Rotary Foundation (TRF) uuden rahoitusohjelman soveltaminen käytännössä. 11.02.2014. Peter Flander

Kun Rotarysäätiön Tulevaisuussuunnitelma astui voimaan 1. 7 Kun Rotarysäätiön Tulevaisuussuunnitelma astui voimaan 1.7.2013, muuttuivat monet tähän asti totutut asiat ja menettelytavat. Tämän esityksen tarkoitus on valaista sitä tilannetta jossa nyt olemme, ja mikä on Rotaryklubien ja Rotarypiirien toimintaympäristö. Oletetaan että TRF’n uuden rahoitussuunitelman yleiset tavoitteet ovat tunnettuja ja niitä ei nyt ole tarkoitus käsitellä, vaan tavoite on konkretisoida hankittujen varojen käyttömahdollisuuksia ja käyttöön liittyviä reunaehtoja ja niihin liittyviä menettelytapoja

Apurahalajit. Polio Plus District Grants,/ Alueapurahat,/ Piiriapurahat. Global Grants,/ Maailmanlaajuiset Apurahat. Packaged Grants,/ Paketoituja Apurahoja.

Varojen kerääminen KAIKKI RAHAT KERÄTÄÄN ROTAREIDEN YKSYISILLÄ LAHOITUKSILLA; EI JÄSENMAKSUILLA: On kolme rahastoa; PolioPlus rahastoon kerätään rahaa nykyisillä päätöksillä vuoteen 2017, jolloin Rotarysäätiö täyttää 100 vuotta. Rotarien lahjoittamat varat maksetaan suoraan Poio Plus Rahastoon. Pysyvä Rahasto (Permanent Fund), jonka tarkoitus on toimia Rotarysäätiön vakautusrahastona ja jonka pääomaa ei käytetä suoranaiseen operatiiviseen toimintaan. Pysyvä rahasto rahoitetaan TRF’n sijoitusten tuotoilla, (SHARE) tai suurilla lahjoituksilla. Vuosirahasto (Annual Programs Fund) jonka varat sijoitetaan ja jaetaan SHARE- järjestelmän mukaan osittain takaisin piireille. World Fund Jonka varat TRF’n hallitus hallinnoi käyttäen varat korkeimman prioritettin hankkeiden, Peace- ohjeman ja Global Grantin matsaukseen

ROTARYKLUBIT 100000 USD DISTRICT GRANTS POLIO-PLUS PIIRI GLOBAL GRANTS 100000 USD v. 2014 PERMANENT FUND SHARE- JÄRJESTELMÄ TUOTOT VUOSIRAHASTO Max 25000USD DG DDF Min 25000 USD GG v.2017 50000 USD WORLD FUND

Vuosirahaston käyttö Jako SHARE-järjestelmän mukaan. Piirin klubien keräämien varojen suhteen menetellään niin, että varat sijoitetaan kolmeksi vuodeksi, jonka jälkeen ne palautetaan osittain niin, että piirille osoitetaan 50% kolmen vuoden takaisista lahjoituksista. Toinen puoli jää Rotarysäätiöön World Fund-rahastoon. Tämä on sama menettely kun tähänkin asti.

Pieni esimerkki; Piirin kaikki klubit ja yksittäiset rotarit ovat lahjoittaneet Vuosirahastoon vuonna 2011-2012 yhteensä 100 000 dollaria. Rotaryvuonna 2014-2015 palautetaan 50 000 dollaria, kirjaamalla se piirin Rotarysäätiössä olevalle kirjanpidolliselle tilille. Mitään rahaa ei siis liiku, vaan varat ovat edelleen Yhdysvalloissa. Näitä varoja nimitetään edelleen District Designated Fund, eli DDF- varoiksi. On syytä huomata, että järjetelmä edelyttää , että SHARE järejetelmän mukaan jaettavat varat aina jyvitetään siten, että vähintään 50% summasta menee Global Grant puolelle."

