Jarmo Kärki Tikesos-hanke/THL SÄHKÖÄ SOSIAALIALAN ASIAKASTIETOIHIN KATSAUS KANSALLISEEN SOSIAALIALAN TIETOTEKNOLOGIAHANKKEESEEN Jarmo Kärki Tikesos-hanke/THL 3.11.2009

Hankkeen lähtökohdat Sosiaalialan tietoteknologian käytön edistäminen lähtien alan omista, kokonaisuutena arvioiduista kehittämistarpeista Tehdään sosiaalihuollon kehittämistarpeista lähtevä kokonaissuunnitelma siitä, mitä eri toimenpiteitä tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa edellyttää valtakunnan tasolla, alueellisesti ja paikallisesti sekä missä järjestyksessä toimenpiteet tulee toteuttaa Valtioneuvoston periaatepäätös sosiaalialan tulevaisuuden turvaamiseksi Sosiaalialan kehittämishanke, toimeenpanosuunnitelma 3.11.2009

Hankkeen aikataulu 1. vaihe: Sosiaalialan kehittämishanke Tikesos osana kehittämishanketta Vuosina 2004 – 2007 2. vaihe: Sosiaalialan tietoteknologiahanke Tikesos osana STM:n omia hankkeita Vuosina 2008 – 2011 3.11.2009

ERIKOISSUUNNITTELIJA HANKKEEN JOHTORYHMÄ HELI SAHALA PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ HANKKEEN JOHTO ASIAKASTIETO- JÄRJESTELMÄRYHMÄ DOKUMENTAATIO- RYHMÄ PEKKA KORTELAINEN PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ ASIAKASTIETO- JÄRJESTELMÄT JARMO KÄRKI PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ DOKUMENTAATIO ASIAKIRJAHALLINNON RYHMÄ PROJEKTIRYHMÄ RIIKKA VÄYRYNEN ERIKOISSUUNNITTELIJA DOKUMENTAATIO ANTERO LEHMUSKOSKI PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ TIETOTEKNIIKKA- ARKKITEHTUURI MAARET BOTSKA PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ ASIAKIRJAHALLINTO 3.11.2009

Kehittämiskokonaisuudet 2009 ARKKITEHTUURINÄKÖKULMA TOIMINTA TIETO JÄRJESTELMÄ TEKNOLOGIA Toimintaprosessit Sanasto Arkistointi Standardit Tietosisällöt Tietomallit Yhteiset palvelut Viestinvälitys Kirjaamisen sisältö Ydintiedot Pilotointi ja jalkauttaminen Asiakirjojen tekninen rakenne Asiakirjarakenteet Lainsäädäntö Metatiedot Metatietojen tekninen rakenne Luokitukset ja koodistot Tiedon säilytys 3.11.2009

Toimintaprosessien kuvaus Kuvataan sosiaalihuollon toimintaprosessit palvelutehtävittäin Kuvataan asiakasasiakirjojen suhde prosesseihin Kuvataan yhteisten palvelujen prosessit Viedään prosessimallit Prosessipankkiin Ohjeistetaan ja mallinnetaan kuvausten soveltamista organisaatiotasolle 3.11.2009

Palvelukohtaisten tietosisältöjen määrittely Sosiaalihuollon eri palveluissa tarvittavien tietojen kuvaukset Valmistuvat vuoden 2009 loppuun mennessä. Selvitetään myös sosiaalitoimen johtamisessa, tilastoinnissa ja hallinnoinnissa tarvittavia asiakastietoja. asiakkaan kokemasta perhe- ja lähisuhdeväkivaltatapauksesta kirjattavat tiedot 3.11.2009

