Yhdistyksen hallituksen tehtävät

Esitys aiheesta: "Yhdistyksen hallituksen tehtävät"— Esityksen transkriptio:

1 Yhdistyksen hallituksen tehtävät
Lea Lihavainen Opintokeskus Sivis Kuopio

2 Yhdistysjohtaminen nyt
Tämän päivän haasteita yhdistysjohdolle nuoret osallistuvat uusin tavoin virtuaaliyhteisöt lisääntyvät> sosiaalinen media yhteiskunnassa vaikuttaminen muuttuu > suora vaikuttaminen vapaa-ajan tarjonta ja merkitys muuttunut vs. työelämän muutokset jäsenistön ikääntyminen ihmisten sitoutuminen yhteisöihin muuttunut projektimaisuus & kertaluonteisuus kiinnostaa yhdistystoiminnassakin

3 Johtaminen ja voimavarojen organisointi
Asiakeskeinen johtaminen selkeät tavoitteet tehokas asiakäsittely ongelmanratkaisu toimii suunnitelmallisuus tietoa jaetaan riittävästi riittävä osaaminen toimiva johtaminen

4 Johtaminen ja voimavarojen organisointi
Ihmisten johtaminen (muutoksen ja liikkeen aikaansaaminen, visiointi, motivointi). yhteistyö toimii hyvät vuorovaikutustaidot motivoituneisuus ja sitoutuneisuus jatkuvaa oppimista välitetään toisista yksilöä kunnioitetaan

5 Miksi on hyvä opiskella/tuntea yhdistystoiminnan sääntöjä?
Yhdistyksen tai kansalaisjärjestön toiminnassa tarvitaan monenlaista osaamista. Koulutus parantaa järjestön kykyä toteuttaa perustehtäväänsä. Perusasioiden tunteminen vapauttaa energiaa ja aikaa toimintaan => Koulutus lisää yhdistyksen resursseja. ”Kolmannen sektorin organisaatioiden kyky saavuttaa tavoitteensa riippuu lähes täysin niissä toimivien ihmisten taidoista”. (Hudson julkaisussa Fields ja Valanne: Koulutus järjestön voimavarana, 2015, s. 4) Koulutus sitouttaa ihmisiä yhdistykseen ja luo me -henkeä järjestön/ yhdistyksen sisälle ja motivoi esim. vapaaehtoisia. Koulutus on investointi yhdistyksen tulevaisuuteen. Koulutus voi olla myös viesti ulkomaailmalle (esim. lähiympäristö, rahoittajat) vakavasti otettavasta toimijasta. Koulutus parantaa järjestön kykyä toteuttaa perustehtäväänsä. Se sitouttaa ihmisiä järjestöön Vapaaehtoisia voi esim. kiittää ja palkita koulutuksella. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

6 Kuva: Peggy_Marco, Pixabay
On hyvä muistaa että… Yhdistystoiminnassa kukaan ”ei ole seppä syntyessään”, vaan jokaisen pitää saada olla mukana, asioita pitää opiskella yksin ja yhdessä, käytäntö on usein paras opettaja, hyvä yhdistyskulttuuri tukee – ei nolaa. On hyväksyttävä, että asioiden oppiminen vie aikaa, osaamista pitää päivittää, jne. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay

7 Kuva: Peggy_Marco, Pixabay, https://pixabay.com/fi/
Yhdistysautonomia Yhdistymisvapauteen sisältyy myös ns. yhdistysautonomia, eli yhdistyksen sisäinen toimintavapaus = yhdistyksellä on oikeus laatia itse omat sääntönsä yhdistyslain puitteissa ja käyttää päätösvaltaa yhdistyksen asioissa viranomaisten siihen puuttumatta. Autonomiaan kuuluu myös jäsenten oikeus koska tahansa purkaa perustamansa yhdistys. Yhdistyksen säännöt ja päätökset sitovat yhdistyksen toimintaa. Tunnetko yhdistyksesi säännöt? Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

8 Yhdistyslaki - määrittää yhdistystoiminnan yleiset säännöt ja periaatteet
Yhdistyslaissa on määritelty: millaisia yhdistyksiä on laillista perustaa mitä asioita yhdistyksen säännöissä pitää olla mitkä ovat yhdistyksen jäsenten oikeudet ja velvollisuudet yhdistyksen päätösvalta ja päätöksenteko äänestykset ja vaalit yhdistyksen hallinto yhdistyksen rekisteröiminen (Patentti- ja rekisterihallitus ylläpitää yhdistysrekisteriä: yhdistyksen lakkauttaminen

