Tukipalvelut ja ICT Uuden toimintamallin kuvaus Maakuntauudistus Pohjois-Karjalassa 24.5.17

Uusien toimintamallien tehtäväksianto Maakunnan tehtävien läpikäynti Asiakaslähtöisen maakunnan uuden, paremman toimintamallin ja tehtävien tarkempi valmistelu Prosessien muutostarpeet, miten parannetaan toiminnan kustannustehokkuutta ja vaikuttavuutta Tarkennettu esitys valmistelun etenemisestä ja keskeisistä ratkaistavista asioista aikatauluineen väliaikaishallinnolle (Maakuntauudistusta koskevan valmistelun eteneminen) Kahdessa vaiheessa: väliaikaishallinto, käynnistymisvaihe Mahdollisuuksien mukaan: Yhteisen toimintamallin tai siihen liittyvän kokeilun/pilotin käynnistäminen (2017-2018) Esitys digitaalisten palveluiden hyödyntämisestä Tarkennettu esitys keskeisten yhdyspintojen ratkaisemisesta (valtio/ maakunta/ kunnat) Tarkempi arvio taloudesta, henkilöstöstä ja sopimuksista Esitys mahdollisesta henkilöstön koulutustarpeesta Seurata valtakunnallista valmistelua omalla tehtäväalalla (synkronointi) ja tehdä tarvittavia esityksiä (edunvalvonta) Aikataulu: alustavat tuotokset 15.4.2017, tuotokset valmiit 31.5.2017, raportointi koordinaatioryhmälle 6/2017

Työryhmän kokoonpano Jari Aho PK:n MKL, pj. Jarmo Heiskanen PK:n MKL, siht. Heli Määttänen PK:n ELY (varaj. Pauliina Smolander) Kari Alvila PTTK Oy Johanna Tähkiö Lieksa Pekka Penttinen Joensuu (varaj. Satu Huikuri) Eeva-Maria Varpenius Siun sote (varaj. Ilkka Naukkarinen) Tiina Ojala Henkilöstö (varaj. Juha Soininen) Asiantuntijajäsen: Anne Kosonen Siun Talous Oy (varaj. Ilpo Huurinainen)

Tukipalvelut Asianhallinta ja arkistotoimi Ateria/ravintopalvelut Hankinnat Henkilöstöhallinto ICT Kiinteistöpalvelut ja siivous Maksatus (avustukset ja tuet) Taloushallinto Muut

Nykyinen toimintatapa Tukipalvelujen tuottajia: -kunnat, kaupungit, kuntayhtymät omana toimintana -kuntaomisteiset osakeyhtiöt (esim. PTTK Oy, Siun Talous Oy, Polkka Oy, Tikkamäen Palvelut Oy) -valtion virastot (esim. Valtori, KEHA) -yritykset (esim. työterveyshuolto, matkapalvelut) -kuntien yhteistoimintasopimukset (esim. P-K:n hankintatoimi, Pielisen- Karjalan tilitoimisto) Toimintatapana maakunnassa on ollut yhtenäisten tukipalvelujen käyttäminen

Ylimaakunnalliset asiat ja tehtävät Rakennerahaston maksatustehtävät. Asetettu työryhmät rahoituksen ja maksatuksen organisoinnin selvittämiseen (Pohjois-Karjala, Etelä-Savo, Pohjois-Savo) Nykyisen ja tulevan maakunnallisen ICT- ja tukipalvelujen toimintamallissa esitettyjen yhtiöiden toiminnan markkinoiminen ylimaakunnalliseen valmisteluun Maku Tahe –yhtiön yhteistyömahdollisuuksien selvittäminen eri maakuntien ja/tai toimijoiden kanssa

Uusi toimintamalli Asianhallinta ja arkistotoimi – ulkoisia palveluntuottajia ei ole ja tehtävä edellyttää toiminnan hyvää tuntemusta - toteutus omana työnä Ateria/ravintopalvelut – Polkka Oy ja kunnat (kts. ratkaistavat asiat) Hankinnat – Pohjois-Karjalan hankintatoimi (kts. ratkaistavat asiat) Henkilöstöhallinto - osa omaa toimintaa, palkanlaskenta Siun Talous Oy, työterveyshuolto ostopalveluna ICT – Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy Kiinteistöpalvelut, siivous ja laitoshuolto – Polkka Oy, Siun sote ja kunnat

Uusi toimintamalli Maksatus (avustukset ja tuet) – omana toimintana / valtakunnallinen palvelukeskus Taloushallinto – Oma toiminta/Siun Talous Oy Muut Logistiikka (henkilökuljetukset ja logistiikkaryhmä valmistelee) Tekstiili- ja pesulapalvelut – Karjalan Tekstiilipalvelut Oy Hallinto- ja toimistopalvelut – johtoa ja substanssitoimintaa tukevat sihteeri/avustajapalvelut omaa toimintaa Lääkintälaitehuolto (sis. Siun soteen) Välinehuolto (sis. Siun soteen)

Tukipalvelujen asiakkaat Ministeriöt Maakunnan ja tehtäväalueiden johto (ml. liikelaitokset) Henkilöstö Kunnat Palvelun asiakas (asukas, yritys, järjestö, yhdistys, valtio, muu julkisyhteisö)

