Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen: tiedon yhteismitallisuus ja järjestelmien yhteentoimivuus Ilmari Hyvönen Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto Tietohallinnon vastuualue

Taustaa Opetus- ja kulttuuriministeriö valmisteli keskustelun pohjaksi muistion siitä, miten korkeakoulujen sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön yhteisillä toimenpiteillä kehitettäisiin ja ylläpidettäisiin korkeakoulujen tietojen yhteismitallisuutta ja yhteentoimivuutta. Muistiossa esitettiin, että yhteistyön tärkeimpinä tuloksina olisivat yhteiset käsitteet ja keskeisimpiä yhteisiä tietoja sisältävä korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Muistio esiteltiin korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaarissa Opetus- ja kulttuuriministeriö pyysi yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta ja tiedelaitoksilta kommentteja muistioon mennessä.

Taustaa: Kommenttikierros ja seminaari 21 korkeakoulua, Tilastokeskus ja ARENE ry kommentoivat RAKETTI-hankkeen puitteissa toiminut Pelisääntö –työryhmä tuotti samaa aihepiiriä käsittelevän loppuraportin joulukuussa Useat korkeakoulut ovat kommentoineet samalla myös suositusluonnosta. – Kommenttien perusteella tarkennettua muistiota käsiteltiin OKM:n järjestämässä seminaarissa Seminaarin perusteella vielä tarkennuksia, joihin ei enää saatu sisällöllisiä kommentteja seminaariväeltä Muistion versiota 2.2 käsitellään RAKETTI-ohjausryhmässä kesäkuussa muistiolla on vaikutuksia RAKETTI-hankkeeseen

Muistion tavoite Tavoitteena on muodostaa yhteinen tahtotila korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittämiseksi lähivuosina. Tavoitteena on parantaa korkeakoulujen johtamisessa ja korkeakoululaitoksen ohjaamisessa tarvittavan tiedon yhteismitallisuutta, saatavuutta ja ajantasaisuutta, sekä kehittää korkeakoulujen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta kansallisesti keskitettyjen tietojärjestelmäpalveluiden ja tietoa keräävien viranomaisten kanssa, korkeakoulujen välillä ja yksittäisten korkeakoulujen sisällä Yleisempänä tavoitteena on korkeakoulujen opetuksen ja tutkimuksen hallintoon ja tukipalveluihin liittyvän tietohallinnon yleinen tehokkuus ja laadukkuus korkeakoululaitoksen kokonaisuuden tasolla

Muistion fokus (mikä ”tietohallinto”?) Opetukseen ja tutkimukseen liittyvässä korkeakoulujen tietohallinnossa Toiminnan tuloksiin liittyvissä tiedoissa Korkeakoululaitoksen tasolla tehtävän arkkitehtuurityön rajauksessa ja tämän suhteessa muihin arkkitehtuurin tasoihin (julkinen hallinto, OKM:n vastuulla oleva ”kohdealue”, koulutus ja tutkimus) Säädöksiin perustuvissa keskitetyissä järjestelmäpalveluissa Viranomaisten tietotarpeissa OKM:n roolin rajauksessa

Muistion sisältö Tiivistelmä2 1 Johdanto3 2 Korkeakoulun toimintaa kuvaava ja toiminnasta kerättävä tieto Korkeakoulut ovat monilla tavoin sidoksissa toisiinsa ja muihin toimijoihin Tieto on semanttisesti epäyhtenäistä ja hajanaista 3 3 Kehittämisen lähtökohdat Yhteismitallisuuden ja yhteentoimivuuden parantaminen Kokonaisarkkitehtuurin hallinta koulutuksen ja tutkimuksen osa-alueella 4 4 Lähivuosien toimenpiteiden pääalueet Käsitteiden, yhteismitallisen raportoinnin ja yhteentoimivuuden määritysten ja kuvausten kehittäminen ja ylläpito7 4.2 Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tuottaminen Toimintamallit korkeakoulujen kesken yhteistyössä viranomaisten kanssa Yhteismitallista ja yhteentoimivaa tietoa hyödyntävien palveluiden tuottaminen 15 5 Korkeakoulujen tietohallinnon kehittämisen organisointi ja toimenpiteet 15

