Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen Kirjasto TUTKA Artikkelit Konferenssi- julkaisut Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen Kirjat 24.10.2014 Marja-Leena Harjuniemi Informaatikko / JYK
KESKITETTY JULKAISUTIETOREKISTERIN YLLÄPITÄMINEN Aiemmin hajautetusti laitoksilla tapahtunut TUTKA -julkaisurekisterin ylläpitäminen keskitettiin kirjastoon 1.4.2014 alkaen Tutkijat itse eivät kirjaa julkaisujaan enää ollenkaan Ei myöskään laitoskohtaisia vastuuhenkilöitä Kirjasto kirjaa kaiken alusta alkaen Julkaisut 13 % perusrahoituksesta
Tutkijan arjen helpottaminen Kirjausten laadun parantaminen MIKSI ALOITETETIIN Tutkijan arjen helpottaminen Kirjausten laadun parantaminen Rinnakkaistallennuksen lisääminen Kirjaston roolin kannalta merkittävä työ (Uuden palvelun lanseeraaminen: Lähdettävä aina ajatuksesta, mikä tuottaa hyötyä palvelun saajalle, ei tuottajalle.)
TALLENNUSMÄÄRÄT Raportointivuosi 2010 2571 (julkaisua) Raportointivuosi 2013 2798 (Joista A1-artikkeleita 1132 kpl) Odotusarvo vuodelle 2014 ? Tähän asti kirjattuna 1700 (+ 400) Tänä vuonna lisäksi puuttuneiden v. 2013 artikkelien lisäyskirjaukset Laitoksilta perittyjen sotkujen tarkistaminen
MITEN TOTEUTETAAN Tutkijoilta tulevat ilmoitukset : e-lomake Mahdollisimman kevyesti, minitiedot Suositus: PDF-liite + julkaisutyyppi, oppiaine, tieteenala Tracker-seurantajärjestelmä Tiedot eivät siirry mihinkään Ulkoisista tietokannoista haravointi (ei importointia) Web of Science Scopus ARTO JY:n omat julkaisut osakohteineen JYKDOKin kautta Muut JYKDOK-osakohteet + muu haravointi Helpoimmillaan tutkija saa valmiin ilmoituksen Vastuu ilmoittamisesta kuitenkin aina tutkijalla
MONIPUOLINEN OSAAMISKOKONAISUUS
KIRJASTO ETSII / TÄYDENTÄÄ PUUTTUVAT TIEDOT Tutkija (mini)ilmoittaa uudesta julkaisusta Tai HUOM. Ei edes ilmoita. Kirjasto etsii tiedot + määrittelee julkaisutyypin. Tiedonkeruun käsikirja/OKM. Julkaisu kirjataan TUTKAan. + Rinnakkais-tallentamiseen liittyvät lupatarkastukset, tiedostojen pyytäminen. + rinnakkaistallenne JYX-julkaisuarkistoon Julkaisu avataan TUTKAan
SUUNNITELMA VS. TODELLISUUS Ei importointi- mahdollisuuksia (uusi järjestelmä tulossa) Henkilöitä asteittain 1-4 (vasta syyskuun alusta alkaen 4 hlöä) Tallennusmäärät ensimmäisenä vuonna normaalia isommat SUUNNITELMA: ”Saadaan tehtyä edellyttäen, että…” 4 henkilötyövuotta Importointimahdollisuus Web of Science, Scopus ja ARTO -tietokannoista
RESURSSIT 1 informaatikko (helmikuu- ) 1 amanuenssi (kesäkuu- ) 1 kirjastosihteeri (huhtikuu-) 1 ma. kirjastosihteeri (heinä-joulukuu) JY-julkaisut luetteloinnin kautta Nyt ruuhka-apuna kaksi oto. tallentajaa Tallennukset (~3000 kpl) + rinnakkaistallentaminen Poikkeuksellinen ensimmäinen vuosi 2/3 vuotta käytössä, vajaat resurssit Ei importointimahdollisuuksia Vanhat perityt sotkut Vuoden 2013 puuttuvien haravointi Oppimisen vaatima aika : oppimiskäyrä
MONIPUOLINEN OSAAMISKOKONAISUUS Bibliografiset tiedot Tiedonkeruu käsikirja JUFO, Juuli Julkaisutyypit OKM-ohjeet (RAHANJAKO) Sisällönkuvailu Asiasanat (Tieteenala) Open Access/ Rinnakkais-tallentaminen SherpaRomeo Versiotyypit Lisenssilukutaito TUTKA -järjestelmän tekninen hallinta Henkilöiden kysyminen laitoksilta. Oppiaineiden etsiminen. Tracker -järjestelmän Tekninen hallinta Yhteydenpito tutkijoihin. Tiedostojen kysyminen, etc.
