Maaret Botska1 Lastuna laineilla vai omaa purtta ohjaten? Syysseminaari Jyväskylä , klo Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja säilytysaikojen uudistaminen

Maaret Botska2 Taustaa ja perusteita uudistukselle sosiaalihuollon asiakastiedoilla on vanhat 1989 laaditut säilytysaikamääräykset ja ne koskevat vain kunnallista sosiaalihuoltoa sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn ja säilytykseen ei ole yhtenäisiä säännöksiä ja ohjeita sosiaalihuollon palvelutehtävistä kertyville kaikille asiakaskirjallisille tiedoille ei ole määritelty säilytysaikoja

Maaret Botska3 Taustaa ja perusteita uudistukselle 1989 seulontaohjeita (säilytysaika) on vaikea tulkita ja toteuttaa sähköisessä toimintaympäristössä ohjeet eivät kata kaikkia sosiaalihuollon nykyisiä palvelutehtäviä asiakastietoja säilytetään turhaan, koska erilaiset säilytysajat vaikeuttavat tietojen poistoa asiakastietojärjestelmistä ja paperisista asiakaskansioista asiakastietojen säilytys ja käsittely ovat moniammatillista yhteistyötä tekevissä organisaatioissa erityisen hankalaa ja ollaan epätietoisia siitä mitä ohjeita tulisi noudattaa asiakastietojen käsittelyssä ja säilytyksessä hallinto- ja palvelumuotoja muutettaessa ei tiedetä miten asiakastietoja käsitellään muutostilanteessa (vastuut ja ohjeet) sähköinen ja paperinen käsittelykäytäntö rinnakkain aiheuttaa ongelmia myös tietojen säilytyksessä… mikä on alkuperäinen asiakirja ja miten kauan kumpaakin tietoa tulee säilyttää

Maaret Botska4 1Luoda linjaukset asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskevan sääntelyn pohjaksi 2Valmistella ehdotus asiakirjojen säilytysajoiksi 3Valmistella ehdotus asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskeviksi tarvittaviksi ohjeiksi ja oppaiksi kunnille ja muille sosiaalipalvelun tuottajille AHA-työrymän pöytäkirjoihin voi tutustua Sosiaali- ja terveysministeriön asettamat tavoitteet Asettamispäätöksissään ja

Maaret Botska5 Asiakirjojen käsittely, hävittäminen, säilytys ja arkistointi - säilytysaikojen määritystyön näkökulmasta Säilytysaikojen määrittäminen tapahtuu asiakkaan palvelutapahtuman eri vaiheissa kertyvien asiakastietojen kartoittamisen avulla, jonka avulla selvitetään moninkertainen asiakastietojen päällekkäinen säilytys, sillä sama tieto useassa säilytysmuodossa ja –paikassa aiheuttaa mm. ongelmia tietojen poistamisessa niille asetetun määräajan umpeuduttua sähköisiin asiakastietojärjestelmiin sisältyvät asiakastiedot ja asiakastietoihin liittyvät muut asiakirjat (mm. videot, äänitteet) määräaikaisesti säilytettävien asiakastietojen säilytysaikojen yhtenäistämistä asiakastiedot, jotka ovat mahdollisesti pysyvästi säilytettäviä jokaisen palvelutehtävän osalta mitä mahdollisia ohjeita asiakastietojen käsittelyyn tarvitaan Toteutus

Maaret Botska6 1) Tehtäväkohtaisten asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysaikojen määritystyön pohjana käytetty käsittelyrunko (rakenne ja sisältö). Toteutus *) Asiakirjahallinnon ryhmässä on otettu arvonmäärityksen pohjaksi seuraavat käyttötarkoitukset: asiakkaan identifiointi, palvelun tai hoidon järjestäminen, palvelun tai hoidon toteuttaminen, asiakkaan ja henkilöstön oikeusturva, tutkimustyö ja opetus sekä hallinto ja talous. *)

Maaret Botska7 Vireillepano -vaihe Valmistelu- ja päätöksenteko- vaihe 1 2 Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset pysyvät kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan tehtävä- ja toimintaprosessien kartoittamista sekä prosesseihin liittyvien työnkulkujen ja asioiden käsittelyvaiheiden selvittämistä. Sosiaalihuollon prosessiajattelun lähtökohtana on asiakas, asiakkaan tarve ja hänen elämäntilanteensa. Prosessin osapuolina ovat asiakas, sosiaalihuollon ammattilainen, oman organisaation sosiaali- tai terveydenhuollon muut ammattilaiset, sosiaalihuollon muut ammattilaiset ja muut viranomaiset tai asianosaiset. Asiakkaan auttamisprosessi voidaan jakaa eri vaiheisiin, jotka sisältyvät pääsääntöisesti kaikkiin sosiaalihuollon palvelutehtävien asiakassuhteisiin, mutta jotka luonnollisesti ilmenevät ja painottuvat eri tavoin eri toiminnoissa (mukauteltu sosiaali- ja terveystoimen yleisestä prosessikuvauksesta (Lähde: Kalpa &Kuusisto-Niemi, 1997). Tätä prosessikuvausta käytetään säilytysaikamääritystyönyleisenä palveluprosessin kuvauspohjana. 2) Sosiaalihuollon palveluprosessikuvaus säilytysaikojen arvonmääritystyössä 3 Suunnittelu- vaihe

