Hankintaportaalin tilannekatsaus Kaisa Hypén, Aki Pyykkö / 5.6.2018

Sisällysluettelo Hankintaportaalin taustoista ja käyttöönotosta Ongelmista ja ratkaisuista Jatko Muutama tilasto

Hankintaportaalin taustoista ja käyttöönotosta 1. Hankintaportaalin taustoista ja käyttöönotosta

Kilpailutus Turun hankinta- ja logistiikkakeskus kilpailutti hankintaportaalin alkuvuodesta 2016 Taustalla hankaloitunut kirjallisuushankintojen sopimus- ja kilpailutustilanne. Saatiin kuusi tarjousta, BTJ:n tarjous hylättiin tarjouspyynnön vastaisena valitus markkinaoikeuteen, hylättiin

Käyttöönotto Portaalin kehittämisprojekti syksyllä 2016, Vaskin edustajina Ritva Nurminoro, Riitta Kari ja Kari Pohjola Syksyllä 2016 kilpailutettiin kirjallisuuden hankintapaikat uudella puitejärjestelymallilla Hankintaportaalin käyttöönotto vuoden 2017 alussa samaan aikaan kun uudet kirjallisuuden hankintasopimukset astuivat voimaan Käyttöönottovaiheessa ilmenneitä ongelmia korjattiin sitä mukaa kun niitä havaittiin Ongelmia erityisesti BTJ:n osalta: listoja ei saatu portaaliin, tilaukset eivät menneet perille Ensimmäiset tilaukset lähtivät portaalista helmikuun lopulla

Viilausta Woima viilasi portaalia osana käyttöönottoprojektia, mm. Hintakyselyrajapinta, summalaskuri, muistin laajennus, aikakatkaisun säätö… Ostettu uusia ominaisuuksia Laaja haku, valintalistojen hallinnointityökalu Turku vastannut kaikista kehittämistoimista ja niiden kustannuksista (hankinnat & henkilöresurssit)

Hankintaportaali / Woima Palvelukokonaisuus Hankintaportaali / Woima Booky Aurora / Axiell BTJ Tiedot siirtyvät rajapintojen yli tuote- ja hintatiedot kirjastoihin liittyvät tiedot (mm. as.nrot, muovitus) kullakin toimijalla omat tarpeensa ja intressinsä olla mukana Kirjavälitys 18 kunnan- tai kaupunginkirjastoa

Hankintaportaalin toiminnasta ”Kirjastojärjestelmä pystyy vastaanottamaan ja sijoittamaan ulkoisesta lähteestä tuotetun hankinta- ja kuvailutiedon kirjastojärjestelmän hankintaprosessin työvaiheeseen. Teknisesti yhteys on toteutettu EditX-rajapinnan sanomilla.” Hankintaportaalin toiminnasta lähettää tilaussanoman Auroraan (marc-tietue ja hankintatiedot), EditX- rajapinta Hankintaportaali valintalistat aineistotoimittajilta määritellyistä kokonaisuuksista (kieli, kohderyhmä, tieto/kauno) ja määritellyn aikataulun mukaan, marcxml-sanoma lähettää tilauksen kulloinkin edullisimpaan hankintapaikkaan, marcxml-sanoma - yhdistelee valintalistat - tekee reaaliaikaiset hintakyselyt rajapinnan yli toimittajien järjestelmiin, ”päivän hinta” tilausajankohtana - vertailee hinnat

Ongelmista ja ratkaisuista 2. Ongelmista ja ratkaisuista

Haasteita Haasteellisinta on ollut uuden toimintamallin kehittäminen ja jalkauttaminen niin asenteiden, toimintatapojen, tiedonkulun kuin tekniikan osalta Aineistotoimittajien keskinäinen kyräily ja ”liikesalaisuudet” (esim. toimittajakohtaiset ennakoiden aikataulut), omien etujen valvonta Lisähaasteen on tuonut Bookyn ja BTJ:n jonkinasteinen fuusio Järjestelmien yhdistäminen ja uudistaminen, heijastuminen hankintaportaaliin ja tiedonkulkuun  virallinen reklamaatio helmikuussa, syynä sopimuksenvastainen toiminta Tässä mallissa ongelman paikantaminen ja korjaaminen ovat tavallista haastavampia: onko ongelma portaalissa, jossakin kolmen toimittajan järjestelmistä vai Aurorassa

Yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut Auroraan syntyy satunnaisesti tuplatietueita Syy: Auroran tuplakontrolli ei aina ehdi tarkistamaan kaikkia tilauksia  Aurora tekee varmuuden vuoksi uuden tietueen Toimenpiteet: Axiell lupasi, että korjataan 6.1 –versiossa, tapauksia näyttää kuitenkin edelleen tulevan  tukipyyntö Axiellille Portaalin hitaus Syy: Ei täysin selvä. Toimenpiteet: Woima on vaihtanut palvelun nopeammalle palvelimelle, onko auttanut?

Yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut Laaja haku ei vielä käyttökelpoinen Syy: Saatavuustarkistus ei toimi  mahdollista tilata kirjoja, jotka ovatkin loppuunmyytyjä Saatavuustarkistus huomioitu valmisteilla olevassa tarjouspyynnössä Ratkaisu: Woima selvittää toimittajien kanssa Saatu jo toimimaan? Woimalta ei ole vielä saatu vahvistusta

Yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut Kuvailutiedoissa puutteita, mm. julkaisuaika, kustantaja, osasta vieraskielisiä puuttuu YKL Kustantaja ja julkaisuaika näkyvät nyt YKL-luokka huomioitu valmisteilla olevassa tarjouspyynnössä Satunnaisesti virheellisiä hintoja (hinta portaalissa eri kuin toimittajan verkkokaupassa) Annettu ko. toimittajalle palautetta, korjattu

Yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut Listojen näkymisessä etusivulla ”häilyvyyttä”? Vaikea todentaa, annettu Woimalle tutkittavaksi Ennakkolistat tulevat toimittajilta eri aikoina, eri tavoin nimettyinä ja jopa hieman eri sisällöillä Haastava hallinnoida, paljon lyhyitä listoja Haastava myös siinä mielessä, että aineistotoimittajat saavat ennakkolistat kustantajilta eri aikatauluilla

Syksyn 2018 ennakoiden alustavaa aikataulua

3. Jatko: paluuta entiseen ei ole, miten kehitämme uutta mallia paremmaksi

Viestintä ja palaute Hankintaportaalin käyttöohje löytyy Vaski-ekstranetista https://vaski.wordpress.com/ohjeet/kokoelmaohjeet/ Ongelmatilanteista ja portaalin käytettävyyteen liittyvistä ajankohtaisista tilanteista on pyritty viestittämään kirjastoille heti kun ne on havaittu Hankintaportaalin ongelmien ratkaisutyö on priorisoitu kaikkein tärkeimmäksi ja se on mennyt kaikkien muiden töiden edelle Palautetta mm. toiminnallisiin ongelmiin ja käytettävyyteen liittyen saadaan myös Turusta  hyvin tiedossa portaalin vaikutukset käytännön valinta- ja tilaustyöhön; portaali kriittinen tekijä kirjastojen toiminnan kannalta Ongelmien paikantamista ja ratkaisua helpottavat niiden mahdollisimman tarkka kuvaus ja kuvakaappaukset Kaikkiin palautteisiin on pyritty vastaamaan asap

Kehittämistyö jatkossa Tarvetta koulutukselle tai kertaukselle? Mitä toiveita ja tarpeita viestinnän kehittämiseen on? Mitä huomioitavaa portaalin osalta kommentoitavana olevaan kirjallisuuden tarjouspyyntöluonnokseen?

Portaalin laajempi käyttö Portaalia ollaan ottamassa käyttöön myös muualla (Oulu, Tre, Lahti?) – uhka vai mahdollisuus? Minkä verran kehittämisestä ja toimintakäytännöistä kannattaa sopia valtakunnallisesti? Neuvotteluvoimaa aineistotoimittajien suuntaan Woiman resurssit?

4. Muutama tilastotieto

Keskihintojen muutos, Turun kirjahankinnat Kirjaniteiden hankinta Toimittajittain, Turun hankinnat Keskihintojen muutos, Turun kirjahankinnat Booky BTJ Kirjavälitys Muut Kaikki yht. 2016 20,17 16,12 25,83 19,33 2017 13,44 14,59 15,50 26,43 14,96 2018 15,53 15,59 31,83 15,44 30.5. mennessä

Kysymyksiä, kommentteja? aki.pyykko@turku.fi kaisa.hypen@turku.fi

Kiitos!