22.10.2013 Suomen Tilaajavastuu Oy M.Huhtamäki Veronumero.fi Urakkalaskujen raportoinnin malli ja Veronumero.fi-palveluista 22.10.2013 Suomen Tilaajavastuu Oy M.Huhtamäki

Tiivistelmä lain velvoitteista Henkilökortit Rakennusalan veronumerorekisteri Veronumerolaki Kaikkien työntekijöiden veronumeroiden ilmoittaminen rakennusalan veronumerorekisteriin Veronumeroiden tarkastus rekisteristä työmaalle perehdytettäessä Veronumerolaki Kaikilta työntekijöiltä edellytetään veronumerolla varustetut kuvalliset henkilökortit työmailla Urakkatiedot Kulkulupalista ja ilmoitusvelvollisuus Työturvallisuuslaki Päätoteuttajan velvollisuus ylläpitää työmaan henkilölistaa Tieto ketkä ovat työmaalla tällä hetkellä Veromenettelylaki (raportointi) Kuukausitason raportointi Verohallinnolle työmaalla toimineista henkilöistä Veromenettelylaki Kaikkien tilaajien velvollisuus raportoida urakkahinnat ja urakkalaskut Koskettaa käännetyn ALV alaista työtä Raportointi kohdennetaan työmaalle, jossa tilaus on tapahtunut Kuukausittaisessa raportoinnissa ilmoitetaan hinnat ja toteutunut laskutus

Veronumero.fi - palvelut VALTTI älykortit Ilmoita Henkilöt ja työnantajat Auktorisoidut henkilökortit Työmaarekisteri Työmaa-avain Henkilölista ja MOBI Työmaat, urakkahinnat ja laskut sekä kulkutiedot Työmaan kulkupalista Veronumero.fi palvelut ovat osa asiakkaan tai partnerin järjestelmiä https://raportit.tilaajavastuu.fi/tilaajavastuu.fi/heli/

Tulevan muutoksen haasteet Hallinnollinen taakka tulee lisääntymään Raportoinnin yrityskohtainen yksilöllinen toteutus tulee kalliiksi Kasvavat velvollisuudet ovat etenkin pienemmille tilaajille ja päätoteuttajille vaikeita tehtäviä Vaadittujen velvoitteiden jalkauttaminen koko tilaajaketjuun ja kentälle on työlästä Rehellisten yritysten on monesti vaikea osoittaa ulkopuolisille, että he hoitavat velvoitteensa kunnolla

URAKKA- ja Työntekijätietue Veromenettelylain mukainen raportointi

Veronumerolain tulevat velvoitteet (HE 92/2012) Veronumerolaki on suurin yksittäinen Kiinteistö- ja Rakennusalan toimintaan vaikuttava lakiuudistus. Laki tulee koskettamaan sekä yrityksiä, että yksityisiä henkilöitä rakennusluvan vaativissa urakoissa. Verohallinnolle tapahtuva raportointi: Urakkatiedot (tulossa 1.7.2014) Koskettaa kaikkia työn tilaajia, jokainen raportoi toimittajiaan koskevat tiedot Sopimuskohtaiset urakkahinnat kohdennettuna työmaittain Toteutunut laskutus kohdennettuna työmaittain Raportoidaan kuukausittain Työntekijätiedot (työmaan kulkutiedot) (tulossa 1.7.2014) Koskettaa kaikkia päätoteuttajia Työmaalla työskentelevät henkilöt ja työnantajat kohdennettuna työmaittain Työmaalla on lisäksi velvollisuus ylläpitää kulkulupalistaa koko työmaan keston ajalta, valvovana viranomaisena AVI

Raportoinnin jaksotus Tiedot on toimitettava Verohallinnolle kuukausittain työmaakohtaisesti. Raportointipäivä on aina kuukauden 5. päivä Raportti toimitetaan viimeistään raportointikuukautta toiseksi seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. (Esimerkiksi heinäkuun tiedot on annettava 5.9. mennessä) Raportoitava kuukausi Raportoinnin jälkeinen kuukausi Raportoitava viimeistään 5. päivänä