Maaret Botska8 Tehtäväkohtaisten säilytysaikaluonnosten laadintatilanne : Sosiaalihuollon tehtäväVaihe 1 Adoptioneuvonta ja Kansainvälinen adoptiopalvelu käsitelty 2 Ensi- ja turvakotipalvelut Ensikotitoiminta Turvakotienväkivaltatyö; avopalvelut ja laitostoiminta Käsitelty; Lisätarkennus asiakastieto- järjestelmään 3 Isyyden selvittäminen käsitelty 4 Lapsen huolto, asuminen ja tapaamisoikeus käsitelty 5 Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden täytäntöönpanon sovittelu käsitelty 6 Lapsen elatus käsitelty 7 Lastensuojelun asiakastiedot, 10-osa-aluetta: Lastensuojeluilmoitusten rekisteröinti Lastensuojelutarpeen selvittäminen Lastensuojelun avohuolto Lapsen kiireellinen sijoitus Huostaanotto Sijaishuolto Jälkihuolto Yksityinen sijoitus kodin ulkopuolelle Sijoitettujen lapsien rekisteröinti Sijoituspaikan valvonta ja seuranta käsitelty Toteutus

Maaret Botska9 Sosiaalihuollon tehtäväVaihe 8 Päiväkotihoito, perhepäivähoito, leikkitoiminta tai muu päivähoitotoiminta, 4 osa-aluetta: Lasten hoidon tuet Kotihoidon tuki Yksityisen hoidon tuki Kuntalisät ja -tuet käsitelty 9 Sosiaaliasiamieskäsitelty 10 Sosiaalityökäsitelty 11 Sosiaalinen luototuskäsitelty 12 Sosiaalipäivystyskäsitelty 13 Toimeentulotukikäsitelty 14 VälitystilitKäsitelty 10 Sosiaalityö, lisäys: Maahanmuutto ja pakolaisasiat: kotoutussuunnitelma, kotoutustuet, paluumuuttoavustukset käsitelty 15 Kasvatus- ja perheneuvontakäsitelty 16 Perheasioiden sovittelu (OM; THL)käsitelty Toteutus

Maaret Botska10 Sosiaalihuollon tehtäväVaihe Loppuvuosi (2009) aikana käsiteltävät: Käsittelyssä 17 Kuntouttava työtoimintalokakuu 18 Päihdehuoltolokakuu 19 Koulukuraattorimarraskuu 20 Kehitysvammaisten erityishuolto 21 Vammaisuuden perusteella järjestettävät palvelut ja tukitoimetmarraskuu 22 Vammaisten henkilöiden työllistymistä tukeva toiminta ja vammaisten henkilöiden työtoiminta 23 Kotipalvelu ja kotihoito, perhehoito marraskuu- 24 Omaishoidon tuki, perhehoito joulukuu 25 Vanhusten laitos- ja asumispalvelut, perhehoito 26 Lakiin nuorista rikoksentekijöistä perustuvat sosiaalihuollon tehtävätjoulukuu Toteutus

Maaret Botska11 Keskeisiä ohjaukseen liittyviä tarpeita on ilmennyt, kuten  asiakkaan perustietojen säilyttäminen  vastuut asiakastietojen säilyttämisestä  vastuut tietojen hävittämisestä asiakastietojärjestelmistä  määräaikaisten asiakastietojen hävittämiskäytännöt  lokitietojen säilyttäminen ja hävittäminen –asiakastietojen käsittelyyn kuten säilytystapaa, - paikkaa ja –aikaa koskevia virallisia ohjeita tarvitaan: - tehtäväkohtaisesti - sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten palvelujen asiakastiedoille - moniammatillisten yhteistyöpalvelujen asiakastiedoille - eri viranomaisten yhteisten palvelujen asiakastiedoille - asiakastietojen käsittelyyn organisaation muutostilanteiden osalta  skannattujen ja konvertoitujen asiakastietojen käsittely ja hävittämiseen liittyvien käytänteiden osalta - alkuperäinen, kopio? - tulleet lausunnot, lähetteet, kopiot, laskutustiedot - tilastointi ja erilliset raportit  säilytysaikojen voimaantulo Toteutus

Maaret Botska12 Lopputulos  Asiakirjahallinnon työryhmän ehdotukset STM:lle vuoden 2009 lopussa  Sidotaan osaksi STM:n asetusta ”sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisesta, käsittelystä ja säilyttämisestä” - valmisteluun 2010  Arkistolaitos tekee päätöksen pysyvästi säilytettävistä tiedoista/asiakirjoista STM:n esityksestä (ArkL 8.3 §)  Säilytysaikamääräyksiä sovelletaan kaikkiin sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietoihin  Sitovat säilytysaikamääräykset sekä yksityisille että kunnallisille palveluntuottajille (STM:n asetus, ohjeet/määräykset)

Maaret Botska13 Yhteistyöstä kiittäen Maaret Botska Suomen Kuntaliitto, erityisasiantuntija, arkistoasiat STM/tietoteknologian kehittäminen sosiaalihuollossa, projektipäällikkö, asiakirjahallinto puh: , tai fax sähköposti: