Valtion lupa- ja valvontavirasto

Esitys aiheesta: "Valtion lupa- ja valvontavirasto"— Esityksen transkriptio:

1 Valtion lupa- ja valvontavirasto
Toimeenpanohankkeen viestintäsuunnitelma Hyväksytty ohjausryhmässä Valtion lupa- ja valvontavirasto

2 Viraston perustamisen toimeenpanohanke
Valtion lupa- ja valvontaviraston perustamisen toimeenpanohanke on käynnistynyt Hankkeen työryhmien tavoitteena on valmistella viraston toiminnan käynnistäminen ja turvata perustehtävien häiriötön hoitaminen. Ryhmät toimivat vuorovaikutuksessa asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa ja luovat pohjan uuden viraston sidosryhmäverkostolle. Valmistelu on läpinäkyvää sekä avointa ja virastojen henkilöstö otetaan mukaan muutoksen tekemiseen. Kaikkien hallinnonalojen erilaiset tarpeet ja näkökulmat otetaan huomioon oikea-aikaisesti. Tämä on toimeenpanohankkeen viestintäsuunnitelma. Valtion lupa- ja valvontavirasto

3 Viestintämme tavoitteet
Uutta virastoa valmistellaan avoimesti Henkilöstö tuntee olevansa osallisena uuden viraston valmistelussa Toimeenpanohankkeen etenemisestä viestitään aktiivisesti Hallinnonalojen sisäinen ja niiden välinen vuorovaikutus ja muutosviestintä toimii viraston valmistelun ajan saumattomasti Aluehallintovirastojen, ELY-keskusten, KEHA-keskuksen ja Valviran henkilöstölle tiedotetaan säännöllisesti ja samanaikaisesti viraston valmistelun etenemisestä Uusi virasto ja sen toiminnan käynnistyminen tunnistetaan ja otetaan huomioon sidosryhmiemme keskuudessa Valtion lupa- ja valvontavirasto

4 Näin varmistamme avoimen valmistelun
Muutos tehdään yhdessä – jaetaan siis tietoa, kuunnellaan ja ollaan vuorovaikutuksessa poikkihallinnollisesti Kokousmateriaalit ovat kaikkien saatavilla yhteisessä työtilassa Työryhmien jäsenten henkilökohtainen oikeus ja velvollisuus on viestiä käsiteltävistä asioista aktiivisesti – rohkeutta peliin! Esimiehet tunnistavat avainasemansa tiedonkulussa ja vuorovaikutuksessa Luottamusmiesten rooli on keskeinen henkilöstön osalta – henkilöstöjärjestöt ovat valmistelussa ja viestinnässä mukana Valtion lupa- ja valvontavirasto

5 Näin varmistamme osallistumisen
Kaikkien työpanos tarvitaan mukaan Tieto hankkeen etenemisestä on selkeästi ja helposti saatavilla Työryhmien puheenjohtajilla ja jäsenillä on vastuu ottaa tarvittavat taustajoukot mukaan valmisteluun Laajemmat joukot otetaan mukaan esim. teema- tai toimialakohtaisissa työpajoissa ja sähköisissä kanavissa Avaamme keskustelua varten kanavia, joiden kautta kaikki voivat osallistua valmisteluun Haastamme jokaisen mukaan miettimään yhdessä tekemisen muotoja! Valtion lupa- ja valvontavirasto

6 Kenelle viestimme Henkilöstö Toimeenpanohankkeen työryhmien jäsenet
Uuteen virastoon siirtyvä henkilöstö Jokainen virasto ottaa viestinnässään huomioon myös maakuntiin tai muihin valtion virastoihin siirtyvän henkilöstön omana kohderyhmänään Toimeenpanohankkeen työryhmien jäsenet Ohjaavat ministeriöt Sidosryhmät Valtion lupa- ja valvontavirasto

7 Pääviestimme Valtion lupa-, ohjaus- ja valvontatehtäviä kootaan uudenlaiseen, monialaiseen virastoon. Viraston toimialat ovat sosiaali- ja terveysala, ympäristötehtävät, työsuojelu sekä opetus- ja kulttuuritoimi. Uusi virasto valvoo toimialoillaan perusoikeuksien ja yleisen edun toteutumista. Virasto on valtakunnallinen, mutta läsnä siellä missä asiakaskin. Uudella virastolla on yhdenmukaiset ja asiakaslähtöiset toimintatavat – lähtökohtana ennakointi, digitaalisuus sekä asioinnin helppous ja sujuvuus. SLOGAN: Luomme uutta yhdessä Valtion lupa- ja valvontavirasto