Valmiit tietomäärittelyt syksy 2009 Asiakkaan perustiedot Palvelun antajan perustiedot Lastenvalvojan tehtävät Lasten päivähoito Adoptio Toimeentulotuki Sosiaalinen luototus Lastensuojelu (avo- ja sijaishuolto) Lastensuojelun perhetyö Sosiaalipäivystys Aikuissosiaalityö Kasvatus- ja perheneuvonta & perheasioiden sovittelu Vammaispalvelut ja kehitysvammahuolto Ikäihmisten sosiaalipalvelut Päihdetyön palvelut Koulun sosiaalityö (koulukuraattorit) Ensi- ja turvakotipalvelut 3.11.2009

Kirjaamisen sisällön kehittäminen Hyvän kirjaamisen periaatteiden kuvaus sosiaalialalle Ohjeistus tietomääritysten mukaisten asiakirjojen tuottamiselle pilotoinnin ja käyttöönoton tueksi Yhtenäiset palvelu- ja asiakirjakohtaiset kirjaamiskäytännöt Sähköinen oppimisalusta Loppuvuodesta 2009 alkaen 3.11.2009

Tietomallinnus Mallinnetaan asiakirjojen sisältämät tietokokonaisuudet Yhtenäistetään tietoja eri palvelutehtävissä Yhtenäistetään tietoja eri asiakirjoissa Data modeling provides a method and means for describing the real-world Information requirements in a manner understandable to the stakeholders in an organisation. - Paulraj Ponniah 2007 3.11.2009

Sosiaalipalvelujen luokitus Sosiaalihuollon palveluja kuvaava luokitusperhe Asiakasasiakirjojen metatietoja varten Luokitellaan sosiaalihuollon Sosiaalihuollon palvelutehtävät Sosiaalipalvelut Sosiaalipalvelujen palvelumuodot Moniulotteinen luokittelu palveluihin liittyvistä attribuuteista Tulossa lausunnoille marraskuussa 2009 3.11.2009

Asiakirjarakenteiden määrittely Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille määritellään rakenteet: Yleiset asiakirjarakenteet Palvelukohtaiset asiakirjarakenteet Asiakasasiakirjat koostuvat: Kontekstiosasta Sisältöosasta  sisällössä käytettävät yhtenäiset tietorakenteet (kaikissa palveluissa, osassa palveluja, palvelutehtävän sisällä) Asiakirjojen luonteen tarkastelu, esim. tiedon keräys, tiedon tallentaminen, tiedon välittäminen, yhteinen työskentely, suunnittelu  keskustelua prosessinmallinnuksen kanssa Asiakirjojen tulisi sisältää kaikki tarvittava tieto säilytyksessä 3.11.2009

Asiakastietojen säilytysajat Asiakirjahallinnon työryhmän ehdotukset STM:lle vuoden 2009 lopussa Sidotaan osaksi STM:n asetusta ”sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisesta, käsittelystä ja säilyttämisestä” - valmisteluun 2010 Arkistolaitos tekee päätöksen pysyvästi säilytettävistä tiedoista/asiakirjoista STM:n esityksestä (ArkL 8.3 §) Säilytysaikamääräyksiä sovelletaan kaikkiin sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietoihin Sitovat säilytysaikamääräykset sekä yksityisille että kunnallisille palveluntuottajille (STM:n asetus, ohjeet/määräykset) 3.11.2009

Sähköinen arkistointi Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi – vaatimukset ja toiminnallinen määrittely Valmistui kesäkuussa 2009 Tarkennettu vaatimusmäärittely Käyttötapaukset ja toiminnallinen määrittely Kanta-palvelujen soveltuvuus sosiaalihuoltoon Arkiston ja asiakastietojärjestelmien välinen työnjako Arkistomääritysten jatkotyöt syksyllä 2009 3.11.2009

Sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalvelut ja järjestelmäarkkitehtuuri Kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen komponentit Organisaatioiden ja ammatillisten henkilöiden yksilöintimenettely Käyttäjien tunnistuksen ja varmentamisen käytännöt Käyttöoikeuksien hallinnan periaatteet THL:n palveluyksikkörekisterin soveltuvuus sosiaalihuoltoon Terveydenhuollon kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen soveltuvuus sosiaalihuoltoon 3.11.2009