9 Mitä se ”aatteellinen tarkoitus” merkitsee?
”Aatteellinen tarkoitus” on ymmärrettävä laajasti. Aatteellisuus voi merkitä esim. jonkun aatesuunnan edistämistä, jonkin ryhmän etujen valvontaa, hyväntekeväisyyttä, palvelujen tuottamista jäsenille tai yhdessäolomahdollisuuksien tarjoamista jäsenille ilman aatteellisuutta sanan varsinaisessa mielessä. Yhdistykset ovat aatteellisia, jos niiden tarkoituksena ei ole voiton tai muun välittömän taloudellisen ansion hankkiminen niihin osallisille ja niiden toiminta ei muuten pääasiallisesti ole taloudellista laatua.

10 Rekisteröity vs. rekisteröimätön yhdistys
Rekisteröity yhdistys Voi saada nimiinsä oikeuksia, se voi tehdä sitoumuksia ja edustaa oikeudessa. - Mahdollistaa avustusten saamisen. - Mahdollistaa liittymisen valta- kunnallisen liiton jäseneksi, joka hyväksyy jäsenikseen vain rekisteriin merkittyjä yhdistyksiä. Rekisteriin merkitsemättömän yhdistys Sitoumuksista vastaavat toimeen osallistuneet henkilökohtaisesti ja yhteisvastuullisesti. - Pienimuotoinen toiminta, esim. urheilu- kerho - Toimivat yleensä lähes samalla tavalla kuin rekisteröidyt yhdistykset. - Ei voi tehdä jäseniään sitovia päätöksiä. - Voi järjestää toimintaansa kuten haluaa; jäsenten ei esim. yhdenvertaisia eikä päätöksenteko välttämättä demokraattista. Yhdistyksen voi perustaa vähintään kolme luonnollista henkilöä tai oikeustoimikelpoista yhteisöä jos yhdistys täyttää yhdistyksen tunnusmerkit. Perustamista varten kutsutaan koolle perustamiskokous, jossa päätetään yhdistyksen perustamisesta, hyväksytään yhdistykselle nimi ja säännöt, sovitaan jäseneksi liittymisestä ja tehdään yhdistyksen perustamiskirja (vapaamuotoinen, päiväys, allekirjoitukset, yhdistyksen säännöt liitteenä). Päätetään rekisteröidä yhdistys -> Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään yhdistysrekisteriin ( seuraavat asiakirjat (sähköisesti tai paperisena): allekirjoitettu perustamisilmoitus perustamiskirja ja säännöt -> Ilmoitetaan myös: yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan ja yhdistyksen nimenkirjoittajien täydelliset nimet, osoite, kotikunta ja henkilötunnus.

11 Hallituksen tehtävät

12 Hallituksen tehtävät Yhdistyslaissa on määräyksiä mistä yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeistä asioista päätetään yhdistyksen jäsen kokouksessa ja mistä asioita hallitus voi päättää. Hallituksen tehtävistä voidaan määrätä myös yhdistyksen säännöissä, hallituksen työjärjestyksessä ja hallituksen pelisäännöissä (yhteistyösopimus). Hallitus on lakisääteinen, eli ”on oltava”. Hallitus on yhdistyksen toimeenpaneva elin, eli sillä ei ole valtaa itsenäisesti päättää yhdistyksen toiminnan isoista linjauksista. Päätösvaltaa näissä asioissa käyttävät jäsenet yhdistyksen kokouksessa. Hallitus on oikeushenkilö. Toimiakseen se tarvitsee vähintään kolme jäsentä (henkilöä) toimimaan puolestaan. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

13 Yhdistyslain määräämät
hallituksen tehtävät Hoitaa huolellisesti yhdistyksen asioita lain, sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaisesti. Pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Kutsuu yhdistyksen jäsenet koolle yhdistyksen jäsen- ja valtuuston kokouksiin. Toimii yhdistyksen edustajana viranomaisasioissa ja tuomioistuimissa. Toimii selvitysmiehenä yhdistyksen purkautuessa. Päättää yhdistyksen omaisuuden luovuttamisesta konkurssiin. Huolehtii siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito järjestetty luotettavalla tavalla. Kirjanpitolain mukaan hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ja sen tehtävänä on varata tilintarkastajille tai toiminnantarkastajille tilaisuuden toimittaa tarkastus sekä avustaa heitä ja pyytämiensä selvitysten antaminen.