Raportointivelvoitteet Raportointi vaatii yhteistyötä useiden eri tahojen kanssa. Alla yleiskuva veronumeroon liittyvästä raportoinnista. Päätoteuttaja Työnte-kijä Tilaajien suorittamat urakkamaksut aliurakoitsijoille kuukausitasolla (aikaisemmin vapaaehtoismenettelynä kvartaaleittain) Talous-hallinto Työnte-kijä Työnte-kijä Aliurakoit-sija Työmaan johto Verohallinto Pääaliurakoitsija Työnte-kijä Työmaan johto tunnistaa ja kerää kaikkien työntekijöiden veronumerot . Veronumerojen oikeellisuus tulee varmistaa. Jatkossa Verohallinnolle tulee raportoida kuukausittain työmaalla liikkuneet henkilöt Työnte-kijä Jatkossa Verohallinnolle tulee raportoida kuukausittain työmaalla liikkuneet henkilöt (kulkulupaluettelo).

Työntekijätietueen tietoryhmät Jokainen aineistoryhmä sisältää yhdestä useampaan tietokenttää Ryhmät Tietuetunniste (=VSTYONTE) Ilmoitustyyppi (P,K,D) Ilmoitustunniste Ilmoitusajankohta Tiedonantovelvollisen tunnistetietokentät Tiedonantovelvollisen osoite Suomessa - tietokentät Tiedonantovelvollisen osoite kotivaltiossa – tietokentät Tiedonantovelvollisen yhteyshenkilön- tietokentät Työmaan yksilöinnin – tietokentät Työnantaja - tietokentät Työnantajan edustajan - tietokentät Työnantajan osoite - tietokentät, ellei edustajaa Vuokratyönteettäjää koskevat – tietokentät Toistuva osatietoryhmä ”Työntekijän tiedot”, 0-n kpl

Urakkatietueen aineistoryhmät Jokainen aineistoryhmä sisältää yhdestä useampaan tietokenttää Ryhmät Tietuetunniste (=VSTYONTE) Ilmoitustyyppi (P,K,D) Ilmoitustunniste Ilmoitusajankohta Tiedonantovelvollisen tunnistetietokentät Tiedonantovelvollisen osoite Suomessa - tietokentät Tiedonantovelvollisen osoite kotivaltiossa – tietokentät Tiedonantovelvollisen yhteyshenkilön- tietokentät Työmaan sijainti – tietokentät Urakoitsija – tietokentät Urakoitsijan osoite Suomessa – tietokentät Urakoitsijan osoite kotivaltiossa – tietokentät Urakkasumma –tietokentät Urakan alku- ja loppupäivämäärät Ensimmäisen työntekijän aloituspäivämäärä työmaalla (vuokratyössä) Kenen tilaajan urakoitsijana Tiedonantovelvollinen toimii - tietokentät

Ennen työmaalle saapumista Työmaalle saavuttaessa Työmaalla työskenneltäessä URAKKA- JA HENKILÖTIETOJEN KIRJAAMINEN ENNAKKOON Ennen työmaalle saapumista

Ennakkoilmoitus rekisteriin merkintä maksuttomalla Ilmoita -palvelulla Ennen työskentelyn aloittamista Helppo tapa ilmoittaa työntekijät työmaalle ennen saapumista Kaikki työntekijät ja veronumerot ilmoitetaan Veronumero.fi –ilmoita palveluun Työntekijöiden veronumerot ilmoitetaan Verohallinnon rekisteriin Kaikki tarkastetut veronumerot, työntekijä- ja työnantajatiedot ovat päätoteuttajan käytettävissä Päätoteuttajien järjestelmät voivat noutaa tiedot ja tehostaa työmään käytäntöjä, kuten perehdytystä Tietoja hyödynnetään työmaan kulkulupalistalla (HELI-palvelu) ja ne voidaan tarkastaa myös maksuttomalla Veronumero.fi –Mobi palvelulla

Työmaarekisteriin ilmoittautuminen (työmaakohtainen) ENNEN TYÖMAALLE SAAPUMISTA Urakoitsija kirjaa omat tiedot työmaarekisteriin Ilmoittaa työntekijöiden työsuhteen laadun Ilmoittaa oman tilaajan Ilmoittaa työntekijät

