ROVANIEMEN KAUPUNGIN TOIMINNANOHJAUSMALLIN JA ORGANISAATION TOIMIVUUDEN ARVIOINTI VÄLIRAPORTTI KESÄKUU 2014 PETRI VIRTANEN & JARI STENVALL © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014

YLEISHAVAINTOJA Havainnot  Rovaniemi on aktiivinen toiminnan kehittäjä. Esimerkiksi sopimusohjaus on aikaansaanut myönteisiä vaikutuksia kuten kustannusten läpinäkyvyyden. Tällä hetkellä toiminnan ja talouden ohjauksen järjestelmä ei tuota riittävästi uudistuskykyä  Rovaniemellä on tiedostettu toiminnan ohjausjärjestelmän muutostarpeet  Ohjausjärjestelmä on kokonaisuudessaan liian sekava © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014 Arvioinnin tekijöiden johtopäätöksiä toiminnanohjauksesta ja organisaatiorakenteista: Toiminnanohjauksen ja organisaatiorakenteen uudistamistarpeet ovat ilmeisiä ja niihin on ryhdyttävä ensi tilassa, Käynnissä olevalla kuntarakenneuudistuksella ja SOTE-uudistuksella tulee olemaan merkittävät heijastusvaikutukset Rovaniemen kaupungin toimintatapoihin.

YLEISHAVAINTOJA HAVAINNOT:  Strategiat eivät juuri ohjaa toimintaa ja valintoja.  Toiminnan ja talouden kiinnittämisessä toisiinsa on edelleen tehtävää  Omistajaohjaukseen on viime vuosina kiinnitetty huomiota, mutta se ei vielä toimi parhaalla mahdollisella tavalla.  Organisaatiorakenne voi olla nykyistä kevyempi © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014 Arvioinnin tekijöiden johtopäätöksiä nykyisestä toiminnanohjausmallista: Toiminnan ja talouden ohjausmallin uudistaminen on välttämätöntä. Uudistamistyössä tulee varmistaa se, että talous ja toiminta nivotaan jatkossa paremmin yhteen ja että organisaation vastuukysymykset selkiinnytetään tässä uudistamistyössä.

KEHITTÄMISSUOSITUKSET © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014

Kaupunginjohtaja kaupunkistrategia, kaupunkiorganisaation uudistaminen, palvelujen järjestäminen ja ulkosuhteiden hallinta Apulaiskaupunginjohtaja konserniyhtiöt, kuntayhtymät ja kaupunkikehitys Johtaja Talous, hallinto, strateginen HR, osallisuus Toimialajohtaja ROVANIEMEN KAUPUNGIN UUSI ORGANISAATIO ( ) Perusteluja KH:n jaostoksi konsernijaosto vastaamaan omistajapolitiikasta Kaupungin virkamiesjohdon tehtäväkuvat uudistetaan selkeiksi vastuualueiksi Siirtyminen toimialajohtajamalliin © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014 Toimialajohtaja Esittely

TILAAJA 1 TUOTANTO- ORGANISAATIO 1 TOIMIALA 3 TOIMIALA 2 TOIMIALA 1 TILAAJA 2 TILANNE NYT: Sopimusohjausmalli TILANNE JATKOSSA: REFLEKSIIVINEN PALVELUSUUNNITTELU JA PALVELUJEN TUOTTAMINEN JAKELUKANAVIA PITKIN TULOSOHJAUSAJATTELUUN (PALVELUKESKUKSET ”MONIASIOINTIPISTEINÄ”) LIITTYEN Asiakasprosessi 1 Asiakasprosessi 2 Asiakasprosessi 3 Asiakasprosessi 4 Palvelutarpeet Tulossopimukset Olennaista: Palvelutarpeiden ymmärtäminen Vaikuttavuus- näkökulma Tilojen yhteiskäyttö TUOTANTO- ORGANISAATIO 2 Palvelu- sopimus KH & LAUTAKUNNAT Matriisitoiminnot toimialojen tukena Nykyisen sopimusohjausmallin parhaat käytännöt siirretään uuteen tulosohjausmalliin © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014 Johtaja Talous, hallinto, strateginen HR, osallisuus

LOPUKSI  Rovaniemen kaupungin toimintamalli ja organisaatiorakenne kaipaavat uudistamista.  Toiminnanohjausjärjestelmää ja organisaatiorakennetta tulee uudistaa ”käsi kädessä” varmistaen koko ajan se, että toiminta ja talous nivotaan uudessa toimintatavassa nykyistä paremmin yhteen.  Toimintamallin kautta pitäisi pystyä nykyistä paremmin keskittymään palveluiden tuottavuuden ja vaikuttavuuden kehittämiseen  Kaupungin ylimmän virkamiesjohdon uudistettu työnjako tekee mahdolliseksi paremman johtamisen ja keskittymisen laajoihin asiakokonaisuuksiin.  Uudistukset merkitsevät toteutuessaan tässä väliraportissa ehdotetussa tavassa sitä, että nykyisestä sopimusohjausmallista siirrytään entistä enemmän kohti tulosohjausmallia ja toisaalta sitä, että nykyiset erilliset tilaaja- ja tuotanto- organisaatio sulautetaan yhteen.  Uudistukset tulee valmistella – tarvittavine hallinto- jne. sääntömuutoksin – syksyn 2014 aikana niin, että uuteen toimintatapaan voidaan toiminnanohjauksen ja organisaatiorakenteen osalta siirtyä jo vuoden 2015 alusta lukien  Toiminnan kehittäminen edellyttää ennakoitavuutta ja keskeisten ohjausprosessien systemaattista määrittelyä © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014

Selvitettäviä asioita: * Ohjausprosessin asiakkaat ja tavoitteet Ohjausprosessien toimintosarjat Ohjausprosessin vastuutahot Ohjausprosessin edellyttämä osaaminen ja resursointi Ohjausprosessin toimivuuden mittaaminen ja uudistaminen Ohjausprosessissa tapahtuva päätöksenteko ESIMERKKI: KESKEISET TOIMINNAN OHJAUSPROSESSIT Elinkeinopoliittinen omistajaohjaus Kuntapalvelujen toiminnan ja talouden ohjaus Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottaminen © Petri Virtanen & Jari Stenvall 2014