Microsoft® Office Excel® 2007 -koulutus [Yrityksen nimi] esittää: Microsoft® Office Excel® 2007 -koulutus [Huomautus kouluttajalle: Yksityiskohtaisia ohjeita tämän mallin mukauttamisesta on viimeisessä diassa. Joidenkin diojen huomautusruudussa on lisää koulutukseen liittyvää tekstiä.] Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Kurssin sisältö Yleistä: Tietojen jakaminen Oppijakso: Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Oppijaksossa on luettelo suositeltavista tehtävistä ja sarja koekysymyksiä. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Yleistä: Tietojen jakaminen Käyttääkö yrityksesi Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0:aa tai Office SharePoint Server 2007:ää? Jos haluat, että useampi kuin yksi käyttäjä voi samanaikaisesti muokata tietoja samassa paikassa, tutustu, miten Excel-taulukon tiedot voidaan viedä SharePoint-sivustoon. Seuraavassa on ohjeita tietojen viemisestä jaettuun sivustoon. Kun tieto on jaettuna kaikkien tietämässä paikassa, tietoja voidaan päivittää, vaikka joku käyttää niitä parhaillaan. Oletetaanpa, että sinulla on luettelo nimiä Excelissä. Kyseisten henkilöiden on annettava sinulle tietoja jostakin asiasta. Voit viedä nimet SharePoint-sivustoon, jolloin jokainen luettelon henkilö voi lisätä taulukkoon tarvitsemasi tiedot. Heidän ei tarvitse huolehtia siitä, että joku toinen saattaa käyttää taulukkoa parhaillaan. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Kurssin tavoitteet SharePoint-sivustoon vietävien tietojen valmisteleminen muuntamalla ne taulukoksi Excel-taulukon vieminen SharePoint-luetteloksi SharePoint-luettelon tietojen muokkaaminen Excel-taulukon päivittäminen SharePoint-luetteloon tehdyillä muutoksilla Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Oppijakso Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Miksi Excel-tiedot kannattaa jakaa SharePoint-sivustossa eikä sähköpostitse tai verkkohakemistossa? SharePoint-sivusto on jaettu WWW-sijainti, jossa valtuutetut käyttäjät voivat käyttää tietoja selaimella. Katsotaanpa tämän kuvan SharePoint-luetteloa. Kukin työntekijä voi lisätä tietonsa parhaaksi katsomanaan aikana, tarvitsematta huolehtia siitä, muokkaako joku toinen luetteloa. Kuvassa on SharePoint-luettelo (sitä kannattaa ajatella WWW-perustaisena taulukkona) Joukko työntekijöitä on luvannut pitää koulutusesityksiä lounastunnilla. Janne on jo ilmoittanut oman esityksensä päivämäärän ja nimen. Muidenkin luettelossa mainittujen pitäisi nyt tehdä samoin. Jos haluat tietää lisää SharePoint Products and Technologies -tuotteesta, napsauta tämän kurssin lopussa olevaa Pikaopas-linkkiä. Pikaoppaassa on mainittu lisätietolähteitä SharePoint Services 3.0:sta ja SharePoint Server 2007:sta. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Taulukon luominen Ennen kuin voit viedä nimiluettelon SharePoint-sivustoon, luettelon tietoja on käsiteltävä Excelissä. Muunna tiedot Excel-taulukoksi. Tämä muuttaa tietojen ulkoasua, koska mukaan tulee taulukon muotoiluja. Sen lisäksi tiedot voidaan nyt viedä SharePoint-sivustoon. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Taulukon luominen Voit luoda taulukon asettamalla kohdistimen tietojen joukkoon. Valitse Lisää-välilehdestä Taulukot-ryhmän Taulukko-vaihtoehto. Kun valitset OK, Excel lisää tietoriveille varjostuksia. Excel lisää myös sarakkeisiin pikasuodatusnuolet. Niille ei tarvitse tehdä mitään. Pikasuodatusnuolet ovat vain osa taulukon rakennetta. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

