KLUBISIHTEERIN koulutus Lapualla 18.4.2009 MD 107-F / TSL 18.4.2009

Aineiston sisältö MD 107-F / TSL 18.4.2009 3 Koulutuksen tavoite 4 Sihteerin merkitys 5 Sihteerin tehtävät ennen kauden alkua 6 Klubin sisäiset tehtävät 7 Ulkoiset tehtävät 8-9 Ennen kokousta 10 Kokouksen aikana 11 Kokouksen jälkeen 12 Pöytäkirja 13 Kuukausittain suoritettavat tehtävät 14 Elokuu 15 Syyskuu 16 Lokakuu 17 Marraskuu 18 Tammikuu 19 Helmikuu 20 Maaliskuu 21 Maalis-Huhtikuu 22 Toukokuu 23 Kesäkuu 25 Paikkaamisperusteet 26-27 Toimintakertomus 28 Internet ilmoitukset 29-35 Päämajan jäsenilmoitus 36-39 Suomen jäsenrekisteri 40 Klubille tuleva sähköposti 41 Kertaus 42 Ilmoitus yhdistyrekisteriin MD 107-F / TSL 18.4.2009

KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden Tiedät siihen kuuluvan byrokratian Tiedät tärkeimmät ilmoitukset Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa MD 107-F / TSL 18.4.2009 3 3

SIHTEERI klubin tärkein (virkailija) lion ? Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! MD 107-F / TSL 18.4.2009

Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista - että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin Ilmoitus netissä että nykyinen sihteeri lähettää kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset toukokuun lopulla, pyydä kopiot. - että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu kotimaiseen ja kv. rekisteriin MD 107-F / TSL 18.4.2009

Klubin sisäiset tehtävät Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen Materiaalin jakaminen MD 107-F / TSL 18.4.2009

Ulkoiset Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin MD 107-F / TSL 18.4.2009

Ennen kokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Laadi luettelo ilmoitusasioista MD 107-F / TSL 18.4.2009

Ennen kokousta 2 Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt kauden toimikuntien kokoonpanot ed. kokousten pöytäkirjat piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille MD 107-F / TSL 18.4.2009

Kokouksen aikana Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa kokouksesta Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Osa 1/4.4.08/HR MD 107-F / TSL 18.4.2009

Kokouksen jälkeen Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin Merkitse annetut palkinnot ko. jäsenten palvelu- ja palkintotilastoon kotimaisessa jäsenrekisterissä Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai seuraavana päivänä Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin Täytä ilmoitukset ja lähetä ne saman tien MD 107-F / TSL 18.4.2009

Pöytäkirjan pito Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin tärkeä (ja ehkä ainoa) "historiakirja”. MD 107-F / TSL 18.4.2009

Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elokuu – Kesäkuu Hallitus, klubikokoukset ja kutsut Kuukauden jäsenilmoitus ja piirin toimintailmoitus, ilmoitukset voi korjata edellisiltä kuukausilta Läsnäolo yms. tilastot Kirjeenvaihdon hoitaminen Tilastojen ym. tietojen arkistointi MD 107-F / TSL 18.4.2009

Elokuu Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on tehnyt kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset, ellei, niin toimi heti,että asia tulee kuntoon Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. MD 107-F / TSL 18.4.2009

Syyskuu Toimintasuunnitelmien teko Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. MD 107-F / TSL 18.4.2009

Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut Vuosikokousvalmistelut MD 107-F / TSL 18.4.2009

Marraskuu Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 30.11. mennessä MD 107-F / TSL 18.4.2009

Tammikuu Liittotoimistoon 15.1. mennessä seuraavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä MD 107-F / TSL 18.4.2009

Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu ehdollepanotoimikunta presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja MD 107-F / TSL 18.4.2009

Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton ja päämajan rekisterit Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille MD 107-F / TSL 18.4.2009

Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen MD 107-F / TSL 18.4.2009

Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin (presidentti tekee – sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä) Palkintojen anominen Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle MD 107-F / TSL 18.4.2009

Kesäkuu Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty MD 107-F / TSL 18.4.2009

Muut asiat Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta) Keruu- arpajais- ym. lupien haku Klubialoitteet, ym. Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen niin kotimaisessa kuin päämajan rekisterissä MD 107-F / TSL 18.4.2009

Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja (s. A 50 kaudella 08-09) MD 107-F / TSL 18.4.2009

Toimintakertomus Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät yms. MD 107-F / TSL 18.4.2009

Toimintakertomus (jatkuu) Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset MD 107-F / TSL 18.4.2009

Internet-ilmoitukset MD 107-F / TSL 18.4.2009 28 28

Päämajan ilmoitukset Siirry osoitteeseen https://www3.lionsclubs.org/EN/RegisterLogin/HomeLogin.aspx?target=Lion Helpommin piirin samaan paikkaan pääs F-piirin etusivun kautta – KV –logosta: Käyttäjätunnus = kansainvälinen jäsennumerosi Salasana toimitetaan Päämajasta kirjeitse Salasanan voi hakea sihteeri tai presidentti MD 107-F / TSL 18.4.2009 29

Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukauden jäsenilmoitus Käydään joka kuukausi, klubikokouksen jälkeen merkkaamassa: ei muutoksia Tai Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa Päämajan perimät kansainväliset jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin MD 107-F / TSL 18.4.2009 30