14 Yhdistyslain määräykset tehtävistä, jotka hallitus voi hoitaa
Päättää jäsenluettelotietojen luovuttamisesta ulkopuolisille (vaati erityistä varovaisuutta). Päättää jäsenten ottamisesta yhdistykseen, ellei säännöissä ole toisin määrätty. Päättää jäsenten erottamisesta, jos säännöissä on niin määrätty. Päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta tai kiinnittämisestä, jos yhdistyksen säännöt näin määräävät. Kanteen nostaminen yhdistystä vastaan, jos yhdistys on tehnyt moitteenvaraisen päätöksen tai mitättömän päätöksen. Päättää kenellä, hallituksen puheenjohtajan lisäksi, on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus. Jäsenellä on oikeus saada tietoja jäsenluettelosta ja hänelle pitää varata mahdollisuus tutustua jäsenluetteloon. Muulle kuin yhdistyksen jäsenelle ei saa luovuttaa tietoja jäsenluettelosta ilman jäsenen lupaa. Nimi + kotipaikka, muiden jäsentietojen keräämiseen ja käyttöön sovelletaan henkilötietolakia. Rekisteriseloste: (YhdL 11§) Moitteenvarainen päätös Päätös, joka ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä tai joka muuten on yhdistyslain (32 §) mukaan yhdistyksen sääntöjen vastainen. Päätös ei ole välttämättä mitätön päätös. Moitteenvaraisuus tarkoittaa, että kokouksen päätös voidaan kumota tuomioistuimen päätöksellä. Mitätön päätös Yhdistyslain (33 §) mukaan päätös on mitätön, jos se loukkaa jonkun yhdistykseen kuulumattoman oikeutta, ilman jäsenen suostumista vähentää hänelle vakuutettua erityistä etua yhdistyksessä tai vähentää jäsenen yhdenvertaisuutta yhdistyksessä. Yhdistykseen kuuluva tai siihen kuulumaton henkilö voi näissä tapauksissa vedota tuomioistuimeen, joka mitätöi tehdyn päätöksen.

15 Hallituksen muut tehtävät
Toiminnan johtaminen, suunnittelu, organisointi ja kehittäminen. Aloitteiden tekeminen yhdistyksen vuosikokoukseen. Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen laatiminen. Varsinaisen päätöksenteon mahdollistaminen - Kokousten ja niissä tehtävien päätösten valmistelu. Päätöksenteko hallitukselle kuuluvissa asioissa. Vakuutukset, arkistonhoito. Yhdistyksen toiminnasta viestiminen jäsenille ja yhteydenpito muihin sidosryhmiin/tahoihin. Viranomaisilmoitusten tekeminen ja -lupien hakeminen. Yhdistysrekisteri -ilmoitusten tekeminen (pj allekirjoittaa). Sopimusten ja oikeustoimien tekeminen. Päätökset pienistä lahjoituksista ja muista luovutustoimista. Hallitus ei saa olla pelkkä toimitusministeristö, joka hoitaa akuutit ja juoksevat asiat. Sen yksi keskeinen tehtävä on tehdä kehittää yhdistyksen toimintaa sekä omin päin että tekemällä yhdistyksen kokoukselle esityksiä. Tätä velvollisuuttaan hallitus ei voi paeta vetoamalla siihen, että jäsenistöltä ei ole tullut aloitteita. Hallitus seuraa yhteiskunnan kehitystä ja muutostrendejä ja millaisia vaikutuksia näillä on yhdistyksen toimintaan. Näiden perusteella hallitus suunnittelee tulevaa toimintaa ja tekee toimintasuunnitelmaehdotuksen. Vuosikertomuksessa hallitus kertoo miten vuosi on mennyt ja millainen yhdistyksen toiminta on ollut.