SharePoint-sivuston WWW-osoitteen noutaminen Ennen kuin voit viedä taulukon SharePoint- sivustoon, tarvitset sivuston WWW- osoitteen eli URL- osoitteen. URL-osoite kannattaa muistaa; se näkyy ylhäällä osoitepalkissa. Osoitteesta tarvitsee muistaa vain ennen "/default.aspx"-osaa tuleva osuus, tässä tapauksessa "http://contoso". Jos et vielä tiedä WWW-osoitetta eli URL-osoitetta, kysy sitä yrityksesi tietotekniikkaosastolta tai työtoveriltasi. Jos esimerkki koskisi yritystäsi, sinun tarvitsisi muistaa "http://contoso". Tärkeää: Ennen kuin voit viedä taulukon SharePoint-sivustoon, tarvitset käyttöoikeudet luetteloiden luomiseen sivustossa. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Taulukon vienti: Osa I Nyt voit viedä taulukon SharePoint-sivustoon. Taulukkoa luotaessa tulee näkyviin Taulukkotyökalut – Rakenne-välilehti. Valitse sen Ulkoiset taulukkotiedot-ryhmästä… …Vie… …ja valitse sitten Vie taulukko SharePoint-luetteloon. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Taulukon vienti: Osa II Ohjattu toiminto Vie taulukko SharePoint- luetteloon alkaa. Kirjoita tai liitä SharePoint-sivuston URL-osoite. Anna luettelolle nimi, esimerkiksi Koulutusesitykset. Kirjoita lyhyt kuvaus luettelon käyttötarkoituksesta. Muista, että osoitteesta tarvitsee muistaa vain kohtaa "/default.aspx" edeltävä osa. Jos URL-osoite on esimerkiksi http://contoso/default.aspx, luettelon WWW-osoite on http://contoso. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Taulukon vienti: Osa II Ohjattu toiminto Vie taulukko SharePoint- luetteloon alkaa. Päätä, tarvitseeko Excelissä olevaa taulukkoa päivittää jatkossa muutoksilla, jotka on tehty SharePoint-luetteloon. Jos tarvitsee, valitse Luo vain luku -yhteys uuteen SharePoint-luetteloon -valintaruutu. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Taulukon vienti: Osa II Ohjattu toiminto Vie taulukko SharePoint- luetteloon alkaa. Valitsemalla valintaikkunassa Seuraava-painikkeen, voit tarkistaa, että sarakkeiden tiedot ovat tunnistuneet oikein. Napsauta sitten Valmis. Excel vie automaattisesti taulukon luetteloksi SharePoint-sivustoon. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Uuden luettelon tutkiminen SharePoint-sivustossa Linkki luetteloon tulee näkyviin Windows SharePoint Services -valintaikkunassa. Voit sulkea valintaikkunan OK-painikkeella tai avata luettelon napsauttamalla linkkiä. Luettelo avautuu SharePoint-sivuston Taulukkonäkymässä, joka näyttää laskentataulukolta. Kaikki voivat nyt kirjoittaa tietoja luetteloon, eikä kenenkään tarvitse käynnistää Exceliä. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Luettelosta tiedottaminen Seuraavaksi on kerrottava käyttäjille luettelon sijainti SharePoint- sivustossa. Tähän on kaksi tapaa. Voit lähettää linkin luetteloon. Luettelon URL-osoite on selaimen yläreunassa osoiterivillä. Lisää luettelo SharePointin pikakäynnistyspalkkiin, joka on useimpien SharePoint-sivustojen vasemmassa reunassa. Jos valitset vaihtoehdon 1, huomaa, että URL-osoite sisältää sanan "lists". Tämä johtuu siitä, että luettelo tallentuu automaattisesti sivuston Lists-kansioon, jonne kaikki SharePoint-luettelot tallentuvat. URL-osoitteessa oleva merkkijono "%20" merkitsee väliä. Jos valitset vaihtoehdon 2, käyttäjät voivat napsauttaa linkkiä pikakäynnistyspalkin Luettelot-kohdassa ja tarkastella Koulutusesitykset-luetteloa. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

