Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! / puh

Sihteerikoulutus / KE & ET Koulutuksen tavoite Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi Kokemusten ja ajatuksien vaihto Verkostoituminen Ideariihi

Sihteerikoulutus / KE & ET Olet presidentin oikea käsi Klubi on tukenasi Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy! Sihteeri Klubin tärkein virkailija??

Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta Läsnäolon seuranta Jäsenluettelo Arkistointi Muistamiset Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerin tehtävät sisäiset

Sihteerikoulutus / KE & ET Jäsenrekisterin päivitykset Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin Koulutuksiin osallistuminen Kirjeenvaihto Sihteerin tehtävät ulkoiset

Sihteerikoulutus / KE & ET Läsnäololista Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa Järjestä tulleet asiakirjat asialistan mukaisesti Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin Lions –vuosikirja Klubin säännöt Toimintakauden pöytäkirjat Piirikuvernöörin tiedotteet Kokousten valmistelu

Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen aikana Läsnäolijat Pöytäkirjan pitäminen Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa Kirjaa tiedot aktiviteeteista  Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms  Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon

Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen jälkeen Laadi pöytäkirja viivyttelemättä Läsnäolotilastot ajan tasalle Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä

Sihteerikoulutus / KE & ET Pöytäkirjan pitäminen Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”

Sihteerikoulutus / KE & ET Vuosikokous Lähetä kokouskutsu ajoissa Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä Muut valmistelut (pj yms)

Sihteerikoulutus / KE & ET Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin / 31.5 mennessä Tammikuun 15. mennessä Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa- valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi- tus Muuta muistettavaa 1

Sihteerikoulutus / KE & ET Muuta muistettavaa 2 Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa

Sihteerikoulutus / KE & ET Kauden lopussa Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)

Sihteerikoulutus / KE & ET14 JÄSENREKISTERI

Rekisteriin kirjautuminen Sihteerikoulutus / KE & ET15 d

Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti Sihteerikoulutus / KE & ET16

Sihteerikoulutus / KE & ET17 Tee kuukauden jäsenilmoitus: JOKA KUUKAUSI Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin. PÄÄVALIKKO

Sihteerikoulutus / KE & ET18 JÄSENMATRIKKELI

Sihteerikoulutus / KE & ET19 KLUBIMATRIKKELI

Sihteerikoulutus / KE & ET20 JÄSENREKISTERI

Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu siirto jäsenen lisäys kohdasta. Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia Sihteerikoulutus / KE & ET21 LISÄÄ JÄSEN

- Lisää kaikki tiedot Sihteerikoulutus / KE & ET22

Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi Sihteerikoulutus / KE & ET 23 - Viimeistään kauden lopussa -Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen ks. rekisterin etusivu

Sihteerikoulutus / KE & ET24 Palkitsemiset -Historiatieto aina helposti löydettävissä -Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms

Sihteerikoulutus / KE & ET25 KLUBIN TIEDOT

Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit. Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja. Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Historiatiedot Klubin historiatiedot löytyvät täältä Sihteerikoulutus / KE & ET26

AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET27

Sihteerikoulutus / KE & ET28 AKTIVITEETTI TÄRKEÄÄ! Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis

Sihteerikoulutus / KE & ET29 AKTIVITEETTI

AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET30 Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit –avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK

AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET31

32Sihteerikoulutus / KE & ET Siirtojäsenhaku Hae nimellä (sukunimi) Kun oikea henkilö löytyy paina painiketta

33Sihteerikoulutus / KE & ET SÄHKÖPOSTI

34Sihteerikoulutus / KE & ET Kiitos osallistumisesta Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia!

35Sihteerikoulutus / KE & ET Vuosikalenteri MUISTA!!

36Sihteerikoulutus / KE & ET ARKISTOINTI

37Sihteerikoulutus / KE & ET Yhdistysrekisteri MUUTOSILMOITUS PATENTTI- JA REKISTERIHALLITUKSEN YHDISTYSREKISTERIIN Yhdistyksemme nimi rekisterissä: Lions Club Helsinki/malminkartano ry Rekisterinumero: Osoite on Perustietojen hakeminen Hakuehdoissa ei hyväksytä / merkkiä, rekisterinumerolla tai Lions Club Helsinki löytyy. Muutosilmoitus: vu=muutosilm vu=muutosilm

38Sihteerikoulutus / KE & ET Yhdistysrekisteri