HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
Yhdistyksen toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja saa kerätä Yhdistys saa kerätä vain henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen eli yhdistyksen toiminnan kannalta. Kaikki tarpeettomat rekisterit ja niissä olevat tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot tulee poistaa ja hävittää turvallisesti. Papereilla olevia jäsenrekisteritulosteita tai muita listoja ei saa laittaa sellaisenaan paperinkeräykseen tai muuhun yleiseen jätekeräykseen. Henkilötietoja pitää käsitellä asianmukaisesti. Hallituksen tulee sopia periaatteista Rekisteröidyillä on oikeus saada tietää ja tarkastaa häntä koskevat rekisteritiedot. Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterin pitäjän tulee tätä varten pystyä pyynnöstä antamaan henkilölle tiedot siitä, mitä tietoja hänestä on kerätty ja miten tietoa on käsitelty.
Tee yhdistyksen rekistereistä tietosuojaselosteet Marttaliitto päivittää tietosuojaselosteen jäsenrekisterin osalta uuden asetuksen mukaiseksi. Seloste on martat.fi -verkkosivuilla liittymistoimintojen yhteydessä. Jäsenrekisterin tietojen perusteella muodostettu lista yhdistyksen jäsenten sähköpostiosoitteista tai jäsenlajista ei muodosta uutta henkilörekisteriä. On hyvä kuitenkin todeta, että jäsenrekisterin tietoja käytetään yhdistyksen sisäiseen viestintään tai toissijaisten jäsenten jäsenmaksujen laskuttamiseen. Sähköposteja lähetettäessä osoitteet on aina piilotettava, ellei esimerkiksi hallituksen tai muun pienen ryhmän osalta ole toisin sovittu. Kaikissa yhdistyksissä kerätään tapahtumailmoittautumisista listoja, joissa tiedustellaan mm. nimeä, yhteystietoja, ruokarajoitteita tms. Nämä muodostavat oman rekisterinsä.
Henkilötietojen käsittely yhdistyksessä Uuden asetuksen mukaan tietoihin pääsy tulee rajoittaa ainoastaan niille henkilöille, joilla on siihen perusteltu syy. Paperit siis säilytetään lukitussa paikassa ja tiedostot suojattuina tietokoneilla tai palvelimilla käyttäjän henkilökohtaisen salasanan takana. Yhdistyksen tulee päättää ja kirjata, keillä henkilöillä on oikeus käsitellä henkilörekisterien tietoja. Näiden henkilöiden tulee allekirjoittaa salassapitositoumus. Koska hallitus hyväksyy uudet jäsenet, toteaa mm. jäsenmaksun laiminlyöneet eronneiksi ja vastaa jäsenrekisterin oikeellisuudesta, hallituksen jäsenillä on oikeus saada jäsenluettelotiedot, vaikka eivät kaikki varsinaisesti hoidakaan rekisteriasioita.
Lisätietoa Martat.fi-sivuilta: https://www.martat.fi/martat/marttajarjesto/jarjestomateriaalit-ja- info/yhdistystoimijoiden-omat-sivut/yleistietoa- yhdistyksille/henkilotietojen-kasittely-yhdistyksissa/ Katso erityisesti salassapitositoumus ja jäsenrekisterin tietosuojaseloste