16 Hallituksen kokoonpano ja
jäsenten tehtävät Tehtävien määrittely lähtee liikkeelle hallituksesta itsestään. Hallituksen järjestäytymiskokouksessa valitaan usein varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja. Tärkeää olisi, että jokaisella hallituksen jäsenellä olisi hallituksessa oma erityinen rooli ja tehtävä, joka vastaa henkilön omia kiinnostuksen kohteita ja osaamista, mutta tarjoaa toisaalta haasteita ja kehittymisen mahdollisuuksia. Lähde: Perälä, et al: ”Yhdistyksen hyvä hallinto”, 2008. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

17 Kiinnostus, pätevyys ja osaaminen – jäsenen tulee olla perillä
yhdistyksen toimintakentästä, tuntea yhdistyslain ja yhdistyksen omat säännöt. Riittävien tietojen hankkiminen. Riippumattomuus – jäsenen pitää pystyä luomaan itselleen käsitys päätettävistä asioista ja aina ajatella yhdistyksen etua. Esteellisyys-näkökohdat on syytä ottaa huomioon jo jäsenehdokkaita nimettäessä. Sitoutuminen – jäsen on sitoutunut edustamaansa yhdistykseen ja sen ajamiin asioihin ja on lojaali niille. Hänellä on aikaa ja halua panostaa hallitus-työskentelyyn. Ikä ja jäsenyyden pituus – Jatkuvuudesta huolehtiminen – yhdistyksen säännöissä voidaan määrätä hallituksen jäsenten toimikauden pituus, uudelleen valinnan mahdollisuus ja uudelleen valintojen lukumäärää. Rotaatiolla voidaan varmistaa hallituksen uudistuminen ja mahdollistetaan osaamisen päivittäminen. Yhdistyksen toiminnan ja jäsenkunnan luonne sekä muut vastaavat tekijät antavat osviittaa siitä, minkä ikäisiä jäseniä hallituksessa olisi hyvä olla. Hallitukseen valitaan myös uusia jäseniä, jolloin saadaan kiertoa hallituksen jäsenyydessä ja ylläpidetään motivaatiota hallituksen sisällä. Uusien yhdistysaktiivien rekrytointi helpottuu, kun tiedetään, että hallituksen jäsenyydestä ja luottamustoimesta pääsee tarvittaessa pois. Yhteiselle toiminnalle voi tällöin antaa määrämittaisen panoksen omien resurssien mukaisesti.

18 Puheenjohtaja Puheenjohtaja johtaa yhdistystä, vastaa hallituksen toiminnan organisoinnista ja huolehtii toimivasta työnjaosta sekä vastaa työn tuloksista (puheenjohtajan rooli on erittäin ratkaiseva käytännön hallitustyössä). Hallitus on parhaimmillaan puheenjohtajan vetämä tiimi. Lainmukaiset tehtävät: Nimenkirjoitusoikeus. Yhdistysrekisteri -ilmoitusten allekirjoitus. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

19 Muut tehtävät: Toimii yhdistyksen keulakuvana.
Huolehtii siitä, että hallituksen jäsenillä oleva kokemus ja asiantuntemus hyödynnetään hallitustyöskentelyssä. Huolehtii siitä, että hallitustyöskentelyn pelisäännöistä sovitaan. Kutsuu koolle hallituksen kokoukset sekä johtaa hallituksen kokouksia. Vastaa siitä, että kokoukset on valmisteltu hyvin – kaikilla on riittävän ajoissa ennen kokousta tietoa käsiteltäviksi tulevista asioista. Hyvä valmistelu turvaa tehokkaan ja oikeudenmukaisen asioiden hoitamisen ja päätöksenteon. Vastaa asiakirjojen ajantasaisuudesta ja säilytyksestä. Valvoo taloutta. Varsinkin pienillä paikkakunnilla yhdistys tunnetaan juuri johtajansa ansiosta Hyvä valmistelu sisältää myös asioidenvalmistelu - priorisoi ja valitsee hallituksen käsiteltäväksi tulevat asiat - ohjaus ja kontrolli - näkee metsän puilta - toimivaltakysymyksen ratkaiseminen - valmistelee asiantuntijan kuulemisen tai pyytää muuta hallituksen jäsentä valmistelemaan. Anneli Pahta , pp s. 35 .