Tekniset määritykset Tekniset asiakirjarakenteet Standardisalkku SosXML-asiakirjastandardin määrittely Muodostetaan sisältömääritysten pohjalta Standardisalkku Kootaan sosiaalihuollossa käytettävien standardien kokonaisuus ja käyttöohjeet Viestinvälitys Viestinvälityksessä käytettävän tekniikan määrittely HL7-määritysten soveltaminen Metatiedot Metatietojen sisältö julkaistu tammikuussa 2009 Täsmennettävä vielä metatietojen tekninen muoto, toiminnallisuus ym. 3.11.2009

Pilotoinnin ja toimeenpanon suunnittelu Tikesos-määritysten pilotoinnin ja käyttöönoton suunnittelu ja hankkeistaminen Yhteistyö rahoitusorganisaatioiden, ohjelmistotoimittajien ja käyttäjäorganisaatioiden kanssa Yhteistyö STMn ”tietohallintoyksikön” kanssa  toimeenpanon yleiset linjaukset 3.11.2009

ESIMERKKI PALVELUKOHTAISTEN TIETOSISÄLTÖJEN MÄÄRITTELYSTÄ: Asiakastiedot ikäihmisten palveluissa 3.11.2009

Palvelutehtävien rajaus Sosiaalihuollon asiakastietoja seuraavien ikäihmisille kohdistettujen sosiaalipalveluiden ja tehtävien osalta: - ehkäisevät palvelut - palvelutarpeen arviointi - gerontologinen sosiaalityö ja -ohjaus - omaishoidon tuki - kotipalvelu - palveluasuminen - pitkäaikainen laitoshoito Nykyisin vanhuspalveluissa käsiteltävät asiakastiedot vaihtelevat palvelun antajittain. 3.11.2009

Asiakastietojen kerääminen ja kuvaus Asiakastietojen määrittelytyö toteutettiin kevään 2008 ja syksyn 2009 aikana määrittelyn toteutti projektisuunnittelija Susanna Kaisla Helsingin yliopiston yhteiskuntapolitiikan laitokselta Valtakunnallinen työryhmä, johon kutsuttiin vanhustyön kehittämisyksikköjen ja sosiaalialan osaamiskeskusten edustajia: Hanna-Liisa Liikanen SOCCAsta, Hanna Liikanen Helsingin kaupungin vanhuspalveluista, Tiina Rantanen Päijät-Hämeen dementiahoidon kehittämisyksiköstä, Ann-Sofie Smeds-Nylund Äldrecentrum Österbottenista, Päivi Klami Keski-Uudenmaan (KUUMA) kunnista, Maarit Kairala Lapin seniori- ja vanhustyön kehittämisyksiköstä, Annikki Paloniemi Kuusamon vanhus- ja vammaispalveluista, Reija Heinola THL:sta, Minna-Liisa Luoma THL:sta ja Jarmo Kärki, Susanna Kaisla, Riikka Väyrynen THL:sta. Ryhmä kokoontui yhteensä 10 työkokoukseen. Määrittelyryhmän edustajat kokosivat alueelliset asiantuntijaryhmät 3.11.2009

Lausuntokierros Lausuntokierros maalis-huhtikuussa 2009 kuntiin ja asiantuntijoille, yhteensä noin 90 eri taholle. Kommentteja saatiin 19 eri taholta. Vaikka saatu palaute oli määrällisesti vähäistä, oli se laadullisesti hyvää ja useimmat lausunnoista olivat työryhminä koottuja. 3.11.2009

