MS Visio Prosessikaavion mallintaminen sanallisesta kuvauksesta Harjoitus 2. MS Visio Prosessikaavion mallintaminen sanallisesta kuvauksesta Tommi Turunen

Prosessien piirtämisidea Sanallinen prosessikuvaus puretaan piirrokseksi, josta etenemisen mukaisessa järjestyksessä voidaan lukea prosessissa tapahtuva toiminta kuten sanallisessa kuvauksessa  Miten sanallisesta kuvauksesta löydetään piirtämisessä tarvittava tieto? Analysoidaan kuvausta Haetaan kuvauksesta piirtämisessä käytettäviä elementtejä: Avaa tiedosto MallintamisenElementit.xlsx ja tutustu niihin. Tommi Turunen

Harjoitus – Uusintatenttiprosessi Pasilassa viimeistään viikkoa ennen uusintaa opiskelija ilmoittautuu uusintatenttiin extranettiin opettaja saa ilmoittautumistiedon extranetistä sähköpostitse opettaja laatii tentin ja vie sen postitushuoneeseen 2 vrk ennen tenttipäivää. tenttipäivänä valvoja noutaa tenttipaperit ja jakaa opiskelijoille. opiskelija suorittaa tentin. tentin jälkeen valvoja toimittaa tenttivastaukset opettajan postilokeroon. opettaja noutaa tenttipaperin ja arvioi sen. jos arvosana muuttuu, opettaja vie arvosanan Winhan arviointeihin 3 vkon sisällä, josta opiskelija näkee sen.

Esimerkki ensimmäisen lauseen jäsentämisestä: Kuvaus Mallintamisen elementin nimi Viimeistään viikkoa ennen uusintaa Aika opiskelija Toimija ilmoittautuu Toiminta uusintatenttiin Toiminnan kohde extranettiin. Tommi Turunen

Harjoitus 2.a): Avaa tiedosto MallinnusHarj.docx Etsi sanallisesta kuvauksesta mallintamisen elementtien edustajat ja merkitse ne ohjeiden mukaisesti. Etsi koko prosessista alku ja loppu (yksi kappale kumpaakin). Tommi Turunen

Tulosten vastaavuus Visio’n muotoihin: Liiketoimintaprosessin ja Vision elementit kts. Visio_yleisimmat_muodot.pdf Tommi Turunen

Kaista eli ”uimarata” (Swimlane) Kullakin toimijalla on oma nimetty kaistansa, jossa toiminnot tapahtuvat. Tommi Turunen

Erotin (Separator) tarpeellinen vain, kun se olennaisesti täsmentää prosessia. voidaan täsmentää esim. aikaa, vaihetta tai paikkaa kuvaava teksti kirjoitetaan Phase-sanan paikalla Tommi Turunen

Muotojen vetäminen Kaistalle/uimaradalle vedetään toimintaan sopiva ja sitä kuvaava muoto. Kullekin toimintomuodolle annetaan nimi Tommi Turunen

Aloita/Lopeta (Start/End) Jokaisen prosessin alussa ja lopussa Tommi Turunen

Muotojen yhdistäminen Muodot yhdistetään yhdistimillä prosessin etenemisen mukaisesti. Prosessi edistyy piirroksessa vasemmalta oikealle. Vihje: käytä työkalupalkissa olevaa yhdistintä (Connector). Tommi Turunen

Yhdistin (Connector; Home-välilehdellä Tools-ryhmässä) Vedetään muotojen välille Liimataan muotojen ääriviivojen x –kohtiin kiinni Sinireunaisista ”välilaatikoista” voidaan muokata Voidaan lisätä tekstiä kaksoisklikkaamalla yhdistintä Pointer Tool Connector jompikumpi ”päällä” Tommi Turunen

Prosessi (Process) Sisälle kirjoitetaan Toiminta + Toiminnan kohde Vedetään kyseisen toimijan kaistalle/uimaradalle Tommi Turunen

Päätös (Decision) Ehto tai sääntö, jonka toteutumisessa vaihtoehtoja Useampia vaihtoehtoja (viivoja) ulos Yleensä jokin vaihtoehto palautuu aiempaan vaiheeseen Tommi Turunen

Sivujen välinen viittaus (Off-page reference) merkitään kohdat, joissa prosessi jää kesken; vastaava merkki seuraavalla sivulla osoittaa jatkumisen kullekin viittaukselle yksilöity tunnus yhdellä tai useammalla kaistalla/uimaradalla Sivu 1 Sivu 2 Tommi Turunen

Sivujen välinen viittaus (Off-page reference) Lisää ensin uusi sivu valintanauhalta Cross-Functional Flowchart > Page Uimaradat ja toimijat kopioituvat Lisää viittaus päättyvälle sivulle Valitse jo olemassa oleva sivu (jonka juuri lisäsit) tämä pitää viittaustunnuksen automaattisesti synkronoituna Tommi Turunen

Ylä- ja alatunniste (Print Preview  Header & Footer) avaa ja katso vaihtoehtoja Tommi Turunen

Vinkkejä Voit noudattaa piirtämisessä itsellesi sopivaa järjestystä. Usein on tarkoituksenmukaista viimeistellä muodot nimillä ja tehdä muotojen yhdistäminen ennen seuraavan muodon raahaamista piirrosalueelle. Seuraa välillä perustana olevaa sanallista kuvausta ja varmista, että piirroksen prosessi etenee oikein. Tee ”väljä” piirros. Voit myöhemmin tiivistää, jos siihen on tarvetta. Tommi Turunen

Harjoitus 2.b) Kuvaa Visio'lla prosessikaavio tekemäsi jäsentämisen pohjalta. Tommi Turunen