Dynamic Reporting (DR) -raporttien teon parhaat käytännöt Eija Hyrsylä Support Manager Clausion Oy

Optimointi ja ongelmanselvittely DR-raportit Optimointi ja ongelmanselvittely

Dynamic Reporting eli DR Excelin add-oniksi asennettava DR julkaistiin FPM:n lisämoduulina vuonna 2011 DR täydentää FPM:n raportointimahdollisuuksia Excel-tiedostoon haetaan dataa FPM:n tietokannasta DR-kaavoilla © 2019 Clausion Oy

Datan haku Datan haun voi tehdä koko työkirjalle, vain yhdelle välilehdelle tai valitulle alueelle Data haetaan välilehtien, sarakkeiden ja rivien järjestyksessä vasemmalta oikealle, ylhäältä alas Jokainen DR-kaava muodostaa yhden kyselyn kantaan © 2019 Clausion Oy

Hyviä käytäntöjä Hyvä käytäntö on lisätä pohjalle erillinen perustiedot-välilehti, johon viitataan kaikilta välilehdiltä haettaessa esim. vuoden, kauden ja tositesarjojen arvoja. Hakuarvojen alueet kannattaa nimetä, jotta niitä käytettäessä DR- kaavasta näkee helposti, mihin tietoon kaavassa viitataan. DR-raportointia varten kannattaa FPM-tilikarttaan luoda valmiita summatilejä, joita voi käyttää raportilla. Tällöin syöttötilejä ei tarvitse hakea erikseen ja laskettaa niitä yhteen Excelissä. © 2019 Clausion Oy

DR-kaavoja optimoimalla nopeutta Datan hakuun ja raportin päivitysnopeuteen voit vaikuttaa Varmistamalla, että DR-kaavan hakuarvot ovat yksiselitteisiä niin, ettei DR- kaavan sisällä enää tehdä erillistä laskentaa Optimoimalla DR-kaavojen määrän Katsomalla, että saman DR-kaavan tulos haetaan vain kerran Tarkistamalla, onko välilehtien välillä linkityksiä ja päivittämällä aina kaikki tarvittavat välilehdet Pohjan päivitysnopeuteen vaikuttaa oleellisesti myös verkkoyhteydet ja muu infra. Kaavoja muokkaamalla ei näihin voi vaikuttaa. © 2019 Clausion Oy

DR-raportit Esimerkkejä

Kaava DR-kaavan sisällä DR-kaavan sisälle ei saa lisätä kaavoja. Esimerkkinä kaava =DRData(Datatype_Code;FINSTMT_IFRS;Account;Year-1;Period; Cumulative;Currency;D0_Unit)/Scale*DCCode Vuoden arvo lasketaan vähentämällä yksi pohjalla olevasta Year-arvosta (esim. 2019-1). Tämä aiheuttaa Object reference –herjoja, eikä data nouse oikein välilehdelle DRData-kaavan ulkopuolella voi olla kaavoja, esim. ylläolevassa kaavassa /Scale*DCCode © 2019 Clausion Oy

Viittaukset toisille välilehdille Jos pohja sisältää viittauksia toisille välilehdille, pitää kaikkien näiden välilehtien data päivittää. Muutoin data voi olla virheellistä. Esimerkissä välilehdellä ”Taxes_links” löytyy kaava =DRData(Datatype_Code;FINSTMT_IFRSNOTES; Account;Year;Period;Cumulative;Currency;D0_Unit)*-1/Taxes!K9 => Sekä ”Taxes_links” että ”Taxes” päivitettävä, jotta data on oikein © 2019 Clausion Oy

Kannasta haettavan datan määrä Kun dataa haetaan iso määrä tietokannasta, vaikuttaa se hakunopeuteen Kannattaa optimoida kyselyitä Onko haettava arvo sellainen, joka muuttuu? Onko raportille oleellista, että haetaan kaikki pohjalla olevat rivit? Esim. =DRAccountName(Account;LAN) –arvon haku kaikille datariveille. Jos rivimäärä raportilla on tuhansia rivejä, tilin nimi ei muutu jatkuvasti ja kieliversiot eivät ole käytössä, onko oleellista hakea tilin nimet joka kerta? © 2019 Clausion Oy

Saman hakukaavan toistaminen Myös saman kaavan toisto aiheuttaa ylimääräisiä kyselyitä kantaan ja hidastaa pohjan avausta Kannattaa optimoida kyselyitä Onko haettava arvo jo haettu kerran? Esim. =DRUnitName("DIM00";Unit_ID;Year;LAN) –arvon haku kaikille datariveille. Hae sen sijaan yksikön nimi kerran ja viittaa muissa soluissa tuohon haettuun arvoon © 2019 Clausion Oy

Saman hakukaavan toistaminen Esim. =DRData(Datatype_Code;FINSTMT_IFRS;Account;Year;Period;Cumulat ive;Currency;D0_Unit)*DRAccountDCCode(Account)/Scale Muutama yksittäinen toisto ei vaikuta nopeuteen, mutta usein pohjilla on useita sarakkeita, useita rivejä ja useita välilehtiä, joten ylimääräiset haut kertautuvat © 2019 Clausion Oy

Kaavassa käytetty arvo puuttuu kannasta Jos kaavan mukaisia arvoja ei löydy FPM-kannasta, tuloksena on 0 Esim. =DRData(Datatype_Code;10000;Account;Year;Period;Cumulative;Curr ency; Unit_ID;;Hier2) Yksikkö ei ole mukana hierarkiassa, jota on käytetty. Esim. =DRData(Datatype_Code;10001;Account;Year;Period;Cumulative;Curr ency; Unit_ID) Tositesarja on virheellinen © 2019 Clausion Oy

Kiitos!