Ammattikorkeakoulujen julkaisujen syöttöpalvelu Hanna-Mari Puuska Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä 8.6.2016

Julkaisutiedonkeruun järjestelmät Tiedonkeruujärjestelmä Yliopistot Ammatti- korkeakoulut (tilanne 2013*) Tutkimus- laitokset (tilanne 2014**) Yliopist. sairaalat Yhteensä Tutkimustietojärjestelmä 14 1 2 18 Muu julkaisurekisteri (esim. kirjastojärjestelmä, julkaisuarkisto) 5 4 Muu järjestelmä (esim. HR, projektinhallinta) 7 9 Ei järjestelmää (esim. e-lomake, excel jne.) 20 57 *) selvitetty tutkijan identifiointi –kyselyn yhteydessä 2013 **) selvitetty julkaisutiedonkeruun laajentamiskyselyn yhteydessä 2014

Julkaisutiedonkeruun kehittäminen ammattikorkeakouluissa Ammattikorkeakoulujen raportoimien julkaisujen määrä kasvussa: 2013: 4 470 julkaisua 2014: 5 450 julkaisua AMK-Kirjon julkaisuryhmä käsitellyt asiaa kokouksessaan 25.8.2015 (poiminta pöytäkirjasta): Todettiin, että julkaisutietojen kerääminen toteutetaan nyt hyvin moninaisesti eri ammattikorkeakouluissa, mikä kuluttaa resursseja. Julkaisuryhmä suosittaa, että asiaa edistetään nopeasti keskitetyin ratkaisuin ja käyttöön otetaan yhteinen e-lomake. AMKIT-konsortio vie ehdotuksen eteenpäin ARENElle ja sitä kautta OKM:lle, jonka tulisi vastata yhteisen lomakkeen toteutuksesta. Asia ollut esillä ARENEssa: yhteistä ratkaisua tarvitaan

Julkaisutietojen syöttöpalvelu CSC valmistellut suunnitelman julkaisutietojen syöttöpalvelun toteuttamisesta Syöttöpalvelu mahdollistaa tietojen syöttämisen ja tarkistuksen sekä niiden siirtymisen automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun Kysely ammattikorkeakouluille ja tutkimuslaitoksille kesä-elokuussa kiinnostuksesta palvelun käyttöönottoon Mikäli kiinnostuneita organisaatioita riittävästi, CSC toteuttaa palvelun ja se on käytössä keväällä 2017

Julkaisusyöttöpalvelun toiminnallisuuksia Julkaisutietojen tallentaja tunnistautuu palveluun esimerkiksi Hakalla Tallentaja syöttää julkaisun tiedot syöttölomakkeelle, joka sisältää kaikki OKM:n tiedonkeruun edellyttämät tiedot Syöttölomake on integroitu Julkaisufoorumin julkaisukanavatietokantaan Organisaation pääkäyttäjä(t) voivat palvelussa tarkistaa, korjata ja poistaa tietoja Tarkistamisen jälkeen julkaisun tiedot siirtyvät automaattisesti VIRTA- julkaisutietopalveluun ja JUULIin

Syöttöpalvelun kustannukset Toteutus n. 100 000 e (ensimmäinen sopimusvuosi) Suunnittelu, perustoiminnallisuudet, tarvittavat integraatiot, testaus, käyttöönotto, sopimushallinta, käyttäjien tuki Ylläpito ja kehittäminen n. 100 000 e / vuosi Ylläpito, lisätoiminnallisuudet, tiedonkeruumuutokset, sopimushallinta, käyttäjien tuki Vuosimaksun porrastus julkaisumäärien mukaan: Julkaisujen määrä Arvio amk:ien lkm:stä Maksu euroa / vuosi 0-150 4 4 000 151-300 6 5 000 300-450 9 6 000 (huom. luvut arvioita – lopullinen maksu riippuu osallistuvien organisaatioiden lukumäärästä)

Hyötyjä syöttöpalvelun käyttäjille Syöttöpalvelun käytöstä syntyy organisaatioille säästöjä, kun mm. Syöttöpalvelu vähentäisi tietojen syöttämiseen, tarkistuksiin ja käsittelyyn kuluvan työmäärän arviolta puoleen nykyisestä Organisaatiolla ei enää tarvetta ylläpitää omaa lomaketta, tietokantaa ja portaalia tietojen keräämiseen ja näyttämiseen Syöttöpalvelu parantaa tiedon laatua ja näkyvyyttä, kun Syötetyt julkaisutiedot heti näkyvillä JUULIssa (www.juuli.fi) Syöttölomake tarkistaa tiedot automaattisesti ja tiedot siirtyvät VIRTAan yhteismitallisessa muodossa Tiedot ovat VIRTA-julkaisutietopalvelusta hyödynnettävissä muissa palveluissa ja järjestelmissä

Jatkokehitys Palvelua kehitetään vaiheittain ja uusia toiminnallisuuksia lisätään palveluun käyttäjäorganisaatioiden tarpeiden ja käytössä olevien resurssien mukaan, esim. Syöttöpalvelu integroidaan organisaation omaan julkaisuarkistoon (esim. DSpace) se. tallentaja voi julkaisun tietojen syöttämisen yhteydessä tallentaa sen kokotekstin Tekijöiden henkilötietojen luetaan lomakkeelle organisaation HR-järjestelmästä Syöttölomake integroidaan ORCID-tunnistejärjestelmään, jolloin tutkijoiden tietoja ja tunnisteita voidaan hakea ORCIDista automaattisesti

Lisätietoja: https://confluence.csc.fi/display/VIR/VIRTA-julkaisutietopalvelu virta-julkaisut@csc.fi hanna-mari.puuska@csc.fi