Presidentin ja sihteerin tehtävät IPDG, DT Leila Risteli PETS 18.3.2012 Syötekeskus Tähän muistiinpanoja esittäjää varten.

Tehokkaan klubin tuntomerkit Tehokkaat klubit Tukevat Rotary- säätiötä Kasvattavat johto- henkilöitä rotarya palvelemaan Säilyttävät ja kasvattavat jäsenistöään Toimeen- panevat onnistuneita projekteja Klubijohtosuunnitelma Viisi palveluväylää

Presidentti johtaa klubia ja vastaa sen toiminnan asianmukaisuudesta, haasteellisuudesta ja tehokkuudesta huolehtii klubitoiminnan suunnittelusta ja varmistaa sen, että tavoitteet saavutetaan delegoi tehtäviä ja varmistaa niiden asianmukaisen toteutuksen innostaa jäseniä, antaa haastavia tehtäviä motivoi ja antaa tunnustusta edustaa klubia ulospäin

Käytännössä presidentti johtaa klubikokoukset ja hallituksen kokoukset osallistuu aktiivisesti piirin toimintaan (koulutustilaisuudet, piirikonferenssi) ja kannustaa muita osallistumaan toimii yhteistyössä klubin ja piirin johdon kanssa varmistaa klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuuden varmistaa sen, että klubi noudattaa RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita varmistaa sen, että klubin jokaisella komitealla on tavoitteet ja että ne saavutetaan johtaja vai hallinnoija?

Tärkeät päivämäärät: suunnittelu klubin Rotarysäätiö-lahjoitustavoite DGE:lle (PETS) klubin jäsenkehitystavoite DGE:lle (PETS) Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille: presidentti täyttää yhdessä hallituksensa kanssa ja toimittaa AG:lle niin, että tämä voi toimittaa sen DGE:lle 30.6.2012 mennessä

Klubisihteerin tehtävät kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. pöytäkirjojen laatiminen klubin kirjeenvaihto ja arkisto klubin posti tulee 1. sihteerille viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa kuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa, sovelletaan harkiten oman klubin tarpeiden mukaan klubin viikkoseloste toimitetaan DG:lle, DGE:lle ja AG:lle 6 6

Tärkeät päivämäärät: jäsenasiat ja maksut jäsentietojen jatkuva päivitys SR:n jäsentietojärjes-telmän kautta (www.rotary.fi/rekisteri/) SR:lle ja RI:lle RI:n SAR-raportit (Semi-annual report) palautetaan 31.7.2012 ja 31.1.2013 mennessä SR:lle piirin jäsenmaksut (sis. SR:n jäsenmaksut) 15.10.2012 ja 15.3.2013 mennessä tulevan rotaryvuoden toimihenkilötiedot SR:lle ja RI:lle heti vaalikokouksen jälkeen, ennen 31.12.2012 matrikkelitiedot SR:lle tammikuussa 2013

SR:n ja RI:n tietokannat kommunikoivat keskenään! 8 8

Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Vaihtokokous xx.6.2012/2013 Muutostiedot yhdistysrekisteriin 1.7.2012 Toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee Kesä PETS Heinä RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut Touko Elo Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset kokouspaikka ja – aikamuutokset Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Huhti Nv-seminaari Valmistautuminen seuraavaan vuoteen Vuosikokous Syys Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Maalis Loka Helmi SR:lle ja piirille maksuerä I Marras Tammi Joulu Nv-haku ja valinta * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajan tasalle RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita -maksut Koulutusseminaarit Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat) Vaalikokous 9 Nv-hakemukset tehty 9

Klubin talous talousarvio laaditaan keväällä 2012 yhdessä toiminnan suunnittelun kanssa varmistetaan maksuvalmius! klubitoiminnan tuotot & kulut pidetään erillään palvelutoiminnan tuotoista & kuluista 10 10

Mille tilille maksut suoritetaan? tilitiedot löytyvät rotarymatrikkelin alusta pidä erillään – 3 eri tiliä! Suomen Rotary Rotary International: jäsenmaksut ja mahdolliset lehtitilaukset (The Rotarian) Rotarysäätiö: lahjoitukset eri rahastoihin, merkittävä selvästi tarkoitettu rahasto (myös PolioPlus) 11 11

Maksettavat jäsenmaksut Suomen Rotary ry:n jäsenmaksu ja piirin per capita –maksu peritään 2 erässä, lasku tulee sihteerin osoitteella -> rahastonhoitajalle maksua varten lasku perustuu SR:n jäsenrekisterin tietoihin piirin per capita –maksu päätetään piirineuvottelussa, esitys = 61 € lokakuun maksun yhteydessä peritään 2 € lääkäripankkiin Rotary Internationalin per capita –maksu on 2 x 26 US$ (peritään 2 erässä) lasku perustuu SAR-tietoihin 12 12

Klubin yhteys Rotary Internationaliin ja Rotarysäätiöön sähköinen klubi-, jäsen- ja toimihenkilötietojen päivitys; jäsentiedot oltava ajan tasalla 31.5. ja 30.11., jotta SAR-lasku oikein maksut hyvissä ajoin ennen deadlinea SAR-raportti ja maksutietolomake lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin RI:n Zürichin toimistoon Club and District Support (CDS) Inger Jaray Gabriela Gustafsson (suomi) Rotarysäätiöön liittyvät asiat hoitaa Zürichissä Vanessa Court-Payen PHF ym. tunnustukset

Kevään 2012 aikana tehtävää raportti PETS:stä ja piirineuvottelusta klubin kokoukselle toimivan organisaation pystytys vuodeksi 2012-2013: työnjako presidentti - sihteeri hallituksen jäsenien tehtävät klubikomiteat ja niiden tehtävät, luotettavat ja toiminnasta kiinnostuneet vetäjät, klubin jokainen jäsen johonkin komiteaan nykyisen ja tulevan hallituksen yhteiskokous jäsenyystilanteen analyysi strategian ja klubijohtosuunnitelman päivitys klubineuvottelussa – kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan -> vuositavoitteet Suunnitteluoppaan täyttö klubin informointi tulevan rotaryvuoden toiminnasta klubin rekisteröitymistä syytä käsitellä, ellei sitä vielä ole tehty 14 14

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys? ei automaattisesti, vaatii rekisteröitymisen yhdistysrekisteriin (www.prh.fi) vain ry on oikeushenkilö SR:n jäsensivuilla Suomalaisen rotaryklubin mallisäännöt, jotka soveltuvat rekisteröintiin kohdassa Klubihallinto periaatteessa näihin vain pakolliset asiat virallisia sääntöjä täydentävät RI:n määrittämät Rotaryklubin säännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto ry:n hallituksen jäsenissä tapahtuneet muutokset ilmoitettava yhdistysrekisteriin

Rotaryklubi = rekisteröity yhdistys? piirissämme 35/40 rekisteröitynyttä klubia miksi kannattaa rekisteröityä? tavoite: kaikki piirin klubit ovat rekisteröityneitä yhdistyksiä rotaryvuoden loppuun mennessä