Organisaatiotietojen esittely 18.1.2013

Organisaatiotietojen hallinta Muodostaa koulutustoimija-oppilaitosrekisterin Tietoja hyödynnetään hakeutumisessa, haku- ja valintapalveluissa, tilasto- ja raportointipalveluissa ja käyttäjähallinnassa Tietoja hyödynnetään myös opetus- ja kulttuuriministeriössä sekä Opetushallituksessa ja muissa OPH:n sähköisissä järjestelmissä Organisaatiotietoja siirtyy hakijatietojen kanssa KELAan sekä Tilastokeskukseen Opetushallitus ylläpitää kaikkien asteiden koulutustoimijoiden ja oppilaitosten perustietoja (perustaminen, lakkauttaminen, nimenmuutokset, yhdistämistiedot)

Koulutustoimijan tunnisteena käytetään Y-tunnusta. Organisaatiotietojen hallinta Koulutustoimijan tunnisteena käytetään Y-tunnusta. Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelusta siirtyy automatisoituna tiedonsiirtona koulutustoimijan Y-tunnus, ajantasainen koulutustoimijan nimi ja viralliset yhteystiedot. Oppilaitoksen tunnisteena käytetään Tilastokeskuksen viisinumeroista oppilaitosnumeroa. Automatisoitua tiedonsiirtoa ei ole. Kaikki koulutustoimijat voivat perustaa, ylläpitää ja lakkauttaa toimipisteitä. Tunnisteena on oppilaitoksen numero ja juokseva järjestelmän antama numero Koulutustoimijat ja oppilaitokset päivittävät yhteystietonsa Oppijan verkkopalveluun.

Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotiedot muodostavat koulutustoimijarekisterin jossa on voimassaolevia koulutustoimijoita 817, oppilaitoksia 3904 ja toimipisteitä 4.880. Yhteensä 9.601 kpl. Lakanneet organisaatiot mukaan lukien organisaatioita on rekisterissä on 16.942

Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotasot ”Koulutustoimija” = Kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus. Koulutustoimijalla voi myös olla oppilaitoskoodi, jos se on samalla oppilaitos. Oppilaitos= Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto. Toimipiste = opetuspiste, toimipiste, kampus, yksikkö, laitos tai osasto.

Organisaatiotasot Koulutustoimija Oppilaitos Toimipaikka Toimipaikka Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotasot Koulutustoimija Oppilaitos Toimipaikka Toimipaikka Toimipaikka Toimipaikka Oppilaitos Toimipaikka

Esimerkkejä organisaatioista Organisaatiotietojen hallinta Esimerkkejä organisaatioista

Organisaatiotietojen hallinta

Organisaatiotietojen hallinta

Kiitos! kshj@oph.fi http://www.oph.fi/kshj/

Käyttäjähallinnan esittely 18.1.2013

Virkailijapalvelut Valinta-perusteiden mallinnus Haun hallinta Hakemusten hallinta Koodisto-palvelu Raportointi-palvelu Viestintä-palvelu Tiedon-siirrot Arkisto-palvelu Asiakas-palvelu Koulutus-tiedotus-palvelu Opiskelupaikan vastaanotto- ja ilmoittautumis-palvelu Haku-lomakkeiden hallinta Käyttäjä-hallinta Koulutus-tarjonta-tiedon hallinta Organisaatio-tietojen hallinta Valinta-laskenta Sijoittelu Tänään esitellään sinisellä olevat palvelut. Näiden palveluiden käyttöön kouluttaudutaan kevään käyttäjäkoulutuksissa.

Tunnistautuminen, yksilöinti ja käyttöoikeus Käytössä on useita tunnistusmekanismeja: Vetuma (pankkitunnukset, mobiilitunniste, sähköinen henkilökortti) Haka (korkeakoulut) Opintopolku-palvelun oma käyttäjätunnus/salasana Virtu (viranomaistunnistus) Katso (Vero, Kela) Ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä käyttäjä yksilöidään tarkistuksella väestötietojärjestelmästä. Yksilöidylle käyttäjälle annetaan oppijanumero, joka yksilöi henkilöt opetustoimessa Valtakunnallisesti yksilöity opetustoimen henkilö Esim. henkilön tietoja siirrettäessä ei tarvita yksilöinnin jälkeen enää henkilötunnusta.

