E-aineistot ja fuusio: case Metropolia Iris Tahvanainen, EVTEK

Iris Tahvanainen Metropolia Ammattikorkeakoulu Toimilupapäätös >valmistelu alkoi Toiminta alkaa n opiskelijaa, n työntekijää 48 koulutusohjelmaa Koulutusalat: tekniikka ja liikenne, sosiaali- ja terveysala, liiketalous, kulttuuri 8 englanninkielistä koulutusohjelmaa Lisäksi 13 ylemmän amk:n koulutusohjelmaa

Iris Tahvanainen Kirjastot Kirjastoyksikköjä 11 Henkilökuntaa 32 Lisäksi palvelusopimukset, 3 kpl, ja AMKIT- pääkonttori v loppuun Yhteensä 41 FinELib-aineistoa (CCSC laskettu yhdeksi) n. 27 aineistoa muilta toimittajilta Muita toimittajia 20 kpl n. 25 % aineistohankinnan arvosta e-aineistoihin; järjestyksessä: tekniikka, sote, liiketal., kulttuuri

Iris Tahvanainen Aluksi FinELib-palvelusopimusten irtisanominen pitää tehdä ajoissa, EVTEKin ja Stadian piti irtisanoa mennessä Sopimukset uudelle organisaatiolle pitää tehdä ajoissa ennen uuden organisaation aloittamista Johdon oli vaikea sitoutua rahallisesti arvokkaaseen palvelusopimukseen, kun oli yli vuosi aikaa uuden organisaation aloittamiseen

Iris Tahvanainen Aluksi Aineistojen budjetointi v piti tehdä kesäkuussa 2007, jolloin ei ollut juuri mitään arviota v aineistokustannuksista Budjetointi tehtiin siten, että molemmat organisaatiot tekivät koko v budjetit v aineistojen pohjalta, vuosi 2008 jaetaan suhteessa 7 kk/5 kk v budjetti ja toimintasuunnitelma jätetään elokuussa 2008

Iris Tahvanainen Mitä kysymyksiä oli? Kesken vuoden liittyminen konsortioon selvitettiin aineisto kerrallaan; eli pitikö uuteen aineistoon liittyä jo vanhana organisaationa vuoden alussa? Vastaus: ei tarvinnut Esim. Ebrary, joka haluttiin koko Metropolialle Tulevatko kaikki aineistot, joissa Stadia tai EVTEK on yksin mukana konsortiossa, automaattisesti koko Metropolialle 1.8. alkaen? Selvitetty aineisto kerrallaan Vastaus: ei automaattisesti, mutta tulivat, neuvottelujen jälkeen

Iris Tahvanainen Mikä on ollut ongelmallista? Niukka resursointi ja hajautettu organisointi, ajateltiin hoituvan entisellä panostuksella Pieni ad hoc –ryhmä ja kirjastoryhmien puheenjohtajien kokous Viiveet valmistelussa; uutta IP-avaruutta ei ole tiedossa vieläkään Laskutusosoitetta ei ole tiedossa vieläkään FinELib pyysi laskut erikseen kesken vuotta uudelle organisaatiolle -> seurannan vaikeus

Iris Tahvanainen Erilaisia hinnoittelumalleja FinELibin kustannustenjakomalli: (0,1 * organisaation opiskelijamäärä /  opiskelijamäärä + 0,3 * organisaation opettaja- ja tutkijamäärä /  opettaja- ja tutkijamäärä + 0,6 * organisaatiossa tulostettujen artikkeleiden määrä /  tulostetut artikkelit) * koko konsortion kokonaiskustannukset = organisaation maksuosuus Kaavassa suhdelukuina (  -merkillä varustetut luvut) on käytetty koko konsortion käyttäjä- ja käyttömääriä. Organisaatioiden saamat suhdeluvut on kerrottu koko konsortion kokonaiskustannuksilla. Kokonaishinta kaikille tilaajille, kustannustenjakomalli, ABI, ACS, IEL, Emerald Organisaatiokohtainen hinta, kj-malli, EBSCO ASE ja BSE

Iris Tahvanainen Erilaisia hinnoittelumalleja Tilaajien lukumäärän mukainen hinnoittelu, Tenttu 1+1=2, kaksinkertainen hinta yhdistyvälle organisaatiolle FTE-lukukategoriat, Aleksi, Medic Pelkkä FTE, Tilastollinen vuosikirja Aiemmin tehty kustannustenjako tilaajien kesken 1+1=2, CCSC FTE, kokoelman laajuus, Knovel, IIPAFT, IIMPFT, Ebrary Organisaatiokohtainen hinta perustuen FTE:hen, Edilex, Helecon

Iris Tahvanainen Erilaisia hinnoittelumalleja Muu organisaatiokohtainen hinta, Ebsco CMMC ja Rilm Opiskelija-FTE:hen perustuva hinta, OED, Grove Music Yhtäaikaisten käyttäjien määrä (pooli), OVID Cinahl, Nursing Collection I Yhtäaikaisten käyttäjien määrä ja points/slots, Safari Tech Books Standardiryhmät ja FTE, SFS-standardit Kokoelmakohtainen hinnoittelu, Source OECD

Iris Tahvanainen Hinnoittelun nostamia kysymyksiä 41 aineistoa ja 13 hinnoittelumallia Paljon poikkeustapauksia 2008 loppuvuoden hinnoittelussa: vuoden 2009 budjetointi on vaikeaa hinnoittelumallien tulkinnan vuoksi sellaisissa aineistoissa, joissa sopimus on katkolla 2008/2009 Jotkut aineistot nykyisillä hinnoilla loppuvuodeksi -> yhdistymisen vaikutus näkyy vasta seuraavalla sopimuskaudella Metropolia saa käyttää loppuvuoden Stadian tai EVTEKin maksamalla hinnalla (esim. Springer Link, Ovid Nursing Collection I, Kauppalehti) Miten pitkään uusi organisaatio joutuu maksamaan kahden organisaation maksua? Muutos seuraavalle sopimuskaudelle?

