AMKIT & Linnea2 – konsortioiden kustannustenjakoryhmä Tilanne / VP

Nykyinen kustannusten jako  AMKIT-konsortiossa (26 osallistujaa)  korkeakoulun aloituspaikat (nuoriso-opiskelija =1, tutkintoa suorittava aikuisopiskelija = ¼).  Linnea2-konsortiossa (27 osallistujaa)  20 % Voyager-tukimaksusta jaetaan kaikkien kesken tasan  muissa kuluissa (= 80 % Voyager-tukimaksusta sekä kaikki laitteistokustannukset jaon perustana:  tietokannan nimekkeet (25 %)  tietokannan niteet (25 %)  kirjastotilastossa ilmoitettu kirjaston koko henkilökunnan määrä (50 %)

Konsortioiden yhdistämistä selvittänyt aikaisempi työryhmä Työryhmä esitti, että kustannusten jaossa tulisi  noudattaa aiheuttamisperiaatetta  käyttää useita kriteereitä  käyttää verifioitavissa olevia kriteerejä kuten KOTA- ja AMKOTA tietoja tai KITTin tilastotietoja

Kustannustenjakoryhmän määrittelemiä tavoitteita  aiheuttamisperiaate  todennettavuus: perusteet avoimesti saatavissa  yksinkertaisuus ja selkeys: helppo ymmärtää, helppo hankkia  ennakoitavuus talousarviota varten  kohtuullisuus: minkään osapuolen kustannukset eivät saa nousta merkittävästi yhtäkkiä (tarvittaessa siirtymävaihe)

Aiheuttamisperiaate eli mistä kustannukset syntyvät?  Voyager-tukimaksut  Sunin huoltosopimus  Laitteisto ja CSC:n henkilötyö + tilat yms  Mallissa ei ole mukana:  Konsortion koordinointityö  Kirjastojärjestelmän käytännön koordinointityö Kansalliskirjastossa – ns. virkatyötä?

Todennettavuus, yksinkertaisuus ja selkeys  Tietojen keruu keskitetysti suoraan palvelimelta   Objektiivisempi kuin KITT  Tarjoaa toiminnan kannalta relevantimpia lukuja kuin KOTA/AMKOTA  Perustuu aiheuttamisperiaatteeseen

Ennakoitavuus ?  Kun kriteerit liittyvät tietokannan kokoon, muutostilanteissa kuten kirjastojen yhdistyessä kokoelmien, erityisesti niteiden, muuttuvan määrän vaikutuksia voidaan arvioida  käytön muuttumisen arviointi vaikeampaa  Varastokirjaston nimekkeiden määrä kasvaa nopeasti, kun se pienenee muissa – vaikutus kustannuksiin ei kuitenkaan ole valtava, jopa miljoonan nimekkeen lisäys aiheuttaisi n euron kasvun

Kohtuullisuus  Kaikilla laskettavilla tavoilla muutamien kirjastojen maksuosuudet nousevat ja toisten laskevat – muutokset voivat olla suuriakin  Jotta nousu voidaan budjetoida ajoissa, tarvitaan siirtymäkausi, jolloin nousuja ja laskuja tasoitetaan kirjastojen kesken

Kohtuullisuus: kansalliset tietokannat ?  Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston tietokannat poikkeavat funktioltaan muista, mutta aiheuttavat kuluja samalla tavalla  Kansalliskirjaston tietokannoista mukaan ei voida ottaa Lindaa – sen mahdolliset kulut kirjastoille on selvitettävä erikseen  Työryhmä pyrki malliin, jossa Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston erityisyys eliminoidaan

Työryhmän ehdotus: aiheuttamisperiaate, yksinkertaisuus ja selkeys, todennettavuus  Tiedot kootaan suoraan kirjastojärjestelmän palvelimelta keskitetysti  Tiedot koskevat kutakin tietokantaa  usean kirjaston yhteisen tietokannan kustannusten jaosta päättävät tietokantaan osallistuvat kirjastot keskenään  Palvelimen  passiivinen käyttö: nimekkeet, niteet  aktiivinen käyttö: lainat, uusinnat, palautukset  Huom. kriteeriksi ei oteta sellaista käyttöä, jota tietokannan omistajakirjasto ei voi säädellä (tiedonhaut, Nelli)

Työryhmän ehdotus: useita kriteereitä  Jotta kriteerit eivät suosisi tai syrjisi jotakin kirjastotyyppiä, katsottiin, että on käytettävä useita kriteereitä:  Aktiivinen käyttö:  Lainat (tai palautukset)  Uusinnat  Passiivinen käyttö:  Nimekkeet  Niteet  Perusmaksu, joka on sama kaikille

Testauksia (n. 17 koeversiota): kriteereiden erilaisia painoarvoja  Konsortion perusmaksu  Testattu esim. 20 %, 10 % tai 2000 €  Passiivinen käyttö: jos suuri painoarvo, tämä  pienentää pienten kirjastojen maksuja  lisää esim. vapaakappalekirjastojen osuuksia (vrt. kuitenkin Joensuu)  Aktiivinen käyttö: jos suuri painoarvo, tämä  pienentää vähän lainaavien kirjastojen kuluja, esim. erikoiskirjastot  lisää kurssikirjapainotteisten kirjastojen kuluja  lisää kuluja, kun käytössä on automaattinen uusinta

TYÖRYHMÄN EHDOTUS JAKOPERUSTEIKSI  Aktiivinen käyttö 50 %  Lainat 40 %  Uusinnat 10 %  Passiivinen käyttö 40 %  Nimekkeet 35 %  Niteet 5 %  Perusmaksu 10 %

Ehdotuksen vaikutukset 1  Kustannusten nousu yli €:  3 ammattikorkeakoulukirjastoa + 1 yhdistyvä  3 yliopistokirjastoa + 1 yhdistyvä kirjasto  1 erikoiskirjasto = Varastokirjasto  Kustannusten lasku yli €  3 ammattikorkeakoulukirjastoa (& 1 yhdistyvä)  2 yliopistokirjastoa + 2 yhdistyvää kirjastoa  Kansalliskirjasto  2 erikoiskirjastoa

Ehdotuksen vaikutukset 2  Kustannusten nousu:  Amk-kirjastot: suurin n €  Yo-kirjastot: suurin n €  Erikoiskirjastot, ei nousua, paitsi   Varastokirjasto, n €  Kustannusten lasku  Amk-kirjastot: suurin n €  Yo-kirjasto  kirjastot: suurin n €  Kansalliskirjasto: n €  Erikoiskirjastot: suurin n €

Työryhmän ehdotus: siirtymäkausi v  Niille kirjastoille, joiden kulut nousevat enemmän kuin 3000 €, tasoitettaisiin puolet ylimenevästä osasta  Tasoitus koottaisiin maksuosuuksina niiltä, joiden maksut laskisivat enemmän kuin 3000 €  (Mallilaskennan virhe n €)  Uusien summien tulee olla selvillä hyvissä ajoin budjetteja suunniteltaessa  Työryhmä ehdottaa, että siirtymäkausi olisi vuosi 2010