20 Hoitaa yhdistyksen ulkoisia suhteita, edunvalvontaa ja tekee
yhteistyötä muiden alueen toimijoiden kanssa. Kehittää yhdistyksen toimintaa, etsii aktiivisesti uutta tietoa, jota yhdistyksessä voidaan hyödyntää. Vastaa siitä, että uudet jäsenet perehdytetään. Ihmissuhteiden hoitaminen - Ylläpitää keskustelevaa ja kannustavaa ilmapiiriä hallituksessa, ristiriitojen hallinta. Motivointitehtävä ja palautteen antaminen (yhdistysaktiivit, hallituksen jäsenet, toimihenkilöt). Johtaja on yhdyshenkilö, joka hyödyntää toiminnassaan myös omia verkostojaan. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

21 Varapuheenjohtaja Yhdistyslaki ei sisällä mainintoja varapuheenjohtajan tehtävistä. Usein yhdistystoiminnassa varapuheenjohtaja on sääntöjen edellyttämä pakollinen tehtävä, jota jätetään hyödyntämättä hallituksen toiminnassa. Varapuheenjohtaja on puheenjohtajan ”oikea käsi”/aisapari. Toimii puheenjohtajana kun varsinainen hallituksen puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtaja on ajan tasalla yhdistyksen asioissa. Edustaa yhdistystä yhdessä puheenjohtajan kanssa. Varapuheenjohtajan tehtävä on hyvä opettelupaikka mahdolliseen myöhempään puheenjohtajuuteen. Hänelle kannattaa antaa selkeä tehtävä hallituksessa. Usein yhdistystoiminnassa varapuheenjohtaja on sääntöjen edellyttämä pakollinen rooli, joka jätetään hyödyntämättä hallituksen toiminnassa. Varapuheenjohtaja valitaan, mutta hänelle ei anneta kuitenkaan tehtäviä. Passiivinen rooli ei motivoi ketään toimimaan. Esim. Varapuheenjohtaja voi hoitaa taloudenhoitajan tehtäviä tai voidaan jakaa niin että toinen hoitaa sisäistä ja toinen ulkoista viestintää. (Paasolainen s ) Hyvän puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan ominaisuudet Omaa kattavat tiedot yhdistyslainsäädännöstä, oman yhdistyksen säännöistä, tuntee yhdistyksen toiminta-periaatteet ja arvot sekä toimintakentän ja jäsenistön toiveet. Vahva halu ja sitoumus edistää yhdistyksen tavoitteita ja visiota. Osaa kehittää yhdistyksen toimintaa yhdessä hallituksen ja jäsenistön kanssa. Osaa hahmottaa isoja kokonaisuuksia, uskaltaa ottaa tiettyjä riskejä, sietää epävarmuutta ja olla avoin palautteelle. Helppo tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa, sekä silmää nähdä miten eri tyyppiset ihmiset parhaiten hyödyttävät hallituksen työskentelyä ja yhdistysten toimintaa. Kyky jakaa tietoa hallituksen sisällä (ja myös jäsenistölle) ja delegoida työtehtäviä sekä tarkistaa, että sovitut työt etenevät suunnitelmien mukaisesti. Hallitsee kokoustekniikan ja omaa kyvyn tehdä tarvittaessa nopeita päätöksiä, improvisoida ja olla joustava. Eteenpäin suuntautunut henkilö, joka niin käynnistää kuin myös vie työt loppuun. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

22 (hall.jäsen tai ulkopuolinen)
Sihteeri (hall.jäsen tai ulkopuolinen) Siitä huolimatta, että yhdistyslaki ei sisällä mainintoja sihteerin tehtävistä, sihteerin tehtävä on hallituksen työskentelyn kannalta erittäin tärkeä. Sihteerin työ helpottaa muiden hallituksen jäsenten työtä vaikka on usein aika näkymätöntä. Sihteeri voi esim.: Yhdessä puheenjohtajan kanssa valmistella kokouksia, hoitaa kokouspaikka-järjestelyt, laatia kokouskutsut, esityslistat, pöytäkirjat ja huolehtia pöytä-kirjojen tarkastamisesta. Kokoustilanteissa sihteeri toimii puheenjohtajan apuna eli kirjaa ylös puheenvuoropyynnöt, auttaa äänestysjärjestyksen laatimisessa ja kirjaa ylös kokouksen kulkua. Puheenjohtaja kuitenkin vastaa kokousasioiden valmistelusta ja kokousasiakirjoista sekä pöytäkirjojen laadinnasta ja allekirjoittaa sen aina ensimmäisenä. Hyvä sihteeri: - pitää paperit ja tiedot järjestyksessä - arkistoi materiaalit huolellisesti - tuntee yhdistyslain ja yhdistyksen säännöt - osaa kokouskäytännöt (avustaa tarvittaessa puheenjohtajaa kokouksissa) Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