Käsitteet ja yhteentoimivuus

Käsitteet, yhteentoimivuus ja yhteismitallinen raportointi

Yhteinen käsitteistö, yhteentoimivuus ja yhteismitallinen raportointi – mitä tarvitaan? Tietohallintolain 8§  ministeriöllä velvollisuus huolehtia yhteentoimivuudesta (kaavion vasen laita). Toisaalta korkeakoulujärjestelmän ohjaaminen ohjauksessa käytettävän tiedon yhteismitallisuutta (kaavion oikea laita) Mitä dokumentaatiota pitää luoda ja ylläpitää, ohjaavia kysymyksiä: –Mistä on hyötyä? –Mikä on yhteistä? –Jotta relevantit tahot voi osallistua, tarvitaan ymmärrettäviä ”näkymät” kokonaisuuteen.

Toimivalta Viranomaisten toimivalta määrittyy tiedonkeruumandaattien / keskitettyjen palveluiden säädöksiin perustuvan ylläpitovelvollisuuden kautta –Tämä ei kuitenkaan kata läheskään kaikkea korkeakoulujen tietosisältöjä (~ 80/20) Ei kuitenkaan järkevää tuottaa erikseen viranomaisten määrityksiä ja korkeakoulujen määrityksiä Tulisi olla yhteinen kokonaisuus määrityksiä, jonka tuottamista ohjaavat toisaalta viranomaisten tarpeet velvoittavina vaatimuksina ja toisaalta korkeakoulujen raportoinnin ja yhteentoimivuus –Lopputulos yhteismitallisuuden kannalta parempi näin

Määritysten taso: esimerkki Tiedot tulisi määritellä toiminnan tasolle asti, ts. sille tasolle että voidaan tuottaa ohjeita (korkeakoulujen omiin) järjestelmiin tietoa syöttäville virkailijoille, opettajille tms. Esim. ”suorituskieli” –Rahoitusmalli: vieraskielisessä opetuksessa suoritetut opintopisteet rahoitustekijänä  ministeriön opintopistetiedonkeruumääritys  XDW tietomallissa Opintosuoritus –käsitteen attribuutti suorituskieli  Korkeakoulun rekisteröintikäytäntö (korkeakoulun ohjeistus siitä miten rekisteröidään) Opintosuorituksella voi olla attribuutteja joista viranomaiset eivät kiinnostuneita (esim. korkeakoulun talouteen ja sisäiseen organisaatioon liittyen) – järkevää kuitenkin kuvata samassa mallissa!

Tiedon käyttö korkeakoulun sisällä / ulkopuolella Eri viranomaisten tietotarpeet, tiedonkeruiden määritykset –OKM –TK –KELA –CIMO –OPH,… Määritysten yhteensopivuuden lisäksi järkevää miettiä myös tiedonkeruiden fyysistä rationalisointia (tietovaranto) Korkeakoulun sisäiset tarpeet laajempia ja monimutkaisempia (80/20)

Tietojärjestelmien yhteentoimivuus – mistä kaikesta pitäisi olla määrityksiä? Korkeakoulut  Viranomaiset Korkeakoulu A  korkeakoulu B –HAKA –JOOPAS –TIPTOP –ahot –käytännöt –opiskelijavalinnat Korkeakoulun sisällä, esim. –Opintohallinnon järjestelmä  oppimisalusta –standardoinnilla voitaisiin yhdenmukaistaa myös näitä ja säästää kustannuksissa Myös fyysistä tietovirtaa kannattaa yhdenmukaistaa (tietovaranto)

Yhteentoimivuus – mitä määrityksiä on jo? Korkeakoulujen tietomalli (XDW käsitemalli/tietomalli) –kattava M –määritykset (XML-skeemat) –M1 tutkinto, opintokokonaisuus, opintojakso –M2 opetuksen toteutuksen tiedot –M3 opintosuoritusten tiedot –M0 opinto-oikeudet funetEduPerson –HAKA Tekeillä –Oppijan tietomalli ja tähän liittyvät siirtomääritykset (SADe ohjelman oppijan palvelukokonaisuus, KSHJ) Standardit: CEN 2011: ELM ja MLO Tutkimuksen osa-alueella ei tällä hetkellä yhteisiä määrityksiä –Kansainvälisiä määrityksiä on EuroCRIS:

Suhde korkeakoululaitoksen (kokonais-) arkkitehtuuriin Edellämainitut tärkeä osa korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin tasolla ylläpidettävää dokumentaatiokokonaisuutta –Osa koko opetustoimelle yhteistä RAKETTI-hankkeen työnä olisi vielä kartoittaa kokonaisuutta ja suunniteltava hallintamalli tarkemmin, myös suhteessa arkkitehtuurin muihin tasoihin Yleisesti ei pitäisi olla erillisiä yhteentoimivuus- ja käsiteprojekteja vaan tehdä työtä tarpeen mukaan ja ylläpitää kokonaisuutta

Tietovaranto

Tietovarannon taustaa: RAKETTI –hankkeen vanha tietovarastointivisio (-2011) CSC:n XDW tietovarastopalvelu laajenee nopeasti korkeakoulujen käyttöön Ministeriön tietovarastoon ladataan tietoa suoraan korkeakoulujen tietovarastoista Viranomaisille siirretään tietoa ”suoraan” tietovarastoista Mutta –CSC:n Tietovarastopalvelua ei ole otettu käyttöön korkeakouluissa –Korkeakoulukohtaisia tietovarastoja toteutettu ja toteutetaan XDW – tietomalliin perustuen –Vipunen edennyt ja etenee (ministeriön ja OPH:n tilastotietokanta ja portaali) –Opiskelijavalintojen uudistuksesta tulleet nopeat tarpeet (tutkinto, suoritus- ja opiskeluoikeustiedot koottava kattavasti hakujärjestelmän käyttöön)

Korjattu visio Korkeakoulut huolehtivat lähtökohtaisesti itse tietovarastoistaan; CSC:n tietovarastopalvelu tarjolla edelleen. Tietovarastoja rakennettaessa on hyvä hyödyntää XDW –tietomallia (ja luontiskriptejä) –kansallisen tason tietoarkkitehtuuria, tietovirtoja ei voi rakentaa oletukselle, että tietovarastopalvelu olisi kattavasti käytössä. Perustetaan tietovaranto aluksi ensisijaisesti opiskelijavalintajärjestelmän tarpeisiin (RAKETTI-VIRTA –projekti) ja laajennetaan käyttöä jatkossa tarpeiden mukaan

Tietovaranto on… Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on tietojärjestelmä, jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota osasta opiskelijarekisteriensä (ja tulevaisuudessa mahdollisesti muiden henkilörekisteriensä) tietosisällöstä. Tietovaranto ei muodosta korkeakoulujen omista henkilörekistereistä loogisesti erillistä henkilörekisteriä, ja jokainen korkeakoulu toimii rekisterinpitäjänä oman tietovarannossa säilytetyn tietosisältönsä osalta. Tietovarannon tavoitteena on tuottaa korkeakoulujen rekistereissä oleva tieto luotettavasti ja tehokkaasti erityisesti opiskelijavalintarekisterin, mutta myös muiden valtakunnallisten palveluiden, korkeakoulujen keskinäisten palveluiden ja korkeakoulujen omien palveluiden käyttöön henkilötietojen käsittelyä ja luovuttamista koskevan lainsäädännön ja tietosuojan turvaamisen edellyttämissä rajoissa. OKM vastaa kustannuksista siltä osin kuin tietoa välitetään viranomaisille. Jos käyttö huomattavasti laajenee korkeakoulujen omaan käyttöön voidaan kustannuksia kohdentaa (esim. kuormaperustaisesti)

Tietovarannon tietosisältönä henkilöpohjainen (tulos)tieto Korkeakoulujen opiskelijavalintojen uudistamiseen liittyen toteutetaan opiskelijoita, opiskeluoikeuksia, tutkintoja sekä opintosuorituksia ja niiden arvosanoja koskeva valmisteltavana olevassa lainsäädännössä edellytetty sisältö Tilastointi/raportointitarve: ministeriön ja TK:n opiskelija/tutkintotiedonkeruut –KELA (opintotuen seuranta – otetaan tarve huomioon jo tässä vaiheessa) Säädösten sisältö –Keskitetty fyysinen tietovaranto – hajautettu rekisterinpito (korkeakoulu vastaa tiedoistaan) –Tallennusvelvoite yllämainitun tiedon osalta Nämä tiedot opiskelijavalintajärjestelmän käytössä –Tietovarantoa voidaan käyttää myös muuhun, esim. viranomaisten tiedonkeruisiin ja korkeakoulujen palveluiden taustajärjestelmänä

