Tutkijan identifiointi - kansallisen tason toteuttamisvaihtoehdot CSC:n toteuttama esiselvitys OKM:n toimeksiannosta Hanna-Mari Puuska CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Tutkijan identifiointi –esiselvitys, taustaa OKM:n tarpeita – Tutkimustoiminnan tilastointimahdollisuuksien parantaminen – Yhdenmukaiset käytännöt tutkijan affiliaation määrittämiseen – Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen rahoitusmalleissa käytettävien tietojen luotettavuus – Tekijäkohtaiset haut JUULIssa – Myös Tutkimuksen tietoaineistot -hankkeessa (TTA) pohdittu keinoja yksilöidä tutkimusaineistojen toimijoita (tekijä, aineiston omistaja jne.) OKM antoi CSC:lle tehtäväksi selvittää erilaisten ratkaisujen toteuttamismahdollisuuksia tutkijan identifioinnille kansallisella tasolla

Esiselvityksen toteuttaminen Esiselvitysryhmä: – Hanna-Mari Puuska, Mikael Lindén, Antti Mäki, Tuija Raaska ja Panu Kalliokoski CSC:ltä sekä Jyrki Ilva Kansalliskirjastosta Muutamissa kokouksissa kuultu myös yliopistojen edustajia (Matti Apajalahti, Aalto, Minna Harjuniemi, HY, Aija Kaitera, HY, Jussi-Pekka Pispa, TTY) Korkeakoulujen valmiuksia, käytäntöjä ja näkökulmia selvitettiin kyselyllä – Kyselyyn vastasi mennessä 13 yliopistoa ja 22 ammattikorkeakoulua Esiselvitysraportti luovutettiin OKM:lle

Yleisiä huomioita Esiselvityksessä identifiointi ( engl. identification) tarkoittaa henkilön erottamista muista siihen tarkoitetun (yksilöivän) tunnisteen (unique identifier) avulla Tällä hetkellä tutkijan identifiointi nopeasti kehittyvä alue - uusia tarpeita ja toimijoita nousee jatkuvasti esille, mm. – OKM, Tilastokeskus, tutkimusrahoittajat – Korkeakoulut ja muut tutkimusorganisaatiot – Tutkijat – Tietoaineistot (TTA jne.) – Kirjastot – Kansainväliset tutkimusorganisaatiot, tieteelliset kustantajat, kv. viitetietokannat, järjestelmätoimittajat Esitettyihin tarpeisiin voidaan vastata OKM:n nykyistä henkilöstö- ja julkaisutiedonkeruuta kehittämällä Esiselvitys rajattu korkeakoulujen piirissä toimivan henkilöstön identifiointiin

Toimenpide-ehdotukset 1.Tutkijan identifiointi osana OKM:n kansallisen tason tiedonkeruuta ja ohjausta 1.1. Julkaisu- ja henkilöstötiedonkeruun yhdistäminen 1.2. Ei-palvelussuhteessa olevien korkeakouluihin affilioituneiden henkilöiden tietojen kerääminen 2.Kansainvälisten tutkijatunnisteiden koordinointi ja hyödyntäminen kansallisella tasolla 2.1. Kansallinen suositus ja koordinointi kansainvälisten tutkijatunnisteiden käyttöön 3.Tutkijan identifiointi osana korkeakoulujen tietohallinnon kokonaisuutta 3.1. Oppija-tunnisteen käytön laajentaminen tutkijoiden identifiointiin

Toimenpide-ehdotus 1.1 Julkaisu- ja henkilöstötiedonkeruun yhdistäminen Toimenpide-ehdotus: • OKM:n tiedonkeruita muutetaan siten, että korkeakoulut raportoivat sekä julkaisutiedonkeruussa julkaisujen tekijöille että henkilöstötiedonkeruussa ainakin julkaisuja tuottaville henkilöille ORCID-tunnisteen. Kustannukset • OKM:n tiedonkeruuseen ei todennäköisesti merkittäviä lisäkustannuksia • Korkeakouluille kustannuksia toimintaprosessien muutoksista sekä järjestelmämuutoksista. • Kustannuksia mahdotonta arvioida, sillä kullakin korkeakoululla on käytössään erilaisia järjestelmäratkaisuja ja prosesseja ja valmiudet tuottaa tietoja vaihtelevat merkittävästi. Aikataulu • Henkilötunnisteen antaminen julkaisujen tekijöille yliopistojen julkaisutiedonkeruussa vuodesta 2016 alkaen, kun niillä on käytössään nykyaikaiset tutkimustietojärjestelmät. • Ammattikorkeakoulujen osalta tilanne on vielä epäselvä.