8 Pääviestimme henkilöstölle
Muutoksessa noudatetaan hyvää henkilöstöpolitiikkaa. Henkilöstön osaaminen on uuden viraston tärkeintä pääomaa – asiantuntijoita ja heidän osaamistaan arvostetaan. Uuteen virastoon siirtyy henkilöstöä tehtävineen aluehallintovirastoista, ELY-keskuksista, KEHA-keskuksesta ja Valvirasta. Virasto on vahva toimija sosiaali- ja terveysalalla, opetus- ja kulttuuritoimessa, ympäristötehtävissä, työsuojelussa ja oikeusturva-asioissa. Uudessa virastossa vaikutat valtakunnallisessa ja monialaisessa asiantuntijayhteisössä. Meillä jokaisella on tärkeä rooli ja vastuu muutoksen toteuttamisesta. Valtion lupa- ja valvontavirasto

9 Välineemme – jatkuvasti käytössä
Työtila Valmistelu tehdään yhteisessä työtilassa, joka on avoin myös henkilöstölle Virastot voivat tehdä työtilan tärkeistä asioista nostoja omiin introihinsa Yammer-ryhmä Yammer toimii vuorovaikutteisena kanavana, jossa eri organisaatioiden edustajat voivat yhdessä käsitellä muutosta, esittää kysymyksiä ja kertoa toiveistaan työryhmien jäsenille SOME #Luova (viraston lyhenne) ja #yhdessäuutta. Ruotsiksi #viskaparnytt Somettaminen on sallittua ja toivottavaa PowerPoint-esitys Viestintätyöryhmä yhdessä ryhmien sihteeristöjen kanssa ylläpitää työtilassa PowerPoint-esitystä, josta näkyy valmistelun tilanne koko ajan päivitettynä Muutosagentit Henkilöstöstä rekrytoidaan muutosagentteja jalkauttamaan muutosta (viestintä- ja henkilöstötyöryhmän yhteistyössä) Valtion lupa- ja valvontavirasto

10 Välineemme - aikataulutetut
Kokoustiedotteet Kaikista työryhmien kokouksista julkaistaan tiedote vuorokauden sisällä kokouksesta. Tiedotteet julkaistaan yhteisen työtilan etusivulla Videot Työryhmien puheenjohtajat voivat käyttää viestinnän välineenä vlogeja tiedotteiden lisäksi Virtuaalikahvit Henkilöstölle järjestetään toimeenpanohanketta käsitteleviä virtuaalikahveja säännöllisesti Kahveilla kerrotaan ajankohtaisista asioista kaikille samaan aikaan Kahvit järjestetään 6 kertaa vuodessa Uutiskirje Toimeenpanohankkeessa syntyy valtavasti tietoa. Viestintätyöryhmä kokoaa materiaalista säännöllisesti uutiskirjeen, joka lähetetään sähköpostilla koko henkilöstölle hankkeen seuraamisen helpottamiseksi Valtion lupa- ja valvontavirasto

11 Välineemme – tarvittaessa käytettävät
Teematyöpajat Hankebrunssit Poikkihallinnolliset virkistyspäivät Virtuaaliset kyselytunnit Yhteiset live-tapaamiset Suosittelemme, että kaikki esimiehet ottavat toimeenpanohankkeen vakioaiheeksi yksikkökokouksissa. Valtion lupa- ja valvontavirasto

12 Roolit ja vastuut Onnistuminen on meistä itsestämme kiinni – jokaisella on oma roolinsa ja vastuunsa Valtion lupa- ja valvontavirasto

13 Ministeriöiden rooli Ministeriöt vastaavat ohjaavina tahoina uuteen virastoon liittyvien asioiden ja lainsäädäntömuutosten viestimisestä oman hallinnonalansa osalta. Ministeriöt viestivät omasta toimialastaan huomioiden viraston poikkihallinnollisen kokonaisuuden. Ministeriöt osallistuvat toimeenpanohankkeeseen viestintäsuunnitelmassa määriteltyjen roolien mukaisesti. Valtion lupa- ja valvontavirasto

