Matti Hartikainen Tietohallintojohtaja Tampereen ammattikorkeakoulu Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto - seminaari Keskiviikkona Suorat ja epäsuorat vaikutukset tietojen käsittelylle korkeakoulussa

Aiheet Minimitiedonsiirtotiheys OKM:n ja Tilastokeskuksen tiedonkeruut Korjaukset Audit Trail Koodistot

Iso muutos Korkeakoulut vastaavat lähdetietojensa muuntamisesta yhteismitalliseen muotoon ja siirtämisestä tietovarantoon. Tietovarannon tiedot ovat looginen osa korkeakoulun omaa opintohallinnon tietovarantoa. Nykyisten tiedonkeruiden henkilö- ja organisaatiokohtaisten summatietojen sijaan tiedonkeruiden kohteena ovat tulevaisuudessa yksiselitteiset lähdetiedot. Suurin muutos koskee opiskeluoikeuksia, ilmoittautumisia ja suorituksia, joista nykyisin kerätään eri ominaisuuksien summia tai johdannaisia erikseen. Korkeakoulujen valtakunnallisessa tietovarannossa vakiintuneen väestötietojärjestelmän henkilötunnuksen ohella otetaan käyttöön Oppijan verkkopalveluihin kuuluva "kansallinen oppijanumero" (OID). Toinen Oppijan tietomallin kanssa yhteinen viitetieto on eurooppalaisten standardien mukainen "koulutus” (learning opportunity). Lisäksi eri tiedoille muodostetaan yksilöivät tunnisteet pääsääntöisesti korkeakoulun tunnisteen ja korkeakoulun sisäisen yksilöivän tunnisteen yhdistelmänä.

Viranomaistiedonkeruut Minimitiheys tietojen päivittämiselle olisi kerran kuukaudessa, jotta opintosuoritustietojen hyödyntäminen olisi mahdollista myös otettaessa esimerkiksi siirto-opiskelijoita yhteishakuaikataulujen ulkopuolella sekä valmistauduttaessa tietojen mahdolliseen hyödyntämiseen aiemmin hankitun osaamisen tunnustamisessa Korkeakoulun ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin tiedonkeruita varten, vaan CSC - Tieteen tietotekniikan keskus oy tekee opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiannoista tietojen laskennan tietovarannosta. Korkeakoulun ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin tiedonkeruita varten. Korkeakoulun ilmoitettua tietojen olevan ajantasaiset poimittavaksi CSC - Tieteen tietotekniikan keskus oy muodostaa Tilastokeskuksen toimeksiannoista Tilastokeskukselle siirrettävän tiedoston

Korjaukset Tietojen korjaaminen tapahtuu siten, että korkeakoulu korjaa virheellisen tiedon lähdejärjestelmässään ja päivittää sen jälkeen tietonsa tietovarantoon. Tietojen tarkastamiseksi korkeakoulu voi lukea koko tietovarannossa olevaa tietosisältöään tietovarannon lukurajapintojen avulla.

Koodistot Tietovarannon koodistot ovat, kuten koodistot yleensä, lähes kaiken yhteensopivuuden ja yhteentoimivuuden edellytys. Virta-projektissa on tarkoitus hyödyntää OPH:n Oppijan verkkopalveluiden yhteydessä kehittelemää KoodistopalveluaKoodistopalvelua Huomioikaa Koodistopalvelu kaikessa järjestelmäkehityksessä korkeakouluissanne. Koodistopalvelu vastaa korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön ja muiden viranomaisten keskinäisen tiedonvälityksen tarpeita.

Audit Trail Audit trail, eli katkeamattoman kirjausketjun vaatimus tarkoittaa sitä, että opintohallinnan kirjaukset (ilmoittautuminen kurssille, hyväksyntä kurssille, arvioinnit) kirjaukset on tehtävä niin, että niiden yhteys opetus- ja oppimistapahtumiin voidaan vaikeuksitta todeta. Ketju: opintohallinta – siirto ja muunnos valtakunnallisen tietovarantoon - tietovaranto Kirjanpidossa on tositteesta lähtien voitava seurata yksittäisen kirjanpitotapahtuman käsittelyä tilille merkintään saakka. Meidän on näytettävä toteen, miten kutakin tiliä=opiskelijatunnusta on käsitelty opintohallinnassa (jatkuvasti muuttuva tieto). Kirjaussuunnitelmalla esitetään, miten katkeamaton kirjausketju on toteutettu. Koneellisin menetelmin pidetyssä, automaattisessa ketjussa kirjausten suorittamistapa ja niiden yhteys tietovarantoon (=tietyn hetken tilanne) on voitava todeta konetta käyttämättä=tarvitaan korkeakoulukohtainen kuvaus todennetusta kirjausketjusta.

Paulalle Audit trail, eli katkeamattoman kirjausketjun vaatimus tarkoittaa sitä, että opintohallinnan kirjaukset (ilmoittautuminen kurssille, hyväksyntä kurssille, arvioinnit; tutkinnon suorittaminen; läsnäolo; henkilön tunnistaminen) on tehtävä niin, että niiden yhteys opetus- ja oppimistapahtumiin sekä myös valtakunnallisen tietovarannon kautta voidaan vaikeuksitta todeta.