Word- ja pdf-tiedostojen saavutettavuus 18.9.2019 Word- ja pdf-tiedostojen saavutettavuus Saavutettavuustyö käytännössä –seminaari 18.9.2019 Kirsi Ylänne, saavutettavuusasiantuntija, Celia @kirsiylanne

Celia Saavutettavan kirjallisuuden ja julkaisemisen asiantuntija sekä erikoiskirjasto henkilöille, joilla on lukemiseste Toimii opetus- ja kulttuuriministeriön ohjauksessa Tuottaa ja välittää kirjallisuutta saavutettavassa muodossa Äänikirjoja, pistekirjoja, e-kirjoja Aineistoja saavat käyttää henkilöt, joilla on lukemiseste eli jotka eivät voi lukea kirjoja tavanomaiseen tapaan (TOL 17 §) Celianet – verkkokirjasto ja äänikirjapalvelu lukemisesteisille @celia_gov

Laki koskee tiedostoja Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta koskee laajasti verkkosivustojen ja mobiilisovellusten sisältöjä. Erikseen mainitaan toimisto-ohjelmistojen tiedostomuodot, kuten Adobe Portable Document Format (pdf-tiedostot), Microsoft Office -asiakirjat eli Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedostot tai niiden (avoimen lähdekoodin) vastineet (OpenOffice, LibreOffice) Annan tässä esityksessä myöhemmin käytännön ohjeita Word-dokumenttien tekemisestä sen vuoksi, että suuri osa raporteista ja asiakirjoista kirjoitetaan Wordin avulla ja muunnetaan sitten pdf-tiedostoiksi. Pdf-tiedostoja käsittelen vähemmän.

Saatavuus ei ole saavutettavuutta Se, että jokin dokumentin tiedosto on verkossa saatavilla, ei vielä tarkoita sitä, että dokumentin sisältö on saavutettava ja että kaikki pääsisivät siihen käsiksi. Dokumentin sisältö pitää tuottaa siten, että se noudattaa saavutettavuusvaatimuksia. Dian valokuvassa on jono kaupan ulkopuolella. Voitaisiin sanoa, että jotain on saavutettavissa, mutta ei saavutettavasti pyörätuolin käyttäjälle, koska ovella ei ole luiskaa. Vastaava tilanne voi olla verkkosivulla dokumenttien kanssa: ne ovat tarjolla ja saatavilla, mutta jos niihin ei pääse käsiksi apuvälineiden, esim. ruudunlukuohjelmien avulla, ne eivät ole saavutettavia. Kuva: Helsingin kaupungin museo, 1949 (CC BY 4.0)

Myös asiantuntijoille suunnatut tiedostot Saavutettavuusvaatimuksia on noudatettava myös (vain) asiantuntijoille suunnatuissa palveluissa. Diassa on valokuva fyysikko Stephen Hawkingista, joka oli alansa maailman huippu huolimatta siitä, että hänellä oli suuria toimintarajoitteita. Kuva: Wikimedia, public domain

Milloin on tehtävä ja mitä? Aikataulut Milloin on tehtävä ja mitä?

Lain aikataulut Kaikki 23.9.2018 tai sen jälkeen verkossa julkaistut toimisto-ohjelmistojen tiedostomuodot pitää tehdä saavutettaviksi viimeistään samaan aikaan kuin koko verkkopalvelu. Jos kyseessä on ennen 23.9.2018 julkaistu verkkopalvelu, pdf- ja Word-tiedostojen pitää olla saavutettavia 23.9.2020 alkaen. Jos kyseessä on 23.9.2018 jälkeen julkaistu verkkopalvelu, pdf- ja Word-tiedostojen pitää olla saavutettavia 23.9.2019 alkaen.

Vanhemmat tiedostot Jos ennen 23.9.2018 verkossa julkaistua Word-, pdf- tai vastaavaa tiedostoa tarvitaan henkilön etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien määrittämiseen tai toteuttamiseen, sekin olisi annettava saavutettavassa muodossa tarvittaessa. Esimerkiksi jos verkossa on pdf-lomake, jolla haetaan jotain etua, eikä samaa asiaa voi hoitaa www-lomakkeen avulla. Huom! Kannattaa tarjota www-lomakkeita, joiden saavutettavuus ja käytettävyys on helpompi varmistaa kuin pdf-lomakkeiden. Sekä Word- että pdf-lomakkeiden täyttö edellyttää apuvälineiden käyttäjältä hyviä teknisiä taitoja. Saavutettavien lomakkeiden tuottaminen on työlästä!