Uuden toimintamallin edut Ensisijaisena tavoitteena nykyisten, vahvojen maakunnallisten toimijoiden hyödyntäminen Edelläkävijän rooli – mahdollisuus viedä toimintamallia myös osaksi valtakunnallista palvelukeskusvalmistelua Saada maakunnallisia toimijoita valtakunnallisten palvelukeskusten palveluntuottajaksi ja sitä kautta markkinoiden laajentaminen Sama palveluntuottaja maakunnalle ja kunnille Prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistuminen Tuottavuuden paraneminen, resurssien joustava käyttö ja kustannustehokkuus Hankintojen kohdentaminen aikaisempaa enemmän maakunnan alueelle Toimivan ICT-yhteistyön jatkuvuus

Uuden toimintamallin riskit Palvelukeskusvalmistelun eriaikaisuus, ennakoimattomat vaikutukset maakunnalliseen valmisteluun Vastuunjaon epäselvyydet (mm. suhteessa palvelukeskuksiin) Liian raskas tukipalveluorganisaatio Rinnakkaiset tietojärjestelmät palvelujen tuottamisessa Tietojärjestelmämuutosten valmistuminen Liian tiukka uudistuksen toteutusaikataulu Muutoksen rahoittaminen Tavoitteita koskevien päätösten viivästyminen aiheuttaa pitkät siirtymäajat Kunta/maakunta yhteensovitus Tehtäviä vastaavat henkilöresurssit eivät siirry

Keskeiset rajapinnat: työnjako valtio – maakunta Valtakunnalliset palvelukeskukset – tässä vaiheessa työnjako osin avoinna

Keskeiset rajapinnat: työnjako maakunta - kunta Kuntien omien tukipalvelujen tuottamisen haaste uudistuksen jälkeen Sama palveluntuottaja sallitaan kunnille ja maakunnalle

Keskeisimmät ratkaistavat asiat MAKU TAHE ja MAKU ICT –yhtiö ratkaisut In -house toiminta (kuntien ja maakunnan yhteisomistus)? Yhtiöitetäänkö kuntien puhtaus- ja ateriapalvelut ym., voidakseen toimia palveluntuottajana maakunnalle vai siirretäänkö henkilöstö olemassa olevaan yhtiöön? Nykyisen keskitetyn maakunnallisen hankintatoimen yhtiöittäminen?

Esitys digitaalisten palveluiden hyödyntämisestä Olemassa olevan tiedon ja yhteisen tietovaraston hyödyntäminen laaja-alaisesti palveluissa ja järjestelmissä –maakunnalla sekä kunnilla käytössä samoja järjestelmiä joka mahdollistaa tiedon helpon liikuttelun Yhteydensaanti helppoa riippumatta siitä kuka palvelun tuottaa - tieto ja yhteysmahdollisuus löydettävissä yhdestä paikasta Sähköisten palvelujen käyttöönoton laajentaminen sekä osaamisen varmistaminen Tukipalveluita tuottavien toimijoiden järjestelmissä olevat datat mukaan maakunnan yhteiseen avoimen data –käytäntöön niiltä osin kuin mahdollista

Tukipalvelujen henkilösiirrot (htv)

Esitys kokeilusta/pilotista 2017-2018 Siun sote 1.1.2017 Siun Talous Oy Polkka Oy

Sopimukset Selvitetään osana väliaikaishallintoa [1. Arvio nykytilasta: sopimukset] [2. Arvio uuden toimintamallin tarvitsemista sopimuksista]

Esitys mahdollisesta henkilöstön koulutustarpeesta Järjestelmien käytön koulutus (2018) Henkilöstön muutostukikoulutus

Valtakunnallinen valmistelu Odotetaan valtakunnallisen palvelukeskuksen roolin valmistumista

Esitykset valtakunnalliseen valmisteluun Nykyisen ja tulevan maakunnallisen tukipalvelujen toimintamallin markkinoiminen valtakunnalliseen valmisteluun

Muuta huomioitavaa Maakunnallisen edunvalvonnan rooli

Seuraava askel Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmämuutosten esiselvitys väliaikaishallinnosta maakuntaan (aikataulu ja kustannukset) Varaudutaan oman toimintamallin mukaisesti väliaikaishallinnon tukipalvelujen järjestämiseen Hankintatoimen yhtiöittämisselvityksen käynnistäminen Ratkaisu MAKU TAHE -yhtiöksi (maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon yhtiö). Esitys: Siun Talous Oy

Toimeenpanon vaiheet 1) esivalmistelu (1.7.2017 saakka) 2) maakunnan toimintaa valmisteleva väliaikaishallinto (väliaikainen valmistelutoimielin) (1.7.2017 – 1.3.2018) 3) maakunnan käynnistymisvaihe (1.3.2018 – 31.12.2018) 4) uuden maakunnan ensimmäinen varsinainen toimintakausi (1.1.2019 alkaen)

2-6/2017

Lisätietoja Toimintamallin yhteyshenkilö: Jari Aho, etunimi.sukunimi@pohjois-karjala.fi Muutosjohtaja Jarno Turunen, etunimi.sukunimi@pohjois-karjala.fi pohjois-karjala.fi/maakuntauudistus – maakuntauudistus Pohjois-Karjalassa alueuudistus.fi – uudistuksen valtakunnallinen sivusto