ILVES ry:n viestintäsuunnitelma Sisäinen ja ulkoinen viestintä Sisäiseen viestintään kuuluu seuran tavoitteiden toteutukseen suoraan tai epäsuoraan liittyvien tietojen tai ohjeiden antaminen, välittäminen ja vastaanottaminen. Ulkoista viestintää käydään pääsääntöisesti vanhempien, sponsoreiden, liitojen ja piirien, valtion ja kunnan viranomaisten ja koulujen sekä muiden ”kiinnostuneiden” kanssa pääosin seuran www sivujen välityksellä sekä seurajulkaisuin. Kaikissa viestintäratkaisuissa ja niiden tuottamisessa kannattaa olla erityisen huolellinen, jotta seuran toiminnasta välittyy oikea ja rehellinen kuva. Viestintäsuunnitelmassa on kirjattu vastuut ja ohjeet. Useimmiten avoin ja rehellinen viestintä hankalissakin tapauksissa, on seuran tulevaisuuden kannalta paras ratkaisu. Viestintää hoitamaan voidaan nimetään tarpeen mukaan seura-, jaos- että joukkuetasolla esim. tiedottaja, mediavastaava, webmaster tai muu tiedottaja. Kaikkien viestinnasta vastaavien toimijoiden on tunnettava perusasiat tietosuojalainsäädännöstä. 1/3

ILVES ry:n viestintäsuunnitelma -Hallituksen puheenjohtaja -Toimitusjohtaja Ilves ry Vastaa -Johtokunta -Puheenjohtaja -Johtajisto TIEDOTTAJA Ilves ry:n jaostot VIESTINTÄ/ TIEDOTTAMINEN -Jaostojen puheenjohtajat Ilves ry:n Jaostojen joukkueet Jaoston joukkueiden -Ikäluokkavastaavat/ Joukkueenjohtajat Mistä -Viestintäsohjeistuksen luominen ja ylläpito - Linjaukset seuran kotisivujen käytöstä - Linjaukset, kannanotot ja näkemykset Ilves ry:n nimissä tehtävästä viestinnästä - Kriisiviestintä - Linjaukset Oy:n kotisivujen käytöstä - Linjaukset, kannanotot ja näkemykset Oy:n nimissä Oy:stä -Tiedottaminen mahdollisten Oy:n alla olevien joukkueiden toiminnasta - Linjaukset jaoston kotisivujen käytöstä - Linjaukset, kannanotot ja näkemykset Ilves ry:n jaoston toiminnan nimissä tehtävästä viestinnästä (mm. turnaukset jne.) - Joukkueen kotisivujen ajan- tasaisuudesta vastaaminen - vastaa joukkueen sisäisestä viestinnästä seuran linjausten mukaisesti Ilves ry:n alla olevat Oy:t 2/3 Esimerkit -Valmentajasopimukset -Pelaajasopimukset -Yhteistyösopimukset -Osavuosi/ vuosikatsaukset -Ilves murisee julkaisut -Turnaukset -Ilmoittelu jaoston toiminnasta - Jaostojen toiminta- malleista ja säännöistä tiedottaminen -Yhteistyötahoista tiedottaminen -Viestintä vanhemmille -Joukkueen/ ikäluokan tapahtumat -Uusien pelaajien haku -Ilves ry:ssä tapahtuvat muutokset -Vuosikokoukset -Pelaajiin, toimihenki- löihin tai kiinteistöihin tapahtuneet onnetto- muudet (henkilöva- hingot, tulipalot jne.)

ILVES ry:n viestintäsuunnitelma 3/3 Perussääntönä on jos et tiedä saatko jostain asiasta tiedottaa esim. joukkueen asiasta kysy omalta jaostolta (jääkiekko, jalkapallo, salibandy, ringette). Vastaavasti epäselvissä tilanteissa jaostot kysyvät tarvittaessa johtajistolta/puheenjohtajalta linjausta. Osakeyhtiöiden kohdalla tiivistettynä tiedottamisen tulee keskittyä liiketoiminnan mukaiseen tiedottamiseen. Esim. jos kyseessä on liikuntapaikka jäähalli tai jalkapallokenttä, voidaan yleisellä tasolla keskustella kenttien määristä, tarpeellisuudesta, kulurakenteista, käyttöasteista jne. Mutta ei oteta kantaa miten Ilveksen jaostot sen kokevat tai ajattelevat. Muistettava aina missä roolissa kulloinkin lausuntoja/ kommentteja antaa.