23 Viranomaisille tarvittavien tietojen ja ilmoitusten antaminen.
Yhdessä puheenjohtajan kanssa laatia toimintakertomus- ja toimintasuunnitelmaluonnokset, jotka hallitus käsittelee ja jäsenkokous hyväksyy. Viranomaisille tarvittavien tietojen ja ilmoitusten antaminen. Jäsenrekisterin hoitaminen, tiedottaminen, tilastot, arkistointi, kirjeenvaihto ja postitus. Voi olla joka paikan höylä, joka vastaa kaikesta siitä, mistä kukaan muu ei vastaa. Mutta tehtäviä voi jakaa muillekin Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

24 (hall.jäsen tai ulkopuolinen)
Taloudenhoitaja (hall.jäsen tai ulkopuolinen) Suunnittelee yhdistyksen taloutta hallituksen kanssa. Pyrkii edistämään yhdistyksen taloudellista hyvinvointia. Hoitaa pankkitiliä. Valvoo ja hoitaa yhdistyksen rahaliikennettä – Pitää hallituksen ajan tasalla yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Jäsenmaksujen periminen ja seuranta. Valvoo mahdollisia sijoituksia. Kilpailuttaa yhdistyksen hankinnat. Taloudenhoitajan työ on aika näkymätön, niin kauan kun sitä hoidetaan hyvin. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

25 Valvoo taloudellisten sopimusten solmimista ja toteutumista.
Huolehtii kirjanpidosta joko itse tai tilitoimiston avulla. Laatii talousarvioehdotukset ja valvoo hyväksytyn talousarvion toteutumista. Huolehtii tilinpäätöksen valmistumisesta, sen esittelystä hallitukselle allekirjoitettavaksi sekä tilin/ toiminnantarkastajien lausunnon saamisesta. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

26 Mitä jokaisen hallituksen jäsen tulisi
tietää yhdistyksen raha-asioista? Yhdistyslaki: ”Hallituksen on lain ja sääntöjen mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.” Rahat ovat yhdistyksen varoja, joista hallituksella on vastuu. Jokaisesta menosta ja hankinnasta tulee löytyä hallituksen päätös (joko etu- tai viimeistään jälkikäteen). Hallituksen olisi hyvää saada tietoa yhdistyksen taloudesta vähintään vuosineljänneksittäin. Kaikki tulot ja menot on merkittävä kirjanpitoon. Yhdistys on aina kirjanpitovelvollinen. Tilikausi on yksi vuosi, yleensä kalenterivuosi. Hallitus tekee ehdotuksen talousarviosta, yhdistyksen jäsenkokous käsittelee ja hyväksyy. Hallitus ja taloudenhoitaja huolehtivat raha-asioista tilikauden aikana. Hallitus raportoi toimintakertomuksensa ja tilinpäätöksen avulla miten se on onnistunut toteuttamaan edellisvuoden toimintasuunnitelmaa ja budjettia. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

27 Tiedottaja Tiedottajan tehtävä on huolehtia yhdistyksen näkyvyydestä ja sisäisestä tiedottamisesta. Vastaa viestintäsuunnitelman laatimisesta ja päivittämisestä. Hallituksen päätöksistä viestittäminen. Sisäinen viestintä Pitää jäsenet tietoisina yhdistyksen toiminnasta. Jäsenlehden toimittaminen. Asioiden salaaminen ja valikoiva tiedottaminen aiheuttaa epäluuloja ja tyytymättömyyttä. Yhdistyksen toiminta edellyttää tehokasta viestintää jäsenille ja muille sidosryhmille. On tärkeää, että yhdistys kertoo toiminnasta avoimesti ja tasa-arvoisesti kaikille jäsenilleen. Muuten he eivät tiedä, mihin he voivat osallistua. Esim. some on luonut uusia tapoja toimia ja luoda verkostoja, eli vaikuttaa, viestiä ja markkinoida sekä mahdollistanut jäsenten osallistumisen uudella tavalla. Kaikilla hallituksen jäsenillä on vastuu tiedottamisesta ja siitä, että suhteet ulospäin toimivat. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

28 Kutsujen laatiminen tapahtumiin ja tilaisuuksiin.
Ulkoinen viestintä Pitää sidosryhmät ja yhteistyökumppanit tietoisina yhdistyksen toiminnasta. Kutsujen laatiminen tapahtumiin ja tilaisuuksiin. Tiedotustilaisuuksien organisoiminen, yhteydenpito mediaan. Yhdistyksen toiminnan markkinointi ja lobbaus – luoda ja ylläpitää myönteistä yhdistysimagoa. Yhdistyksen verkkosivujen/somen päivittäminen. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

