yhteisten tiedostojen äärellä

Ylläpitovaihe Tarvitaan helposti päivitettävät ohjeet Väline jolla kysyä apua muilta ylläpitäjiltä Väline jolla tiedottaa nopeasti Palavereita harvakseltaan Tarvitaan välineitä käyttäjien antaman palautteen keräämiseen tulevan kehittämistyön suunnitteluun Ylläpitäjät ovat kaukana toisistaan On opittu tuntemaan toistensa alueet ja toimintatavat Valmius uusien työkalujen käyttöönottoon on olemassa Työkalut on testattu ja toimivimmat valittu Suunniteltu kehittämistyö siirtyy ainakin vuodella Ylläpitäjille on koottu ohjeet

Sähköposti, jos muut välineet eivät sovellut DropBox muistioille sekä yhteisten suunnitelmien tuottamiseen Google Hangout kokouksiin Pikaviestintään, ongelmien ratkaisuun, ohjeistamiseen

Mitä opimme Uusia välineitä kannattaa kokeilla rohkeasti Yksi väline kerrallaan Parhaat jäävät elämään, käyttäjät äänestävät näppäimistöllä Uusien välineiden opettelu vaatii aikaa, keppiä ja porkkanaa Jos todella halutaan uuden välineen tulevan osaksi toimintaprosesseja, ei anneta muita korvaavia välineitä käyttöön yhtä aikaa esim. sähköinen lomake ja sähköposti Kuvayhteys vähentää väärinkäsityksiä Puhelin tms varakanava on aina oltava hätäratkaisuna saatavilla, jos muu tekniikka pettää Kaikissa välineissä tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä ja ne on syytä aika ajoin kerrata, välillä myös päivittää Ylläpitäjiä tai pääkäyttäjiä on oltava useita Mikään someväline ei korvaa livetapaamisia ja yhdessäoloa