Työmaarekisteri Veromenettelylain mukainen raportointi

Yhteinen Työmaarekisteri helpottaa ilmoitusmenettelyä Verohallinnolle (tulossa 2014) Yhteinen rekisteri työmaista ja niissä toimivista yrityksistä Poistaa turhan hallinnollisen työn auttamalla tilaajia ja päätoteuttajia raportoinnissa Auttaa viranomaisia kohdentamalla raportit paremmin. Verohallinnon raportoinnissa Työmaa-avain on omana kenttänä Työmaa-avain on myös osa Finvoice -standardia Auttaa keräämään ja jakamaan raportoinnissa tarvittavaa tietoa ENNAKKOON, ennen työmaalle saapumista Raportoinnissa tiedonjako koko urakoitsijaketjulle

Työmaa-avain yhdistää Toimittajan 1. työmaatunniste X231312AA Tilaajan työmaajärjestelmä Tilaajan työmaatunniste 123456-ABC Tilaajan työmaanumero ja Työmaa-avain Toimittajan 2. työmaatunniste TNRO-96532 Työmaa-avain on yhteinen julkinen tunniste työmaalle Toimii rinnakkain tilaajan omien tunnisteiden kanssa Jokainen yritys voi käyttää Työmaa-avaimen rinnalla edelleen omia työmaanumeroita Yhdistää eri toimijoiden työmaan tiedot yhden tunnisteen taakse Mahdollistaa työmaakohtaisten tietojen keräämisen koko urakointiketjusta Mahdollistaa tilaajien ja toimittajien työmaakohtaisten tietojen jakamisen raportointia varten Auttaa viranomaisia kohdentamalla raportit paremmin. Verohallinnon raportoinnissa Työmaa-avain on omana kenttänä Työmaa-avain on myös osa Finvoice -standardia

Työmaarekisterin käyttö raportointiin Työmaarekisteriin kerätään tietoja automaattista raportointia varten, kohdennus Työmaa-avaimella Tiedot voidaan jakaa Työmaarekisteristä taloushallinnon käyttöön Taloushallinto voi Työmaarekisterin tietojen perusteella hoitaa myös itse raportoinnin Kulunseuranta Laskut Verohallinto

Ilmoitusmenettely tilaajaketjussa

Työmaarekisteri ja Työmaa-avain urakointiketjussa Työmaa-avain ja Työmaarekisteri on auttavat työmaata keräämään raportoinnissa tarvittavat tiedot ja kohdentamaan sen oikein Verohallinnolle tehtävässä raportoinnissa tarvitaan tietoa koko urakkaketjusta Päätoteuttajat tarvitsevat tietoja koko urakointiketjusta, ei pelkästään omilta toimittajilta Tilaajat tarvitsevat raportointiin tarkempaa tietoa sekä toimittajistaan, että päätoteuttajan työmaasta Päätoteuttajat tarvitsevat yksityiskohtaista tietoa Verohallinnolle lähetettäviin työntekijäilmoituksiin Tilaajat tarvitsevat yksityiskohtaista tietoa Verohallinnolle lähetettäviin urakkailmoituksiin Päätoteuttaja / Tilaaja Verohallinto Työmaarekisteri Urakoitsija / Tilaaja Urakoitsija

Työmaa-avain on mukana laskuissa Työmaa-avain ohjaa laskut oikealle raportille KAIKKIEN TILAAJIEN RATKAISU ILMOITUSMENETTELYYN Edellyttää vaiheittaista siirtymistä sähköiseen laskutukseen Työmaa-avain toimii laskuissa viitetietona Työmaa-avaimella tilaaja automatisoi raportointinsa Työmaa-avaimen käyttö on helppoa myös toimittajille, riittää kun lähetetyissä laskuissa on mukana Työmaa-avain

Työmaa-avain on myös laskuissa Työmaa-avain on viitekenttänä laskussa

Työmaa-avain auttaa raportoinnissa Toimittajalta lähtee kaksi verkkolaskua: Tilaajan alkuperäinen kappale Kopio työmaarekisteriin