District Grants, Piiriapurahat- ja Global Grants, Maailmanlaajuiset apurahat. Pääperiaate: Edellä olevan esimerkin mukaan piirille osoitetaan puolet, 50 000dollaria, kolmen vuoden takaisista klubien ja piirin tekemistä sijoituksista. Nämä ns. DDF-varat jakaantuvat edelleen kahtia: District Grants varoiksi osoitetaan enintään 25 000 dollaria ja Global Grants varoiksi osoitetaan vähintään 25 000 dollaria. Rotarysäätiön World Fund rahastoon, jota hallinnoi Rotarysäätiön hallitus, siirretään 50 000 dollaria.

District Designated Fund varojen käyttö: District Grants- ja Global Grants- rahoituksessa Kaikkien hankkeiden tulee noudattaa Yhdysvaltojen ja vastaanottavan maan lakeja noudattaen Rotarysäätiön yleistä missiota. Hankkeissa tulee olla aktiivinen rotari-osanotto. Hankkeesta ei saa aiheutua mitään vastuita Rotarysäätiölle tai Rotary Internationalille. Mitään hankkeita ei saa toteuttaa ilman, että ne on etukäteen tarkastettu ja hyväksytty Rotarysäätiön toimesta. Niiden piirien, jotka hakevat TRF:n rahoitusta, tulee olla TRF:n kvalifioimia. Piirin hyväksyy eli kvalifioi TRF. Klubin kvalifikoinnin hyväksyy Piirin Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja. Tämän lisäksi piirissä 1420 edellytetään klubilta että se on lahjoittanut varoja vähintään kerran TRF’lle viimesen kolmen vuoden aikana ja että klubi on rekisteröitynyt yhdistys, mikäli hankkeen budjetti ylittää 2000 euroa.

District Grants varojen käyttö. District Grants varat voidaan käyttää: Rahoittamaan paikallisia ja kansainvälisiä palveluprojekteja, stipendejä ja ammatillista koulutusta antavien tai saavien ryhmien matkoja ja ylläpitoa. District Grant , Vocational Training Teams-ohjelmalla, Ammatilliset koulutusryhmät voidaan Uudessa rahoituohjelmassa rahoittaa joko District- tai Global Grants-puolelta, mutta vain Global puolelta niille saa World Fundin ‘matching’in.

Global Grant varojen käyttö Maailmanlaajuisia apurahoja voidaan käyttä: Hankkeissa jotka tapahtuvat Rotary-maassa ja edellytyksellä, että hankkeet ovat mitattavissa ja kestäviä. Global Grants varoista rahoitettavia hankkeita Rotarysäätiö avustaa siten, että niihin osoitettuja piirin panoksiin lisätään 100% , ja klubien tekemiin käteissuorituksiin 50%, eli samalla tavalla kuin entisissä Matching Grant hankkeissa. Humanitaarisissa GG hankkeissa Kansainvälisen sponsorin edellytetään osallistuvan rahoitukseen merkittävällä panoksella eli, vähintään 30% sponsorirahoituksesta, ja vastaanottavan maan klubin tai piirin resurssiensa mukaan. Hankkeen rahoitusta ei voida muuttaa sen jälkeen kun hanke on hyväksytty.

Global Grants hankerahoitusta saa käyttää rahoittamaan; Kansainvälisiä hankkeita joiden budjetti on =>30000 usd tai< 400000 usd. Ja jotka ovat Rotarysäätiön jollakin kuudella painopistealueella. Rauhan ja konfliktien tutkimus, Sairauksien ehkäisy ja hoito. Vesihuolto ja puhtaanapito, Äitiyshuolto ja lasten terveydenhoito, Perusopetus ja luku- ja kirjoitustaito, Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittyminen, Rahoittamaan ja tukemaan humanitaarisia hankkeita. Rahoittamaan pitkäkestoisia opintoja tai tutkimusta ylemmällä (akateemisella) tasolla enintään neljän vuoden aikana. Rahoittamaan ammatillista koulutusta ja harjaantumista tavoittelevia ryhmiä, jotka voivat kehittää omia taitojaan, opettaa niitä muille, tai asiantuntija ryhmien lähettämistä esim. toteuttamaan vaikkapa puhdasvesihanketta.