Kv. jäsenrekisterin käyttö Klubivirkailijat (presidentti ja sihteeri) voivat käyttää seuraavia toimintoja: Jäsenasiat - Lisätä, päivittää/katsoa, siirtää ja/tai uudelleen aktivoida jäsen. Jos kuukauden aikana ei ole minkäänlaisia jäsenmuutoksia, klikkaa kohtaa ei muutoksia jäsentiedoissa. Klubi - Päivittää klubikokousten tiedot; klubin virkailijat; lähettää ja etsiä klubiaktiviteettien laskuja; katsoa/päivittää liitännäisklubin yhteystietoja; katsoa piirivirkailijoiden tietoja; pyytää joitakin klubin tasoisia raportteja sekä ladata jäsentietoja. HUOM !! Rahastonhoitajalla vain katseluoikeus sivuilla MD 107-F / TSL 18.4.2009 31

Päämajan ilmoitukset Valitse kohta: Jäsen – ja aktiviteetti-ilmoituksen lähettäminen Valitse Lions virkailija –vasen logo - Kirjaudu sisään tunnuksillasi MD 107-F / TSL 18.4.2009 32

Päämajan ilmoitukset Jäsenilmoitus Valitse kohta Jäsen Valitse oikea raportointikuukausi Voit: Lisätä jäsenen Päivittää/tarkastella jäsentietoja Siirtää jäsenen Erottaa jäsenen Ottaa uudelleen jäseneksi ja jos ei ole tapahtunut mitään muutoksia, valitset: Ei muutoksia jäsentiedoissa MD 107-F / TSL 18.4.2009 33

Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Kuukauden jäsenilmoitus paperiversiona Lähetä jäsenilmoituksen päällimmäinen osa osoitteella: Suomen Lions-liitto ry Kirkonkyläntie 10, 00700 HELSINKI, ei missään tapauksessa suoraan Päämajaan. Jos lähetät sen Päämajaan, niin Suomen jäsenrekisteri jää päivittämättä. - Paperi-ilmoituksia tarvitsee lähettää vain, jos ei hoida ilmoituksia netin kautta. MD 107-F / TSL 18.4.2009 34

Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Jäsenilmoitus paperiversio Postita piirikuvernöörin kappale piirisihteerille Klubille jäävä kappale on hyvä liittää klubihallituksen kokouksen pöytäkirjan liitteeksi, tai muuten arkistoida viideksi vuodeksi Huomioi, että kuukauden jäsenilmoituksen allekirjoittaa klubin presidentti Koska jäsenilmoitukseen merkitään vain jäsentietoja, ei ole mitään syytä pitkittää ilmoituksen lähettämistä MD 107-F / TSL 18.4.2009 35

Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä www.lions.fi/rekisteri Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin. Rekisteristä tiedot vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten. Käyttäjätunnus, salasana ja internet -osoite Suomen Lions liitosta. Tarkemmin mm. F-Piirin –aineistopankista. Käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia, joten ne on pyydettävä uudestaan käyttäjän vaihtuessa. MD 107-F / TSL 18.4.2009 36 36

Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä www.lions.fi/rekisteri Verkossa voi päivittää kaikki jäsentietomuutokset. Myös klubia koskevia tietoja voi korjata (virkailijat, klubin e-mail) Ohjelmassa on joitakin raportteja, joita voi tulostaa joko jäsen- tai klubipuolella. MD 107-F / TSL 18.4.2009 37

Jäsenmäärien oikeellisuus rekistereissä on tärkeä asia Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy kotimainen jäsenmaksu Kansainvälisen Päämajan jäsenrekisterin perusteella määräytyy kansainvälinen jäsenmaksu Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan Rekisterit yhdistetään lähivuosina, ennen sitä ne pitää olla kunnossa – Nimet molemmissa salalla tavalla kirjoitettuina MD 107-F / TSL 18.4.2009 38

Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä Kun jäsentiedot hoidetaan internetin kautta, klubin ei tarvitse lähettää paperiversioita minnekään. Myöskään kopiota päämajan rekisteriin tehdyistä jäsenmuutoksista ei tarvitse Lions-liittoon toimittaa. Lisää tietoa saat: Suomen Lions-liitto ry, Marja Pakkanen jäsenrekisterin pääkäyttäjä (09) 5655 9515 MD 107-F / TSL 18.4.2009 39

Klubille tuleva sähköposti Liitto on perustanut jokaiselle klubeille oman sähköpostiosoitteen (alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa klubin.nimi@lions.fi Osoitteeseen tulee kytkeä jonkun klubilaisen todellinen sähköpostiosoite, jonka ylläpito tapahtuu siten, että klubissa oleva Lions-liiton jäsenrekisterin ylläpitäjä päivittää tiedot ja muutokset jäsenrekisteriin Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi alias-sähköpostit – tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöille MD 107-F / TSL 18.4.2009 40 40

Lyhyt kertaus Internet– Mikäli sinulla on käytössäsi internetyhteys hanki salasanat sekä kansainväliseen rekisteriin, että Suomen Lions-liiton rekisteriin. Kv. rekisterissä vierailet kerran kuussa ilmoittamassa onko jäsenmuutoksia vai ei. Kotimaisessa rekisterissä riittää käynti silloin kun muutoksia tapahtuu; osoite, eroaminen, uusi jäsen jne.. Paperi – Mikäli käytössäsi ei ole internetyhteyttä voit jättää jäsenilmoituksen kuukausittain paperilla, mutta lähetä se Suomen Lions-liittoon, sieltä se toimitetaan eteenpäin. MD 107-F / TSL 18.4.2009 41

Ilmoitus yhdistysrekisteriin Lomakkeella suoraan patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin Lomakkeita on Internetissä osoitteessa http://www.prh.fi Tehtävä kesäkuun aikana Tehdään vain kerran vuodessa MD 107-F / TSL 18.4.2009 42 42