Käyttöoikeudet pitää aina erikseen myöntää Yksilöinnillä varmistetaan ettei käyttäjällä ole useita identiteettejä palvelussa: Käyttäjä voi toimia useissa rooleissa: hakijana, virkailijana (useissa eri organisaatioissa) ja huoltajana. Henkilön ei pitäisi pystyä tekemään virkailijana itseensä kohdistuvia toimenpiteitä. Tunnistautuminen pelkästään ei anna virkailijalle mitään käyttöoikeuksia Käyttöoikeudet pitää aina erikseen myöntää

Tunnistautumiseen liittyviä tarpeita Oppijalle (ja virkailijalle) tunnistautumispalvelu Vetuma (sisältää: useimpien kotimaisten pankkien tunnukset, mobiilivarmenteen, sähköisen henkilökortin) Korkeakoulujen henkilöstölle (ja opiskelijoille) Haka Valtion virastojen henkilöstölle Virtu (sisältää: oman organisaation käyttäjätunnus ja salasana sekä virkakortti) Osalla organisaatiokäyttäjistä KATSO Edellisten lisäksi ”paperilla” toimitettava Opintopolku-palvelun käyttäjätunnus/salasana-pari Ja vielä: rekisteröitymiseen voidaan käyttää myös sosiaalisen median palveluita, kuten Facebook, OpenID yms.

Yksilöinti Tapahtuu automaattisesti, jos henkilöllä on suomalainen henkilötunnus, eli hetu Hetun puuttuessa yksilöinti tapahtuu virkailijatoimenpiteenä Opintopolku-palvelussa Yksilöinnin myötä henkilölle annetaan yksilöivä oppijanumero (OID)

Oppijanumero Kaikki Opintopolku-palvelukokonaisuuden henkilöt yksilöidään Yksilöidylle henkilölle muodostetaan tunnisteeksi oppijanumero Oppijanumero on OID-koodi, jonka omistaja on OPH Teknisenä koodin oikeellisuustarkistuksena käytetään samaa menetelmää kuin pankkien viitenumeroissa (Kerroin 137) Oppijanumero siirtyy tiedonsiirtojen yhteydessä Voidaan käyttää asioinnissa hetun sijaan asiakasnumerona, viitenumerona jne.

Oppijanumeron muodostuminen hakijalle

Huomioita Opintopolku-palvelukokonaisuudesta siirtyy yksilöityjä henkilöitä, joiden avaimena käytetään oppijanumeroa Käyttäjiltä vaaditaan hetu yksilöintiä varten, jos sellainen on. Myös virkailijoilta. Henkilötunnus ja nimi -yhdistelmä tarkistetaan VRK:sta Identiteetti: yksi vai monta? Tapaaminen tietosuojavaltuutetun kanssa 5.9.2012 Tulee tietää kenellä on oikeus käsitellä mitäkin tietoa Tulisi käyttää vahvaa tunnistautumista ja yksilöintiä Hetun korvaaminen palvelussa oppijanumerolla on hyvä idea Tunnistautumispalvelut (Vetuma, Haka jne.) ovat hajautettuja ja yksilöinnillä saadaan palveluun henkilölle yksi identiteetti Johtopäätös: kaikki Opintopolku-palvelun käyttäjät yksilöidään ja tunnistetaan (henkilöllä on yksi identiteetti)

Virkailijan käyttöoikeuksien hallinta Organisaatiolla on oma pääkäyttäjä joka hallinnoi oman organisaationsa käyttöoikeuksia. Organisaatio myöntää käyttöoikeudet omille virkailijoilleen oman prosessinsa mukaisesti Esimerkki käyttöoikeuden hakemisesta: OPH myöntää ’oppilaitoksen’ henkilölle pääkäyttäjän käyttöoikeudet ’Oppilaitoksen’ virkailijat hakevat käyttöoikeuksia oman organisaationsa pääkäyttäjältä ’Oppilaitoksen’ pääkäyttäjä hoitaa oman organisaationsa virkailijoiden käyttöoikeudet, niiden uusimiset, käyttäjätunnukset, salasanat yms.

Sähköinen virkailijan käyttöoikeuksien anomis- ja myöntämispalvelu Organisaatio voi hyödyntää perinteisen hallinnointitavan lisäksi Opintopolku-palvelun Sähköistä virkailijan käyttöoikeuksien anomis- ja myöntämispalvelua Virkailija hakee sähköisesti käyttöoikeuksia organisaationsa pääkäyttäjältä Pääkäyttäjä joko myöntää, hylkää tai jättää myöntämättä käyttöoikeuksia Pääkäyttäjä voi myös siirtää anomuksen toiselle organisaatiolle käsiteltäväksi

Materiaalit löytyvät wikistä palvelukortilta Palvelukorttiin yhdistetään kaikki määrittelymateriaali, jota on tuotettu kyseisen palvelun tarpeisiin. Esim. rautalankamallit, käyttötapaukset, kuvaus, prosessikuvaukset, tietomalli Palvelukortti otetaan työnalle siinä vaiheessa kun varsinainen palvelukin on määrittelyssä. Työn etenemistä voi seurata sitä mukaa kun kortistoon syntyy uusia palvelukortteja. https://confluence.csc.fi/display/oppija/Palvelut

Kiitos! kshj@oph.fi http://www.oph.fi/kshj/