Mitä ne saavutettavuus-vaatimukset oikein ovat?

WCAG 2.1 Käytännössä laki velvoittaa noudattamaan kansainvälistä World Wide Web Consortiumin ylläpitämää WCAG-ohjeistusta. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) eli Verkkosisällön saavutettavuusohjeet Tuorein versio WCAG 2.1 on päivitetty kesäkuussa 2018. Sisältää periaatteita, yleisiä ohjeita ja testattavia onnistumiskriteerejä (tasot A, AA ja AAA). Neljä periaatetta: havaittavuus, hallittavuus, ymmärrettävyys ja toimintavarmuus (tai lujatekoisuus) Laki edellyttää, että kriteerejä noudatetaan tasoilla A ja AA.

WCAG 2.1:n luonne Melko tekninen ohjeistus, jossa on tulkinnan varaa Esimerkkejä WCAG-kriteereistä: 1.1.1 Ei-tekstuaalinen sisältö: Kaikki käyttäjälle esitettävä ei-tekstuaalinen sisältö on varustettu saman tarpeen täyttävällä tekstivastineella - - (Taso A) 1.4.3 Kontrasti (minimi): Tekstin visuaalisella esityksellä ja tekstiä esittävissä kuvissa kontrastisuhde on vähintään 4,5:1 - - (Taso AA) Keskittyy erityisesti html-tekniikkaan ja www-sivuihin. Eri kriteerien tavoitteena on varmistaa sisällön saavutettavuus erilaisille käyttäjille. 1.1.1 auttaa etenkin sokeita, 1.4.3 auttaa heikkonäköisiä Samaa asiaa voi koskea usea eri kriteeri. Kriteeri 1.1.1 tarkoittaa käytännössä sitä, että kuvien oleellinen sisältö pitää antaa myös tekstinä. Kriteeri 1.4.3 merkitsee sitä, että tekstin värin ja tekstin taustan värin on erotuttava toisistaan. Jos teksti on tummaa, taustan pitää olla riittävän vaalea tai toisinpäin. Esimerkkejä AAA tason kriteeristä on se, että kontrastisuhteen pitäisi olla vähintään 7:1 tai se, että videoissa olisi viittomakielinen tulkkaus.

Missä annetaan dokumentteja koskevat vaatimukset? Ei oikein selvästi missään. WCAG-kriteerejä pitää soveltaa myös Word- ja pdf-tiedostoihin. WCAG-ohjeissa on selittävät Understanding-osuudet, joissa viitataan mm. pdf-tekniikoihin. Valitettavasti pdf-tekniikoissa annetuissa esimerkeissä käytännön ohjeet ovat vanhentuneet ja koskevat vanhoja ohjelmaversioita. Adobe Acrobat 9 Pro tai Word 2003 ja 2007

Toisaalta: perusohjelmilla pitäisi pärjätä Hallituksen esityksessä 60/2018 digipalvelulaista todetaan vaikutusten arviointiosuudessa: ”Teknisesti saavutettavan sisällön tuottaminen ei vaadi merkittävää lisäosaamista nykyisen yleisten toimisto-ohjelmien käyttöosaamisen lisäksi.”  Esim. PDF/UA (Universal Accessibility) –standardin noudattamista ei vaadita.

Ohjelmia pitää käyttää oikein! Voidaan siis olettaa, että saavutettavat Word-asiakirjat ja niistä oikein muunnetut pdf-tiedostot ovat riittäviä. Täytyy kuitenkin tuntea Word-ohjelman saavutettavuutta tukevat ominaisuudet ja toiminnot! Huomaa, että rakenteeltaan monimutkaisten pdf-tiedostojen suhteen kannattaa käyttää myös Adobe Acrobat DC Pro –ohjelmaa.

Miten tuotetaan saavutettavia dokumentteja Word-ohjelmalla Word-asiakirjat Miten tuotetaan saavutettavia dokumentteja Word-ohjelmalla

Selkeä rakenne ja kieli Tee asiakirjalle selkeä rakenne ja kirjoita selkeää kieltä. Pidä kokonaisuudet ja osat yhtenäisinä. Älä katko leipätekstiä. Lopeta sivu kokonaisella virkkeellä. Sijoita kuvat tai taulukot kappaleiden väliin mahdollisimman sopivaan paikkaan. Sähköisen dokumentin lukeminen tietokoneen tai mobiililaitteen näytöltä on erilaista kuin paperidokumentin. Näyttö ei ole A4-kokoinen! Avaa lyhenteet ja vältä erikoistermejä tai ainakin avaa ne ymmärrettävällä kielellä. Silti moni Wordin käyttäjä miettii ulkonäköä ja taittoa A4-kokoista paperia varten. Toki paperikoko saa olla A4.

Keksi kuvaavat otsikot Otsikot kuvaavat hyvin aiheen (WCAG 2.4.6 AA) Pelkästään otsikot lukemalla pitäisi voida ymmärtää asiakirjan sisältö. Verbit otsikoissa helpottavat ymmärtämistä. Esimerkit saavutettavuusvaatimukset.fi-sivulta: WCAG ohjaa tekniseen saavutettavuuteen WCAG ei ratkaise kaikkia saavutettavuushaasteita Vertaa esimerkkejä keksittyihin versioihin WCAG:n teknisyys ja WCAG ja saavutettavuushaasteet.

Word ei ole kirjoituskone! Älä käytä Wordiä kuin kirjoituskonetta. Unohda tekstin asettelu välilyöntien ja rivinvaihtojen avulla. Kuva: Lauri Pietarinen, Helsingin kaupunginmuseo, CC BY 4.0

Käytä Wordin tyylejä osien merkkaamiseen Muokkaa ulkoasua tyylien avulla. Älä mieti vain sitä, miltä tiedosto näyttää, vaan käytä sopivaa tyyliä. Tyylit sisältävät saavutettavuuden kannalta tärkeää tietoa! Diassa näkyy kaksi samanlaista kuvakaappausta Word-dokumenteista. Toinen niistä on saavutettava, toinen ei.

Apuvälineet saavat tyyleistä tietoa Saavutettavuuteen liittyvä tieto on piilossa dokumentin ”konepellin” alla. Kuva: Bonin von Volker, Helsingin kaupunginmuseo, CC BY 4.0

Konepellin alla Vasemmanpuoleinen ei ole saavutettava. Oikeanpuoleinen on saavutettava. Ruudunlukuohjelma osaa kertoa käyttäjälle, että kyseessä on tason 1 otsikko. Vasemmanpuoleisessa tapauksessa otsikon tekstin ulkonäköä on muokattu määrittämällä fontille ulkonäkö. Oikeanpuoleisessa tapauksessa otsikkotekstin tyyliksi on valittu Otsikko 1 ja otsikkotyylille on määritelty ulkonäkö. Otsikolle valittu tyyli Otsikko 1. Otsikko 1:n ulkoasuksi määritelty Calibri, lihavoitu, koko 26. Tekstin ulkoasuksi annettu Calibri, lihavoitu, koko 26

Käytä sopivia otsikkotyylejä Vie kursori kirjoittamasi otsikon päälle. Aloitus-valikko > Tyylit (Home > Styles) Valitse sopiva otsikkotyyli Otsikkotyylin ulkoasua voi tarvittaessa muokata: hiiren kakkospainikkeella avautuu valikko, jossa on kohta Muokkaa… Merkitse otsikot otsikkotyyleillä ja -tasoilla. Pääotsikko Otsikko 1 (Heading 1) Alaotsikot Otsikko 2 (Heading 2), alaotsikon alaotsikko Otsikko 3, jne. Älä hyppää otsikkotasojen yli. Ruudunlukuohjelma löytää otsikkotyylit (helpottaa navigointia) Otsikoiden avulla saat helposti luotua myös sisällysluettelon.