SharePoint-luettelon muokkaaminen Kuka tahansa käyttäjä, jolla on sopivat käyttöoikeudet, voi käydä Taulukkonäkymässä lisäämässä luetteloon tietoja. Esimerkiksi Virve voi kirjoittaa taulukkoon esityksensä päivämäärän ja nimen. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen päivittäminen Oletetaan, että kaikki ovat nyt käyneet lisäämässä halutut tiedot SharePoint- luetteloon. Voit käydä katsomassa SharePoint-luettelon tietoja. Jos haluat, voit päivittää myös Excel-taulukon,jotta näkisit muutokset Excelissä. Tämä edellyttää, että luetteloa vietäessä valitsit valintaruudun avulla vain luku -yhteyden. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen päivittäminen Oletetaan, että kaikki ovat nyt käyneet lisäämässä halutut tiedot SharePoint- luetteloon. Siirry Taulukkotyökalut - Rakenne -välilehteen ja napsauta Ulkoiset taulukkotiedot-ryhmän Päivitä- painiketta. Excel-taulukon tiedot päivittyvät. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen päivittäminen Kun Excelissä muokataan SharePoint-luettelon tiedoilla päivitettyä taulukkoa, voiko muokkaukset lähettää SharePoint- luetteloon? Valitettavasti ei voi. Tietoja voi muokata vain SharePoint-sivustossa ja niillä voidaan päivittää Excel-taulukkoa. Päinvastainen menettely ei ole mahdollista. Voit tosin tehdä muutoksia Excelissä ja viedä taulukon SharePointiin uutena luettelona ja uudella nimellä. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Versiolla on väliä Tässä kurssissa käsitellään Excel- tietojen viemistä SharePoint-luetteloon Windows SharePoint Services 3.0:ssa tai Office SharePoint Server 2007:ssä. Kurssissa kuvatut tavat eivät ehkä toimi, jos käytät aiempaa versiota. Miten version saa selville? Kysy sivuston pääkäyttäjältä. Jos olet itse pääkäyttäjä, kysy versio palvelimen asentaneelta henkilöltä, joka todennäköisesti työskentelee yrityksesi tietotekniikkaosastolla. Tätä kysytään usein. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Harjoituksia Luo taulukko. Vie taulukko SharePoint-sivustoon. Lisää luettelon nimi SharePoint-sivuston pikakäynnistyspalkkiin. Muokkaa luettelon tietoja. Päivitä Excel-taulukko. Poista SharePoint-luettelo. [Huomautus kouluttajalle: Jos koneessasi on Microsoft Excel 2007, voit napsauttaa diassa olevaa linkkiä, joka avaa harjoituksia sisältävän verkkosivuston. Harjoitus opastaa edellä kerrottujen toimien tekemisen Excelissä ja SharePoint-sivustossa. Tärkeää: Jos koneessasi ei ole Excel 2007:ää, et voi käyttää harjoitussivustoa.] Harjoituksia verkossa (edellyttää Excel 2007:n käyttöä ja pääsyn Windows SharePoint Services 3.0:ssa tai Office SharePoint Server 2007:ssä olevaan sivustoon sekä luettelonluontioikeudet.) Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Koekysymys 1 Kun haluat julkaista tietoja SharePoint-luettelossa, ensimmäinen vaihe on tietojen vieminen. (Valitse vastaus.) Oikein Väärin Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Koekysymys 1: Vastaus Väärin Ensimmäinen tehtävä on taulukon luonti Excelissä. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Koekysymys 2 Kun olet vienyt taulukon SharePoint-luetteloon, voit jatkossa muokata tietoja Excel-taulukossa. Voit päivittää SharePoint- luettelon Excel-taulukon muokkauksilla. (Valitse vastaus.) Oikein Väärin Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Koekysymys 2: Vastaus Väärin Voit tuoda SharePoint-luetteloon tehdyt muutokset Excel-taulukkoon, mutta et voi viedä Excel-taulukkoon tehtyjä muutoksia SharePoint- luetteloon. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Koekysymys 3 Tarvitset oikeudet SharePoint-luettelon luomiseen. (Valitse vastaus.) Oikein Väärin Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Koekysymys 3: Vastaus Oikein Pyydä oikeudet palvelimen asentaneelta henkilöltä. Hän työskentelee todennäköisesti yrityksesi tietotekniikkaosastolla. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa Pikaopas Yhteenveto tässä kurssissa kuvatuista tehtävistä on Pikaoppaassa. Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa

Tämän mallin käyttö Tässä Microsoft Office PowerPoint® -mallissa on koulutusmateriaalia siitä, kuinka Microsoft Office Excel® -taulukon tiedot voidaan julkaista usealle henkilölle samanaikaisesti viemällä tiedot Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 -sivustoon tai Office SharePoint Server 2007 -sivustoon. Esitys on tarkoitettu ryhmäkoulutukseen. Voit muokata sitä haluamallasi tavalla. Tämän mallin sisältö on muokattu Microsoft Office Online -koulutusjaksosta "Share Excel data with others by exporting it to a SharePoint site" (Excel-taulukon tietojen jakaminen SharePoint-sivustossa). Mallin ominaisuudet Otsikkodia: Ensimmäisessä diassa on paikkamerkki, jonka tilalle voit kirjoittaa oman yrityksesi nimen. Voit halutessasi poistaa muokkausruudun kokonaan. Animaatiot: Esityksessä on käytetty mukautettuja animaatiotehosteita, kuten Kurkistus, Venytys, Hajonta ja Shakkiruudut. Kaikki tehosteet toimivat vanhemmissa versioissa aina Microsoft PowerPoint 2000:een asti. Voit muuttaa animoituja tehosteita valitsemalla Diaesitys-valikosta Mukautettu animaatio -vaihtoehdon, ja muokkaamalla esiin tulevia vaihtoehtoja. Jos esityksessä on Macromedia Flash -animaatiota, ota huomioon seuraavat seikat: Ennen kuin voit toistaa Flash-tiedoston, tietokoneeseesi on rekisteröitävä Microsoft ActiveX -komponentti nimeltään Shockwave Flash Object. Voit tehdä tämän lataamalla Adobe Flash Playerin uusimman version Adoben WWW-sivustosta. Varoitus Flash-animaatioiden tallentamisesta: Flash-animaatioita voi toistaa PowerPointin aikaisemmissa versioissa aina PowerPoint 2000:een asti. Jos haluat tallentaa tämän mallin PowerPoint 2007:ssä, tallenna se aikaisemmassa PowerPoint-muodossa PowerPoint 97–2003 -esitys (*.ppt) tai PowerPoint 97–2003 -malli (*.pot). (Tiedostotyypit näkyvät Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallennusmuoto-kohdassa. Jos tallennat tiedoston PowerPoint 2007 -muodossa, kuten PowerPoint-esitys (*.pptx) tai PowerPoint-malli (*.potx), animaatiot eivät jää tallennettuun tiedostoon. Dian vaihtuminen: Esityksen diojen vaihtumistyylinä on Siirtymä ylhäältä. Jos haluat vaihtaa tyyliä, valitse Diaesitys-valikosta Dian vaihtuminen -vaihtoehto ja valitse haluamasi tyyli. Linkki verkkokurssiin: Mallissa on linkkejä tämän kurssin verkkoversioon. Linkkiä napsauttamalla pääset tekemään kurssiin liittyviä opastettuja harjoituksia ja saat näkyviin kurssin Pikaoppaan. Huomautus: Opastettujen harjoitusten suorittaminen edellyttää, että koneessasi on Excel 2007 ja että pääset Windows SharePoint Services 3.0- tai Office SharePoint Server 2007 -sivustoon. Ilman Excel 2007:ää et voi suorittaa harjoituksia tai tarkastella harjoitusten ohjeita. Ylä- ja alatunnisteet: Mallissa on alatunniste, josta näkyy kurssin nimi. Voit muokata tunnisteita tai poistaa ne valitsemalla Näytä-valikosta Ylä- ja alatunniste -vaihtoehdon. TÄMÄN MALLIN KÄYTTÖ Katso lisäohjeita tämän mallin käytöstä muistiinpanosivulta tai muistiinpanoruudusta. Saat sen näkyviin Näytä-valikosta tai -välilehdestä.