Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta Yliopistokirjastojen neuvoston kokous Turussa Merja Hyödynmaa, suunnittelija Tietokarttahanke

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta2 Tietokarttahankkeen ”miehistö”  Hankkeen ohjausryhmä: Vuokko Palonen (pj.), Anneli Ahtola, Esa-Pekka Keskitalo, Sara von Ungern, Pentti Vattulainen, Raine Wilen + asiantuntijat Ari Rouvari, Irma Reijonen, Juha Hakala  Kirjastojen yhdyshenkilöt (33/33)  Kansalliskirjaston asiantuntijoita  Suunnittelija ( )

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta3 Tietokartta  Tehdään yksi, yhteinen ja kaikille (yliopisto)kirjastoille sama tietokartta.  Tietokarttaan kuvaillaan aihealueittain (yliopisto)kirjastojen aineistotarjonta painetut kokoelmat, lisensoitu aineisto, digitoitu aineisto, valikoitu vapaa verkkoaineisto  Tutkimuslaitosten ja muiden kirjastojen aineistot mukaan myöhemmin (2006?).

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta4 Tietokartan välineet  Kokoelmien kuvailuformaatti  perustuu Dublin Core Collection Description –sovellusprofiiliin  n. 35 kenttää, joista 4 pakollista  Kuvailujen tallennusalusta  ENCompassin www-lomake (tai ENCompassin oma tallennusalusta) tai erikseen suunniteltu www-lomake.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta5 Tietokartan välineet jatkuu  Kuvailutietojen syöttö ei edellytä kirjastojen ostavan ENCompass- lisenssiä!  Kuvailujen säilytys- ja käyttöpaikka on ENCompass.  Tietokartan käyttöliittymä Nellin tai ENCompassin kautta.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta6 Kielitiede Kirjall.- tutkimus Filosofia HUMANISTINEN KOKOELMA Saksan k.Sana- kirjat Norjan kieli ja kirjall. Etiikka Soveltava kielitiede YHTEISKUNTATIET. KOKOELMA TALOUSTIETEEN KOK. Viestintä- tieteet Kokoelman käsite Tietokartassa /Vuokko Palonen Kokoelman käsite

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta7 Kokoelma  Tietokartassa kokoelmatasoja valtakunnan taso, kirjaston taso ja osakokoelmien taso.  Kirjaston kokoelmat järjestetty tieteenalan / tiedonalueen, dokumenttityypin, käyttötavan, muodon, iän, kielen tai omistamisen perusteella.  Tietokartassa ollaan kiinnostuneita aihealueittaisista aineistoista, jotka saattavat olla kirjastossa virtuaalisia kokoelmia. Esim. Tritonian viestintätieteiden kokoelma

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta8 Tietokartan aihealuejaottelu  Aihealuejaotteluksi YSA:n alanmukaiset ryhmät ( ohjausryhmän kokous).  YSA:n etuja  Jatkuva päivitys ja ylläpito.  Uudet aiheet mukaan myös jatkossa.  Olemassa ruotsiksi (Allärs).  Käännettävissä englanniksi.  Alanmukaisten ryhmien numerot (= koodit) valmiina.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta9 Kirjastojen tehtävät tietokartassa Kirjaston kokoelmien kartoitus 2.Kirjaston kokoelmien kuvailu (myös sisällönkuvailu) tietokarttaan 3.Kirjaston kokoelmatunnisteiden ylläpito 4.Kokoelmien arviointi (myöhemmin) 5.Kohtien 1-4 resursointi (kirjastojen itse hankkima oma hankerahoitus ja oma työpanos)

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta10 1. Kokoelmien kartoitus Kvantitatiivisia tietoja tarvitaan a)kirjaston painopistealueiden / vahvuusalueiden selvittämiseen, b)vertailuihin (muiden kirjastojen kokoelmiin tai aihepiirin julkaisujen kokonaisuuteen).  Kukin kirjasto tekee aihealueittaiset (koneelliset) kartoitukset kokoelmistaan.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta11 Määrälliset kartoitukset Kirjasto  päättää ne organisatoriset kokonaisuudet, joiden aineistoja kartoittaa,  valitsee mitkä YSA:n alanmukaiset ryhmät (~ keskeiset aihealueet) ja missä järjestyksessä kartoittaa,  kartoittaa kunkin ryhmän nimekkeiden ikä- ja kielijakauman.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta12 Kartoitusten ohjeet  Pilottitutkimusten perusteella kartoitusohjeet ja mallihaku.  Aiheenmukainen haku Access-ohjelmaa käyttäen (tuplat pois), hakutulosten lajittelu vuoden/kielen mukaan Excelissä.  Kartoitusten tuloksena nimekemäärien taulukkoja julkaisutyypeittäin (erikseen monografiat, artikkelit…).  Koulutusta yhdyshenkilöille !

