Mika Karlsson, aluepäällikkö 03/04/2017 Rakennusfoorumi, 6.10.2009 Kiinteistöpalvelujen ostaminen ja myyminen Senaatti-kiinteistöt, Etelä-Suomen alue Mika Karlsson, aluepäällikkö

Senaatti-kiinteistöt lyhyesti VM:n alainen liikelaitos n. 12.800 rakennusta vuokra-ala n. 8,4 milj. m² kiinteistöomaisuus 5,7 Mrd € liikevaihto 666 M€ tulos 120 M€ henkilöstö 276 investoinnit 340 M€ viisi toimialaa 1.1.2008 lukien: Ministeriöt ja kulttuuri, Puolustus ja turvallisuus, Yliopistot ja tutkimus, Toimistot, Kehitys- ja aluekiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt, Etelä-Suomen alue vuokratuotot 287,6 M€ hoitokulut 84,8 M€ käyttö ja huolto 9,7 M€ Ulkoalueiden hoito 1,4 M€ Korjaukset 14,5 M€ Lämmitys 10,2 M€ Sähkö 4,9 M€ Vesi 1,9 M€ tulos 66,5 M€  n. 50 % koko Sk:sta rakennuksia ja vuokrasopimuksia n. 2.000 kpl, ala n. 2,2 milj.hum² ylläpitotehtävissä 15 henkilöä

Toimintaympäristö Hankintavolyymi ~500 M€   liikevaihto 666 M€ Rakennushankkeet 325 M€ Kunnossapito 40 M€ Energia ja vesi 45 M€ Kiinteistönhoito 30 M€ Toimittajalukumäärä ~6.500 kpl, laskujen lukumäärä ~120.000 kpl Ei erillistä hankintayksikköä, hankinnat toteutetaan hajautetusti, hankintatiimi, valtakunnallinen ohjaus (prosessit, hankintastrategia ja hankintaohje)

Puitejärjestely, yleistä Neljä toimintamallia: Yksi toimittaja ja kaikki ehdot sovittu puitesopimuksessa Tilaus suoraan toimittajalta puitesopimuksen mukaisesti Yksi toimittaja, osa ehdoista ei sovittu puitesopimuksessa Tarjous toimittajalta (esim. hinta) ja tilaus puitesopimuksen ja tarjouksen mukaisesti Usea toimittaja ja kaikki ehdot sovittu puitesopimuksessa Toimittajan valinta puitesopimuksen ehtojen mukaisesti ja tilaus ao. toimittajalta Usea toimittaja, osa ehdoista ei sovittu puitesopimuksessa ”Kevennetty” kilpailu ja toimittajan valinta puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. Tilaus voittaneelta toimittajalta

Palkki II, puitesopimusjärjestely (=Palveluun laatua kumppanuudella kiinteistönhoitoon) 19.12.2005 kiinteistönhoidon puitesopimukset kuuden kumppanin kanssa neljäksi vuodeksi, vuosille 2006…2009 kiinteistökanta kilpailutetaan kolmessa erässä vuosina 2006…2008 v. 2006 kilpailutettu 600.000 m² v. 2007 kilpailutettu 1.520.000 m² v. 2008 kilpailutettu 1.050.000 m² kilpailutus on valtakunnallinen; alueet hoitavat kohdetason kilpailutuksen Senaatin yhteisen perusmallin mukaisesti

Palkki II, kumppanit ISS Palvelut Oy 73 % Lassila & Tikanoja Oy & YIT Kiinteistötekniikka Oy 6 % Lujapalvelut Oy 9,5 % RTK-Palvelu Oy & Are Oy 9,5 % SOL Palvelut Oy 2 % Tekmanni Service Oy 0 % (markkinaosuudet liikevaihdosta 2008; ~10 M€)

Hankinnat; tarjouspyyntö 1(2) huoltokirjat; sähköinen kilpailutusmenettely, yhtenevät tehtäväkirjastot, sisällön poikkeamat raportoitavissa toiminnalliset kokonaisuudet palkkio-sanktio –käytäntö kolme päämittaria; talous, tyytyväisyys, laatu talous = energian ja veden kulutukset tyytyväisyys = asiakas- ja käyttäjätyytyväisyys laatu = tekninen laatu; auditoinnit 1…2 x vuosi, järjestelmien käyttö jne. kohdekohtaiset tavoitteet tarjouspyynnössä sopimuskausi 3…4 vuotta kiinteä kk-hinta läpi vuoden

Hankinnat; tarjouspyyntö 2(2) riskit pääosin omistajalle riskinkantokyky; ei riskilisiä hinnoittelussa lumityö- ja liukkaudentorjuntalähdöt kokonaishinnassa päivystystyöt pl. ilkivalta kokonaishinnassa hintojen tarkistusmenettely palvelutasosopimus (SLA); sopimusohjelma sopimustekniset yksityiskohdat (osapuolet, voimaantulo, kesto) tekniset määritykset (rakennusten ja ulkoalueiden hoitaminen) toimitusajat ja –maksut (tärkeysluokitukset, vasteajat, maksut) suoritteiden seuranta (suoritusraportit, tulosmittarit) vuorovaikutus (viestintä, kannustimet/sanktiot, palautteet, kehitys)

Hankintamallin tulokset valitukset / MaO –tapaukset = 0 kpl toiminnan tehokkuus / KTI-seuranta KTI Kustannusbenchmarking 2008; ylläpitomenot alemmat vertailuaineistoon nähden hallinnollinen tehokkuus toiminnan tehokkuus ohjattavuus puitteet kumppanuuden rakentamiseen; vuosittaiset kehitystavoitteet

Tutkimus 2008; Senaatti-kiinteistöt benchmarking Hankintojen onnistuminen Innovaatio- ja yhteistyökyky tilaajana Tutkimus 2008; Senaatti-kiinteistöt benchmarking

Kehitystarpeita (Jukka Yliherva, 2006) Hankintojen sisältö ja tarjouskilpailuissa käytettävät valintakriteerit eivät kannusta toimittajia osaamisen, palveluiden ja toimintatapojen kehittämiseen. Sopimukset eivät kannusta yhteistoimintaan, vaan kumppanuuden elementit puuttuvat. Sopimukset ovat lyhytkestoisia ja kysyntänäkymä lyhyt. Tarjouspyynnöt sitovat etukäteen toimittajien kädet – luovuuden käytölle ei ole sijaa. Hyötyjen ja riskien jakaminen ei ole oikeudenmukaista.