Henkilö- ja työnantajatietojen hallinta työmaalla VALTTI-ÄLYKORTIT

Veronumero.fi VALTTI henkilökortit VALTTI henkilökortin hyödyt Kaikki kortin tiedot ovat sähköisesti tarkastettavissa ja toimivat rinnakkain yritysten omien korttien kanssa Kortinhaltijan veronumero on aina ilmoitettu rakennusalan veronumerorekisteriin Kortin tiedot saadaan suoraan työmaan järjestelmiin esimerkiksi perehdytyksen yhteydessä Valmis valokuva sähköisesti noudettavissa Työnantajan nimi ja y-tunnus Henkilön nimi ja veronumero Korin alkuperäinen PDF-kappale Kortit voidaan sulkea keskitetysti esimerkiksi työsuhteen päättyessä Korteilla on voimassaoloaika, sulkeutuu automaattisesti jakson päättyessä Sama henkilökortti toimii useammalla eri työmaalla Kortteihin voidaan liittää jatkossa myös erikoistyölupatietoja VALTTI on käytännössä kaksi (2) korttia Älykortti (RFID/NFC + viivakoodi, kulunseurantaan ja pääsynvalvontaan) Henkilökortti (muovilätkä rintaan) Valtti henkilökortti, sininen raita Valtti älykortti, oranssi raita

Yhteinen standardi helpottaa toimintaa Työmaan järjestelmä Työmaan tiedot Työmaan järjestelmiin tuki myös yhteiselle kortille Järjestelmiin tuki jatkossa sekä omille, että alan yhteiselle VALTTI korttistandardille Vähentää turhaa korttien ja avainlätkien käyttöä kun toimittajilta löytyy valmiina standardin mukainen kortti, jota kaikki tukevat. Tehostaa ja vähentää kustannuksia kun kaikille toimittajille ei tarvitse enää erikseen hankkia korttia Joustava malli, jossa työmaalla saadaan standardin hyödyt ja tehokkaat toimintatavat eri tilanteisiin

Veronumero.fi VALTTI älykortit Kolme tunnistetta: Viivakoodi, myös luettavissa numerosarjana RFID UID, korttiin ohjelmoitu tunniste Kryptattu tunniste lisää turvallisuutta

VALTTI älykortit www-selain VALTTI älykortit Internet Järjestelmät voivat myös edelleen käyttää rinnakkain omia aikaisemmin luotuja kortteja. www-selain Tilaa kortit Alekirjoita tilaus pankkitunnuksilla Tukemalla alan standardia tilaaja saa työntekijän tiedot suoraan omiin järjestelmiin. Internet Kortin tiedot voidaan siirtää automaattisesti työmaalle esimerkiksi perehdytyksen yhteydessä: Kortinhaltijan valokuva Kortinhaltijan nimi ja veronumero Työnantajan nimi ja y-tunnus Kortit voidaan myös sulkea keskitetysti, jolloin niitä ei voi enää käyttää. Korttivarastoa voidaan laajentaa myöhemmin esimerkiksi erikoistyölupien tiedoilla. VALTTI älykortit Korttivarasto ja sulkulistat

Miten tämä kaikki toteutetaan? Veronumero.fi –palveluiden käyttö tapahtuu yhteistyössä Taloushallinnon järjestelmien kanssa Kulunseurannan järjestelmien kanssa Yhteistyön toteuttamiseksi Tilaajavastuu.fi on avannut Partneri-ohjelman järjestelmätoimittajille Partnereiden järjestelmissä voidaan hyödyntää kaikkia Tilaajavastuu.fi- ja Veronumero.fi –aineistoa Ohjatkaa omat järjestelmä- ja palveluntarjoajat mukaan, näin varmistatte tulevien velvoitteiden kitkattoman hoitamisen Tänään paikalla esittelemässä järjestelmiä ja puhumassa myös Partnereita! Lisätietoja: http://partnerit.veronumero.fi

Käytännön toimet Varmistakaa ainakin seuraavat asiat: Työntekijöiden ilmoittaminen rakennusalan veronumerorekisteriin Ilmoita-palvelulla Kuvalliset henkilökortit kaikille, lokakuusta alkaen rakennusalan auktorisoidut henkilökortit Päätoteuttajana toimiessanne hyödyntäkää Henkilölista- ja MOBI –palveluita Ohjatkaa omat taloushallinnon- ja kulunseurannan järjestelmätoimittajat mukaan Partneriohjelmaan

Kiitos! Mika Huhtamäki puh. 0400 616 253 mika.huhtamaki@veronumero.fi Asiakaspalvelu 0600 301339 (1,51€/min + pvm) asiakaspalvelu@veronumero.fi