Kansallisia tunnisteita Henkilötunnus +Mahdollistaa henkilön identifioinnin yli korkeakoulurajojen -Kaikilla ei ole henkilötunnusta (ulkomaalaiset) ja väliaikaiset tunnukset eivät uniikkeja -Käyttömahdollisuudet tietosuojan vuoksi rajalliset (esim. JUULI, siirrot järjestelmien välillä) Korkeakoulukohtainen henkilönumero +Annetaan kaikille korkeakouluihin palvelussuhteessa oleville -Ei mahdollista henkilön identifiointia yli korkeakoulurajojen -Käyttömahdollisuudet tietosuojan vuoksi rajalliset (esim. JUULI, siirrot järjestelmien välillä) OID +Ratkaisisi sekä henkilötunnuksettomiin että korkeakoulujen väliseen tunnistamiseen liittyviä ongelmia -Mahdolliset prosessiepäyhteensopivuudet seurauksena siitä, että OID tehty oppijan eikä henkilöstön identifioimiseen Kaikissa em. tunnisteissa -Käyttömahdollisuudet tietosuojan vuoksi rajalliset (esim. JUULI, siirrot järjestelmien välillä) -Voidaan identifioida henkilöitä, mutta ei julkaisuja

ORCID +Yhteensopiva useimpien muiden kansainvälisten tutkijatunnisteiden (ResearcherID, Scopus Author ID, ISNI) kanssa +ORCIDin ottaneet käyttöön useat tieteelliset kustantajat se. kytkeytyy julkaisuprosessiin jo käsikirjoituksen lähettämisvaiheessa +Mm. Ruotsissa ja Tanskassa on suositeltu ORCIDin käyttöä kansallisena tutkijatunnisteena +Tunniste on julkinen -> laajat hyödyntämismahdollisuudet +Mahdollistaa tulevaisuudessa tietojen haravoinnin järjestelmien välillä (mm. kv. viitetietokannat, korkeakoulujen järjestelmät, julkaisuarkistot, tutkimusaineistokatalogit) +Käyttö OKM:n tiedonkeruussa laajentaisi JUULIn tietojen käyttömahdollisuuksia sekä kiinnostavuutta myös kansainvälisesti -ORCID vielä varhaisessa kehitysvaiheessa ja saadut kokemuksen vähäisiä

ORCID-tunnisteen siirtyminen henkilön julkaisu- ja henkilötietojen mukana – ”tulevaisuuden visio”

Toimenpide-ehdotus 1.2 Ei-palvelussuhteessa olevien korkeakouluihin affilioituneiden henkilöiden tietojen kerääminen Toimenpide-ehdotukset • OKM antaa suosituksen kansallisten toimintatapojen yhdenmukaistamiseksi se. korkeakoulut solmivat ei-palvelussuhteessa olevien, mutta muuten affilioituneiden kanssa sopimuksen, jossa henkilö antaa luvan tietojensa keräämiseen ja luovuttamiseen viranomaistahoille • Tiedonkeruukäsikirjan määritelmää muutetaan se. raportoitavien julkaisujen tekijöiden henkilöiden yhteys korkeakouluun tulee perustua palvelus- tai sopimussuhteeseen ja henkilöstötiedonkeruuta laajennetaan kattamaan myös ko. henkilöt Kustannukset • OKM:n tiedonkeruuseen ei todennäköisesti merkittäviä lisäkustannuksia • Korkeakouluille tulee kustannuksia mahdollisista toimintaprosessien muutoksista sekä järjestelmämuutoksista. Aikataulu • Muutos julkaisutiedonkeruuseen vuoden 2015 tiedonkeruista alkaen, jos korkeakouluja tiedotetaan asiasta mahdollisimman pian. • Henkilöstötiedonkeruuta koskevat muutokset vuodesta 2016 alkaen.

Toimenpide-ehdotus 2.1 Kansallinen suositus ja koordinointi kansainvälisten tutkijatunnisteiden käyttöön Toimenpide-ehdotukset • Nimetään ja resursoidaan kansallinen ORCID-toimija, joka tarjoaa tutkimusorganisaatioille tukea ja koulutusta ORCID-tunnisteiden hallintaan tekee yhteistyötä suomalaisten korkeakoulujen kanssa osallistuu kansainväliseen ORCID-yhteistyöhön selvittää ORCID-tunnisteiden käyttöön liittyviä käytännön ongelmia laatii selvityksen tunnisteiden luomiseen ja käyttöön liittyvistä tietosuoja-asioista sekä ORCID-jäsenyysmalleista • Laaditaan suositus korkeakouluille yhtenäisistä toimintatavoista kansainvälisten tutkijatunnisteiden käytössä Kustannukset • 1htv/vuosi • Voi vähentää korkeakoulujen kustannuksia, jos kunkin ei tarvitse selvittää erikseen esim. tietosuojakysymyksiä ja voidaan solmia yhteisiä ORCID-jäsenyyksiä Aikataulu • ORCID-toimijan nimeäminen ja resursointi vuonna 2014 • Suosituksen laatiminen kevääseen 2015 mennessä

Toimenpide-ehdotus 3.1 Oppija-tunnisteen käytön laajentaminen tutkijoiden identifiointiin Toimenpide-ehdotus • Selvitetään, voidaanko Opetushallituksen OID palvelu ottaa käyttöön koko korkeakoululaitoksen tasolla henkilöiden yleisenä yksilöintiratkaisuna ja eri tunnistustapoja yhdistävänä tausta-avaimena Kustannukset • Selvityksen tekeminen 4 htkk. Selvityksessä arvioidaan OID:n käyttöönoton kustannukset Aikataulu • Selvitys tehdään vuoden 2014 aikana, ja siinä tehdään ehdotus jatkotoimenpiteistä ja niiden aikataulutuksesta