Tietovarannon hyödyistä Korkeakoulun ulkopuolella tarvittavaa tietoa saataville: tapa välittää tietoa Opiskelijavalintojen uudistuksen tarpeet Viranomaistietovirtojen rationalisointi Luodaan perustaa korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kehittämiselle korkeakoulurajat ylittävien prosessien osalta –AHOT, joustavat siirtymät, 2 syklin valinnat, … Uutta tietoa –miten paljon opiskelijoilla on opiskeluoikeuksia? –missä määrin tutkinnot ovat korkeakoulujen ”omaa tuotantoa”? Tiedon laadun parantuminen

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja viranomaistietovirtojen kehittämisen mahdolliset vaiheet Ensimmäinen vaihe perustuu HE-luonnoksen mukaan lakiin; korkeakoulut ja OKM sopivat mahdollisesta jatkosta: –2. vaihe: Laajasti korkeakoulujen opintohallinnon palveluiden tiedonvälitysalustana toimiminen (AHOT); muut mahdolliset tiedonkeruut, henkilökunnan tiedot julkaisutietoihin liitettäviksi: "tutkijarekisteri”; tietovaranto arkistopalveluna korkeakouluille –3. vaihe: henkilötiedoista muihin raportoitaviin tietoihin, kuten talousraportointi (?)…

Toimintamallit

Organisaatio -2014

Organisaatio ”Johtoryhmä” UNIFI:n ja ARENE:n nimeämät edustajat, opintohallinnon, tietohallinnon ja tutkimusasioiden verkostojen edustajat, ministeriön edustaja johtoryhmän puheenjohtajana Arkkitehtuuriryhmä: johtoryhmän nimeämät tai kutsumat henkilöt, Arkkitehtuuriryhmän tehtävänä on –huolehtia yhteisten toimenpiteiden ja arkkitehtuurin yhteensovittamisesta julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityön muiden toimijoiden kanssa sekä –opintohallinnon, tutkimushallinnon, tukipalveluiden (talous ja henkilöstöhallinto) ja tietohallinnon ja toisaalta OKM:n tiedonkeruutoiminnan välisten kysymysten käsittely ja koordinaatio, sekä –yhteentoimivuuden ja yhteismitallisen raportoinnin määritysten ja kuvausten tuottamisen koordinaatio, julkaisu, ylläpito ja menetelmät.

Organisaatio (jatkuu) Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ylläpidon ohjaukseen perustetaan seurantaryhmä tai seurantaryhmänä toimii jompikumpi yllämainituista ryhmistä CSC:n koordinaatioresurssit –Johtoryhmälle –Arkkitehtuuriryhmälle –Tietovarannon ylläpitoon ja kehitykseen –Osa-aluekohtaiseen yhteentoimivuuden ja yhteismitallisen raportoinnin kehittämiseen ja mahdolliseen viitearkkitehtuurityöhön opintohallinto, tutkimushallinto, tietohallinto, talous&henkilöstö Osa-aluekohtaiset referenssiryhmät, joihin korkeakoulut nimeävät edusajia (esim. opintohallinto, tutkimus & innovaatiotoiminta, jne)

Vaikutuksia RAKETTI -hankkeeseen Jo RAKETTI –hankkeen loppuvaiheessa pitäisi organisoitua siten, että –omistajuus käsitemallin ja yhteentoimivuuden määritysten osista on opintohallinnon osalta RAKETTI-OPI –hankkeella ja tutkimushallinnon osalta RAKETTI-TUTKI –hankkeella. –Näiden ulkopuolelle jääviltä osin koordinaatioresurssin tulisi toimia talous- ja henkilöstöhallinnon ja ehkä esim. tietovarastotoimintaa harjoittavien verkoston kanssa –Kokonaisuuden koordinaatio ja muutosten hyväksyntä RAKETTI-KOKOA:lla Vastaava työtapa hankkeen jälkeen

