Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! / puh

Sihteerikoulutus / KE & ET Koulutuksen tavoite • Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi • Kokemusten ja ajatuksien vaihto • Verkostoituminen • Ideariihi

Sihteerikoulutus / KE & ET • Olet presidentin oikea käsi • Klubi on tukenasi • Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy! Sihteeri Klubin tärkein virkailija??

Sihteerikoulutus / KE & ET • Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen • Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta • Läsnäolon seuranta • Jäsenluettelo • Arkistointi • Muistamiset • Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerin tehtävät sisäiset

Sihteerikoulutus / KE & ET • Jäsenrekisterin päivitykset • Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin • Koulutuksiin osallistuminen • Kirjeenvaihto Sihteerin tehtävät ulkoiset

Sihteerikoulutus / KE & ET • Läsnäololista • Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa • Järjestä tulleet asiatkirjat asialistan mukaisesti • Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin • Lions –vuosikirja • Klubin säännöt • Toimintakauden pöytäkirjat • Piirikuvernöörin tiedotteet Kokousten valmistelu

Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen aikana • Läsnäolijat • Pöytäkirjan pitäminen • Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä • Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa • Kirjaa tiedot aktiviteeteista  Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms  Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon

Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen jälkeen • Laadi pöytäkirja viivyttelemättä • Läsnäolotilastot ajan tasalle • Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) • Palkitsemiset ko. jäsenen palkintotilastoon jäsenrekisteriin Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä

Sihteerikoulutus / KE & ET Pöytäkirjan pitäminen • Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos • Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”

Sihteerikoulutus / KE & ET Vuosikokous • Lähetä kokouskutsu ajoissa • Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä • Muut valmistelut (pj yms)

Sihteerikoulutus / KE & ET • Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin / 31.5 mennessä • Tammikuun 15. mennessä • Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon • Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa- valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi- tus Muuta muistettavaa 1

Sihteerikoulutus / KE & ET Muuta muistettavaa 2 • Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin • Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset • Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa • Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa • Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa • Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu • Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa

Sihteerikoulutus / KE & ET Kauden lopussa • Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja • Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa • Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)

Sihteerikoulutus / KE & ET14 Jäsenrekisteri

Rekisteriin kirjautuminen • Sihteerikoulutus / KE & ET15 d

• Kirjautuminen Lions-liitosta saaduilla tunnuksilla Sihteerikoulutus / KE & ET16

Sihteerikoulutus / KE & ET17

Sihteerikoulutus / KE & ET18

• Ylävalikon kohdasta Lisää tai Jäsenlisäys (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys. • Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. • Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. • Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. • Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. • Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia Sihteerikoulutus / KE & ET19

• - Lisää kaikki tiedot • Sihteerikoulutus / KE & ET20

Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi Sihteerikoulutus / KE & ET 21 - Viimeistään kauden lopussa -Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen

Sihteerikoulutus / KE & ET22 UUTTA Palkitsemiset -Historiatieto aina helposti löydettävissä -Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms

Sihteerikoulutus / KE & ET23

Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit. Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja. Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Alias osoite Alias osoite kohdassa puhelin, sinne lisätään ainakin Presidentin ja sihteerin sähköpostiosoitteet. Sen kautta linkittyvät klubille tulevat postit kys. Virkailijoille. Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on päivittänyt tiedot! Voi laittaa useampiakin virkailijoita vaikka koko hallituksen

AKTIVITEETTIUUTTA Sihteerikoulutus / KE & ET25

Sihteerikoulutus / KE & ET26 AKTIVITEETTIUUTTA Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis

Sihteerikoulutus / KE & ET27 AKTIVITEETTIUUTTA

AKTIVITEETTIUUTTA Sihteerikoulutus / KE & ET28 Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit –avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK

AKTIVITEETTIUUTTA Sihteerikoulutus / KE & ET29

Sihteerikoulutus / KE & ET30 JÄSENMATRIKKELI - Tietoja Suomen leijonista ”jäsenkirja” UUTTA

Sihteerikoulutus / KE & ET31 KLUBIMATRIKKELI Tietoja klubista : Kokoukset, tehtävänhaltijat s-posti UUTTA

Sihteerikoulutus / KE & ET33

34Sihteerikoulutus / KE & ET Kiitos osallistumisesta Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia!