Mukaan Finnaan - liittymisprosessin vaiheet Finnan peruskoulutus 23.11.2017 Palvelusuunnittelija Susanna Eklund Kansalliskirjasto / Kirjastoverkkopalvelut CC BY 4.0 Kari Hakli, Helsingin kaupunkinmuseo / Finna

Ennen ilmoittautumista - itsearviointi OKM:n alainen vai ei? Kokoelmien ammattimainen hoito? Kokoelmanhallintajärjestelmä käytössä? OAI-PMH rajapinta? Onko henkilöresursseja? Organisaatio ja järjestelmä Täyttyvätkö kriteerit? Organisaatiota koskevat edellytykset Opetus-ja kulttuuriministeriön hallinnon alainen OKM ulkopuolisille mukaantulo- ja hinnoittelumalli tulossa Sidos museoiden, arkistojen ja/tai kirjastojen toimintaan 2. Asteen oppilaitosten mukaantulo harkinnassa Kokoelmia hoidetaan ammattimaisesti vastuu esim. tekijänoikeussopimuksista Kokoelmanhallintajärjestelmä käytössä Rajapinta Finnaan Henkilöresursseja järjestelmän käyttöönottoon, ylläpitoon ja koulutukseen oman kuvailuformaatin ja sisällön hallintaa oman järjestelmän ja rajapintojen tietämystä palvelujen tai käyttöliittymän suunnitteluosaamista (HTML/CSS) Käyttö-/ tekijänoikeusosaamista

OKM:n ulkopuolisten liittymistä valmistellaan Liittymis- ja hinnoittelumallin suunnittelu aloitettiin keväällä 2015 Yhteistyössä testiorganisaatioiden kanssa Vaiheistuksen määrittely ”kehämalli”, asiakaskunnan rajaus Roadmap 2018–2020 Hinnoittelu Tilanne nyt Mallin käyttöönotto vuoden 2018 aikana tavoitteena

Ennen ilmoittautumista - itsearviointi Aineiston edellytykset Avoin metadata – CC0 Data oikeassa formaatissa MARC 21, LIDO, EAD, Dublin Core. Laadukas metadata Metadatan liikennevalomalli itsearvioinnin apuna Helpottaa löytymistä ja käytettävyyttä Arvioidaan myös testausvaiheessa Avoin metadata (CC0) tai voitava rajata ei-avoin metadata pois finna.fi:stä Laadukas metadata Arvioinnissa apuna uusi liikennevalomalli (kaikkien asiakasorganisaatioiden itsearvioinnin välineenä) Vaikuttaa aineistojen löydettävyyteen Oma taustajärjestelmä, jossa on OAI-PMH-haravointirajapinta Huom! Finna tukee tällä hetkellä seuraavia formaatteja haravoitavissa tietueissa: MARC 21, LIDO, EAD, Dublin Core. Lisäksi pystytään tukemaan FINMARC-formaattia siten, että se muutetaan ennen Finnaan tuontia MARC 21 formaattiin. Muiden metatietoformaattien tukemisesta sovitaan yhteisesti konsortion jäsenten kesken.

Ennen ilmoittautumista - yksin vai kimpassa? Kimppa Organisaatioiden yhteenliittymä, esim. kirjastot seutuyhteistyön perusteella Yksi vetää kimppaa Solmii sopimuksen, muut valtuuttavat Hoitaa yhteydenpidon Ohjeistaa muita CC BY Sakari Pälsi, Helsingin kaupunginmuseo /Finna

Ennen ilmoittautumista - päätöksenteko Päätöksenteko ja rahoituksen varmistaminen voi kestää pitkään Laita vireille ajoissa CC BY-NC-ND Lusto – Suomen metsämuseo/Finna

Finnaan liittyminen Ilmoittautuminen: finna-posti@helsinki.fi Koulutukset Kaksi kertaa vuodessa Peruskoulutus + hallintaliittymän perus- ja syventävä koulutus Etenemistä seurataan sektoritapaamisissa Sopimuksen allekirjoittaminen Yleensä pian ilmoittautumisen jälkeen Tulee olla solmittuna viimeistään tuotantoon siirryttäessä

Finnan palvelusopimus Sisältää mm. määrittelyt Kansalliskirjaston ja konsortion jäsenen tehtävistä ja vastuista. Liitteet Liite1 Liite vapaasti käytettävissä olevasta metatiedosta Sopimus edellyttää käyttörajoitetun metatiedon yksilöintiä ja asiasta ilmoittamista Kansalliskirjastolle. (korkeakoulukirjastot) Liite 2 (pdf) eli palvelutasoliite, koskee tuotannossa olevia organisaatioita. Liite 3 (pdf) eli liite linkityspalvelusta. Liite koskee korkeakoulukirjastoja. Liite 4 (pdf) eli tietosuojaliite. Liite koskee organisaatioita, joiden taustajärjestelmien palveluita on integroitu Finna-palveluun siten, että Kansalliskirjastolla on pääsy järjestelmien sisältämiin konsortion jäsenen asiakkaiden henkilötietoihin. Organisaatioiden yhteenliittymissä sopimuksen voi solmia yksi organisaatio muiden puolesta ja niiden valtuuttamana.

Liittyminen on yhteistyötä Kansalliskirjasto Mukaantulon koordinointi Koulutus Aineistojen tuominen testi-indeksiin Mappaukset ja asiakastoimintojen asettaminen Organisaatio: Projektinhallinta ja aikataulutus Haravoinnin mahdollistaminen Rajapinta Aineistojen tarkistus Aineistojen julkaisu kansallisessa näkymässä Oman näkymä?

Itsearviointi Milloin oikeasti valmis liittymään? Sopimus heti alussa Asiakkaan kannattaa Kouluttaa oma henkilökunta Finnan käyttöön jo liittymisprosessin aikana: Mikä Finna on, miten siitä kerrotaan omille asiakkaille? Miten Finnaa käytetään? Sisäinen viestintä uuden järjestelmän käyttöönoton tukena

Lisätietoa saatavilla Finnan asiakaswiki Ohjeet -osiosta tarkempaa tietoa teknisistä asioista Sopimukset – osiosta sopimuspohja liitteineen Org. yhteenliittymien sopimuksen + valtuutusten ohjeet Keskustelufoorumi https://foorumi.kiwi.fi/ Museoille lisäksi http://www.nba.fi/fi/museoalan_kehittaminen/museo_2015/museoiden-finna Mahdollisuus saada neuvoja LIDO:n käyttöön, miten oman kokoelmanhallintajärjestelmän tietoja mapataan LIDO-siirtoformaattiin. Varsinaista listausta yleisimmistä ongelmista tai sudenkuopista ei ole ja ne ovat myös melko erilaisia riippuen Finnaan tulijan sektorista (yleinen kirjasto, korkeakoulukirjasto, museo, arkisto) ja jopa taustajrjestelmästä.

Lisätietoa Finnan asiakaswikistä: https://www.kiwi.fi/display/Finna Finna-palvelu: finna-posti@helsinki.fi