Word – joukkokirjeet ja tarrat

Esitys aiheesta: "Word – joukkokirjeet ja tarrat"— Esityksen transkriptio:

1 Word – joukkokirjeet ja tarrat
Tietohallintokeskus

2 Perusidea: Yhdistäminen
yhdistät kahden tiedoston tiedot: pääasiakirja: kirje tai tarra-arkki tietolähde: osoitteisto yhdistämisen avulla luot: joukkokirjeet esim. markkinointikirjeet, kutsut, todistukset kirjekuoret tarrat Tietohallintokeskus - HR

3 Tietohallintokeskus - HR
Pääasiakirja tavallinen Word-asiakirja esim. kirje, todistus, kutsu sisältää kaikille yhteiset tiedot tekstin lisäksi sijoitat <<yhdistämiskenttiä>>, jotka korvataan jokaisessa kirjeessä tietolähteen tiedoilla esim. etunimi, sukunimi, kurssi, arvosana Tietohallintokeskus - HR

4 Tietohallintokeskus - HR
Tietolähde 1(3) sisältää tiedot, jotka vaihtuvat jokaisessa asiakirjassa esim. osallistujaluettelossa: nimi, osoitetiedot, kurssin nimi, arvosana jne. osoitteisto voi olla eri muodoissa Word-asiakirja (taulukko) Excel-taulukko GroupWise- tai Outlook-osoitteisto tietokanta huom. tietolähde on erillinen tiedosto, jota voit muokata myöhemmin Tietohallintokeskus - HR

5 Tietohallintokeskus - HR
Tietolähde 2(3) Tietue = tieto yhdestä yksittäisestä asiasta, esim. asiakastieto (rivi) huom. Otsikot! Kenttä = tietyntyyppinen tieto, esim. sukunimi (sarake) sijoita jokainen yksittäinen tieto eri kenttään eli sarakkeeseen Tietohallintokeskus - HR

6 Tietohallintokeskus - HR
Tietolähde 3(3) kenttien avulla määrittelet, mitkä tiedot yhdistetään pääasiakirjaan voit käyttää samaa kenttää useassa pääasiakirjan kohdassa jos tietolähteeseen tehdään muutoksia, ne päivittyvät päälähteeseen! Tietohallintokeskus - HR

7 Tietohallintokeskus - HR
Yhdistämisen vaiheet Luo etukäteen pääasiakirja (esim. kirje) ja tietolähde (esim. osoitteisto). Avaa ne. Lisää yhdistämiskentät kirjeeseen eli määrittele niiden sijoituspaikat. Yhdistä tiedostot eli luot joukkokirjeet. Tulosta. Tietohallintokeskus - HR

8 Tietohallintokeskus - HR
Kaksi tapaa yhdistää Ohjattu yhdistämistoiminto TAI: Yhdistäminen –työkalurivi Näytä > Työkalurivit > Yhdistäminen Tietohallintokeskus - HR

9 Joukkokirjeet – Ohjattu luonti 1(4)
Avaa pääasiakirja (esim. kutsukirje), johon lisäät yhteystietokentät. Työkalut > Kirjeet ja postitus > Ohjattu yhdistäminen. Valitse asiakirjan laji: Kirjeet. Napsauta Seuraava. Valitse pääasiakirja (Käytä nykyistä asiakirjaa). Seuraava. Tietohallintokeskus - HR

10 Joukkokirjeet – Ohjattu… 2(4)
Valitse tietolähde napsauta Selaa ja etsi tiedosto. Seuraava. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat. kaikki tai osa Tietohallintokeskus - HR

11 Joukkokirjeet – Ohjattu… 3(4)
Lisää kentät pääasiakirjaan: Napsauta Lisää kohteita –painiketta. Valitse kenttä (etunimi) ja napsauta Lisää –painiketta. Valitse toinen kenttä (sukunimi) jne. kirjeessä: <<kentän nimi>> Napsauta lopuksi Sulje –painiketta. Tietohallintokeskus - HR