Osallistumisen edellytykset Mm. seuraavat asiat varmistetaan hakuprosessin aikana. Piirien ja klubien tulee olla Rotarysäätiön määrämuotoisen koulutuksen läpikäyneitä siten, että Rotarysäätiö kouluttaa piirit ja piiri kouluttaa klubit. Kun piiri tai klubi osallistuu TRF uuteen rahoitusohjelmaan, sillä ei saa olla enempää kuin kymmenen avointa projektia millään hetkellä. Piissä 1420 edellytetään klubeilta kvalifiointia, että klubi on rek. yhdistys ja että se on lahjoittanut TRFlle varoja viime kolmen vuoden aikana.

Global Grant rahoitettavat hankkeet ja kohteet Käymälöiden ja viemäröintijärjestelmien, kulkuteiden, patojen, siltojen, varastojen, aitojen ja suojalaitteiden, vesi ja kastelujärjestelmien rakentamiseen sekä kasvihuoneiden toteuttamiseen. Rakennusten korjaamiseen ja parantamiseen, mikä merkitsee mm. vesijohtojen, sähköjärjestelmien ja lämmitysjärjestelmien parannuksia ja korjauksia. Ehkäisyvälineiden hankintaan, mikäli kyseessä on sairauksien leviämisen ehkäisy tai äiteihin suuntautuvat terveyshankkeet. Ammatillisten opetus– tai harjaantumisryhmien kansainvälinen matkailu ja hankkeista hyötyvien tahojen matkat ja edellä mainittujen ryhmien kotimaanmatkat. Hankkeiden toteuttamiseen liittyvät suorat palkkiot ja palkat, apurahat. (Ei rotareille).

Kiellettyä toimintaa ja rahoitusta Rotarysäätiövaroilla ei saa perustaa rahastoja tai tehdä pitkäaikaisia korollisia tai spekulatiivisia sijoituksia. Hankkia maata tai rakennuksia Rakentaa uusia rakennuksia, joissa ihmisiä asuu tai työskentelee, harjoittaa tuotantotoimintaa tai varastointia. Kouluja tai sairaaloita ei saa rakentaa eikä saa pystyttää tilapäisiä suojia asumista varten tai hankkia asuntovaunuja. Varoja ei saa käyttää varainhankintakampanjoissa eikä suhdetoimintakampanjoissa eikä minkään rotarytilaisuuden rahoittamiseen. (piirikonferenssit, RI – konventiot ym.) Matkoihin, kansallisiin Poliorokotus kampanjoihin. Muiden organisaatioiden suorien operatiivisten kustannusten rahoittamiseen. Muiden organisaatioiden tai vastaanottajien rahoittamiseen.

Hakemuksen jättäminen Piirin District Grants komitean tulee jättää District Grants varojen käyttöä koskeva suunnitelma, mieluiten suunnitteluvuoden aikana, D1420’ssa15.03 mennessä. Hakemus tehdään sähköisesti Member Acess järjestelmän kautta. Piirit voivat tehdä vain yhden hakemuksen vuosittain, mutta hakemukseen voi sisältyä usean hankkeen rahoitus. Kaikki mahdolliset lisäykset alkuperäiseen rahoitushakemukseen on tehtävä ennen kuin mikään osa alkuperäisestä, hyväksytystä rahoitushakemuksesta on maksettu Rotarysäätiöstä piirin tilille.

