Tiedon hallinnan viitearkkitehtuurit Verkostoryhmä Anne Kauhanen-Simanainen

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Osallistujat  Terja Ketola/VNK  Riikka Vilminko-Heikkinen/Tampere  Armi Helenius/GTK  Karin Gref/Kansallisarkisto  Jari Kallela/VM  Anne Kauhanen-Simanainen/VM 2

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Ryhmän työskentelyn lähtökohdat ja tehtävä  JHKA-jaostossa hyväksytty toimintasuunnitelma  Valtiovarainministeriö asettaa hankkeet ja järjestää tarvittavat resurssit avoimen tiedon viitearkkitehtuurin ja tiedon hallinnan viitearkkitehtuurin laatimiseksi. Hankesuunnitelmat käsitellään julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuriryhmässä ja hyväksytetään JHKA-jaostossa.  Tausta-aineistoa:  JHKA julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri 1.0  Viitearkkitehtuurien harmonisointi ja ohjeistus syksyn 2014 aikana  Aikataulu: julkisen hallinnon tietoarkkitehtuurin sanasto (kattaa tiedon hallinnan ja avoimen tiedon viitearkkitehtuurit) mennessä. Aikataulu riippuu määriteltävän sanaston laajuudesta. Viitearkkitehtuurien hankesuunnitelmat ja niiden käynnistäminen vuoden 2014 aikana. 3

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuurien harmonisointi ja ohjeistus  Ohjeistusta pidettiin hyvänä, kommentoidaan mielellään  Edetään ohjeen mukaan kun se valmistuu: ennen hanketta vaikuttavuuden arviointi, mahdolliset muut instrumentit, toimeenpanosuunnitelma  Aluksi voidaan laatia havainnollinen yhteenveto eri tahojen kanssa käytäviä keskusteluja varten. 4

Tietojohtaminen Tietopääoma – inhimillinen, rakenteellinen, sosiaalinen Tiedolla johtaminen, tietoperustainen johtaminen, näkemystieto Tietopolitiikka, tietostrategia, tietoarkkitehtuuri, tietotilinpäätös Tietoympäristö, tietokulttuuri, tietokäytännöt, tietovirrat, tietokuormitus, hiljainen tieto Tietosisällöt Data, informaatio, tieto, tietämys, viisaus, ymmärrys Tietovarannot, tietojärjestelmät, tietorekisterit, tietoaineistot, tietokoosteet Avoin data, raakadata, metadata, ydindata, massadata, omadata Perustieto, paikkatieto, asiakirjallinen tieto, tutkimustieto, tilastotieto Tietoprosessit tiedon haku, hankinta, taltiointi, analysointi, muokkaus, tuotanto, luominen, jakaminen, luovutus, välitys, tietopalvelu, tietotuote, louhinta, jalostaminen, puhdistaminen, rikastaminen, yhdistely, arkistointi, säilytys, pysyväissäilytys, hävittäminen Tiedon hallinta, tiedon käyttö Saatavuus, saavutettavuus, tietosuoja Esteettömyys, käytettävyys Yhteentoimivuus, yhdisteltävyys, turvallisuus Hyödynnettävyys Tiedon jatkokäyttö, hyödyntäminen Soveltaminen Oikeus tietoon Tiedon hallinnan sanastoa Kokonais- arkkitehtuuri Tietohallinto Asiakirjahallinto Tieto- ja viestintä- tekniikka AK-S/VM JohtaminenHallinto

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Tietojohtaminen (Knowledge Management), tietopääoman hallinta Raportointi, Business Intelligence Tietojohtaminen (Knowledge Management), tietopääoman hallinta Raportointi, Business Intelligence 6 Tiedon hallintajärjestelmä Julkaiseminen ( publishing ), jakelu ( distribution ), tietopalvelut (information services) Julkaiseminen ( publishing ), jakelu ( distribution ), tietopalvelut (information services) Ryhmätyö ( collaboration ) Taltiointi ( capture ) Tuottaminen ( authoring ) Sisältöjen tietoaineistojen hallinta ( content management ) Asianhallinta, asiakirjahallinta ( records management ) Arkiston hallinta ( archive management ) Prosessinhallinta, tiedon ohjaus ( workflow ) Metatietojen hallinta ( metadata management ) Sisältöyksiköiden tietovaranto ( repository ) Yhteiset tekniset ja toiminnalliset tukipalvelut Avoimen tiedon hallinta ( open data management ) Palvelut henkilöille ja järjestelmille (services) Mikä on viitearkkitehtuurin kohde? Mikä on tarkoitus? Mitkä ovat tavoitteet? Millaisia rajauksia? Mitä reunaehtoja? Mitä painotuksia? Mitä hyötyjä viitearkkitehtuurista? Mitä vaikutuksia? Mihin käyttöön? Onko muita keinoja tavoitteiden saavuttamiseksi?

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Lisäehdotuksia ed. kuvaan  Tietosuoja, tietoturva  Riskien hallinta  Muutosten hallinta  Elinkaaren hallinta  Muutosherätteet (tiedon jakeluun)  Tietoprosessiin: tiedon hankinta, tiedon tuottaminen, tiedon hävittäminen, arkiston hallinnan sijaan arkistojen hallinta, vielä paremmin tietovarantojen hallinta, tiedon käyttö  Raportoinnin yhteyteen tiedon analysointi, datamassojen hallinta  Onko tulevaisuudessa arkiston hallintaa, jos asiakirja syntyy valmiiksi arkistoon eli yhteiseen tietovarastoon ja dokumentti on samassa järjestelmässä loppuun asti 7

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Keskustelua tiedon hallinnan viitearkkitehtuurista  Mille tarkkuustasolle viitearkkitehtuuri menee (käsitemallin – tietomallin taso)  Antaa laajemman viitekehyksen  Voi tarkastella, mikä on kunnossa, mikä ei  Hyödyt tulisi esittää yleistajuisesti jonkin konkreettisen casen/ongelman kautta  Viestinnän viitearkkitehtuurista tulisi motivoida sen käyttöön. 8

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuuriin mukaan:  Tavoitteena ja lopputuloksena riskien hallinta (ohjeiden noudattaminen) ja tiedon arvon kasvu  Tietoisuuden lisääminen  Tietovastuut  Käytännöt ja menetelmät päätetty ja otettu käyttöön  Tiedon laadun valvonta  Tieto tiedon elinkaaresta  Tietoturvasäännöt ja sensitiivisen tiedon käsittelysäännöt  Käsitemallit, tietomallit, tietokantamallit, kaikkien käsitteiden ja tietoelementtien kuvaukset, luokittelut ja koodistot, masterdata, metadatan hyödyntäminen, lokitus ja auditointi ja niiden raportointi 9

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuuriin mukaan  tiedonhallinnan viitearkkitehtuuri tarvitaan tarkistuslistaksi, että kaikki oleellinen on huomioitu organisaation tiedon hallinnan suunnittelussa  kv-puolelta voi tulla erilaisia vaatimuksia mm. luokitusten ja sanastojen käytön suhteen  Joudutaa aika pitkään vielä elämään asiakirjojen osalta hybridimaailmassa (=paperi + sähköinen). Kalvon 5 kuvassa on huomioitu molemmat. 10

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuuriin mukaan  ennakointi on todella tärkeää; viitearkkitehtuuri auttaa rakentamaan ratkaisuja jotka ovat tämän hetkisen parhaan näkemyksen mukaan kelvollisia myös tulevaisuudessa, esim. juuri sähköiseen arkistoon siirtämisen kannalta katsoen  tässäkin yhtyedessä pitäisi korostaa kaikkien julkisen hallinnon työntekijöiden vastuuta sähköisen hallinnon toimintatapojen omaksumisesta ja käyttämisestä 11

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuuriin mukaan  Viitearkkitehtuuri muodostaa yleisen tiedon hallinnan mallin ja tarkistuslistan, josta mennään yksityiskohtaisempaan kuvaustasoon  Tehdään niin kattava kuin voidaan  Viitearkkitehtuuri laaditaan arkkitehtuurityön ylimmällä käsitetasolla.  Kansainvälisen tason tarkastelu tarpeen, miten muualla, mitä voidaan hyödyntää muualta. 12

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuuriin mukaan  Tiedon näkökulma ja elinkaaren hallinta: luotettavuus, eheys, alkuperäisyys, saatavuus, käytettävyys  Tarkasteltava prosessia, miten esim. tiedosta tulee julkinen, mitä lainsäädännöstä tulee eri vaiheissa  Esim. jos teet näin niin tiedosta tulee arkistointikelpoista 13

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Tiedon viitearkkitehtuuri  Lähdetään yleisen tiedon hallinnan mallin/perustan luomisesta, jonka osaksi tulee avoimen tiedon viitearkkitehtuuri  Avoimen tiedon viitearkkitehtuurissa yhteistyö 6aika-hankkeen kanssa  Huom! Liittymä JHS 179 kanssa 14

Hallinnon kehittämisosasto - Valtion IT-toiminnan johtamisyksikkö Viitearkkitehtuurien tarve: tiedon hallinnan viitearkkitehtuuri, avoimen tiedon viitearkkitehtuuri  Työstetään molempien viitearkkitehtuurien lähtökohdista, tavoitteista, tarpeista ja perusteista yhden sivun tiivistelmä eri tahojen kanssa käytäviä keskusteluja ja tarvearviointia varten. 15