12 Joukkokirjeet - Ohjattu…. 4(4)
Lisää välilyönnit ja rivinvaihdot kenttien väliin. Seuraava. Tiedot lisätään kenttiin. Esikatsele. Seuraava: Suorita loppuun. Tulosta. * Voit muokata/tallentaa kirjeet: Muokkaa yhdistettyjä kirjeitä ja Tallenna. Tietohallintokeskus - HR

13 Osoitetarrat – Ohjattu…. 1(3)
Työkalut > Kirjeet ja postitus > Yhdistäminen (6-vaiheinen prosessi) Valitse Osoitetarrat. Seuraava. Valitse Osoitetarra-asetukset (eli määrittele tarrojen koko, esim. esim Rank Xerox 003R96227 (3,7 X 7 cm). Seuraava. Tietohallintokeskus - HR

14 Osoitetarrat – Ohjattu…. 2(3)
Valitse vastaanottajat. Selaa. Eli valitse tietolähde-tiedosto (esim. Excel-tiedosto). Avaa. (Excel: lista vastaanottajista; oletuksena: valitse kaikki). OK. Seuraava. 1. mallitarra: Asettele: Lisää kohteita. Valitse kentät (esim. Etunimi, Sukunimi, Osoite jne.) Sulje. Tietohallintokeskus - HR

15 Osoitetarrat – Ohjattu…. 3(3)
Muotoile mallitarrassa osoitetiedot: lisää kenttien väliin välilyönnit ja rivinvaihdot. Myös: fontti, -koko, lihavointi HUOM: Napsauta Päivitä kaikki osoitetarrat –painiketta. Seuraava. Napsauta Esikatsele –painiketta. Seuraava. Tulosta (ja tallenna) tiedosto. Tietohallintokeskus - HR

16 Tietolähteen päivittäminen
jos lisäät uuden vastaanottajan tietolähteeseen avatessasi Pääasiakirjan saat ilmoituksen: hyväksy Kyllä-painikkeella Tietohallintokeskus - HR

17 Yksittäinen kirjekuori tai tarra
Työkalut > Kirjeet ja postitus > Kirjekuoret ja osoitetarrat Asetukset: määrittele kirjekuoren tai tarran koko ja kirjoita tiedot vinkki: jos haluat muotoilla tarra-arkkia: napsauta Uusi asiakirja -painiketta Tietohallintokeskus - HR

18 Yhdistäminen –työkalurivi: Tarrat
1. 2. 3. 4. Valitse pääkirja (esim. tarrat) ja määrittele asetukset. Avaa tietolähde: esim. Excel –tiedosto. Valitse vastaanottajat. 4. Lisää yhdistämiskentät. Tietohallintokeskus - HR

19 Yhdistäminen -työkalurivi
Tietueiden välillä siirtyminen 5. 6. Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön 6. Välitetyt nimet (=> esikatselu: saat kaikki nimet esille). 7. Tulosta ja tallenna. Tietohallintokeskus - HR

20 Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia!
HARJOITUKSIA Valitse parhaiten omaa työtäsi tukevia!

21 Tietohallintokeskus - HR
HARJOITUKSIA Luo omaan käyttöösi toimiva tietolähde -pohja: joko Word- tai Excel-taulukko. HUOM: nimeä osuvasti sarakeotsikot! Tee esim. osoitetarrat Tietohallintokeskus - HR

22 Tietohallintokeskus - HR
HARJOITUKSIA Tee kurssitodistus. Luo Pääasiakirja mallin mukaan: Tietohallintokeskus - HR

23 Tietohallintokeskus - HR
HARJOITUKSIA Kopioi tietolähteeksi kotihakemistoosi osoitteisto.xls –tiedosto: Lisää yksi uusi kurssilainen. Testaa päivittyykö pääasiakirjasi. Tietohallintokeskus - HR

24 Tietohallintokeskus - HR
HARJOITUKSIA Työstä tarrat osoitteisto.xls –tiedostosta joko Ohjatulla toiminnolla tai Yhdistäminen –työkalurivillä. Tallenna osoitetarrat tiedostoksi. Lisää yksi uusi vastaanottaja. Testaa päivittyykö osoitetarrat –tiedostosi. Tietohallintokeskus - HR