14 Ylijohtajan rooli Toimivat muutosjohtajina omissa virastoissaan
Ylijohtajan aktiivinen viestiminen asioista helpottaa viraston henkilöstön suhtautumista muutokseen Yhtenäisyys luo turvallisuudentunnetta myös henkilöstöön, emme ole keskenämme eriarvoisessa asemassa Ylijohtajat varmistavat keskenään, että toimeenpanohankkeesta välitettävät viestit ovat yhdenmukaisia organisaatiosta riippumatta Valtion lupa- ja valvontavirasto

15 Työryhmien jäsenten rooli
Viestivät aktiivisesti ja avoimesti valmistelusta sekä omaan organisaatioonsa että valmisteluorganisaatioon Kertovat oman työryhmänsä työn etenemisestä sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmilleen Toimivat poikkihallinnollisesti vuorovaikutuksessa kaikkien valmisteluun osallistuvien organisaatioiden kanssa Nostavat omassa virastossaan esiin asioita, jotka vaativat erityishuomiota Valtion lupa- ja valvontavirasto

16 Osaston-/vastuualueen johtajan rooli
Toimii muutosjohtajana omalla osastollaan/vastuualueellaan Osaston-/vastuualueen johtajan läsnäolo ja asioista tiedottaminen helpottaa vastuualueen henkilöstön suhtautumista muutokseen Seuraa aktiivisesti oman hallinnonalansa muutoksia Varmistaa, että tieto kulkee kaikissa asioissa aidosti kahteen suuntaan On yhteydessä viestintätyöryhmään, kun osaston/vastuualueen muutoksiin liittyvistä asioista halutaan viestiä koko uuden viraston henkilöstölle Valtion lupa- ja valvontavirasto

17 Esimiehen rooli Seuraa aktiivisesti uudistuksen etenemistä
Vastaa siitä, että muutos ymmärretään ja viedään läpi omassa yksikössä/ryhmässä Ylläpitää uudistuskeskustelua henkilöstön kanssa Toimittaa vastuualueilla ja yksiköissä askarruttavat kysymykset työryhmien jäsenille Varmistaa, että tieto kulkee kaikissa asioissa aidosti kahteen suuntaan Valtion lupa- ja valvontavirasto

18 Henkilöstön rooli Seuraa muutoksen etenemistä viestintäsuunnitelmassa linjattujen kanavien kautta ja osallistuu keskusteluun aktiivisesti Osallistuu muutosta koskeviin tilaisuuksiin Kertoo esimiehelleen tai työryhmien jäsenille asioista, joista haluaisi saada lisää tietoa tai joita ei ole viestitty ymmärrettävästi Kyseenalaistaa, keskustelee ja pohtii ratkaisuja Valtion lupa- ja valvontavirasto

19 Viestintätyöryhmän rooli
Varmistaa saumattoman tiedonkulun omassa taustaorganisaatiossaan Tunnistaa ja tuo esiin organisaatioiden katvealueet, joilla viestintää pitää erityisesti aktivoida Tukee muutosviestintää Viestintätyöryhmän edustaja osallistuu muiden työryhmien kokouksiin ja laatii niistä kokoustiedotteet Ylläpitää työtilassa ajantasaista PowerPoint-esitystä toimeenpanohankkeen etenemisestä Kirjoittaa ja lähettää uutiskirjekoosteen hankkeen etenemisestä sähköpostilla säännöllisesti koko henkilöstölle Valtion lupa- ja valvontavirasto

20 Viestinnän aikataulu Kevät 2017: Syksy 2017: Kevät 2018: Syksy 2018:
Viestinnän käynnistäminen (mm. toimeenpanohankkeen viestintäsuunnitelman ja toimintasuunnitelman laatiminen), parhaiden käytäntöjen etsiminen, toiminnan vakiointi, tietopohjan kartoitus (mm. olemassa olevat viestinnän sopimukset ja järjestelmät) Syksy 2017: Tietopohjan kartoituksen analyysi ja toimenpide-ehdotukset Viraston graafisen ilmeen suunnittelu Viraston kotisivujen palvelumuotoiluprojekti Intranet-projektin suunnitteluvaihe Ulkoisen viestinnän periaatteiden suunnittelu tehdyn toimeenpanohankkeen sidosryhmäkartoituksen valmistuttua Kevät 2018: Intranet-projektin toteuttamisvaihe Kotisivuprojektin suunnitteluvaihe Ulkoisen viestinnän suunnittelu Syksy 2018: Aktiivinen asiakasviestintä Kotisivuprojektin toteuttamisvaihe Valtion lupa- ja valvontavirasto

21 Teemme tästä Suomen parhaan muutosprosessin
Valtion lupa- ja valvontavirasto