AVOIN RINNAKKAISTALLENTAMINEN Final draft pyydetään lähettämään julkaisu- ilmoituksen yhteydessä Vain noin 10 % lähettää Huom. Kuitenkin rinnakkaistallentaminen aktivoitunut merkittävästi Alkuvuonna tallenteita oli alle 700 (usean vuoden aikana) Nyt yht. 1003 (+ n. 100 käsittelemätöntä) Luvat tarkistetaan ja final draft -tiedostoja pyydetään kirjausilmoituksen yhteydessä JY:n linjaus ’edellyttää’ avointa tallentamista Rehtorin uusi linjaus suunnitteilla
ONGELMAKOHTIA (1/3) OKM:n kirjaussäännöt osin huomattavan vaikeita, tulkinnanvaraisia Tieteenalakohtaiset kirjaussäännöt Julkaisut, joissa JY-affiliaatio, mutta jotka pitää ymmärtää/tietää olla kirjaamatta Julkaisut, joissa ei JY-affiliaatiota, mutta jotka pitää ymmärtää kirjata (esim. HIP-erikoistutkijat) Virheellisiä affiliaatio-merkintöjä myös Wos + Scopus
ONGELMAKOHTIA (2/3) Vieraskieliset (muut kuin eng, swe) artikkelit, joista lähetetty vain tekijän lähettämät tiedot, ei PDF-tiedostoa TUTKAsta puuttuvat henkilöt, henkilöiden statuksen varmistaminen laitoksilta Tutkijoiden identifiointi : artikkeleissa yleensä vain alkukirjain Oppiaineet (OKM ei kysy, mutta laitokset keräävät) Affiliaatio-tiedot, milloin eivät selviä artikkeleista
ONGELMAKOHTIA (3/3) Hyvin minimaalisin tiedoin lähetetyt, kontekstista erotetut ilmoitukset Konferenssijulkaisut pahimpia (!) Onko edes julkaistu Onko ns. vakiintunut Eri artikkelityypit; short papers, seminar papers Onko vertaisarvioitu ja jos, niin FT vai abstract Kirjasto käyttää valtavasti aikaa etsimällä tietoja, jotka tutkija itse tietäisi sanoa heti Pahimmillaan yhden kirjauksen tekemiseen voi mennä useita tunteja 20/80 -sääntö
KOKEMUKSIA, PALAUTETTA Palautetta tullut yllättävän vähän Pääosin kiittävää, uudistusta pidetään hyvänä Mutta myös epäuskoa: ”Meillä tutkijat eivät oikein usko, että kirjasto kykenee tähän.” Kokonainen laitos Vakava palaute! Sana ’lomake’ herättää vastustusta Vähän tyytymättömyyttä kirjaston tekemiin tyyppiluokkamuutoksiin Yksittäistä tyytymättömyyttä
ASENNE KIRJASTON SISÄLLÄ ”Siellähän ne ovat WoSissa / Scopuksessa” ”Valtaosa helppoja” ”Samanlaista kuin kirjan luettelointi” ”Loppuvuodesta tarvittaessa kaikki osallistuvat.” ”Mitä noita miettii. Runtatkaa menemään.” KAIKKI VÄÄRIN Ei ole ehkä kaikin osin ymmärretty, kuinka suuren tehtävän kirjasto on ottanut tehdäkseen.
KANNATTAAKO? VOIKO SUOSITELLA MUILLE? Kyllä ’varmaan’ Tavoitteet (helpotus tutkijoille, kirjausten laatu, rinnakkaistallentamisen aktivointi) saavutettu Kuitenkin useita epävarmuustekijöitä Pahin vasta edessä (joulu-tammikuu) Vaatii kirjastolta tällä tavalla toteutettuna paljon Uuden palvelun lanseeraaminen Ensivaikutelma Uskottavuus Mahdollisuus kiitokseen on, mutta tärkein – eli työ – on vielä tekemättä
Marja-Leena Harjuniemi KIITOS! http://openaccess.jyu.fi/keskitettykirjaaminen http://openaccess.jyu.fi/rt Marja-Leena Harjuniemi mharjuni@jyu.fi