© 4L Training & Consulting Oy Dokumenttien sujuva ja tehokas käsittely – MVT.

Esitys aiheesta: "© 4L Training & Consulting Oy Dokumenttien sujuva ja tehokas käsittely – MVT."— Esityksen transkriptio:

1 © 4L Training & Consulting Oy Dokumenttien sujuva ja tehokas käsittely – MVT

2 © 4L Training & Consulting Oy Paperidokumentit ”Juoksevat” dokumentit •”Sisään” ja ”Ulos” -lokerikot •Riippukansiojärjestelmä tai kolme lokerikkoa: 1. ”Tänään/mahdollisimman pian 2. ”Löysät langat” 3. ”Ensi viikolla” •Lokerikot kirjekuorille ym. säännöllisesti tarvittaville materiaaleille

3 © 4L Training & Consulting Oy

4 Paperidokumentit Projektidokumentit (projekti = tavoitteellinen tehtävä, jossa on ainakin viisi vaihetta ja kesto vähintään yksi viikko) •Tuumasta Toimeen (TT)-suunnitelmat -kansio (kullakin projektilla oma muovitaskunsa kansiossa. Kansiossa kunkin projektin tehtäväsuunnitelma ja usein tarvittavaa materiaalia) •Projektikansiot (joissa harvemmin hankkeessa tarvittavaa olennaista materiaalia)

5 © 4L Training & Consulting Oy

6

7 Paperidokumentit Luettavaa •Kirjoilla ja lehdillä omat avokotelot Tiedoksi-tyyppiset dokumentit •A-Ö -luokittelu (Työ- ja Vapaa-aika – kansiot erikseen)

8 © 4L Training & Consulting Oy Paperidokumentit Keskipitkän ja pitkän ajan arkistointi (sekä Juoksevat että Projektidokumentit) Luokittelun lähtökohtana: omat työroolit (vastuualueet) •Kansiot •Haitarikansiot •Avokotelot

9 © 4L Training & Consulting Oy Sähköiset dokumentit Kansiot •Lähtökohtana työroolien mukainen kansiointi (pääkansiot) > Alikansioina mm.: projekti- ja asiakaskansiot Sähköposti •@Tee-kansio •@Löysät langat -kansio •Projekteille omat kansiot •Tarvittavat teemakansiot (esim. pääasiakkaat) •Ohjeet -kansio

10 © 4L Training & Consulting Oy Sähköiset dokumentit TT-Kansiot •Voivat olla myös sähköisessä muodossa (valitse oman tyylisi mukaan) Dokumenttien tallennus •Käytä tiedostojen nimeämisessä päivämääriä

11 © 4L Training & Consulting Oy •Muista kahden minuutin periaate! > vähemmän kasoja •Luokittele hyvin, käytä tarralappuja yms. ja värikoodeja Emme koskaan tarvitse 80 % arkistoimastamme materiaalista