Nimeä linkit kuvaavasti Nimeä linkit kuvaavasti leipätekstissä. (WCAG 2.4.4 A) Pohdi, onko dokumentti tarkoitettu tulostettavaksi. Esim. Lisää tietoja löydät AVIn Saavutettavuus-verkkosivustolta. Käytä URL:ia mieluummin lähdeviitteissä: Saavutettavuus-verkkosivusto [verkkoaineisto]. AVI [Viitattu 2019-05-31]. Saatavissa: https://www.saavutettavuusvaatimukset.fi/ Voit muokata linkin tekstiä painamalla linkin päällä hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla kohdan Muokkaa hyperlinkkiä… Kirjoita näkyvä teksti kenttään Näytettävä teksti.

Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti 1/2 Anna kuville vaihtoehtoiset tekstit. (WCAG 1.1.1 A) Siirrä kursori kuvan päälle ja paina hiiren kakkospainiketta. Word 2016: Valitse avautuvasta ikkunasta kolmas kohta Asettelu ja ominaisuudet. (Format Picture: Layout & Properties) Valitse kohta Vaihtoehtoinen teksti. (Alt text: Description) Kirjoita kohtaan ”Kuvaus” selostus kuvan sisällöstä. Älä kirjoita mitään kohtaan Otsikko, sillä ruudunlukuohjelmat eivät lue otsikkoa, vaan ne lukevat kuvauksen sisällön siinä kohdassa, jossa kuva dokumentissa on.

Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti 2/2 Office 365:n Word-versiossa: Siirrä kursori kuvan päälle ja paina hiiren kakkospainiketta. Valitse Muokkaa vaihtoehtokuvausta… (Edit alt text…) TAI: valikko Muotoile > Vaihtoehtokuvaus (Format > Alt text) Kirjoita kuvaus kenttään tai merkitse kuva koristeelliseksi ja jätä kuvaus pois. Saavutettavasti.fi-sivustolla on tarkempia ohjeita siitä, miten vaihtoehtoinen teksti laaditaan.

Sido kuvat tekstiin Jos Word-dokumentin kuvaa ei ole sidottu tekstiin, ruudunlukuohjelmat eivät ehkä pysty lukemaan vaihtoehtoisia tekstejä. Vaihtoehtoisen tekstin sijaan ohjelma lukee vain kappaleen vaihdot: ”tyhjä, tyhjä, …” Sido kuva tekstiin seuraavasti: Paina kuvan päällä hiiren kaksospainiketta Valitse kohta Rivitä teksti > Tekstin tasossa Poista myös mahdolliset turhat kappaleen vaihdot, joilla kuvalle oli tehty tilaa tekstissä. Dian ylemmässä kuvassa näkyy kirjan kuvan vieressä väärinpäin olevia P-kirjaimia, jotka merkitsevät tyhjää kappaleen vaihtoa. Alemmassa kuvassa kirjan kuva on rivitetty tekstiin, eikä tyhjä kappaleen vaihtoja ole.

Viimeistely: Anna asiakirjalle otsikko Nimeä tiedosto kuvaavasti niin, että tiedoston lataaja tunnistaa asiakirjan tiedoston nimestä! Anna dokumentille otsikko (WCAG 2.4.2 A) Tiedosto > Tiedot > Ominaisuudet: Otsikko (File > Info > Properties: Title) Huomaa, että tässä suomenkielinen sana otsikko tarkoittaa siis eri asiaa kuin dokumentin luvuille tai muille osille annettavat otsikot. Englanniksi eri termit: title ja heading. Tiedoston nimen pitäisi siis kertoa, mistä tiedostosta on kyse. Voit käyttää tiedoston nimenä omainaisuuksissa annettavaa otsikkoa. Jos voit välttää ääkkösiä, se kannattaa tehdä, koska ääkköset voivat olla hankalia eri järjestelmissä.

Määritä kieli Määritä dokumentin kieli. (WCAG 3.1.1 A) Tarkista > Kieli > Määritä tekstintarkistuskieli. (Review > Language > Set Proofing Language) Jos dokumentissa on erikielisiä osuuksia, voit myös määrittää erikielisen tekstinpätkän kielen maalaamalla ensin tekstin ja valitsemalla sitten kielen. Word yleensä itse tunnistaa dokumentin kielen, mutta se kannattaa tarkistaa. Dokumentin kielenä pitää olla se kieli, jota dokumentissa eniten käytetään.

Varmista luettavuus Suositus fonttikooksi on vähintään 12 pt. Käytä helposti luettavaa fonttia. Vältä kikkailua. Ykköset, iit ja ällät erottuvat toisistaan, nollat ja oot erottuvat jne. Esimerkkejä erilaisista fonteista: Arial (20): 100 lootaa, 10 Oskaria, 1 Ilkka Verdana (20): 100 lootaa, 10 Oskaria, 1 Ilkka Trebuchet MS (20): 100 lootaa, 10 Oskaria, 1 Ilkka Times New Roman: 100 lootaa, 10 Oskaria, 1 Ilkka Jos käytössä on oma fontti, sen luettavuus kannattaa testata erilaisilla lukijoilla.

Ota huomioon lukivaikeudet Nämä ohjeet auttavat etenkin henkilöitä, joilla on lukivaikeus. Tasaa teksti vasempaan laitaan ja jätä oikea reuna liehuksi. Käytä riittävän väljää riviväliä (1,5) ja kirjainten välistystä (merkkiväliä). Korosta lihavoimalla. Kursiivia on hankalampi lukea. ÄLÄ KIRJOITA SUURAAKKOSILLA tai kapiteeleilla ilman hyvää syytä. Suuraakkosia on hankalampi lukea. Kielenhuoltajien ohjeita toki on syytä noudattaa: EU, VRK, WWF, jne.

Luettelot helpottavat hahmottamista Käytä luetteloissa sopivaa tyyliä. Jos luettelossa on asiat tietyssä järjestyksessä, käytä numeroitua listaa. Käytä luetteloissa riittävää väljyyttä eri luettelon kohtien välillä. Luetteloita kannattaa käyttää, koska niitä on helppo silmäillä ja ne lisäävät ymmärrettävyyttä. Sopivan luettelon tyylin voi valita Kappale-valikosta. Jos haluaa määrittää luettelon ulkoasua tarkemmin, voi luoda oman luettelotyylin.

Taulukot tiedon esittämiseen 1/2 Jos käytät palstoja, tee se Asettelu > Palstat –toiminnon avulla, älä taulukoilla. Tekstin asettelua sivuille taulukon avulla pitäisi välttää sen vuoksi, että ruudunlukuohjelmat ilmoittavat käyttäjälle taulukoista, vaikka taulukon rajat ovat näkymättömät. Jos taulukko on välttämätön asettelun takia, varmista tekstin lukujärjestys liikkumalla sarkainnäppäimen avulla solusta toiseen.

Taulukot tiedon esittämiseen 2/2 Tee taulukot Wordin työkalulla Tee taulukoille otsikkorivi: Taulukkotyökalut > Asettelu > Toista otsikkorivi Näin otsikko toistuu vaikka taulukko jakautuisi useammalle sivulle Varmista, että taulukkojen solujen sisältö on luettavissa järkevässä järjestyksessä liikkumalla sarkainnäppäimellä solusta toiseen. Ruudunlukuohjelmat kertovat missä taulukon rivillä ja sarakkeessa kohdistin on. Älä tee monimutkaisia taulukoita. Jos taulukosta tulee hyvin monimutkainen, jaa se mieluummin kahteen tai useampaan osaan.

Tarkista saavutettavuus Tarkista lopuksi saavutettavuus: Tiedosto > Tiedot > Tarkista asiakirja Tarkista helppokäyttöisyys TAI Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. (Review > Check Accessibility) Wordin oikeaan laitaan ilmestyy ikkuna, jossa näkyy tarkistuksen tulokset.

Korjaa virheet Korjaa kaikki tarkistustyökalun löytämät virheet. Korjaa myös varoitukset, jos voit. Kun klikkaat hiirellä virheellistä kohtaa (esim. Kuva 4), saat näkyviin lisätietoja sekä korjausohjeet. Huomaa! Työkalu ei löydä kaikkia virheitä eikä se osaa tarkistaa laatua. Tarkistus esimerkiksi tutkii, onko kuvalle annettu vaihtoehtoinen teksti, mutta se ei osaa kertoa, onko teksti hyvä vai ei. Kissaa esittävälle kuvalle voisi antaa vaihtoehtoiseksi tekstiksi koira, eikä tarkistustyökalu huomaisi mitään virhettä.

Kuvien saavutettavuus Miten kirjoittaa vaihtoehtoinen teksti? Mitä värien käytössä pitäisi ottaa huomioon?

Anna kuville vaihtoehtoinen teksti Kaikilla kuvilla pitää olla vaihtoehtoinen teksti ellei kyseessä ole täysin koristeellinen kuva. Kuvan konteksti eli ympäröivä teksti on aivan oleellinen. Onko tekstissä viitattu suoraan kuvaan? Esim. ”Kuvassa 12 on - -” Jos tekstissä viitataan suoraan kuvaan, vaihtoehtoisena tekstinä on kerrottava kuvan oleellinen sisältö. Jos kuvan sisältö tulee esille itse tekstissä, voi vaihtoehtoinen teksti olla lyhyt. Jos kuvalla on kuvateksti, älä toista sitä vaihtoehtoisessa tekstissä. Mieti mikä tieto jää saamatta, jos kuvaa ei näe? Mikä on kuvan tarkoitus siinä kohdassa, jossa se on? Vaihtoinen tekstin on englanniksi alternative text. Joskus sitä kutsutaan alt-tekstiksi.

Tee näin Kirjoita vaihtoehtoinen teksti lyhyesti ja napakasti. Ei ole olemassa mitään enimmäismerkkimäärää, tuhatta sanaa ei kuitenkaan kannata käyttää. Käytä lukijalle sopivaa kieltä ja sanastoa. Tutut termit ja sanat eli sama tyyli kuin itse dokumentin tekstissä. Keskity olennaiseen! Älä kuvaile ulkonäköä turhaan. Älä aloita sanalla ”Kuva” tai ”Kuvassa”, sillä ruudunlukuohjelma kyllä kertoo, että kyseessä on kuva tai grafiikka. Päätä vaihtoehtoinen teksti pisteeseen. Näin ruudunlukuohjelma pitää tauon vaihtoehtoisen tekstin lopussa.

Esimerkki kaaviosta Kun tekstissä todetaan ”Tilastoista voidaan todeta, että – ”, olisi tärkeää antaa vaihtoehtoisena tekstinä pääasiat kaavioista. Tilastot voi antaa myös taulukkoina vaikka liitteinä raportin lopussa. Tällöin vaihtoehtotekstissä voi kertoa, mistä taulukko löytyy. Dokumentin laatija on paras henkilö kirjoittamaan vaihtoehtoiset tekstit. Hän tietää, mikä kuvassa on oleellista. Joskus vaihtoehtoisesta tekstistä tulisi hyvin pitkä. Ruudunlukuohjelman käyttäjän kannalta paljon numeroita sisältävä kuvaus on parempi saada taulukkona, jossa voi liikkua solusta toiseen. Lähde: Etelä-Suomen kirjastot 2017. Arviointijulkaisu, s. 38

Väri ei saa olla ainoa keino välittää tietoa Älä käytä väriä ainoana keinona välittää tietoa (WCAG 1.4.1) Ota erityisesti huomioon punavihersokeus. Käytä värin lisäksi muotoja tai tekstiä.

Värikontrastit dokumenteissa Värikontrastit: Tarkista, että tekstin ja taustan välillä on riittävä kontrastiero (WCAG 1.4.3) Tärkeä tarkistaa, jos käytät muuta kuin mustaa tekstiä ja valkoista taustaa. WebAIMin Color Contrast Checker laskee eron HEX-arvojen välillä Värikontrastit koskevat myös grafiikan osia, joita vaaditaan sisällön ymmärtämiseksi: WCAG 1.4.11 Ei-tekstimuotoisen kontrasti Ymmärtämisen kannalta olennaisten vierekkäisten värien välillä pitäisi olla riittävä kontrasti. Hyvä keino on käyttää esim. ympyrädiagrammeissa viipaleiden välillä rakoa tai mustaa rajausta.

Word-tiedostojen muuntaminen pdf-muotoon

Pdf Word-asiakirjasta Tarkista ensin Word-dokumentin helppokäyttöisyys. Muunna Word pdf-muotoon (Tiedosto >) Vie-toiminnolla Luo PDF- tai XPS-tiedosto Ennen kuin painat Julkaise, valitse Asetukset… Valitse Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten ÄLÄ käytä toimintoa Tulosta pdf! Jos aiot vielä muokata pdf-tiedostoa Adobe Acrobatissa, älä valitse päälle PDF/A-yhteensopiva.

Pdf-tiedostojen saavutettavuus

Saavutettava pdf-tiedosto On koodattu pdf eli rakenteet (otsikot, kappaleet, listat, taulukot ym.) on merkattu tunnisteilla. Sisällön lukemisjärjestys on määritelty. Kuvilla on tekstivastineet eli kuvien olennainen sisältö on selostettu ns. alt-tekstinä. Pääkieli on määritetty. Ominaisuuksissa on määritelty dokumentin otsikko. Tekstin ja taustan välillä on riittävä sävykontrasti. Lomakekentät on merkattu tunnisteiden avulla, kentissä on vihjeteksti ja kentistä toiseen pystyy siirtymään ilman hiirtä. Pitkässä dokumentissa on kirjanmerkit. Tiedostossa on käytetty helposti luettavaa fonttia.

Pitääkö pdf-muodossa tallennettu tiedosto erikseen tarkistaa? Jos tuotat asiakirjan Wordin avulla pdf:nä ja asiakirja on rakenteeltaan selkeä eikä siinä ole runsaasti taulukoita tai tekstikehyksiä, pitäisi riittää se, että Word-asiakirja on saavutettava ja se on muunnettu pdf-muotoon oikein. Jos asiakirja on rakenteeltaan monimutkaisempi, on hyvä tehdä pdf-tiedoston tarkistus Adobe Acrobat DC:n/Pron avulla.

Mitä tehdä jo julkaistuille tiedostoille?

Selvitä tiedostojen tila Ota selvää, kuinka paljon Word- ja pdf-tiedostoja on julkaistu 23.8.2018 jälkeen. Tutki, ovatko tiedostot saavutettavia vai eivät. Word-tiedostojen saavutettavuutta voi arvioida Helppokäyttöisyyden tarkistus –työkalun avulla. Pdf-tiedostojen saavutettavuutta voi tutkia Adobe Acrobat Pron esteettömyyden tarkistustoiminnon avulla. Korjaa tärkeimmät ja käytetyimmät tiedostot ensin. Helpointa on korjata alkuperäinen dokumentti saavutettavaksi. Acrobat Pro/DC –ohjelmalla voi muokata pdf-tiedostoa, mutta korjaaminen voi olla työlästä.

Miten toimia uusien dokumenttien kanssa? Pohti ensin, onko Word- tai pdf-muoto paras muoto julkaista tieto. Jos sama tieto on mahdollista antaa www-sivuilla, tee niin!

Varmista, että omat dokumenttipohjat ovat ok Tutki oman organisaatiosi dokumenttipohjat. Ovathan ne saavutettavia eli esim. otsikkotyylit ovat kunnossa? Jos käytössä ei ole omaa dokumenttipohjaa, tee sellainen ja varmista, että pohja on saavutettava. Huolehdi siitä, että organisaation ohjeissa neuvotaan, miten dokumenttien saavutettavuus varmistetaan. Ole avoin eli kerro käyttäjille rehellisesti, jos verkkopalvelussa julkaistut dokumentit eivät ole saavutettavia. Tämä on parasta tehdä siinä kohdassa, jossa dokumenttiin on linkki.

Mistä saa apua? Celian toteuttama sivusto www.saavutettavasti.fi sisältää käytännön ohjeita saavutettavien Word- ja pdf-tiedostojen tekemiseen. Englanninkieliset ohjeet Word-dokumenttien tekemiseen WebAIM.orgin sivustolla

Kiitos! saavutettavuus@celia.fi