Maailmanlaajuiset apurahat eli Global Grants toteustus-aikataulun puitteet. Hanke-ehdotukset ja hakemuksen jättäminen Global Grant-hankerahoitusvaroista saadaan varoja käyttöön kaksiportaisen menettelyn kautta. Hankevarat maksetaan kerrallaan 100%sesti . Ensin tehdään hanke-ehdotus, jonka Rotarysäätiö hyväksyy tai hylkää. Näitä hanke-ehdotuksia voidaan tehdä koko rotaryvuoden aikana. Jos ehdotus hyväksytään, tehdään varsinainen hankerahoitusesitys. Siinä tapauksessa, että hanke-ehdotus hyväksytään, on varsinainen rahoitusesitys tehtävä kuuden (6) kuukauden kuluessa. Rahoitushakemukset on saatettava loppuun ja hyväksytyksi kuuden (6) kuukauden kuluessa siitä kun ne jätettiin. Maksatusmenettely on saatettava päätökseen kuuden(6) kuukauden kuluessa siitä kun rahoitushakemus on hyväksytty. Hyväksytty ja rahoitettu hanke on käynnistettävä (implemented) kahdentoista(12) kuukauden kuluessa siitä kun se on hyväksytty tai hanke perutetaan ja jo saatu rahoitus on palautettava.

Stipendit globaalin hankerahoituksen kautta. (Global Grants) Jos ehdotetaan opintostipendejä, on hakemukseen liitettävä todistus siitä, että opiskelija on hyväksytty yliopistoon jatko-opintoihin tai kutsu, jos kyseessä on tutkimustyö. Lisäksi on esitettävä todistus Rotarysäätiön hyväksymän kielikokeen hyväksytystä suorittamisesta, jos opinnot tai tutkimustyö on tarkoitus suorittaa laitoksessa, jossa opetuskieli on muu kuin hakijan äidinkieli/äidinkielet. Jos ehdotetaan ammattiperusteista oppimis- tai harjaantumisryhmää, on esitettävä selvitys siitä, että ryhmään kuuluu vähintään kolme henkilöä, jotka eivät ole rotareita ja joilla tulee olla vähintään kahden vuoden työkokemus ryhmän opintojen tai harjaantumisen tai kouluttamistarkoituksen painopistealueelta.

Raportointi District Grantit tulee raportoida kahdentoista (12) kuukauden kuluessa siitä, kun rahat on maksettu Rotarysäätiöstä piirin District Grant tilille tai, sitä ennen, kahden (2) kuukauden kuluessa siitä, kun hankkeet on saatu päätökseen. Hankkeet on toteutettava kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden kuluessa siitä, kun hanke on saanut rahoituksen joko piiriltä klubille , tai piirille Rotarysäätiöstä, jos kyseessä on piirihanke. Mahdollisesti käyttämättömät varat on palautettava välittömästi Rotarysäätiölle jossa ne liitetään takaisin piirin DDF-varoja kartuttamaan. Palautetut varat säilyvät siis piirin saatavana tulevia Global Grant hankkeita varten. Global Grantien osalta raportointisäännöt ovat suunnilleen samat.

Arkistointi ja tilintarkastus Hanketukea saaneiden klubien ja piirien on säilytettävä jäljennökset kaikista pankin tiliotteista ja kuluihin liittyvistä kuiteista paikallisten lakien puitteissa. Suomessa riittänee lähinnä verotuksellinen näkökulma. Näyttäisi siltä, että tilintarkastus on järjestettävissä melko joustavasti ja ei edellytä auktorisoitujen tilintarkastajien käyttöä, mutta kylläkin perehtyneisyyttä tilintarkastukseen.

The Good News ! Jokainen maailman rotarypiiri saa esittää yhtä tai useaa opiskelijaa Peace-ohjelmaan, jossa 2-vuotisen stipendin arvo on 60.000 dollaria. Siihen ei kulu piirin eikä klubien DDF-rahaa senttiäkään, vaan sen rahoittaa kokonaan World Fund.