1 Lähtökohdat ja kehitystyö Mikkelissä Suomen Urheiluarkisto ei ota vastaan sähköisiä asiakirjoja. Koulutusta antaa Mikkelin ammattikorkeakoulu. Sen tavoitteena on kehittää sähköistä asiointia, arkistointia ja digitointia.

2 Arkistolaitoksen VAPA-hanke VAPA = Sähköisten asiakirjojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä: Luotettava siirto, tieto- palvelu ja aineiston säilyminen. Tarkoitettu rekistereiden ja tietokantojen pitkäaikaiseen säilytykseen. Käyttöön vuonna 2010.

3 Arkistolaitoksen VAPA Lähde:

4 Yleisohjeet sähköisestä aineistosta •Tulosta pysyvästi säilytettävät asiakirjat. •Ota tiedostoista varmuuskopioita. •Huomioi ohjelmien ja tallennusvälineiden vaihtuminen.

5 •Tietokoneen kovalevy, verkko ja tallennusvälineet eivät sovellu asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen. Cd-romin käyttöikä 2-? vuotta. •Muistitikun käyttöikä? •Asiakirjojen digitointi skannaamalla tai kuvamaalla vaatii jatkuvaa käyttöohjelmien muutosten seuraamista eli konvertointia.

6 Järjestöjen sähköiset asiakirjat •Kirjeenvaihdon tilalle sähköpostit. Järjestön toimintaa liittyvät keskeisimmät sähköpostit tulostettava. Erota virkaan tai toimeen liittyvät kirjeet yksityisistä. Logon liittäminen virkakirjeeseen. •Älä sekoita virka tai toimikirjeeseen yksityisasioita.

7 •Tiedotteiden ja järjestölehtien tilalle omat kotisivut. Varo vanhojen toiminnallisten tietojen tuhoamista lisättäessä uutta aineistoa ja päivittäessä sivuja. •Varminta on tulostaa pysyvään säilytykseen tarvittavat tiedot paperille. Kopioi nämä tiedot ensin omaan tiedostoon ja tulosta kokonaisuuksia. Muista merkitä asiakirjan synty tai ainakin poistopvm.

8 Sähköinen arkisto •Sähköinen arkisto soveltuu vain lyhytaikaiseen asiakirjojen säilytykseen. •Järjestön sitouduttava: ohjelmien ja laitteiden muuttuessa siirtämään pysyvästi säilytettävät asiakirjat uuteen toimintaympäristöön. •Siirrossa varottava asiakirjojen katoamista ja tiedon muuttumista.

9 Sähköisessä arkistossa varmistettava: •Asiakirjojen eheys, laatu, käytettävyys, todistusvoima, muuttumattomuus, saatavuus, säilyminen ja luottamuksellisuus. Asiakirjoihin on liitettävä riittävät kuvailutiedot. •Vähintään kaksinkertainen varmuuskopiointi ja kopioiden sijoittaminen eri paikkoihin.

10 Mitä pitäisi tehdä? •Arkistonmuodostussuunnitelma: laatijana Suomen Urheiluarkisto ja järjestö itse. •Tiedonhallintasuunnitelma: laatijoina Suomen Urheiluarkisto, järjestö ja tekninen toteuttaja, joka huolehtii järjestelmien muutostyöt, päivitykset ja asetukset. •Syntyvien asiakirjojen suuri määrä vaatii järjestön omaa ennakkoseulontaa.

11 Ennakkoseulonnassa huomioitava asiakirjo- jen elinkaari: •Aktiivinen vaihe = asiakirjan käyttö •Passiivinen vaihe = tallennus •Arkistointi = Tiedettävä, onko asiakirja säilytettävä määräaikaisesti vai pysyvästi

12 Oleellista on: •Kaaoksen sijaan suunnitelmallisuutta asiakirjojen hallinnointiin. •Käyttäjähallinta: ketkä henkilöt tekevät, lisäävät, muuttavat tai poistavat tietojärjestelmissä olevia asiakirjoja. •Tärkeää on, että tiedossa on, kuka arkistoi sen yhden kappaleen asiakirjasta pysyvään säilytykseen.

13 Urheilujärjestön kotisivut Artikkeliarkistosta plussaa. Miten varmistettu, että tiedot siirtyvät jatkossa, kun kotisivuja uudistetaan? Miten varmistettu tietojen säilyvyys, jos palvelin ja muut järjestelmät kaatuvat?

14 Urheilujärjestön kotisivut Kehuja siitä, että Kuopion Maratonin tulokset ovat sähköisesti tallella vuosina 2003–2008. Miten näiden tietojen säilyminen on varmistettu?

15 Loppuihan se vihiroonkin! •Kiitos mielenkiinnosta! •Yhteydenotot lisätietoja varten toivottuja: puh