Iris Tahvanainen Hinnoittelun nostamia kysymyksiä On jouduttu perimmäisten kysymysten äärelle: Kustantajat haluavat saada vähintään sen, minkä ovat aiemmin saaneet; ongelma, kun organisaatiot vähenevät Onko sittenkin pakko suostua tietylle käyttäjäryhmälle rajattuihin aineistoihin? Ei ole varaa lisensioida koko organisaatiolle Miten Kansalliskirjaston aineistoraha kohdistetaan eri organisaatioiden yhteiskirjastoissa, joissa kirjasto on yhteinen ja yhdessä budjetissa? Ja miten hinnoittelu menee tälläisissa tapauksissa?

Iris Tahvanainen Hinnoittelun nostamia kysymyksiä Miten osoitamme yhdistymisistä odotettavat aineistosäästöt ylläpitäjille, jos säästöjä ei tule palveluita huonontamatta? Haaste RAKE-hankkeessa Käyttö/hinta –suhteen tarkempi huomioiminen -> aineistojen karsintaa Hinnoittelumallien yksinkertaistaminen tarpeen, kun organisaatiot monimutkaistuvat Yhtaikaisten käyttäjien lisenssit Käyttöön perustuva hinnoittelu Shibboleth-tunnistautuminen Kustantajien kirjastotuntemuksen lisääminen

Iris Tahvanainen Omat aineistosopimukset Monenlaisia sopimusehtoja, neuvoteltavissa joustavasti Koulutusohjelmien omat sopimukset/ kirjaston sopimukset, miten jatketaan uudessa organisaatiossa, maksujärjestelyt? Kohdattu tosi korkeita hintoja uuden organisaation tarjouksissa Konekohtaiset lisenssit karsiutuvat nyt, ei sovi moniyksikköiseen organisaatioon Salasanalliset lisenssit karsiutuvat nyt Jotkut sopimukset hoituvat pelkällä yhteystietojen muutoksella

Iris Tahvanainen Plussia FinELib-yksikön palvelut ovat näyttäneet arvonsa joskin toiveissa lisää selkeyttä taulukoihin Nelli: ostettiin uusi Metalib-instanssi, kummankaan Nellin käyttö ei rajoittunut uuden tekemisen ajaksi Uusi Nelli tulee olemaan vanhojen parannettu painos, käyttökokemuksista on ollut hyötyä Tehty paljon selvitystyötä, ennakkotapauksia -> saatu jatkossa sovellettavia periaatteita, joskin räätälöintiä sopimuksissa tullee olemaan jatkossakin Saatu FinELibin wikiin ohjeet yhdistyville organisaatioille

Iris Tahvanainen Mitä muuta? Voyager-tietokantojen yhdistäminen ExLibriksen ensimmäinen aikataulu tietokantojen yhdistämiseksi oli aivan mahdoton kirjastolle Sitkeällä perustelulla ja ehkä kansallisella vaikuttamisella (kiitos!) asiat lähtivät sujumaan Tarjouksen hinta muuttui perustelemattomasti, mutta alitti sen, mitä olimme ennakoineet Hyvä varautua siihen, että on nopea valmius ryhtyä vastaamaan tulleisiin kysymyksiin -> asiat etenevät

Iris Tahvanainen Mitä muuta? Voyager-tietokantojen yhdistäminen Ei kannata liittää yhdistämiseen ylimääräisiä muutoksia Sopimus piti, amk:jen ylläpitohinta laski, kun organisaatioiden määrä väheni (ja vähenee) Vuoden 2010 alkuun saattaa kasaantua liikaa yhdistettäviä tietokantoja Kansalliskirjaston ohjeistus ja esimerkit tulevat tarpeeseen

Iris Tahvanainen E-aineistojen organisointi Metropoliassa Kirjaston organisaatioon (matriisi) eri toimintojen osaamistiimit, joista yksi olisi e-aineistotiimi Puheenjohtaja= e-aineistovastaava, lisäksi koulutusalakohtaiset e-aineistoasiantuntijat Kirjasto- ja tietopalvelun prosessissa e- aineistoaliprosessi on kuvattu yksityiskohtaisesti

Iris Tahvanainen Lopuksi FinELibin kysely toimintaympäristön muutoksista Nostaa koko muutoskentän ”pöydälle” Kansalliskirjaston aineistorahoitus turvattava uudet organisaatiokombinaatiot huomioiden RAKE-hankkeesta paljon odotuksia Metropoliassa: Voidaan toistaiseksi nauttia aineistojen hyvästä valikoimasta, mm. T&K-toiminnassa Yritetään varmistaa kirjaston rahoitus uudessa sisäisessä rahoitusmallissa

Iris Tahvanainen Lopuksi Kiitoksia mielenkiinnosta! Kiitos Päivi Jokitalolle ja FinELib-väelle! Kysymyksiä ja keskustelua!