29 Muita mahdollisia hallituksen
jäsenten tehtäviä Sääntömääräisten tehtävien lisäksi hallituksessa voi olla esim. Tapahtumavastaava Jäsenvastaava Koulutusvastaava Mahdollinen teemavuoden vastuuhenkilö Kiinteistövastaava Ulkopuolisesta rahoituksesta vastaava – avustusten hakeminen, jne. Suositeltavaa on, että jokainen hallituksen jäsen sitoutuu hoitamaan yhden tehtävän. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

30 Hallituksen jäsenenä Perehdy yhdistyslakiin, yhdistyksen sääntöihin ja ohjesääntöihin. Valmistaudu kokouksiin. Ole puolueeton ja avarakatseinen. Osoita halukkuutta yhteistyöhön. Osallistu keskusteluun, ole valmis jakamaan ideoitasi, ajatuksiasi ja kuuntele toisten näkökulmia, anna rakentavaa palautetta. Ole valmis auttamaan ja tukemaan muita sosiaalisesti, tunnetasolla ja konkreettisesti. Ole myös itse valmis ottamaan apua ja tukea vastaan. Tuo erityisosaamista, tietoa ja kokemusta päätöksentekoon. Sitoudu kollektiivisesti tehtyihin päätöksiin. Pidä itsesi ajan tasalla, perehdy uusiin asioihin, kehitä omia taitojasi, esim. hoitamalla erilaisia tehtäviä hallituksessa tai osallistumalla koulutuksiin. Lähde osittain: Janne Mertanen: Seppo Paasolainen, 2010: Yhdistyksen hallituksen pelisäännöt, s. 152. Miksi olen luottamustehtävässäni? Olenko tehnyt yhdistyksen hyväksi sen, mitä minulta kohtuudella voidaan odottaa? Haluanko todella aidosti edistää yhdistyksen asioita? Jos olisin itse rivijäsen, haluaisinko itseni kaltaisen luottamushenkilön olevan yhdistyksessämme vastuullisissa tehtävissä?

31 Hallitus jäsenten vastuu
Parlamentaarinen vastuu Luottamushenkilön on nautittava valitsijoidensa luottamusta koko toimikautensa ajan. Luottamuksensa menettänyt henkilö voidaan erottaa koska tahansa. Aloitteen erottamiselle voi tehdä joko hallitus tai jäsen. Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Yhdistyksen kokouksessa hallituksen jäsen on esteellinen äänestettäessä tilintarkastajan valinnasta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta tai vastuuvapauden myöntämisestä, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa. Poikkeustilanne: jos kaikki ovat esteellisiä niin kukaan ei ole esteellinen (esim. vain hall. jäseniä läsnä vuosikokouksessa – mutta silloin pitää ehkä miettiä missä vika, kun jäsenistöä ei kiinnosta osallistuminen!!).

32 Vahingonkorvausvelvollisuus
YhdL 39 §: Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on aiheuttanut toimessaan tahallisesti tai huolimattomasti. tahallisuus: vahingon aiheuttaja on tiennyt aiheuttavansa vahinkoa. huolimattomuus: piittaamattomuutta, tietämättömyyttä, välinpitämättömyyttä; ei tarkoitusta tuottaa vahinkoa yhdistykselle; ei tarkoitus hyötyä itse. Esim. tehtävänsä hoitamatta jättäminen voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen myös sillä perusteella, että tehtävänsä hoitaen vahingon olisi voinut estää. Yhteisvastuullisuus: ”Milloin vahinko on kahden tai useamman aiheuttama taikka he muuten ovat velvolliset korvaamaan saman vahingon, vastaavat he yhteisvastuullisesti.” (VKL 2 §) Hallituksen jäsen, toimihenkilö (=nimenkirjoittaja, hallituksen ulkopuolinen yhdistyksen luottamustehtävää hoitava henkilö, mutta ei työsuhteessa oleva) ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee myös yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa (YhdL 39.1 §) Vahingonkorvausvastuu voi syntyä, jos osallistuu vahinkoa tuottavan päätöksen tekemiseen osallistuu vahinkoa tuottavan päätöksen täytäntöönpanoon (esim. ulkopuolinen sihteeri) laiminlyö valvontavelvollisuuden laiminlyö tarkastusvelvollisuuden. Mikäli päätös on hallituksen jäsenen mielestä laiton, tai rikkoo yhdistyksen sääntöjä ja periaatteita, on tehty väärässä järjestyksessä tai on sellainen, johon hallituksella ei ole valtuuksia, jäsen voi jättää a) eriävän mielipiteen. → suullinen, ei tarvitse perusteluja -> jätetään päätöksen julistamisen jälkeen, mutta ennen asian käsittelyn päättämistä työjärjestyspuheenvuorossa. → jäsen vapautuu vastuusta. b) Vastalauseen -> kirjallinen ja perusteltu -> jätetään aluksi eriävänä mielipiteenä ja samalla luvataan jättää myöhemmin vastalause. -jäsen vapautuu vastuusta.