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta13 Tietokartan aihealueen kvantitatiivinen esitys / VP ESIMERKKI. Kielitiede (YSA:n ryhmä 85 + asiasanoja) KOKOELMAN IKÄ (nimekkeitä) luku1980-luku jne. KIELITIEDE Soveltava kielitiede Saksan kieli Sanakirjat Pohjoismaiset kielet KOKOELMAN KIELI (nimekkeitä) suomienglantiruotsisaksa jne. KIELITIEDE Soveltava kielitiede Saksan kieli Sanakirjat Pohjoismaiset kielet

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta14 2. Kokoelmien kuvailu  Kirjasto kuvailee omat merkittävät kokoelmansa.  Kuvailu sillä kokoelmatasolla, joka parhaiten palvelee asiakasta. Esim. Humanistinen kokoelma / Kielitieteen kokoelma  Kokoelmien kuvailun minimitiedot (= formaatin pakolliset kentät) ovat kokoelman tunniste, nimi, tiivistelmä ja aihealue (koodi).  Kirjasto tallentaa kokoelmien kuvailut.  Kirjasto voi aloittaa myös erikoiskokoelmiensa kuvailusta.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta15 Kokoelmien sisältö kuvaillaan 1.YSA:n alanmukaisin ryhmin (aihealuein)  Ryhmää vastaava koodi (koodit) tallennetaan kokoelman kuvailutietoihin. Esim. 85 (Kielitiede) 2.Asiasanoin  YSA ja Allärs  Erikoissanastot (Musa/Cilla…) ja kv. sanastot (MeSH, LCSH…) 3.Luokituksin  Fennican UDK (kirja-aineiston luokituskaavio)  Kv. luokitukset (UDC, NLM, DDC…)

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta16 3. Kokoelmatunnisteiden ylläpito  Kokoelmatunniste identifioi kuvailtavan kokoelman. Esim. FI-H-Fennica, FI-Vaz-02 ISIL-tunnus ~ maakoodi (FI), erotinmerkki (-), kirjaston yhteisluettelotunnus (H, Vaz) Paikallinen kokoelman tunniste ~ kirjaimia (A-Z, a-z) ja/tai numeroita (0-9)  Kirjasto antaa paikallisen kokoelman tunnisteen ja ylläpitää omia kokoelmatunnisteitaan. Kokoelman identifikaatiotunnus ~ ISIL-tunnus (FI-H, FI-Vaz), erotinmerkki (-), paikallinen kokoelman tunniste (Fennica, 02)

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta17 4. Kokoelmien arviointi (myöhemmin)  Arviointimenetelmät päättämättä.  Kokoelmien arviointi mieluummin kuvailevaa kuin normatiivista (tiedossa olevat tosiasiat).  Arvioijan pitää tuntea kokoelmat, asiakkaat ja kirjaston tarkoitus.  Henkilökohtainen arvio yhdistettynä empiirisiin menetelmiin Kokoelman fyysinen tarkastelu, hyllyjen tutkiminen, kokoelman käyttö (lainaus, kaukolainaus, lukusalikäyttö), kokoelman vuotuinen kasvu jne. (Ks. Wilen, Raine

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta18 5. Resurssien tarve  Pilottitutkimuksista viitteellistä tietoa kartoituksiin kuluneesta ajasta. (1-4 aiheen kartoitukseen kului aikaa muutamasta tunnista yhteen työviikkoon.)  Hakujen suunnittelu vei aikaa, varsinaiset haut pyörivät taustalla.  Kirjastot etenevät tietokartassa omassa tahdissaan, omien mahdollisuuksiensa mukaan.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta19 Haasteena vertailtavuus  Kirjastoissa käytössä erilaiset sisällönkuvailumenetelmät, myös samassa kirjastossa eri ajanjaksoina.  Tietyn aiheen nimekkeiden kartoitukseen tarvitaan erilaisia hakusanoja, luokannumeroita ja hakutapoja, myös samassa kirjastossa.  Nykyisten kokoelmien kartoitus teettää työtä!

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta20 Tarjolla mahdollisuus JOS jokaiselle julkaisulle annettaisiin YSA:n alanmukaista ryhmää vastaava koodi, kun julkaisu kuvaillaan kirjastotietokantaan (esim. 899 _4 $a YSA:[koodi]), NIIN a)kirjasto voisi seurata kunkin ”aihealueen kokoelmansa” määrällistä kehittymistä. (Kartoitus koodin perusteella.) b)kunkin aihealueen määrälliset kartoitustiedot olisivat vertailukelpoisia kirjastojen kesken. (Sama koodi => sama aihealue.)  Tietokartan päivitys ja ylläpito helpottuisivat.

Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta21 Räsymatto  Yliopistokirjastojen aineistotarjonta on kuin pärekori täynnä erivärisiä matonkuteita.  Matonkuteet pitää lajitella ja keriä keriksi, minkä jälkeen voidaan punnita kenen kerät ovat painavimmat.  Valmiin räsymaton kauneus on peräisin erivärisistä ja erimateriaalia olevista keristä.