Yhteenvetoa saaduista lausuntopalautteista Valtaosassa palautetta suhtauduttiin myönteisesti määrittelytyöhön ja raporttiin. Keskeisin kritiikki kohdistui raportin rakenteeseen. Kaivattiin myös vahvempaa sosiaalialan näkökulmaa. Paljon yksittäisiä korjausehdotuksia tietosisältöihin. Luokiteltu tieto vs. vapaa teksti Monien kysymysten osalta eri lausunnoissa annettu palaute oli samansuuntaista, mutta joiltain kohdin näkemykset erosivat suuresti. Lausunnoista oli myös havaittavissa palautteen antajien tarkastelunäkökulmien eroja: näkemykset saattoivat erota sen mukaan, oliko kyseessä suuren vai pienen kunnan vai asiantuntijaorganisaation lausunto.   3.11.2009

Palveluprosessi ja asiakastiedot I Palvelun vaihe Asiakirja Asiakirjan tietosisältö Asiakkuuden vireillepano Yhteydenotto-tiedot Yhteydenottaja Yhteydenoton ajankohta Yhteydenottotapa Yhteydenoton syy Yhteydenotosta seuranneet toimenpiteet Yhteydenoton vastaanottanut henkilö Lisätietoja Hakemus Vastaanottotiedot Asiakastiedot Yhteyshenkilön tiedot Mitä palvelua haetaan Palvelun tarpeeseen vaikuttavat syyt Muut asiakkaan saamat palvelut tai etuudet Allekirjoitustiedot 3.11.2009

Palveluprosessi ja asiakastiedot II Palvelun vaihe Asiakirja Asiakirjan tietosisältö Tarvekartoitus Palvelutarpeen arviointi Johdanto Elämänkulku Asuminen Palvelutarpeeseen vaikuttavat fyysiset tekijät Palvelutarpeeseen vaikuttavat kognitiiviset tekijät Palvelutarpeeseen vaikuttavat emotionaaliset ja psyykkiset tekijät Palvelutarpeeseen vaikuttavat sosiaaliset tekijät Terveydentila ja sairaudet Henkilön käyttämät palvelut Teknologian käyttö Talous Palvelutarpeen arvioinnin johtopäätökset 3.11.2009

Palveluprosessi ja asiakastiedot III Palvelun vaihe Asiakirja Asiakirjan tietosisältö Päätös Päätöksen numero Päätökseen osallinen Hakemus Päätöksen perustelut Laskelma Allekirjoitustiedot Palvelun suunnittelu Palvelu- ja hoitosuunnitelma Sosiaalihuollon palvelu Laatimispäivämäärä Osalliset Asiakkaan suostumus tietojen luovuttamiseen Taustatiedot ja nykytilanne Tavoitteet Toimenpiteet ja työtavat Suunnitelman voimassaoloaika Suunnitelman toteutumisen arvioinnista sopiminen 3.11.2009

Palveluprosessi ja asiakastiedot IV Palvelun vaihe Asiakirja Asiakirjan tietosisältö Palvelun toteutus Tulo- ja menoselvitys asiakasmaksun määräytymistä varten Vastaanottotiedot Asiakastiedot Tulot Menot Perustelut asiakasmaksun alennukselle Allekirjoitustiedot Asiakaskertomus Tapahtuman päivämäärä Kirjaajan nimi ja virkanimike Tapahtuma Tapahtuman aihe Asiakasprosessin vaihe Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Lausunto sosiaalisista olosuhteista Palvelun antajan tiedot Lausunnon pyyntötiedot Lausunnon sisältö Sopimus omaishoidon tuesta Sopijapuolet Hoidettavan henkilön tiedot Sopimuksen sisältö Allekirjoitukset 3.11.2009

Palveluprosessi ja asiakastiedot IV Palvelun vaihe Asiakirja Asiakirjan tietosisältö Arviointi Suunnitelman seuranta ja arviointi Suunnitelma, johon seuranta liittyy Suunnitelman arvioinnin ajankohta Osallistujat Tavoitteiden toteutumisen arviointi Palvelun päättäminen Päätös Merkintä palvelun päättymisestä, jos määräaikainen palvelu. Hallintopäätös, jos päätetään toistaiseksi myönnetty palvelu. 3.11.2009

www.tikesos.fi 3.11.2009