Arkkitehtuurityön tasot korkeakoulujen kannalta Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri OKM:n vastuulla oleva koulutus, tiede ja kulttuuri –osa-alue Koulutus ja tutkimus –OKM:n vastuulla oleva koulutus ja myös muu –OKM:n vastuulla oleva tutkimus, mutta myös muu Koulutuksen osalta (kattaen kaikki koulutusasteet) osalta voidaan tuottaa –yhteisiä määrityksiä (esim. suhteessa OPH:n palveluihin) –yhteisiä viitearkkitehtuureja Korkeakoululaitos –korkeakoulujen käsitemalli, yhteentoimivuuden määritykset, viitearkkitehtuurit Yksittäinen korkeakoulu

Arkkitehtuurityön tasoja

OKM:n vastuulla oleva kokonaisarkkitehtuurin kohdealue OKM:n vastuulla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealue Kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin kehittämissuunnitelmaa ja sille hallintamallia on valmisteltu OKM:ssä alustavasti Koulutus ja tutkimus on yhtenä osa-alueena kohdealueella Koulutuksen ja tutkimuksen osa-alueen arkkitehtuurityö organisoidaan toistaiseksi asianomaisten osastojen (KTPO, KOPO) ja Aikuiskoulutuspolitiikan yksikön (AIPO) yhteistyönä ja perustamalla osa-alueen arkkitehtuuriryhmä Toistaiseksi arkkitehtuurityötä tehdään hankkeissa (SADe ja RAKETTI)

Toimenpiteet

Toimenpiteet: Yhteiset tietojärjestelmät? Korkeakoulut päättävät itse omien strategisten tavoitteidensa tietojärjestelmistään ja siitä mitä tietojärjestelmiä tai palveluita ne yhdessä tai erikseen tuottavat. Korkeakoulut päättävät itse minkälaisia tietovarastoratkaisuja käyttävät. RAKETTI-OPI hanke on päätynyt siihen, että yhteistä Oodin ja Winhan kaltaiset opiskelijarekisterijärjestelmät korvaavan tietojärjestelmän toteuttamista ei tavoitella hankkeessa. Järjestelmiä toteutetaan moduuleittain ja korkeakoululähtöisesti erilaisissa yhteistyökokoonpanoissa noudattaen yhteistä opiskelun ja opetuksen tukitoimintojen tavoitetilan viitearkkitehtuuria (ARKKI) Myöskään tutkimushallinnon osalta ei ole näköpiirissä yhteisen tutkimushallinnon tietojärjestelmän toteuttamista RAKETTI- hankkeessa.

RAKETTI hankkeessa toteutettavat Suurin RAKETTI -hankkeessa sen vielä toteutettava tietojärjestelmäprojekti on korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon toteuttaminen. Lisäksi RAKETTI-OPI –hankkeessa toteutetaan yksittäisiä järjestelmämoduuleja (toimenpide T2.3) ja mahdolliset muut sovittavat järjestelmäprojektit Tehtyä: Tietovarastopalvelu tarjolla Vipunen Korkeakoulujen tietomalli, ARKKI, Kartturi, useita selvitysraportteja, yhteistyörakenteet

Toimenpidetaulukko Toimenpiteet on koottu koontitaulukkoon, jonka liitteenä on toimenpiteiden tarkempi kuvaus. Koontitaulukoissa toimenpidekohtaisesti todetaan asettaja, joka on toimenpiteen tilaaja ja valtuuttaja. Asettajan lisäksi kuvataan vastuutaho toimenpiteen ohjaamisessa. Mustalla merkittyjen toimenpiteiden toteuttamisesta on päätetty tai ne ovat OKM:n alustavan näkemyksen mukaan välttämättömiä. Sinisellä merkityt ovat toimenpiteitä, joiden toteuttaminen, tekotapa tai tarkempi rajaus vaatii vielä selvitystä. Punaisella merkityn toimenpiteessä ratkaistavat ongelmat on tunnistettu, mutta ratkaisutapa voi olla myös lähtökohtaisesti toisenlainen kuin kuvattu.