33 Rikosoikeudellinen vastuu
Mikäli rikkomus on riittävän suuri, myös rikosoikeudelliset seuraamukset ovat mahdollisia. esim. yhdistyksen omaisuuden varastaminen tai varojen kavaltaminen. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

34 Moraalinen vastuu Tiedottaa jäsenten oikeuksista ja velvollisuuksista.
Tiedottaa jäsenten eduista. Perehtyä sääntöihin, ohjesääntöihin ja toimintaan vaikuttaviin ohjeisiin.

35 HALLITUSTYÖSKENTELY Hallitustyöskentely on hallitustehtävien hoitamista, kokoustyöskentelyä ja yhdistyksen johtamista, mutta myös tiimityötä. Miten näitä yhdistämällä päästään parhaiten hallitustyöskentelyn tavoitteeseen, eli yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseen jäsenten tahtoon perustuvalla tavalla? JA NIIN, että hallitustyöskentely olisi kaikille hallituksen jäsenille mielekästä ja antoisaa toimintaa. Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

36 Yhdistyksen toiminnan suunnittelu ja vuosikello
Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

37 Toiminnan suunnittelu
Mikä on yhdistyksen ainutkertainen perustehtävä (missio) – mihin toiminnalla pyritään (visio)? Strategia – Painopisteiden ja tavoitteiden valinta (keskipitkän ajan päämäärät, esim. koskien jäsenmäärää, toimintaa, edunvalvontaa, koulutuksia, medianäkyvyyttä…) Vuosisuunnittelu – toiminnasta päättäminen Toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi Toteutuksen seuranta ja arviointi Seuraavan vuoden tavoitteiden asettaminen Vuosikello Kuva: Peggy_Marco, Pixabay,

38 Lähde: http://www.yhdistystoimijat.fi/
Vuosisuunnittelu Yhdistys tekee joka vuosi tulevalle vuodelle kirjallisen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Ne ovat vuositasolla yhdistyksen toiminnan keskeisimmät ohjausvälineet. Hallitus valmistelee ja yhdistyksen jäsenkokous hyväksyy. Menneen kauden toiminta arvioidaan kirjallisessa toimintakertomuksessa. Toimintakertomus on tarkka selostus kuluneesta toimintakaudesta. Siinä kannattaa käyttää samantyyppistä jäsentelyä kuin toimintasuunnitelmassa. Tilinpäätös laaditaan tilikaudelta (yleensä kalenterivuosi). Kirjanpitolain mukaan pienen yhdistyksen tilinpäätös käsittää tulolaskelman, taseen ja niiden liitteenä ilmoitettavat tiedot. Tuloslaskelmaan ja taseeseen on sisällytettävä myös edellisen tilikauden vertailutiedot. Lähde:

39 Lähde: http://www. yhdistystoimijat

40 Vuosikello Toiminnansuunnittelun työkalu - kalenteri, milloin ja mitä asioita tehdään: esim. kokoukset, koulutukset, tapahtumat, toimintasuunnitelma, vuosikertomus, toiminnan arviointi, yhdistyksen kehittäminen, tuloksellisuus- ja vaikutusselvitykset rahoittajille, työyhteisön hyvinvointikartoitus, yhteistyö yms. Työnjaon työkalu – Miten jaamme tehtävät, millaisia resursseja vaaditaan. Tiedotuksen ja valmistelutyön apuväline ja ”muistutus”. Perehdytystyökalu uusille jäsenille/työntekijöille.

41 Lähde: Pirjo Rosengren ja Annelina Törrönen: Yhdistystoiminnan avaimet, 2008, s. 23,