”Sähköistämisen” merkitys vaihtoon haussa -Ulkomaille opiskelemaan lähtevät Kv -hallinnon kevätpäivät Seinäjoki Nina Björn, Maiju Kannisto & Ulla Tiainen-Sallinen

Lähtökohta ASIO – opiskelijahallintojärjestelmään kansainvälisten osioiden kehittäminen Aloitettu Jyväskylän amk:ssa •Ulkomaisten vaihto-opiskelijoiden ja opettajien/asiantuntijoiden tietojen systemaattinen kirjaaminen •Kansainvälisten liikkuvuustietojen kirjaaminen Mukaan Oulun seudun amk sekä Kajaanin ja Mikkelin amk:t •Kv-asion kehitystyötä varten perustettiin kv-asio ryhmä •Jäseninä kv-toimistojen, opintotoimistojen ja tietohallinnon henkilöstöä, vaihtelee amk -kohtaisesti •Ryhmä kokoontuu n. 4 kertaa vuodessa •Jyväskylän amk yhteyshenkilö ohjelmiston toimittajaan

Tavoitteet Kv-asio ryhmän tavoitteena •Kehittää opiskelijahallintojärjestelmän englanninkielistä käyttöliittymää •Kehittää kansainväliseen toimintaan ja erityisesti liikkuvuuteen liittyviä osioita Sähköisen vaihtoon haun tavoitteena •Selkiyttää hakuprosessia •Helpottaa opiskelijoiden ja henkilöstön työtä

Toiminnot Kansainväliseen toimintaan liittyviä toimintoja Asiossa •Sopimustietokanta •Kv -liikkuvuuden tietojen kirjaaminen •Kv -liikkuvuusraportit •Amkota – liikkuvuustietojen siirtoraportit •Erasmus – liikkuvuustietojen siirtoraportit •Sähköinen vaihtoon haku •Sähköiset opiskelijoiden ulkomaan jaksojen raportit Työn alla •eHopsiin kuuluva Learning Agreement •Vaihto-opiskelijoiden todistukset ja opinto-kortit •Suomeen hakevien vaihto-opiskelijoiden haku

Sähköisen vaihtoon haun prosessi

Sähköistämisen hyötyjä Hakemuksen täyttäminen •Opiskelijoiden perustiedot tulevat järjestelmästä automaattisesti hakemukseen •Myös kv -koordinaattorin ja kv -toimiston tiedot automaattisesti hakemukseen •Ulkomaisten oppilaitosten tiedot sopimustietokannasta hakemukseen opiskelijan hakumahdollisuuksien mukaan •Opintokortti automaattisesti järjestelmästä •Sähköinen Learning Agreement, joka sisältää LA:n käsittelyn muutoksineen, opintojen hyväksymisen ja automaattisen siirtymisen opiskelijan opinto-korttiin

Sähköistämisen hyötyjä Hakemus hyväksytty •Kaikki hakemukset samassa paikassa käsittelyä varten •Erikseen tulostettava versio, joka allekirjoitetaan ja lähetetään ulkomaiseen oppilaitokseen •Hakemuksista siirtyy suoraan alustavat tiedot kv - liikkuvuuskirjauksiin •Sähköisistä liikkuvuusraporteista voidaan hakea haluttua tietoa tarkennetusti •Opiskelijalle avautuu sähköinen raportointipohja, jota voi täyttää ennen ulkomaan jaksoa ja sen aikana •Kaikki hakemukset ja hakemusten käsittelytiedot ovat tallessa ja helposti saatavilla myöhemminkin

Opiskelijaraportti Opiskelijan raportti •Opiskelija viimeistelee raportin palattuaan kotimaahan •Kv-koordinaattori saa tiedon valmiista raportista •Kv-koordinaattori käsittelee raportin, palauttaa sen lisätietoja ja mahdollisia muutoksia varten tai hyväksyy raportin

Sähköistämisen hyötyjä Hyväksytty opiskelijan raportti •Raportti julkaistaan samalla muille nähtäväksi •Raportti pitää sisällään myös ns. henkilökohtaisen osion, jota ei julkaista ja joka näkyy vain kv- koordinaattorille •Sähköiset opiskelijoiden ulkomaan raportit ovat paremmin opiskelijoiden ja henkilöstön saatavilla ja luettavissa heille sopivana ajankohtana

Sähköistämisen hyötyjä Opiskelijoiden ulkomaan jaksojen raportteja voi hakea * Ajanjakson mukaan * Koulutusohjelman mukaan * Vaihto-ohjelman mukaan * Maan mukaan * Oppilaitoksen mukaan

Sähköistämisen hyötyjä •Yksiköt ja kv -toimisto pystyvät seuraamaan reaaliaikaisesti ulkomaille opiskelemaan hakijoiden tilannetta sekä yksikkö että koko organisaatiotasolla •Hakemuksen kommentointi ja korjaus helpompaa •Sähköisen hakemuksen käsittely sujuvampaa kuin paperiversioiden sisäinen liikuttaminen •Opiskelijat tottuneet hoitamaan asioita sähköisesti •Opiskelijat ovat itseohjautuvampia •Yhtenäiset hakukäytänteet helppo ylläpitää •Ohjelman ja ohjeiden päivitettävyys helpompaa

Sähköistämisessä huomioitavaa •Oltava verkkoyhteys •Kaikkien oheistietojen tulee olla järjestelmässä kunnossa, jotta sähköinen vaihtoon haku on mahdollinen •Yksikkö - monta yhteyshenkilöä •Opiskelijan ohjauksen huomioiminen •Henkilöstön koulutus järjestelmän käyttämiseen ja sen hyödyntämiseen

Sähköistämisen haittoja •Tekniset ongelmat ohjelman pilottivaiheessa, joita on muokattu tilanteen mukaan •Kompromissi vaihtoon hakuihin – sama hakemus kaikkiin •Asioiden seuranta erillisissä sähköisissä järjestelmissä vaatii omien tehtävien uudenlaista organisointia

Muuta •Pieni ohjelman toimittaja – muutoksia nopealla aikataululla, mutta resurssit voivat hidastaa päivitysten toimitusta •Työjärjestys kehitystyössä – paljon muutakin opiskelijahallintoon kehitettävää meneillään kuin kv-asiat •Yhteistyö neljän ammattikorkeakoulun kesken on ollut toimivaa •Asio -opiskelijahallintojärjestelmän kv-osioita on saatu yhteisesti kehitettyä eteenpäin, vaikka kompromissejakin on tarvittu

Kiitokset ja antoisia kv -kevätpäiviä !